Asiakkaan aineistot toimeksiannon päättyessä
Hanki rajaton lukuoikeus
Kirjaudu sisään tai tilaa Tilisanomat. Saat luettavaksesi uusimmat artikkelit ja arkiston, joka ulottuu aina vuoteen 2001 saakka sekä pääsyn Tilinpäättäjän tietopakettiin.
TILAA TILISANOMAT KIRJAUDU SISÄÄNPerustietoa ja suositeltavaa luettavaa
Kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohje
Tutustuminen kirjanpitoaineiston sisältöä ja säilyttämistä koskevaan säätelyyn kannattaa aloittaa lukemalla Kirjanpitolautakunnan yleisohje Kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista vuodelta 2021. Menetelmäohjeessa käsitellään kirjanpidon (ja palkanlaskennan osakirjanpidon) laatimista tositteista laatimismenetelmien kautta aineiston säilytykseen.
Hyvä palkkahallintotapa
Palkanlaskennan hyviä käytäntöjä ja tietosuojalainsäädännön huomioimista opastaa Taloushallintoliiton opas Hyvä palkkahallintotapa.
Henkilötietojen poistaminen
Henkilötietoja saa käsitellä ja säilyttää vain, jos siihen on tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa mainittu peruste, esimerkiksi:
- a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
- b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
- c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
Näiden edellytysten lakattua, henkilötiedot on poistettava tai anonymisoitava. Käytännössä asia on haasteellinen ja osin mahdoton toteuttaa kattavasti. Olen käsitellyt asia ja esittänyt ratkaisuehdotuksia Tilisanomien artikkelissa. Artikkeli käsittelee työntekijöiden tietoja, mutta sitä voi soveltaa myös esimerkiksi myyntireskontrassa tai pääkirjanpidossa käsiteltyihin henkilötietoihin.
