Arvonlisävero­muutoksen implementointi ohjelmistoihin

Viimeisestä yleisen arvonlisäverokannan korotuksesta vuonna 2013 on yli kymmenen vuotta. Monen kokeneen ammattilaisen täytyy palauttaa asiat mieleensä ja moni nuorempi on uuden opettelun äärellä.

Maailma on muuttunut vuodesta 2013. Nyt yhä pienemmillä yrityksillä ja niiden tilitoimistoilla on käytössään ohjelmistojen välisiä integraatioita. Yksittäisten ohjelmistojen arvonlisäverokäsittelyn sijaan pitääkin hallita eri ohjelmistojen muodostamia kokonaisuuksia arvonlisäverokäsittelyineen.

Yhdessä tilitoimistossa oli vuonna 2013 yleensä käytössä vain yksi taloushallinto-ohjelmisto tai korkeintaan kaksi. Nyt ihan tavallisellakin tilitoimistolla voi olla käytössään useita eri ohjelmistoja erilaisia asiakkaita ja toimintamalleja varten. Tämä nostaa osaltaan osaamisvaatimuksia.

Petri Salomaa on käsitellyt arvonlisäverotuksen aineellisten kysymysten kuten jaksotusten oikeita ratkaisuja tuoreessa Tilisanomien verkkokirjoituksessaan. Tässä kirjoituksessa käsittelen muutosten viemistä käytäntöön ohjelmistoissa. Eri ohjelmistojen arvonlisäverokäsittelyn tavat ovat erilaisia, joten viime kädessä jokainen tilitoimisto ja talousosasto joutuu perehtymään yksityiskohtaisesti omien ohjelmistotoimittajiensa ohjeisiin. Tämä kirjoitus antaa kuvaa, miten moninaisia seikkoja tulee ratkaistavaksi.

Desimaalista päänvaivaa

Oman ikävän lisänsä tähän arvonlisäveromuutoshankkeeseen tuo uuden arvonlisäverokannan desimaaliarvo 25,5. Eräissä EU-maissa on käytetty desimaalimääräisiä arvonlisäverokantoja, mutta suurimmalla osalle suomalaisia ohjelmistoja kyse on uudesta asiasta.

Monessa ohjelmistossa on jo ohjelmiston tietokannan, koodin, liittymien ja raporttien osalta valmiudet desimaalimääräiseen arvonlisäverokantaan. Taloushallintoliitto ja TIEKEn verkkolaskufoorumi tekivät toukokuussa kyselytutkimuksen, jonka mukaan 30 prosenttia ohjelmistoja ei vielä ollut valmiuksia desimaaliarvonlisäverokantaan. Vastanneita ohjelmistoyrityksiä oli 46 kappaletta. Suuri osa näistä oli vakiintuneita ja ohjelmistoaan aktiivisesti kehittäviä ohjelmistotaloja. Suomessa on siis satoja ohjelmistoja, joiden valmiudesta ei ole tietoa. Osa näistä ohjelmistoista ei enää ole ylläpidon piirissä, jolloin myöskään desimaalitoteutusta ei ole todennäköisesti tulossa. TIEKEn ja Taloushallintoliiton ohjelmistotaloille järjestämässä keskustelutilaisuudessa nostettiin suurimmiksi haasteiksi seuraavat kolme asiaa.

Ohjelmistojen ohella tulee varmistaa integraatioiden toimivuus

Kokoluokasta riippumatta yrityksillä on käytössään yleensä useampia ohjelmistoja, jotka on usein hankittu eri toimittajilta. Arvonlisäverokannan desimaalit on toteutettava kaikkiin näihin järjestelmiin sekä niiden välisiin integraatioihin. Lisäksi kokonaisuus on testattava asianmukaisesti. Esimerkiksi suosituimpiin taloushallinnon ohjelmistoihin on tehty liittymiä kymmenistä eri ohjelmistoista. Kaikissa liittymissä ei arvonlisäverokannan desimaalia ole vielä huomioitu.

Vaikein tilanne on asiakaskohtaisesti hallinnoiduilla ja räätälöidyillä ohjelmistoilla

Pk-yritykset ja tilitoimistot käyttävät usein vakio-ohjelmistoja joko pilvipalveluna tai omilla koneilla. Uusien ohjelmaversioiden julkaisu pilvipalvelussa tai asennus omille koneille on suhteellisen suoraviivaista.

Etenkin suuret yritykset hallinnoivat ohjelmistojaan omissa tai palvelintarjoajiensa konesaleissa. Ohjelmistot sisältävät usein huomattavia yrityskohtaisia räätälöintejä ja ohjelmistoista on käytössä hyvin eri-ikäisiä versioita. Vaikka arvonlisäverokannan desimaalit saataisiin ohjelmoitua aikataulussa, voi uusien versioiden jakelu käyttäjäyrityksille olla käytännössä mahdotonta tällä aikataululla.

