Talous­hallinnon rooli osana pk-yrityksen kansain­välistymis­tarinaa

Yhä useampi suomalainen yritys tähtää jo varhaisessa vaiheessa kansainvälisille markkinoille. Kansainvälistymisstrategioita on monenlaisia – markkinoita saatetaan lähestyä esimerkiksi verkkokaupan, etätoimiston, sivuliikkeen tai tytäryhtiön perustamisen kautta.

Kansainvälistymisen myötä taloushallinnon kyvykkyyksien, resurssien, organisointimuodon ja roolitusten pohtiminen korostuu

Miten resursseja tulee kehittää? Onko meillä riittävästi konsernilaskennan osaamista? Mitä liiketoiminta tarvitsee taloushallinnolta? Pitääkö rekrytä lisää ihmisiä? Lähdetäänkö palkkaamaan kohdemaihin talousihmisiä vai mennäänkö kumppanuusmallilla tai esimerkiksi palvelukeskusmallilla? Millä kielellä raportoidaan ja kommunikoidaan? Onko ihmisten roolit riittävän selkeät?

Nämä ovat esimerkkejä kysymyksistä, jotka koskettavat kansainvälistyvän yrityksen taloushallinnon uusia tarpeita. Tyypillisesti pienimmissä yhtiöissä ulkoinen kirjanpito ulkoistetaan tilitoimistolle ja sen rinnalla saatetaan käyttää ulkoistettua CFO-palvelua. Kasvun vauhdittuessa rekrytointitarpeet kasvavat – on esimerkiksi palkattava täysipäiväinen CFO, business controller, group controller tai financial controller.

Talousosaamisen ohella kansainvälisen yhtiön talousasioiden hoitaminen edellyttää usein hyvää englanninkielentaitoa. Kielitaitoa tarvitaan yhteydenpidossa ulkomaisiin toimipisteisiin ja viranomaisiin. Monissa yhtiöissä johdon ja sidosryhmäraportoinnin kieleksi valitaan englanti.

Osa kansainvälisistä yrityksistä pitää talouden ohjat omissa käsissään, jolloin kirjanpito, reskontrat ja muut päivittäiset toimet hoidetaan Suomesta käsin. Tällaisessa palvelukeskusmallissa kuitenkin tarvitaan paikalliset kumppanit hoitamaan esimerkiksi palkanmaksun, verotuksen ja viranomaisraportoinnin asioita. Jossain tapauksissa kohdemaahan palkataan jo alkuvaiheessa oma talousihminen.

Yhtenä vaihtoehtona on löytää paikalliset kirjanpitokumppanit. Osa suomalaisista tilitoimistoketjuista operoi ulkomailla ja tämä saattaa helpottaa sopivan yhteistyötahon löytämistä.

Roolituksien äärelle on myös tärkeää pysähtyä. Mitä kultakin henkilöltä odotetaan? Miten tuemme toistemme oppimista? Miten sijaistamiset hoidetaan? Mistä kaikista tehtävistä pystymme suoriutua nykyisellä porukalle? Minkä tyyppiset palvelut ostamme yhteistyökumppaneilta?

Tehtäväkenttä laajenee mutta yksin ei onneksi tarvitse selvitä

Moni talousihminen yllättyy, kuinka paljon selvitettäviä ja hoidettavia asioita kansainvälistyminen tuo mukanaan. Oman osaamisen lisäksi tarvitaan ulkopuolisia erityisasiantuntijoita.

Viranomaisraportointi sekä erilaisten rekisteröintien tekeminen ja selvitysten laatiminen luo uuden haastetason työhön. Talousihmiset voivat esimerkiksi avustaa tytäryhtiöiden perustamisessa, pankkisuhteiden avaamisessa tai verotuksellisten asioiden selvittämisessä.

Mietittäväksi tulee myös kansainvälistymisstrategian kannalta sopiva yritysmalli – perustetaanko kohdemaihin tytäryhtiöt vai rekisteröidäänkö kiinteä toimipaikka?

