Esimerkki: Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista – Penger Oy 1.1.–31.12.2021

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista

Penger Oy
Tilikausi 1.1. – 31.12.2021 

Penger Oy:n kirjanpidon on toteuttanut tilitoimisto Tili-Ahmatti Oy. Päävastuullisena kirjanpitäjänä on toiminut Timo Ahma ja palkanlaskijana PHT Tiina Salakka. Kirjanpito on tuotettu NetCountor-kirjanpito-ohjelmistolla ja palkanlaskenta Palkix-ohjelmistolla. Lisäksi tositteita luodaan ja säilytetään Matkix-matkalaskuohjelmassa ja Projektix-työaikajärjestelmässä.

Julkaistun tilinpäätöksen ohella kirjanpito koostuu seuraavista kirjanpidoista ja aineistoista. Kunkin aineiston kohdalla on merkintä sen säilytyksestä. Säilytystapojen, -paikkojen ja -muotojen luettelo löytyy tämän asiakirjan lopusta (A–E). 

Tililuettelo (A)
Luettelo arvonlisäverokoodeista (A)
Luettelo palkkalajeista C
Pääkirjatasolla esitetty tuloslaskelma ja tase (A)
Tase-erittelyt (C)

Kirjanpidot 

Pääkirjanpito (A)

• Ajettavissa aika- ja asiajärjestykseen eli päivä- ja pääkirjaksi NetCountorissa. Tarvittaessa myös tositelajeittain.

Palkanlaskenta (osakirjanpito) (B) 

• Ajettavissa kirjanpitoyhteenvedoksi (erittely pääkirjatileittäin) sekä tapahtumalistaksi (jokainen palkkatapahtuma aikajärjestyksessä) Palkixesta. 

Tositteiden lajit

Kirjanpito (A jos toisin ei mainittu) 

MU  1000-1999 Muistiotositteet (A ja C)
OL 2000-2999 Ostolaskut
OR 3000-3999 Ostolaskujen suoritukset
PS 4000-4999 Myyntilaskut
MR 5000-5999 Myyntilaskujen suoritukset
PT 6000-6999 Tiliotteet
PA 7000-7999 Palkanlaskennan kirjaukset
LT 8000-8999 Liitetietotositteet (C) 

Tositteet säilytetään NetCountorissa poislukien: 

• kuukausittain kirjattavat kehittämismenojen aktivoinnit todentavat muistiotositteet 
• EVL-poistolaskelmat Lomapalkkavelkalaskelmat 
• Laskelmat lainakorkojen jaksotuksista 
• Laskelmat maksettujen leasing-maksujen jaksotuksista 
• Liitetietositteet 

Yllä mainitut tositteet säilytetään Tili-Ahmatin hallinnoimassa ja Elina Oy:n tarjoamassa MS 365 pilvipalvelussa tilikausikohtaisissa ja aihealuekohtaisessa hakemistoissa pdf-muodossa (C). 

Tositteiden ohella kirjanpidon aineistoon kuuluu liiketapahtumia koskevana kirjeenvaihtona arvonlisäveroilmoitukset sekä yrityksen tuloveroilmoitukset liitteineen. Ilmoitukset erittelyineen löytyvät NetCountorista.

Palkanlaskenta

• Työaikalistat, jotka todentavat tuntipalkat ja ylityöt (D) 
• Matkalaskut (E) 
• Lääkärintodistukset (C) 
• Provisiolistat (C) 
• Ulosoton tositteet (C) 
• Ay-jäsenyysasiakirjat (C) 

Tositteiden ohella palkanlaskennan aineistoon kuuluu liiketapahtumia koskevana kirjeenvaihtona tulorekisteri-ilmoitukset (palkkatietoilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus), palkkakortit, palkkalista ja palkkasuoritusten yhdistelmä. Nämä löytyvät Palkixesta (B).

Kuvaus säilytyspaikoista ja -muodoista

A NetCountor Oy:n NetCountor-ohjelmisto pilvipalveluna. Tili-Ahmatin ja NetCountorin sopimus 453 per 7.3.2017. Tili-Ahmatti hoitaa järjestelmän pääkäyttäjätoimet ja hallinnoi käyttäjiä. 

B Palkkaohjelmistotalo Oy:n Palkix-palkanlaskentaohjelmisto pilvipalveluna. Penger Oy:n ja Palkkaohjelmistotalon sopimus per 4.6.2014. Tili-Ahmatti hoitaa järjestelmän pääkäyttäjätoimet ja hallinnoi käyttäjiä.

C Elina Oy:n MS365 pilvipalvelu. Tili-Ahmatin ja Elina Oy:n sopimus B-645 per 2.2.2018. Tili-Ahmatti on luonut asiakasyrityskohtaiset kansiot, joiden alle tilikausikohtaiset alakansiot, joiden alle aihealuekohteiset alakansiot. Kaikki aineistot on tallennettu PDF-muodossa. Palkanlaskennan aineistoihin pääsy on Tili-Ahmatilla ja Penger Oy:llä rajattu vain nimetyille palkanlaskennan henkilöille sekä Penger Oy:n toimitusjohtajalle. 

D Suomen Työaikajärjestelmät Oy:n Projektix-työaikajärjestelmä pilvipalveluna. Penger Oy:n ja Suomen Työaikajärjestelmät Oy:n sopimus per 5.5.2015. 

• Työaikalain edellyttämä työaikakirjanpito hoidetaan Projektix-työaikajärjestelmässä. Ylityöt ja tuntipalkkaisten tunnit viedään liittymän kautta Palkixeen. Tositteena toimivat työaikalistat löytyvät Projektixista, jossa ne voidaan ajaa ajanjaksolta palkkalajeittain ja henkilöittäin

E Suomen Työaikajärjestelmät Oy:n Matkix-matkalaskujärjestelmä pilvipalveluna. Penger Oy:n ja Suomen Työaikajärjestelmät Oy:n sopimus per 5.5.2015.

• Työntekijät tekevät matkalaskut Matkixella ja skannaavat kulukuitit Matkixeen. Maksettavat matkalaskut viedään liittymän kautta Palkixeen. Matkalaskut kuitteineen löytyvät Matkixista, jossa ne voidaan ajaa ajanjaksolta henkilöittäin tai matkalaskun kululajeittain