TVK:n ensikokemuksia tulorekisterin käytöstä

Artikkeli on osa laajaa Tulorekisteri-juttusarjaa, jossa käsitellään eri toimijoiden kokemuksia.

Ensimmäisiä havaintoja palkkatietojen laadusta

Tulotietojärjestelmää suunniteltaessa sen käyttöönotto vaiheistettiin ja työtapaturmavakuuttajat pääsivät mukaan niin sanotussa toisessa aallossa. Jo vuoden 2019 aikana korviimme oli kantautunut ensimmäisen vaiheen käyttäjien kokemuksia ja havaintoja ilmoitusten laadusta ja oikeellisuudesta. Työtapaturmavakuuttajien tekemät ensimmäiset haut paljastivat, että meidän kannaltamme tärkeimmät tiedot olivat niin sanotusti neitseellisiä ja koskemattomia, eikä niiden sisällöllistä oikeellisuutta ollut kukaan siihen mennessä tarkistanut. Ensimmäisen vaiheen käyttäjät olivat toki kuukausittain analysoineet heille tärkeitä tietoja ja kontaktoineet asiakkaitaan, mutta esimerkiksi ammattiluokkatiedot tai palkkojen työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaisuus oli jäänyt huomiotta. Näitä tietoja ryhdyttiin tarkastamaan vasta, kun työtapaturmavakuuttajat liittyivät tulorekisterin tiedon käyttäjiksi 1.1.2020 alkaen.

Millaisia ensihavaintoja teimme?

Totesimme palkkatiedoissa muun muassa seuraavia virheitä ja puutteita:

• Työntekijöiden palkkoja oli ohjautunut vakuutuksen ulkopuolelle, koska ilmoituksella oli käytetty vakuuttamistiedon tyyppitietoa Ei työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen.
• YEL-vakuutetun yrittäjän palkkoja oli ohjautunut pakolliseen työtapaturma- ja ammattitautivakuutukseen, koska ilmoituksella ei ollut annettu vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppitietoa: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus). Myöskään YEL-vakuutustietoa ei ollut merkitty.
• Ammattiluokkia ei ollut ilmoitettu tai ilmoitetut eivät vastanneet vakuutuksessa olevaa tietoa.
• Jaetulle vakuutukselle ei ollut ilmoitettu vakuutusnumeroa.
• Poissaolotietoja ei ollut ilmoitettu tulorekisteriin.

Palkkatietojen analyysivaiheen jälkeen työtapaturmavakuuttajat aloittivat työnantajien kontaktoinnin eri asiakaskanavia käyttäen. Palkkatietojen suuresta määrästä johtuen virheiden analyysissä ei päästä yksityiskohtaiselle ilmoitus- eikä tulonsaajatasolle. Työnantajille pystytään kertomaan virheiden laadusta yllä mainitulla yleisellä tasolla.

Mihin työtapaturmavakuuttajat ja TVK
käyttävät tulorekisterin palkkatietoja?

Tietoja käytetään vakuutus- tai korvausasian ratkaisemista tai valvontavelvollisuuden täyttämistä varten. Vakuutusasian ratkaisemisella tarkoitetaan esimerkiksi vakuutusmaksun määräämistä ja vahvistamista. Korvausasian ratkaisemisella tarkoitetaan esimerkiksi ansionmenetyskorvauksen määrittämistä ja maksamista. Valvontavelvollisuuden täyttämisellä tarkoitetaan jälkikäteistä valvontaa siitä, että työnantaja on täyttänyt vakuuttamisvelvollisuutensa.

Vakuuttamisessa tärkeitä tietoja ovat palkat, ammattiluokka ja vakuutusnumero. Aina kun tulonsaaja on palvelussuhteessa, tulee ammattiluokka ilmoittaa jokaisella palkkatietoilmoituksella Tilastokeskuksen TK10-luokitusta käyttäen. Ammattiluokan valinnassa voi käyttää apuna Tilastokeskuksen maksutonta LuokitusEkspertti-palvelua (Ammattiluokitus 2010). Vakuutusnumero ja vakuutusyhtiön y-tunnus tulee ilmoittaa, kun työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella (ns. jaettu vakuutus).

Korvaamisessa tärkeitä tietoja ovat poissaolo- ja palvelussuhdetiedot sekä palkkatietojen erittely käyttämällä ilmoitustapaa kaksi (2). Täydentävät vapaaehtoiset tiedot on hyvä ilmoittaa samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa. Työtapaturmavakuuttajat tarvitsevat palkkatiedot palkanmaksukausittain ja tästä syystä on tärkeää, että myös palkanmaksukausi ilmoitetaan oikein.

