Kirjanpidon arkiston siirto – KPL 2:7a §

Kysymys tilintarkastajalta:

Yritys on vaihtanut ohjelmistovaihdon yhteydessä kirjanpidon arkiston tallennuspaikkaa, -tapaa ja -muotoa. Yritys oli säilyttänyt koko kirjanpitoaineiston pilvipalveluna käytettävässä kirjanpito-ohjelmistossa. Vaihdettuaan kirjanpito-ohjelmistoa yritys päätti siirtää vanhojen, mutta säilytysvelvollisuuden piirissä olevien tilikausien kirjanpitoaineiston muistitikulle.

Miten asia pitäisi dokumentoida vanhojen, arkistoinnin osalta muuttuneiden tilikausien osalta kirjanpitolain 2:7a §:n tarkoittamassa luettelossa kirjanpidoista ja aineistoista?

Vastaus 

On selvää, että muutos pitää dokumentoida riittävän yksityiskohtaisesti. Yleisesti ottaen luettelon kirjanpidoista ja aineistoista sisältöön saa osviittaa hallituksen esityksestä HE 89/2015: 

Luettelosta tulee käydä ilmi, mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu, miten ne liittyvät toisiinsa, ja missä ja miten niitä säilytetään ja pystytään lukemaan.

 Tällaisissa tilanteissa siis muuttuu säilytyspaikka, säilytystapa sekä miten aineistoja pystytään lukemaan. Myös audit trailin toteutumistapa eli ”miten ne liittyvät toisiinsa” saattaa muuttua. Aineistojen sisältö (”osat ja aineistot”) sen sijaan ei yleensä muutu. 

 Muutoksen jälkeen luettelo kirjanpidoista ja aineistoista täytyy siis laatia soveltuvin osin uusiksi. Muutoksen jälkeinen tilanne pitää käytännössä kuvata samalla tarkkuudella ja huolella, kuin jos arkistointi olisi alun perinkin toteutettu muuttuneella tavalla. Näin ollen tässä tapauksessa kirjataan esimerkiksi: 

• ”Tilikauden kirjanpitoaineisto on säilytetty tilikausikohtaisella muistitikulla, joka säilytetään yhtiön konttorin (Postikatu 2, 20320 HUVIKUMPU) arkistohyllyssä. Muistitikussa lukee yhtiön nimi ja tilikausi.”
• ”Kirjanpidot (päivä- ja pääkirja sekä palkanlaskennan tapahtumalista) ja muut raportit on arkistoitu pdf-muodossa” 
• ”Tositteet on arkistoitu omassa hakemistossaan muistitikulla pdf-muodossa. Tositelaji ja tositenumero muodostavat tiedostonimen (esimerkiksi 30-103.pdf on tositelajin 30 tositenumeron 103 tosite)” 
• (Kirjanpidot, muut aineistot ja tositelajit eivät ole muuttuneet, joten niitä ei tarvitse dokumentoida uudestaan) 

Muutosdokumentin voi sisällyttää  

• sen tilikauden luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista, jonka aina muutos tehtiin tai 
• arkistointitavaltaan muuttuneiden vanhojen tilikausien luetteloon tai 
• mieluiten molempiin 

Jos yritys on aikanaan sisällyttänyt luettelon julkaistavaan tilinpäätökseen, ei tehtyä tilinpäätösilmoitusta ole tarpeen muuttaa. 

Tarkempaa käytännön ohjeistusta Luetteloon kirjanpidoista ja aineistosta saat Tilisanomien artikkelista.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat ­jäsenetuna neuvontaa ­kirjanpitoon ja verotukseen ­liittyvissä kysymyksissä. ­Julkaisemme kiinnostavimpia kysymyksiä ja niihin annettuja vastau­ksia. Kysymykset voi ­toimittaa osoitteeseen: asiantuntijat@taloushallinto­liitto.fi.