Hyödyt irti tulorekisteristä – automatisoi ja ilmoita mahdollisimman kattavasti
Tulorekisterin tärkein tehtävä on vastaanottaa suorituksen maksajien ilmoittamat tiedot ja jakaa ne tiedonsaantiin oikeutetuille tahoille mahdollisimman tehokkaasti. Viime vuonna vastaanotimme palkkatietoja noin 250 000 eri maksajalta ja etuustietoja noin 400 maksajalta. Kaikkiaan tulorekisteri sisältää tietoja 4,7 miljoonasta tulonsaajasta.
Tulorekisteriin annettujen ilmoitusten määrät (milj.)
Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin kannattaa automatisoida
Suorituksen maksajien näkökulmasta tulorekisteri tarkoittaa velvollisuutta ilmoittaa tiedot jokaisesta maksetusta palkasta, eläkkeestä ja etuudesta reaaliaikaisesti. Reaaliaikaisen ilmoittamisen ansiosta tulotiedot ovat niitä hyödyntävien organisaatioiden käytössä heti. Lopulta tästä hyötyy meistä jokainen, kun tietojen perusteella tehtävät päätökset vastaavat mahdollisimman tarkasti päätöksentekohetken tulotasoa.
Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, kuten tulorekisteri-ilmoittamiseen, liittyy aina jonkin verran hallinnollista taakkaa. Me tulorekisterissä pyrimme vähentämään ilmoittamiseen liittyvää taakkaa selkeyttämällä ja sujuvoittamalla tulotietojen ilmoittamista, vähentämällä rinnakkaisten tietovirtojen määrää ja mahdollistamalla tietojen reaaliaikaisen hyödyntämisen tiedon käyttäjien prosesseissa. Käytännössä teemme yhteistyötä eri ohjelmistotalojen ja asiakasryhmien kanssa: tarjoamme ilmoittajille laadukasta asiakaspalvelua muun muassa puhelimessa ja chatissa, järjestämme säännöllisesti koulutuksia ja tilaisuuksia ajankohtaisista aiheista, ylläpidämme aktiivisesti verkkosivuillamme ilmoittamisen ohjeistusta ja kehitämme toimivia ratkaisuja esimerkiksi tietojen täsmäyttämisen avuksi.
Tietojen ilmoittajat voivat myös omalta osaltaan vaikuttaa ilmoittamisen taakkaan pyrkimällä korkeaan automaatioasteeseen. Automaatiota voi hyödyntää esimerkiksi palkanmaksussa ja ilmoittamisessa tarvittavien tietojen keräilyssä, poissaolojen kirjaamisessa, lomien käsittelyssä sekä itse ilmoittamisessa. Omalla palkkaohjelmistolla on suuri merkitys ilmoittamiseen kuluvaan aikaan. Kannattaakin varmistaa, että ilmoitusten ohella myös korjaukset siirtyvät suoraan omasta ohjelmistosta teknisen rajapinnan kautta tulorekisteriin.
Tulorekisterin asiakastyytyväisyyskyselyiden mukaan ilmoittajista tyytyväisimpiä ovat ne, jotka hyödyntävät ilmoittamisessa automaatiota ja oman ohjelmiston ja tulorekisterin välille rakennettua teknistä tiedonsiirtoyhteyttä eli rajapintaa. Sähköinen asiointi etenkin teknisen rajapinnan kautta onkin aina ollut ylivoimaisesti suosituin tapa ilmoittaa palkkatietoja tulorekisteriin. Jo kahtena ensimmäisenä ilmoitusvuotena valtaosa palkkatietoilmoituksista (vuonna 2019 87 % ja vuonna 2020 90 %) annettiin rajapintojen kautta.
Vuonna 2021 tulorekisteriin annetuista palkkatietoilmoituksista 93 prosenttia vastaanotettiin rajanpinnan kautta. Muut ilmoitustavat olivat sähköisen asiointipalvelun verkkolomake ja latauspalvelu (6,9 %) sekä paperilomake (0,1 %). Tiedot ilmoitettiin tulorekisteriin pääsääntöisesti ajallaan – vuonna 2021 annetuista palkkatietoilmoituksista 92,5 prosenttia tehtiin viiden päivän määräajassa. Myös suurin osa työnantajan erillisilmoituksista (82 %) tehtiin rajapinnan kautta. Loput erillisilmoituksista annettiin sähköisessä asiointipalvelussa (17 %) ja paperilla (0,6 %).