EOR-palveluiden (Employer of Record) käyttäminen, ihmisten lähettäminen komennuksille sekä ulkomailla tehtävien etätyöjaksot saattavat aiheuttaa ikäviä yllätyksiä, mikäli kohdemaan säännöksiä ei ole selvitetty etukäteen. Melko lyhytkin etätyöjakso ulkomailla voi aiheuttaa suomalaiselle työnantajalle erilaisia velvoitteita, jotka liittyvät esimerkiksi yritysverotukseen, työlupiin, vakuutuksiin tai palkkaraportointiin.

Strategisten yhteistyökumppanien merkitys korostuu. Lakitoimistoja tarvitaan muun muassa sopimusten ja dokumenttien laadintaan. Tilintarkastus- ja verokumppaniksi valikoituu usein Big4-yhtiö, jonka verkosto ulottuu kohdemaihin asti. Apua tarvitaan esimerkiksi siirtohinnoittelumallin ja -sopimusten laadintaan, kansainväliseen henkilöverotukseen ja paikallisen lainsäädännön tulkintakysymyksiin.

Taloushallinnon ja liiketoiminnan yhteistyö on oltava saumatonta

Usein taloushallinnon ihmiset nähdään kirjanpito- ja tilinpäätöstiedon tuottajina. Miten taloushallinnon ihmisistä saadaan strategisesti tärkeä kasvukumppani?

Taloushallinnon ihmisiltä tarvitaan tietoa menneestä, nykyhetkestä ja tulevaisuudesta. On tärkeää, että yhtiön johdon, liiketoiminnan ihmisten ja talousihmisten vuoropuhelu on päivittäistä.

Taloushallinnon ihmisten on tärkeää päästä mukaan kasvuhankkeiden suunnitteluvaiheeseen. Kansainvälistymishankkeiden taloudelliset näkökulmat, riskit ja verovaikutukset on tärkeää arvioida etukäteen. Usein taloudelliset ja organisatoriset resurssit ovat niukkia – on siis löydettävä ne hankkeet, joita priorisoidaan.

Projektien startattua talousihmiset voivat osallistua projektien ohjaukseen ja tuottaa tarvittavaa KPI-tietoa. Data on tärkeää, jotta nähdään etenevätkö hankkeet suunnitelman mukaisesti. Kasvumatkalle osuu myös takapakkeja – ehkä jokin markkina ei vastaa odotuksia ja on järkevintä vetäytyä.

Erilaisille markkinoille meneminen saattaa edellyttää esimerkiksi erilaista tuotehinnoittelua, jakelumallia tai tuotevalikoimaa. Talousihmiset voivat tuottaa erilaisia analyysejä päätöksenteon tueksi.

Talousihmiset auttavat datalla johtamisessa ja järjestelmien käyttöönottossa

Tukevatko ohjelmistot kansainvälistymistä? Miten konsernilukujen konsolidointi tai IFRS-raportointi toteutetaan? Tarvitaanko uusia raportointityökaluja? Onko tarvetta luoda räätälöityjä raportteja tai kustannuspaikkaseurantaa? Mitkä ovat keskeiset KPI:t ja mistä tietolähteistä raportointi koostetaan?

On tärkeää arvioida tukevatko nykyiset taloushallinnon järjestelmät yhtiön kasvusuunnitelmia. Moni yritys toteaa jälkikäteen, että uudet työkalut otettiin liian myöhäisessä vaiheessa käyttöön.

Usein tunnistetaan tarve ottaa käyttöön ERP-ratkaisu, jossa pystytään hoitamaan eri maiden kirjanpito. Datamäärien kasvaessa automatisointia ja robotiikkaa on pyrittävä lisäämään. Usein esille nousee uusia tarpeita rakentaa ohjelmistorajapintoja. Pilvipalvelut tuovat ketteryyttä.

Konserniraportoinnin sujuvuuden varmistamiseksi saatetaan hankkia erillinen konsolidointiohjelma. Mikäli yhtiö aikoo siirtyä IFRS-raportointiin, on myös varmistettava, että ohjelmistoissa on edellytykset IFRS-kirjauksille ja datan keruulle.

