Järjestelmävaihdolla varmuutta KYC-prosesseihin? Tutustu Suomen Lakitilitoimiston esimerkkiin

Tilitoimistoilla on rahanpesulain määrittämä velvollisuus tuntea asiakkaansa. Tiivistetysti tällä tarkoitetaan, että yrityksen tulee säännöllisesti ja dokumentoidusti kerätä asiakkaistaan tietoja ja arvioida asiakkaiden liiketoimien riskisyyttä.

Etenkin suurten asiakasmäärien kanssa korostuu kycitykseen käytettävien järjestelmien tehokkuus ja varmuus. Ohjelmiston tulee kyetä käsittelemään useita asiakkuuksia samanaikaisesti siten, ettei mitään olennaista jää huomaamatta.

Suomen Lakitilitoimisto Oy on pirkanmaalainen asiantuntijayritys, joka palvelee ainutlaatuisella palvelutarjonnallaan yrityksiä ympäri Suomen. Yritys yhdistää taloushallinnon palvelut sekä kattavan vero- ja lakiosaamisen saman katon alle. Kun Lakitilitoimiston aiempi KYC-järjestelmä alkoi käydä rajalliseksi, sai yritys Netvisor KYCin kattavilla automaatio-ominaisuuksilla kaivatun varmuuden ja vauhdin asiakkaiden tuntemisen rutiineihin. Nyt rahanpesulain noudattaminen pysyy hallinnassa ja aikaa jää enemmän myös varsinaisille työtehtäville.

–  Järjestelmää käyttäessä voi olla varma, että velvollisuus asiakkaiden tuntemisesta täyttyy! tiivistää Lakitilitoimiston yritysjuridiikan asiantuntija Sofia Virta.

Pintaa syvemmälle asiakkaiden tuntemisessa

Tilitoimistoilla on käytössä monenlaisia KYC-prosesseja: osa kerää ja käsittelee asiakkaan tuntemistiedot käsin, osa käyttää prosessissa apuna yritystietorekistereitä. Yhä useampi tilitoimisto on kuitenkin siirtynyt käyttämään sähköisiä KYC-järjestelmiä.

Näin oli myös Lakitilitoimiston laita: lakineuvontaa tarjoavana yrityksenä asiakkaan tunteminen ja rahanpesulaki eivät olleet mitään uusia tuttavuuksia, ja yrityksellä olikin aiemmin käytössään toinen ohjelma KYC-prosessia varten.

Sähköisissä ohjelmistoissa on kuitenkin eroja. Jotta lain monet velvoitteet hoituvat vaivattomasti, on sähköisen KYC-palvelun tärkeää olla mahdollisimman automatisoitu ja helppokäyttöinen. Mitä enemmän järjestelmä pystyy automatisoimaan ja nopeuttamaan rutiineja, sitä vähemmän käyttäjän tarvitsee vaivata omaa päätään ja omia käsiään KYC-prosessien hallitsemiseksi. Kattavat automaatio-ominaisuudet säästävät tilitoimistoilta jopa satoja työtunteja vuodessa.

Lakitilitoimiston aikaisempi järjestelmä alkoi käydä suppeaksi, kun asiakaskunta kasvoi ja rahanpesulaki kehittyi. Tarve asiakkaiden perinpohjaisemmalle tuntemiselle sai yrityksen pohtimaan järjestelmän vaihtoa, eikä Netvisor KYCiin vaihtaminen tuottanut pettymystä.

Tavoite syventää asiakkaan tuntemisen tasoa on saanut vauhtia järjestelmänvaihdon myötä. Lakitilitoimiston palveluasiantuntija Susanna Huhta korostaa järjestelmän asiakkaantuntemislomakkeen roolia tavoitteen saavuttamisessa:

Me saamme asiakkaasta paremmat tiedot kerättyä nyt kuin ennen. Vanhassa järjestelmässä kysymykset olivat sellaisia, että niihin oli mahdollista vastata vain “kyllä” tai “ei”. Netvisor KYC vaatii myös tarkempia ja laajempia vastauksia. Asiakkaidemme tulee oikeasti ottaa kantaa omaan toimintaansa.

Lisäksi Huhta mainitsee, että Netvisor KYC syynää pakotelistoja tarkemmin kuin aikaisempi ohjelma. Kaikki järjestelmään tuodut henkilöt ja yritykset tarkastetaan automaattisesti ja säännöllisesti kaikkia lain velvoittamia pakotelistoja vastaan.

Lue lisää: Pakotelistat – Mitä jokaisen yrityksen tulee tietää?

Kevyt vaihto – painavat hyödyt

Usein pelkkä ajatus järjestelmänvaihdosta saattaa nostaa niskakarvat pystyyn ja kylmän hien otsalle: kuinka iso urakka edessä onkaan?

