Tilinpäättäjän työpaperit

Kun uransa alussa oleva tilinpäättäjä seuraa TAL-laatulomaketta järjestyksessä alusta loppuun, mikään kohta ei unohdu. Kokenut tilinpäättäjä hyödyntää lomaketta muistilistana, kuten tämän artikkelin kirjoittaja. Hän käyttää itselleen tuttua järjestystä, jolla on tehnyt tilinpäätöksiä reilut kaksikymmentä vuotta. Kun jostakin kohdasta on suoriuduttu, se merkitään toimenpidelistalle tehdyksi.

Työ tilitoimistossa on haastavaa ja monipuolista. Se ei aina kuitenkaan tarjoa ihanteellisinta ympäristöä tilinpäätöksen tekemiselle yhdellä kertaa alusta loppuun asti, vain siihen keskittyen. Kun välillä joutuu poikkeamaan muihin asioihin, muistilistasta on helppo katsoa, mihin kohtaan tilinpäätöksen tekeminen on jäänyt.

Tulojen ja menojen jaksotukset

Normaalit jaksotukset menojen ja tulojen suhteen lienevät tuttuja jokaiselle. Jaksotuksiin liittyvät kuitenkin myös esimerkiksi erilaisten tukien jaksotukset. Ne saattavat jäädä huomaamatta ilman lomaketta – varsinkin, jos rahaa ei ole tilinpäätöshetkellä saatu.

Lomakkeen käyttö ei takaa jaksotuksen tarpeellisuuden huomaamista. On kuitenkin todennäköisempää, että tilinpäättäjä toteaa jaksotustarpeen joutuessaan ottamaan kantaa siihen, onko kyseessä olevalla asialla merkitystä asiakkaalle, jonka tilinpäätöstä tehdään.

Palkat, osakaslainat ja yksityiskulut

Lomapalkat sosiaalikuluineen sekä palkkoihin liittyvien vakuutusten jaksottaminen kuuluvat tilinpäättäjän perustehtäviin. Mikäli hän kuitenkaan ei ole asiakkaan palkkahallinnon kanssa tekemisissä, saattaa tilanne, jossa palkat viimeiseltä jaksolta on maksettu vasta uuden tilikauden alussa, jäädä huomiotta. Osakaslainojen aktiivisen vähenemisen johdosta myös lainan koron jaksottamien saattaa unohtua, mikäli tilinpäättäjällä on vain vähän asiakkaita, joiden kohdalla tämä pitää tehdä.

Yksityiskuluihin siirrettävät oman käytön osuudet ja niiden alv-vaikutukset jäävät helposti huomioimatta, erityisesti asiakkaan ensimmäistä tilinpäätöstä tehtäessä.

Vaihto-omaisuus ja velkojen jaksotukset

Kun tilinpäättäjä rastittaa varaston arvon kohdan valmiiksi, hän on toivon mukaan tarkistanut, että inventaarista löytyvät sekä allekirjoitukset että päiväykset ja että asiakas on merkinnyt inventaariin arvonlisäveron osuuden hinnoissa. Yllättävän moni kauankin inventaareja tehnyt yrittäjä inventoi verollisin hinnoin. Varsinkin tilanteissa, jolloin tilinpäättäjä vaihtuu, toimenpidelistan ja tilinpäätösmateriaalin täydennyspyyntölomakkeen ohjeineen toivoisi estävän erehdysten syntymisen.

Edellisen tilikauden tulos – kirjattava vai ei

Edellisen tilikauden voiton kirjaus on asia, jonka hoitaminen riippuu pitkälti kirjanpidon tekemiseen käytettävästä ohjelmasta. On hyvä, että lomake muistuttaa asiasta. Ihmiset vaihtavat työpaikkoja ja tilitoimistot ohjelmia, joten tilinpäättäjän on tarkistettava, että asiat ovat kunkin asiakkaan tapauksessa kohdallaan.

Osin tietotekninen asia on myös tarkistaa, että tilikauden tulos on sama sekä taseessa että tuloslaskelmassa. Joskus ihmetellään, miksi tätä nykymaailmassa enää pitäisi varmistaa, kun ohjelma siirtää tiedon automaattisesti kumpaankin kohtaan. Mutta jos esimerkiksi jokin tilikoodi on mennyt väärään kohtaan tai järjestelmään on perustettu uusi tili puutteellisesti, voi syntyä tilanne, jossa tuloslaskelman ja taseen tulos eroavat.

Liitetiedot lisääntyvät koko ajan

Lomakkeen lista liitetiedoista ei ole kaiken kattava, mutta se on riittävä pienen yrityksen tilinpäätöksessä. Liitetietojen erittelyt jäävät monelta kokonaan tekemättä. Lomake muistuttaa, että liitetietojen erittelyn tarve tulee arvioida kussakin tapauksessa erikseen.

Keskustelut asiakkaan kanssa

Osingonjaosta, nettovarallisuudesta sekä pääoma- ja ansiotulo-osuuksista keskustellaan asiakkaan kanssa. Erityisesti kiireisenä aikana tilinpäättäjä saattaa keskittyä oman numeraalisen ja lakisääteisen tehtävänsä tekemiseen niin, että jokin asiakkaan kannalta oleellinen asia unohtuu. Samoin osakas- ja osakeluetteloiden ylläpidosta on hyvä huolehtia kerran vuodessa. Vaikka vastuu asiasta varsin harvoin kuuluu sopimuksen mukaan tilinpäättäjälle, asiakasta on hyvä muistuttaa siitä.

Tilinpäätöksen toimenpidelista muistuttaa lopuksi eräästä tärkeästä seikasta: onko alkaneen tilikauden ennakoiden täsmäävyys tulokseen tarkistettu?

Käytännön toimet tilinpäätöksen jälkeen

Lomakkeelle merkitään myös, miten päivä/pääkirjoja säilytetään ja kuinka aineisto toimitetaan tilintarkastajalle. Kenties voitaisiin ottaa tavaksi merkitä aineiston toimittamisesta tilintarkastajalle päivämäärä, jolloin asia on hoidettu.

Jokaisen toimiston kannattaa muuttaa lomaketta tarpeisiinsa sopivaksi – se on teknisesti helppoa – tai tehdä omat lomakkeensa. Vaikka itse olin näitä lomakkeita liiton työryhmässä laatimassa, olen lisännyt viimeiseksi vielä yhden kohdan, jonka huomasin olevan tarpeen. Siinä kohdassa ei ole ”ei merkitystä” -vaihtoehtoa. Kohdassa nimittäin lukee ”tiedot toimitettu laskutukseen”.