Kaikella ilmoitettavalla tiedoilla on oma käyttötarkoitus
Suurin osa tulorekisteriin annetuista ilmoituksista annetaan rahapalkkojen laajemmalla, eritellyllä ilmoitustavalla eli 200-sarjan tulolajeilla. Vain alle 10 prosenttia ilmoituksista sisältää rahapalkkojen ilmoittamisen suppeamman tason, eli 100-sarjan tulolajeja.
Laajemman ilmoitustavan lisäksi esimerkiksi tulojen ansaintakausien sekä poissaolo- ja palvelussuhdetietojen ilmoittaminen nopeuttaa sekä tiedon käyttäjien prosesseja että samalla myös muun muassa työnantajan hakemusten käsittelyaikoja.
Jokaisella tulorekisteriin ilmoitettavalla tiedolla on käyttötarkoitus. Tiedot ilmoitetaan sillä tarkkuudella, jolla tiedon käyttäjät niitä tarvitsevat.
Monet tiedon käyttäjät tarvitsevat toiminnassaan pakollisten tietojen lisäksi myös täydentäviä tietoja. Kun tiedot on ilmoitettu mahdollisimman kattavasti tulorekisteriin, tiedon käyttäjien tarve lisäselvityksiin suorituksen maksajalta vähenee. Tulorekisterin tietojen avulla saadaan aikaan laadukkaampia päätöksiä, lyhennetään käsittelyaikoja esimerkiksi etuuksien käsittelyssä, ja vähennetään tarvetta asiakasyhteydenottoihin.
Täydentävien, vapaaehtoisten tietojen osuus koko palkkatietoilmoitusten ilmoitusmäärään verrattuna oli vuonna 2021 suhteellisen pieni. Noin 30 prosenttia annetuista ilmoituksista sisälsi poissaolotietoja, ja vain noin 12 prosenttia tietoja ansaintakausista.
Ilmoittajat voivat omalla toiminnallaan vaikuttaa tulorekisteristä saataviin hyötyihin
Tulorekisterin tiedon laatuun voi vaikuttaa myös huolellisuudella. On tärkeää kiinnittää huomiota oikeiden tunnisteiden käyttöön, esimerkiksi tulonsaaja tulee yksilöidä ensisijaisesti suomalaisella henkilötunnuksella. Myös vakuutuksiin liittyvien numeroiden ilmoittamisessa kannattaa olla tarkkana. Täsmällinen ja kattava ilmoittaminen vähentää lisäselvitysten tarvetta ja maksajan hallinnollista taakkaa.
Ilmoitukset kannattaa ja pitää korjata mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun virhe jo ilmoitetuissa tiedoissa havaitaan. Tulorekisteri ottaa korjatut tiedot vastaan ja välittää ne reaaliaikaisesti tiedon käyttäjille. He voivat ottaa korjaukset huomioon omissa prosesseissaan mahdollisesti jo ennen kuin esimerkiksi virheelliseen tietoon perustuva päätös tehdään tulonsaajalle.
Tehdyt korjaukset vaikuttavat usein myös maksajan työnantajavelvoitteiden määrään, joten ripeällä korjaamisella maksaja varmistaa myös sen, että nämä velvoitteiden määrät muodostuvat oikeansuuruisina.
Vuonna 2021 vastaanotimme palkkatietoihin liittyen kuukausittain keskimäärin neljä miljoonaa uutta ilmoitusta, 290 000 korvaavaa ilmoitusta ja 120 000 mitätöityä ilmoitusta. Syksyllä 2021 valmistuneen korjaamisen selvityksemme mukaan vain osa ilmoittajista (74 %) pystyy tekemään korjaukset suoraan palkkaohjelmastaan rajapinnan kautta, ja loput korjauksista tehtiin pääosin sähköisessä asiointipalvelussa (25 %).
Ohjelmistojen kehittämisellä on suuri merkitys tietojen kattavuuteen ja parempaan hyödynnettävyyteen. Ilmoittajaa ohjelmistot palvelevat parhaiten silloin, kun ne tukevat pakollisten tietojen lisäksi myös vapaaehtoisten tietojen ilmoittamista ja tietojen korjaamista rajapinnan kautta. Tulorekisteri tarjoaa ohjelmistokehittäjille tukea ja ohjeistusta muun muassa ylläpitämällä ja julkaisemalla teknistä dokumentaatiota sekä järjestämällä ohjelmistotalopäiviä.