Lakitilitoimiston tapauksessa yritys sai kuitenkin huokaista helpotuksesta, ja Huhta kuvailee KYC-järjestelmän vaihtoa sujuvaksi prosessiksi:

Saimme asiakaspalvelusta erinomaiset neuvot asiakaskunnan siirtämiselle vanhasta järjestelmästämme uuteen. Oli hienoa, ettei minun tarvinnut yksitellen siirtää ohjelmistojen välillä lähes puolta tuhatta asiakasta, vaan ne saatiin helposti tuotua massasiirtona Netvisor KYCiin!

Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina hieman aikaa, ennen kuin ominaisuudet tulevat tutuiksi. Niin Huhta kuin Virta korostavat kuitenkin Netvisor KYCin helppokäyttöisyyttä.

– Järjestelmä on itsessään tosi selkeä. Kun ohjelmaan alkaa tutustumaan, huomaa nopeasti, että toiminnot on järjestetty loogisesti, toteaa Virta.

Lue lisää: Näin vaihdat Netvisor KYCiin

Riskiarviointi hoituu kuin itsestään

Tilitoimiston asiakkaiden riskisyyteen voi vaikuttaa moni asia. Tietyt toimialat on määritelty rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen kannalta korkeampiriskisiksi. Lisäksi yhteydet korkeamman riskin maihin voivat nostaa asiakasyrityksen riskisyyttä.

Asiakkaiden riskisyyden arvioinnissa Lakitilitoimisto saa tukea Netvisor KYCistä. Järjestelmä luokittelee asiakkaita automaattisesti rekisteritietojen sekä tietopyynnön vastausten perusteella eri riskiluokkiin. Matalariskisiksi tunnistetut asiakkaat järjestelmä osaa hyväksyä automaattisesti, mikä vapauttaa yhä enemmän työaikaa.

– Minulle tärkeäksi ominaisuudeksi on nopeasti noussut asiakkaiden automaattinen riskiluokittelu. Kun järjestelmä tekee alustavaa tulkintaa, ei riskien arviointi jää ainoastaan oman tulkinnan varaan. Ominaisuuden avulla varmistamme, että osaamme kiinnittää huomiota oikeisiin asioihin, kertoo Huhta, ja myös Virta yhtyy kommenttiin:

Automaattinen riskiluokittelu todella tuo omaan toimintaan ja päätöksentekoon extra-varmuutta.

Tehokas järjestelmä toimii kycittäjän toisina aivoina ja ylimääräisenä silmäparina

Suurena muutoksena prosessiin järjestelmänvaihdon myötä tulivat automaattimuistutukset, joiden avulla Huhta ja Virta voivat pitää huolen, ettei asiakkaiden tietojen päivitys livahda huomaamatta pois päiväjärjestyksestä.

– Vanhan järjestelmän suurin kompastuskivi oli, että KYC-velvoitteiden jatkuva täyttäminen oli ainoastaan ihmismuistin varassa. Näillä asiakasmäärillä näistä päivityksistä huolehtiminen ei luonnostaan onnistu, se nyt vain on tyly tosiasia. Asiakkaiden tuntemistietojen säännöllinen päivittäminen on kuitenkin yksi rahanpesulain vaatimuksista, Huhta kertoo ja lisää:

Netvisor KYC hoitaa asiakkuuksia siten, että saamme muistutuksen, kun tietoja pitää päivittää. Lisäksi asiakkaan riskiluokitukseen perustuen järjestelmä osaa erottaa, jos tiettyjen asiakkaiden tietoja tulee seurata tiheämmällä tarkasteluvälillä.

Lakitilitoimistolla on asiakkuuksia, joiden juuret kantautuvat jopa yli kymmenen vuoden taakse. Pitkäaikaisten asiakkaiden suhteen voi olla vaikeampaa tunnistaa, mikäli asiakkaan riskisyydessä tapahtuisi muutoksia.

– Ohjelmiston avulla voimme katsoa asiakkuuksia myös niin sanotusti “ulkopuolisin silmin”. Tämä tuo meille varmuutta siitä, että kaikki on ja pysyy kunnossa rahanpesulain noudattamisen kannalta, Huhta kertoo.

Kokonaisvaltaista tukea kycitykseen

Vaihto Netvisor KYCiin on tuonut Lakitilitoimiston arkeen varmuutta rahanpesulain vaatimusten noudattamisesta. Kycitys on saanut automaatioista uutta potkua ja mahdollistanut syvällisemmän asiakkaan tuntemisen sekä ajan tasalla pysymisen.

– Kyllähän me yleisesti ottaen olemme nyt paremmin kärryillä asiakkaistamme. Olen itse hieman tuoreempi lisäys taloomme, ja järjestelmän avulla olen saanut käytännöllistä tietoa asiakkaistamme. On hienoa, että tietoa saa helposti ja selkeästi yhdestä paikasta! Virta summaa.

Tartu uusille kycittäjille suunnattuun tarjoukseemme ja vaihda Netvisor KYCiin jo tänään: https://netvisorkyc.fi/vaihda/