Heeros: Taloushallinnon kaksoisrooli on työn ehdoton suola
Ohjelmistoyhtiö Heeroksen talousjohtaja Juho Pakkanen sanoo, että tilitoimistoille ja pk-yrityksille SaaS-palveluja tuottavassa First North -pörssiyhtiössä taloustiimi saa olla monessa mukana.
– Talousasiat ovat samanlaisia kaikissa yrityksissä, mutta täällä pääsee olemaan mukana myös tuotekehityksessä. Ohjelmistokehittäjät kysyvät taloustiimin vinkkejä jo kehitysvaiheessa.
– Ja kun ohjelmisto on valmis, taloustiimi on yleensä ensimmäisten joukossa ottamassa sitä käyttöön. Voimme näin antaa suoraa palautetta, miten ohjelmistoista saadaan taloushallinnon ammattilaisen näkökulmasta entistä toimivampia.
Pakkanen on toiminut neljä vuotta Heeroksen talousjohtajana. Aiempaan työuraan mahtuu talousjohtajan pesti helsinkiläisessä mainostoimistossa sekä sisäisen laskennan ja business controllerin tehtäviä eri yrityksissä.
Pakkanen kertoo, että keskisuuren yhtiön talousjohtajana hän voi toimia myös ”sisäisenä konsulttina” myynnistä ja markkinoinnista vastaaville kollegoilleen. Muiden yritysten talousjohtajat ovat Heeroksen niin sanottuja ostajapersoonia, ja Pakkanen tuntee hyvin talousjohtajan ajatusmaailman.
Pitkä kumppanuus tilitoimiston kanssa
Heeroksen taloustiimi on kompakti. Talousjohtajan lisäksi siihen kuuluu neljä ammattilaista, jotka työskentelevät laskutuksen, ostoreskontran sekä muiden yrityksen hallinnollisten tehtävien parissa.
Kirjanpidosta tilinpäätöksineen on vastannut jo pitkään TiliNeloset.
Tilitoimisto vastaa jaksotusten, poistojen, varausten ja konsolidoinnin kaltaisista perusasioista. TiliNeloset hoitaa myös veroilmoitukset ja palkanlaskennan, jota varten Heeroksen HR-päällikkö toimittaa tarvittavan aineiston.
Pakkasen mukaan yhteistyö tilitoimiston kanssa on ollut sujuvaa.
– Tärkeintä on oikea-aikaisuus ja luotettavuus. Listatulla yhtiöllä on tietyt rutiinit ja aikataulut raportoinnille. Tätä varten on sovittava ajat tietojen toimittamisesta ja niistä on myös pidettävä kiinni.
Toinen keskeinen kumppani taloustiimille on sijoittajaviestintätoimisto, joka kanssa laaditaan tilinpäätöstiedote. Tästä tekstistä Pakkanen tiivistää yhtiön toimintakertomuksen.
Pörssilistautuminen toi lisää velvoitteita
Vuosituhannen vaihteessa perustettu Heeros listautui vuonna 2016 Helsingin pörssin First North -markkinapaikalle. Listayhtiötä koskeva sääntely on otettava tarkasti huomioon taloushallinnossa. Lisäksi edellytetään nopeita aikatauluja tilinpäätöksen ja tilikauden aikaisten liiketoimintakatsausten raportoinnissa.
– Meillä se tarkoittaa raportointia kaksi viikkoa kauden päättymisestä. Onneksi tässä auttavat tehokkaat järjestelmät toiminnanohjauksessa, henkilöstöhallinnossa ja taloushallinnassa.
Listattua yhtiötä koskevat myös tarkat sisäpiiritietoa koskevat määräykset.
– Taloudellisen tiedon saatavuuden on oltava rajoitettua. Meillä on sisäisesti laadittu sisäpiiriohje ja tiedonantopolitiikka sekä luettelo työntekijöistä, joilla on asemansa ja työtehtäviensä perusteella oikeudet päästä laskutusta koskeviin tietoihin.
Tuottojen oikea-aikainen kirjaaminen tärkeää
Yli 90 prosenttia SaaS-yhtiö Heeroksen liikevaihdosta tulee palvelusopimuksista, jotka asiakkaasta riippuen voivat olla voimassa vuoden tai lyhimmillään vain kuukauden.
Tuottojen oikea-aikainen kirjaaminen on siksi yhtiön tuloksen kannalta merkittävä asia. Pakkasen mukaan liikevaihdon jaksotusten oikeellisuus on aihe, jonka varmistamiseen käytetään runsaasti aikaa joka kuukausi.
– Heeroksen omien järjestelmien lisäksi käytämme apuna myös muita ohjelmistoja, kuten laskutus- ja sopimushallintajärjestelmiä.