Mikä on muuttunut vakuuttamisen ja korvaamisen prosesseissa?

Työnantaja ei anna enää vakuutusyhtiölle vuosi-ilmoitusta palkoista tammikuun loppuun mennessä, vaan työtapaturmavakuuttajat hakevat vakuutusmaksun määräämistä varten tarvitsemansa palkkatiedot suoraan tulorekisteristä. Näin toimitaan myös kesken vuotta päättyvien ja siirtyvien vakuutusten osalta.

Vakuutusmaksun laskutustavat voivat muuttua ja maksu voidaan määrätä ja laskuttaa esimerkiksi kuukausittain. Laskutuskäytännöt ovat yhtiökohtaisia ja työnantajan kannattaakin olla yhteydessä omaan vakuutusyhtiöönsä näistä käytännöistä.

Vakuutusmaksun oikaisutilanteet voivat yleistyä. Työnantajan tulee korjata tulorekisterissä olevat virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja ylläpitää tietoja kymmenen vuoden ajan. Pitkänkin ajan kuluttua tehdyillä korjauksilla voi olla vaikutusta jo määrättyyn vakuutusmaksuun. Vakuutusyhtiö voi haettuaan korjatut palkkatiedot tulorekisteristä omasta aloitteestaan oikaista jo laskutettua vakuutusmaksua vastaamaan korjattuja palkkatietoja.

Korvauskäsittelyssä vahinkotapahtuman johdosta määritettävässä ja maksettavassa ansionmenetyskorvauksessa tarvittavat palkkatiedot haetaan ensisijaisesti tulorekisteristä. Työnantajalta tarvitaan aina tieto maksetusta sairausajanpalkasta ja se saadaan tulorekisteristä vain jos poissaolotiedot on ilmoitettu korvausta maksettaessa. Korvauskäsittelyssä palkkatietoja joudutaan edelleenkin kysymään työnantajalta, koska kaikkia tietoja ei saada tulorekisteristä. Tällaisia tulorekisteristä kokonaan puuttuvia tietoja ovat muun muassa palkankorotukset, osittaiset poissaolot sekä veron ennakonpidätystiedot. Mikäli työnantaja ei käytä eriteltyä ilmoitustapaa kaksi eikä ilmoita poissaolotietoja, tiedot joudutaan pyytämään työnantajalta.

Mihin virheelliset tiedot ja niiden korjaaminen vaikuttavat?

Jos palkkatietoja suljetaan vakuuttamistiedon tyypillä vakuutusmaksun ulkopuolelle, vakuutusyhtiö määrää väärän vakuutusmaksun. Väärä vakuutusmaksu ei turvaa vakuutettuina olevien työntekijöiden etuja eikä vastaa todellista tapaturma- eikä ammattitautiriskiä. Jos vakuutusmaksu ei vastaa riskiä, kor-vausten maksamiseksi ei saada kerättyä riittävästi maksuja.

Myöskään ansionmenetyskorvauksen määräämiseksi ei saada oikeita tietoja. Ansionmenetyskorvauksen perusteeksi otetaan työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksunalaiset ansiot. Jos ilmoitetut tiedot eivät vastaa todellisia ansiota tai niitä ei ole ilmoitettu lainkaan, työntekijän ansionmenetyskor-vaus voi jäädä hyvin alhaiseksi. Palkkatietoja käytetään myös historia- ja vertailutietona ja esimerkiksi vuoden 2019 palkkatietoja käytetään vielä vuonna 2022 sattuvien työtapaturmien ansionmenetyskorvausten määrittämisessä. Puuttuvat palkkatiedot vaikuttavat työntekijöiden ansionmenetyskorvauksiin siten vielä tulevinakin vuosina.

YEL-vakuutetut yrittäjät eivät kuulu pakollisella työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella vakuutettaviin. YEL-vakuutettu yrittäjä voi ottaa itselleen vapaaehtoisen työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisen työajanvakuutuksen. Sen vakuutusmaksu määräytyy vakuutusyhtiön omien maksuperusteiden mukaisesti. Ansionmenetyskorvaus perustuu vahinkopäivänä voimassaolevaan työeläkevakuutusyhtiön vahvistamaan YEL-työtuloon.

Ammattiluokka kuvaa työnantajan teettämän työn tapaturma- ja ammattitautiriskiä. Vakuutusmaksun tulee vastata työn todellista riskiä. Jos tulorekisteriin ilmoitettu ammattiluokka ei vastaa työn todellista riskiä, vakuutusyhtiö määrää väärän vakuutusmaksun.