Kirjanpidon ohella on kehitettävä johdon raportointia. Raportointitarpeet kehittyvät koko ajan, joten liiketoiminnan ja talousihmisten välillä tarvitaan jatkuvaa vuoropuhelua. Power BI -ratkaisut auttavat datan jakamisessa ja visualisoinnissa. Tarve tuottaa räätälöityjä raportteja ja kustannuspaikkakohtaista tietoa lisääntyy.

Yhtiön on tunnistettava keskeiset KPI:t, jotka tukevat strategisiin tavoitteisiin pääsyä. Datalähteitä on ajateltava laaja-alaisesti – pääkirjanpito tuottaa vain pienen osan seurattavista mittareista. Kirjanpitodatan ohella tarvitaan tietoa esimerkiksi myynnistä ja asiakaskäyttäytymisestä. Yhtiön on tunnettava tuotteiden ja/tai palveluiden unit economics – mitä tuloja ja kuluja kuhunkin tuotteeseen ja/tai palveluun liittyy. Herkkyysanalyysien avulla voidaan tunnistaa kriittiset raja-arvot. Yhtiön toiminta voi jatkua vain jos kannattavuus saadaan kuntoon.

Taloushallinto voi tukea johtoa yhtä lailla liiketoiminnan pullonkaulojen tunnistamisessa kuin uusien mahdollisuuksien havaitsemisessa. Mikäli esimerkiksi asiakaspysyvyys on heikko, ei liiketoiminnan skaalaus tule onnistumaan ellei juurisyitä löydetä ja pystytä ratkomaan. Tyytyväiset asiakkaat ovat kasvun elinehto.

Taloushallinnon keskeinen tehtävä on varmistaa riittävä rahoitus ja tuottaa raportointia rahoittajille ja sijoittajille

Miten rahoitamme kansainvälistymisen? Mitä raportointia uudet rahoittajat ja sijoittajat edellyttävät?

Jotkut yhtiöt lähtevät kansainvälistymään ryminällä, toiset pilotoivat markkinoita pienemmillä kokeiluilla. Pelkällä kassavirralla kasvaminen on usein hidasta.

Kansainvälistyminen vie yleensä 2–4 vuotta, ja tänä aikana kassavirrat ovat usein negatiiviset. Taloushallintoa tarvitaan rahoitussuunnitelman ja kassavirtaennusteiden laatimiseen.

Suomalaiset pankit, Business Finland, ELY-keskus, European Investment Bank, joukkorahoitus, nykyiset omistajat, pääomasijoittajat, osakkeiden listaaminen (IPO) – potentiaalisia rahoituslähteitä on lukuisia ja niistä on valittava sopivimmat.

Uusi rahoitus voi tuoda mukanaan tarpeen seurata ja raportoida kovenantteja, laatia kustannustilityksiä tai tuottaa muuta rahoittajan vaatimaa tietoa. IPO on rahoitusvaihtoehdoista kunnianhimoisin ja vaatii etukäteisvalmistelujen aloittamista hyvissä ajoin.

Hyvä hallinto, selkeät prosessit ja sisäinen valvonta tukevat kansainvälistä kasvua

Miten varmistetaan, että uusissa toimipisteissä noudatetaan paikallista lainsäädäntöä? Onko avainprosessit kuvattu riittävällä tavalla? Mitä raportointia uusilta toimipisteiltä edellytetään? Miten toimintaa valvotaan?

Kansainvälistymisen myötä tarve formalisoida hallintoa ja sisäistä kontrolliympäristöä kasvaa. Taloushallinto voi osallistua prosessien ja valvonnan kehittämiseen, sekä toimipisteiden seurantaan. Tiedon jakamiseen ja raportointiin on luotava uusia toimintatapoja.

Vastuullisuusnäkökulmat vaikuttavat tänä päivänä yhä laajempaan joukkoon yhtiöitä. Yhtiöiden odotetaan toimivan vastuullisesti sosiaalisten näkökulmien, ympäristövaikutuksien sekä sääntelyn näkökulmasta. Taloushallinnon ihmiset pääsevät myös osaksi näitä hankkeita. On pystyttävä tuottamaan raportointia vastuullisuusnäkökulmista käsin.