Tulorekisteriä kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa
Keräämme jatkuvasti palautetta tulorekisterin toiminnasta muun muassa puhelinpalvelussa, chatissa, palvelupyyntöjen ratkaisujen yhteydessä sekä vuosittaisella asiakastyytyväisyyskyselyllä. Vuonna 2021 vastasimme 29 000 puheluun ja kävimme 17 000 chat-keskustelua.
Kaikki palautteet käsitellään säännöllisesti ja toteutuskelpoiset kehitysehdotukset siirretään arvioitavaksi pienkehitykseemme. Tilitoimistot ja palveluntuottajat voivat vaikuttaa tulorekisterin kehittämiseen etenkin asiakasraatitoiminnan kautta. Asiakasraatien tärkein tehtävä on tuoda tiedon tuottajien näkemykset vahvemmin osaksi tulorekisterin kehittämistä. Tulorekisteri hakee raateihin vapaaehtoisia jäseniä kahden vuoden välein, seuraavan kerran raateihin voi hakea keväällä 2024.
Tulonsaajalle tulorekisteri tarjoaa reaaliaikaisen näkymän omiin tulotietoihin
Tulorekisterin tietovirta vaikuttaa myös kansalaisilta eli tulonsaajilta pyydettävien tulosidonnaisten selvitysten tarpeeseen ja erilaisten liitteiden toimittamiseen eri viranomaisille. Lisäksi tulonsaaja voi hyödyntää sähköistä ja reaaliaikaista näkymää omiin tulotietoihinsa esimerkiksi erilaisten tulorajojen seurannassa. Sähköinen asiointipalvelumme on myös tulonsaajien käytössä vuoden jokaisena päivänä vuorokauden ympäri.
Yksittäisen kansalaisen käyttöön tarkoitettua tulorekisteriotetta eli raporttia omista tulotiedoista tilattiin vuonna 2021 tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta yli 120 000 kertaa. Näistä tilauksista puolet tehtiin vuoden viimeisellä kolmanneksella, jolloin kuukausikohtaiset tilausmäärät olivat jopa yli kolminkertaisia verrattuna vuoden ensimmäisiin kuukausiin.
Tulorekisterin hyödyt riippuvat ilmoitettujen tietojen laadusta
Tulorekisterin tiedon käyttäjät ovat yhtä mieltä siitä, että tulorekisteri on nopeuttanut erilaisia prosesseja, lyhentänyt hakemusten käsittelyaikoja sekä vähentänyt erilaisten lisäselvitysten tarvetta. Useimmat tiedon käyttäjät toivovat, että tiedot ilmoitettaisiin mahdollisimman laadukkaasti ja kattavasti. Tulorekisterin tietoja hyödyntävät organisaatiot kertoivat tietojen käytön hyödyistä ja haasteista omasta näkökulmastaan tulorekisterin verkkosivuilla julkaistussa Käyttäjät kertovat -juttusarjassa.
Tulorekisterin tietoja käyttää tällä hetkellä noin 380 tiedon käyttöön oikeutettua viranomaista ja muuta tahoa. Oikeus tietojen käyttämiseen perustuu aina lakiin. Jokainen organisaatio saa käyttönsä vain ne tiedot, joita se tarvitsee omassa asiakasprosessissaan. Tiedon käyttäjien hakujen määrä on lähes kolminkertaistunut tulorekisterin toimintavuosien aikana, esimerkiksi pelkästään viime vuonna tietoja haettiin yli 800 miljoonaa kertaa. Hakujen hurjaan kasvuvauhtiin vaikutti etenkin etuustietojen ilmoittamisen alkaminen vuonna 2021.
Tulorekisterin tiedon käyttäjien joukkoa on suunniteltu laajennettavan vuoden 2023 alusta lähtien. Uusina tiedon käyttäjinä aloittavat edunvalvonta- ja oikeusaputoimistot, talous- ja velkaneuvonta, haastemiehet, Tulli, Poliisi, maahanmuuttohallinto, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus sekä Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksikkö. Käyttäjäjoukon laajentumisesta johtuen myös tulorekisteristä saatavat hyödyt kasvavat – tulorekisteriin kerran ilmoitetut tiedot ovat yhteiskunnassa entistä laajemmin erilaisen päätöksenteon pohjana.
