Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista
Kirjanpitolaki 2:7a §:
Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat.
Käytännössä luettelon sisältö vastaa pitkälti edesmenneen tasekirjan sisältämää kirjanpitoaineiston luetteloa. Uutena asiana vuoden 2015 kirjanpitolain uudistuksessa lisättiin ”niiden keskinäiset yhteydet”. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että audit trailin toteutumistapa on syytä kuvata, jos asia ei aukea taloushallinnon ammattilaiselle aineiston sisällöstä jo muutoinkin.
Kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohjeessa vuodelta 2021 luettelon käyttötarkoitusta on avattu:
Luettelo tulisi laatia sellaisella tarkkuudella, että kirjanpito on jälkikäteen saatettavissa selväkieliseen muotoon ja tarkastettavissa myös tilanteessa, joissa yrityksen kirjanpitovelvollisen edustajat eivät ole käytettävissä esimerkiksi yrityksen konkurssin tai henkilövaihdosten vuoksi.
Luettelon laadintaan vaikuttaa myös kirjanpidon laajuus ja rakenteen monimutkaisuus. Mitä laajempi ja rakenteeltaan monimutkaisempi kokonaisuus kirjanpitoaineisto on, sen yksityiskohtaisempi luettelo tulee laatia.
Tietosisältövaatimuksia on ohjeistettu menetelmäohjeessa ohjeistettu seuraavasti:
A: Mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu
Tässä voidaan luetella esimerkiksi tilinpäätöksen osat, pääkirjanpito, osakirjanpidot sekä tositelajit.
B: Miten ne liittyvät toisiinsa
Tässä voidaan tarvittaessa kuvata, miten kirjausketju toteutuu tilinpäätöksestä pääkirjalle, pääkirjalta mahdollisiin osakirjanpitoihin ja osakirjanpidoista tositteisiin ja vastaavasti tositteilta kohti tilinpäätöstä. Kuvauksessa kannattaa mainita esimerkiksi se, viedäänkö kirjaukset osakirjanpidoista pääkirjanpitoon kirjauksittain vai yhdistelmäkirjauksena.
Jos kirjausketjun toteutuminen on monimutkaista, tulee lukijalle antaa selkeä ohjeistus, miten kirjausketju toteutuu. Esimerkkinä voidaan mainita tilanne, jossa kirjausketju tositteen ja osakirjanpidon kirjauksen välillä ei toteudu tositenumeron tai vastaavan yksilöivä tunnuksen avulla vaan yhteys täytyy päätellä tositteen tai kirjauksen sisältämän muun tiedon avulla.
Jos kirjanpitojärjestelmässä on laadittu automaattikirjauksia ja niiden laskentasäännöt on dokumentoitu asianmukaisesti, voidaan tämä dokumentaatio sisällyttää joko luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista tai esimerkiksi tositeaineistoon automaattikirjausten muodostamien tositelajien kohdalle.
C: Missä ja miten kirjanpitoja ja aineistoja säilytetään
Jos kirjanpitoaineiston säilytys on ulkoistettu, on perusteltua sisällyttää luetteloon palveluntarjoajan nimi ja tarvittaessa yhteystiedot. Jos aineisto on säilytetty kirjanpitovelvollisen omilla tietokoneilla, tulee tämä mainita luettelossa. Luetteloon kirjataan myös ohjelmistot, joissa kirjanpitoaineistoa säilytetään. Jos aineistoa säilytetään paperimuodossa tai erillisillä levyillä, tulee näiden säilytyspaikka kirjata luetteloon.
D: Miten kirjanpitoja pystytään lukemaan, ja miten ne ovat saatettavissa selväkieliseksi
Jos kirjanpidon lukeminen edellyttää yllämainittujen seikkojen lisäksi muuta tietoa, tulee se kuvata. Erityisesti tulee varautua tilanteisiin, jossa kirjanpitovelvollisen omat edustajat eivät ole käytettävissä, kun tarve lukea kirjanpitoaineistoa ilmenee. Näin voi käydä esimerkiksi tilanteissa, jossa yritys on vaihtanut kirjanpitojärjestelmää ja vanhan kirjanpitojärjestelmän käyttöä ei ole enää sisällytetty uuden palkattavan henkilökunnan perehdyttämiseen. Tällöin on perusteltua laatia luetteloon lyhyt ohjeistus, miten kirjanpito saadaan luettavaksi.
Alla on esitetty kolme mallia luetteloksi kirjanpidoista ja aineistoista. Ne on laadittu erilaisten käytännön tilanteiden inspiroimina. Emme siis ole laatineet ohjetta, miten kirjanpidon arkistointi kannattaa toteuttaa, vaan malleja miten erilaisten yritysten erilaiset kirjanpidon arkistointiratkaisut saadaan dokumentoitua selkeästi.
Malli 2 – tikulla ja paperilla
Arkistointiratkaisun muutos
Entä jos kirjanpidon arkistointitapaa muutetaan kesken säilytysajan? Yritys vaihtaa pilvipalvelukirjanpitojärjestelmää ja vanha järjestelmä ei jää arkistokäyttöön. Ohjeistusta löydät Tilisanomien Asiantuntija vastaa -palstalta.
Kun lakisääteiset vaatimukset halutaan ylittää
Me iäkkäämmät muistamme vuoden 1973 kirjanpitolaissa olleen koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvauksen. Ideana oli, että kirjanpitovelvollinen tai tilitoimisto kuvaisi prosessin ja järjestelmän, jolla kirjanpitoa ja laajemmin taloushallintoa hoidetaan. Ei ollut loppujen lopuksi hullumpi ajatus. Onneksi kukaan ei nytkään kiellä kuvaamasta tarkemmin kirjanpidon laatimisen prosessia. Se on vähänkään suuremmassa yrityksessä tai tilitoimistossa hyödyksi laadunvalvonnassa, toiminnan kehittämisessä sekä henkilövaihdostilanteissa.
Tähän saat ideoita Teemu Vieruahon kirjoituksesta
Tosielämän dokumentin Särkänniemen huvipuistosta löydät täältä
Lisää luettavaa
Jos olet kyltymätön kirjanpidon menetelmien, arkistoinnin ja dokumentaation harrastaja, tutustu myös seuraaviin artikkeleihin.
Referaatti KILAn tuoreesta menetelmäyleisohjeesta. Se on täynnä linkkejä kirjanpidon menetelmiä ja dokumentaatiota käsitteleviin artikkelein.
Juttusarja taloushallinnon dokumentoinnista:
Mitä kirjanpitolain menetelmäsäännökset vaativat
Kirjanpidon sisällön dokumentointi – muistiotositteet ja arvostuslaskelmat
Veroratkaisujen perustelujen dokumentointi