Jos vakuutusnumeroa ei ole ilmoitettu tilanteessa, jossa työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella (ns. jaetulla vakuutuksella), vakuutusyhtiö ei saa haettua palkkatietoja tulorekisteristä. Vakuutusyhtiö joutuu pyytämään tietoja työnantajalta.

Suorituksen maksaja vastaa tulorekisteriin ilmoittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta ilman aiheetonta viivytystä. Virheen tai puutteen havaitessaan suorituksen maksaja on velvollinen antamaan tulorekisteriin oikaisuilmoituksen.

Myös vakuutusyhtiö, joka havaitsee, että tulorekisterin tieto on virheellinen tai puutteellinen, voi olla yhteydessä tiedon ilmoittaneeseen suorituksen maksajaan ja kehottaa tätä tekemään oikaisuilmoituksen tulorekisteriin.
Jos virheiden johdosta joudutaan mitätöimään suuri määrä ilmoituksia kerralla, on hyvä huomioida mitätöinnin vaikutukset kaikille tiedon käyttäjille ja tulonsaajille. Tällaiset massamitätöinnit tulee tehdä hallitusti, etukäteen suunnitellen ja tulorekisteriä sekä tiedon käyttäjiä tiedottaen. Mitätöinti ja sen korvaava uusi palkkatietoilmoitus tulee antaa aina saman työpäivän aikana, jolloin ne välittyvät tiedon käyttäjille samanaikaisesti.

Jos virheellisen tai puutteellisen tiedon perusteella on määrätty väärä vakuutusmaksu tai annettu väärä korvauspäätös, nämä joudutaan oikaisemaan. Vakuutusyhtiö voi poistaa virheellisen päätöksen ja ratkaista asian uudelleen. Jos asianosainen ei suostu päätöksen oikaisemiseen, vakuutusyhtiö voi tehdä hakemuksen tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunnalle päätöksen poistamiseksi ja asian uudelleen käsittelemiseksi.

Miten tulorekisteristä saadaan kaikki hyödyt irti?

Oikeat ja ajan tasalla olevat tiedot tulorekisterissä takaavat sujuvamman käsittelyn vakuutusyhtiössä. Tulorekisterissä olevat tiedot ovat tärkeässä asemassa vakuutuksen toimeenpanossa.
Tulorekisteri on sitä käytettävämpi ja siitä on enemmän hyötyä, mitä useammin sieltä haetut tiedot voidaan viedä suoraan vakuutusmaksujen perusteeksi tai ansionmenetyskorvauspäätökseen. Jos tulorekisterissä olevat tiedot toimivat vain vinkkitietoina lisäselvityksille, ei tulorekisteristä ole hyötyä tiedon käyttäjille eikä tiedon tuottajille. Suoritusten maksajien hallinnollinen taakka ei tällöin vähene ja tiedon käyttäjien taakka kasvaa.

Väärä vakuutusmaksu ei turvaa vakuutettuina olevien työntekijöiden etuja eikä vastaa todellista tapaturma- ja ammattitautiriskiä.

Tulorekisterissä olevien tietojen laatu ja oikeellisuus on meidän kaikkien yhteinen asia. Perehtymällä ilmoittamisen ohjeisiin ja määrittelemällä palkkaohjelmistot tulorekisterin kanssa yhteensopiviksi pääsemme jo pitkälle. Lisäämällä teknisiä tarkistuksia ilmoitusten vastaanottoon autetaan ilmoittajia onnis-tumaan omassa työssään. Tiedon käyttäjät pyrkivät parhaansa mukaan havaitsemaan mahdollisia puutteita ilmoituksissa ja käymään niitä läpi asiakkaidensa kanssa, jotta jatkossa ilmoitukset olisivat oikein eikä asiakkaita tarvitsisi vaivata lisäselvityspyynnöillä.

Työtapaturmavakuuttajat tarvitsevat vapaaehtoisia täydentäviä tietoja, kuten poissaolotietoja. Ilmoittamalla nämä tiedot pakollisten tietojen yhteydessä tulorekisteriin, vakuutusyhtiöiden ei tarvitse vaivata työnantajia näitä tietoja koskevilla pyynnöillä. Kun tiedot ovat reaaliaikaisesti tulorekisterissä oikein, vakuuttamisen ja korvaamisen prosesseja on helpompi tehostaa automaatiolla. Hyödyt tästä näkyvät työnantajilla nopeampina riskiä vastaavina vakuutusmaksuina sekä vahingoittuneilla työntekijöillä viivytyksettä määritettyinä korvauksina.