Ohjelmistojen hankinta ja käyttöönotto ei todennäköisesti onnistu tällä aikataululla

Suomessa on käytössä lukuisia ohjelmistoja, joita ei enää aktiivisesti ylläpidetä. Osaan näistä ohjelmistotoimittajat eivät tule toteuttamaan arvonlisäverokannan desimaalikäsittelyä. Uusien ohjelmistojen hankinta ja käyttöönotto ei onnistu suurimmalle osalle yrityksistä tällä aikataululla

Pienen yrityksen vakio-ohjelmistojen hankinnat ja käyttöönotot ehtinee hoitaa kesän aikana. Suurimmat haasteet ovat niillä suuremmilla yrityksillä, joiden ohjelmistoja ei enää kehitetä.

Arvonlisäveromuutosprojektin organisointi talousosastolla tai tilitoimistossa

Isommassa yrityksessä tai tilitoimistossa, jossa on käytössä useita ohjelmistoja ja integraatioita, kannattaa muutos organisoida projektiksi tai perustaa hanketta varten työryhmä. Mukaan tarvitaan sekä arvonlisäverotuksen substanssin osaamista että jokaisen käytettävän ohjelmiston ja sen liittymien tuntemusta.

Taloushallintojärjestelmien ohella arvonlisäveroa käsitellään yrityksen monissa eri toiminnoissa ja niiden ohjelmistoissa. Näitä ovat esimerkiksi laskutus-, verkkokauppa- ja kassajärjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät ja matkalaskujärjestelmät. Suuremmassa yrityksessä tarvitaan siis yrityksen talous- ja It-puolen sujuvaa yhteistyötä. Tilitoimistoissa korostuu asiakkaiden omien ohjelmistojen ja tilitoimiston ohjelmistojen sujuva yhteen toimiminen.

Arvonlisäveromuutosten hallintaa varten kannattaa minimissään tehdä tehtävälista. Siihen kannattaa listata vastuuhenkilöineen ja aikatauluineen esimerkiksi ohjelmistojen ja liittymien selvitettävät asiat ja arvonlisäveromuutoksen toteutustavat. Lisäksi kannattaa etukäteen miettiä millaisia jaksotustilanteita yrityksen toiminnossa ja ohjelmistossa joudutaan todennäköisesti ratkomaan. Esimerkiksi vähittäiskaupassa ja pitkissä palvelusopimuksissa ratkaistavat jaksotustilanteet ovat erilaisia.

Yrityksessä on mietittävä ja laadittava tiedotus ja ohjeistus esimerkiksi varaston työntekijöille ja laskuttajille sekä kaikille matka- ja kululaskuja tekeville. Tilitoimiston asiakkaat taas ovat pitkälti tilitoimistonsa osaamisen ja neuvonnan varassa. Erityisesti tilitoimiston tulee varautua neuvontaan siltä osin, kun asiakkaat käyttävät tilitoimiston tarjoamia järjestelmiä. Asiakkaan omien järjestelmien tuottaman tiedon osalta tilitoimiston kannattaa miettiä tärkeimmät tarkastuspisteet ja varautua korjauksiin. Todennäköisesti tilitoimisto joutuu jossain tapauksissa tarkastamisen jälkeen ohjeistamaan asiakkaitaan laatimaan asiakkaan tekemistä laskuista hyvityslaskuja – ainakin silloin, kun asiakkaan lähettämien laskujen summat ovat olennaisia ja jaksotusratkaisut selvästi vääriä.

Tästä linkistä löydät malliksi työlistan, johon olemme kirjanneet keskeisiä selvitettäviä ja hoidettavia asioita. Lisäksi olemme laatineet sivulle mallin ohjelmisto- ja liittymäkohtaista dokumentointia varten.

Muistiinpanot talteen tulevia arvonlisäveromuutoksia odottamaan

Kannattaa säilyttää tehtävälistat ja olennaisimmat tiedot arvonlisäveromuutoshankkeen keskeisistä töistä, havainnoista ja opetuksista. Itse kiroilin vuonna 2013 sitä, ettemme kirjanneet vuoden 2010 verokantamuutoksen töitä selkeästi ylös. Lähiaikoina on luvassa alennettujen verokantojen muutoksia ja niissä vanhoista työlistoista on iso apu. Näillä valtiontalouden näkymillä ei uutta yleisen verokannan korotustakaan voi pitää mahdottomana asiana lähivuosina.

Missä se arvonlisävero luuraa ohjelmistoissa?

Arvonlisäveroa käsitellään yrityksissä monissa eri toiminnoissa ja niitä hallinnoivissa ohjelmistoissa. Alla oleva luettelo on vain esimerkinomainen ja arvonlisäveron käsittelytavat vaihtelevat ohjelmistoittain. Tyypillisiä arvonlisäverokantamuutokset aiheuttamia päivityskohteita ovat:

• Arvonlisäverokanta
• Yhtiön/järjestelmän oletusarvonlisäverokanta
• Arvonlisäverokantakohtaiset pääkirjatilit eräissä vanhemmissa ohjelmistoissa
• Arvonlisäverokoodi (jos käytössä ei ole arvonlisäverokohtaisia pääkirjatilejä)
• Pääkirjatilin oletusarvonlisäverokoodi
• Tuotteen arvonlisäverokanta/oletusarvonlisäverokanta tuoterekisterissä
• Tuotteen arvonlisäverollinen hinta hinnastossa (kuluttajakauppa)
• Laskuttamattomien tilausten ja sopimuslaskutuserien arvonlisäverokanta
• Matkalaskujen kululajit
• Lomakkeet, sopimuspohjat, laskupohjat, esitteet, tarjoukset, tilausasiakirjat, hintalaput jne.

Kannattaa selvittää hyvissä ajoin omien ohjelmistojen arvonlisäverokäsittelyn toiminta. Alla esimerkkinä muutama ohjelmiston näkökulmasta relevantti kysymys:

• Hoitaako ohjelmistotoimittaja käyttöön uudet arvonlisäverokoodit tai pääkirjatilit?
• Miten uudet koodit tai tilit kytketään arvonlisäveroilmoittamiseen?
• Tarjoaako ohjelmistotoimittaja massamuuntoja esimerkiksi avoimiin tarjouksiin tai laskuttamattomiin tuotteisiin, palveluihin ja sopimuslaskutuseriin?
• Onko ohjelmistossa jo valmius desimaalimuotoiseen arvonlisäverokantaan ja jos ei, milloin ja miten ohjelmistotoimittaja toimittaa uudet versiot?

Muistakaa selvittää ja mielellään myös testata liittymien toiminta

Yksittäisten ohjelmistojen toiminnan ohella tulee selvittää ja varmistaa myös liittymien toiminta. Monessa tapauksessa ohjelmistotoimittajat laativat yhdessä tai yhteistyössä ohjeistusta asiakkaille. Tärkeintä on selvittää, miten liittymä toimii, jos samaan aikaan pitää käsitellä sekä 24 prosenti että 25,5 prosentin verokannan liiketapahtumia.

Arvonlisäverotietoa sisältäviä liittymiä voi olla monien eri ohjelmistojen välillä. Alla muutamia esimerkkejä:

• Laskut laskutusjärjestelmästä taloushallinto-ohjelmistoon
• Myynnit kassajärjestelmästä tai verkkokaupasta taloushallinto-ohjelmistoon
• Ostot taloushallinto-ohjelmistosta projektinhallintaan edelleen laskutusta ja projektiseurantaa varten
• Kululaskut matkalaskujärjestelmästä palkanlaskennan kautta taloushallinto-ohjelmistoon tai suoraan taloushallinto-ohjelmistoon

Selvitettäviä asioita ovat esimerkiksi:

• Mitä tietoa liittymässä viedään: bruttosumma ja kirjanpidon tili vaiko esimerkiksi nettosumma, bruttosumma ja arvonlisäveroprosentti?
• Onko integraatiossa jo valmiudet arvonlisäverokannan desimaaliin? Miten muutos toteutetaan, jos ei vielä ole?
• Onko liittymä automaattinen vai tekeekö käyttäjä siirron? Tarvitseeko tai voiko eri arvonlisäverokannan tapahtumat siirtää erikseen?

Olkaa armollisia itsellenne

On selvää, että tällä aikataululla toteutettava, lukuisia ohjelmistoja ja kaikkia arvonlisäverovelvollisia koskeva muutos ei suju kaikkialla kuin Strömsössä. Kannattaa miettiä keskeisimmät riskit ja tarkastuksen ja testauksen kohteet. Jos esimerkiksi kululaskujen arvonlisäverokäsittely menee pieneltä osin pieleen, ei esimerkiksi veronkorotuksen riski tai ylimääräisen selvitystyön määrä ole niin suuri, kuin jos myyntilaskuja lähtee laajemmin väärällä arvonlisäverokannalla. Jos syyskuun loppupuolella toteamme, että kaikki on mennyt edes olennaisilta osin pääsääntöisesti oikein, ovat suomalaiset taloushallintoalan tekijät taas vetäneet hatunnoston arvoisen suorituksen.

Yksi asia, jossa laadusta ei pidä tinkiä, on väärällä arvonlisäverokannalla laskutettujen myyntilaskujen asianmukainen hyvittäminen samalle kaudelle kohdistuvilla hyvityslaskuilla. Jos ja kun pk-yritykset laskuttavat väärillä arvonlisäverokannoilla, tulee niiltä varmastikin vaatimuksia tilitoimistoille ja ohjelmistotaloille korjata väärät laskut ilman hyvityslaskua esimerkiksi suoraan ohjelmiston tietokantaan. Tähän ei pidä ryhtyä, koska viime kädessä se johtaa yhä syvemmälle sekaannuksen suohon.