Uusien palvelujen kehittäminen on SaaS-yhtiölle iso menoerä, joka muodostuu palkoista ja alihankintatyöstä. Pakkasen mukaan kehittämismenot muodostavat hieman alle puolet Heeroksen taseen loppusummasta.
– Viime vuosina olemme arvioineet tarkasti uusien kehittämismenojen aktivointeja, mikä on näkynyt poistoja pienempinä aktivointeina. Lisäksi tilikauden aikana ja varsinkin tilinpäätöksen yhteydessä arvioimme aktivointeja sekä niiden tulevaisuuden tuotto-odotuksia ja teemme aktivointeihin tarvittaessa korjauksia.
Yrityskauppa oli kiinnostava projekti
Heeroksen ohjelmistoja käyttää noin 18 000 yritystä, joista merkittävä osa tulee tilitoimistojen kautta. Loppuosa koostuu suorista asiakkaista, jotka ovat lähinnä keskisuuria yrityksiä. Suorien asiakkaiden merkitys on kasvanut viime vuosina.
– Taloushallinnossa kiinnostavimpia asioita on automatisoida ja kehittää laskutusta niin, että asiakkaat saavat siitä riittävän tiedon. Tämä on tärkeää erityisesti tilitoimistoille, jotka käyttävät dataa omaan laskutukseensa.
Viime aikojen kiinnostaviin pähkinöihin Pakkanen laskee myös asiantuntijayhtiöiden toiminnanohjaukseen keskittyvää ohjelmistoa tarjoavan Taimerin yhdistämisen Heeros-konserniin vuoden 2022 alusta. Taloushallinnon vastuulla oli yrityskaupassa oikea-aikainen ja tarkoituksenmukainen Financial Due Diligence -prosessi.
– Tähän piti löytää oikeat neuvonantajat ja koordinoida työtä. Myös yrityskaupan rahoituksen järjestäminen teetti työtä.
Taimerin taloushallinto integroitiin Heeroksen prosesseihin 90 päivässä. Kiirettä piti, mutta nopea aikataulu oli Pakkasen mielestä perusteltu.
– Se tuotti parhaan lopputuloksen.
Päätösten tueksi ennusteita ja skenaarioita
Taloustiimin keskeinen tehtävä on myös tuottaa yhtiön johdolle laadukasta ja oikea-aikaisesti tuotettua tietoa päätösten pohjaksi. Pakkasen mukaan pääpaino on entistä enemmän tulevan kehityksen ennustamisessa ja skenaariossa, vähemmän taustapeilissä.
– Ennustamiseen tarvitaan järjestelmiä, joista saadaan mahdollisimman reaaliaikaisesti ja nopeasti tietoa ulos analyysejä varten. Toimivat raportoinnin prosessit edesauttavat tässä.
Pakkasen mukaan haasteena on pystyä yhdistämään talousdataan useasta lähteestä tulevaa operatiivista tietoa. Sitä tulee esimerkiksi ERP-järjestelmästä, myynnin tilausjärjestelmästä ja asiakaspalvelun tiketöintijärjestelmästä.
Heeroksen käyttämiin operatiivisen datan mittareihin kuuluvat myös asiakkaan hankintahinta CAC (customer acquisition cost), sen takaisinmaksuajasta kertova CAC Payback ja asiakkaan elinkaaren arvoa kuvaava LTV (lifetime value).
– Tietojen yhdistäminen ja hallinnointi vaatii ihmistyötä. Tekoäly ei siihen vielä pysty.
Asiakaspoistuma tärkeä tunnusluku
Pakkasen mukaan SaaS-liiketoiminnassa ehkä keskeisin tunnusluku on asiakaspoistumaprosentti eli churn-prosentti. Se kertoo, kuinka monta prosenttia kuukausituotosta yhtiö menettää ilman uusasiakashankintaa.
– Asiakaspoistuma eli churn on silmiä avaava tunnusluku asiakaskokemuksen mittaamiseen. Se kertoo, kuinka suuri prosenttiosuus asiakkaista on lopettanut palvelun käyttämisen tarkastelujakson aikana.
Pakkasen mukaan churn sopii erityisen jatkuvien palvelusopimusten seuraamiseen. Mitä tyytyväisempiä asiakkaat ovat, sitä harvempi heistä haluaa luopua asiakkuudestaan, ja churn on matala.
Korkea churn taas viittaa selkeästi ongelmiin asiakaskokemuksessa.
– Tunnusluku ei kuitenkaan kerro, mitkä asiat asiakaskokemuksessa ovat pielessä. Tämän selvittämiseksi on kysyttävä asiaa asiakkaalta itseltään. Siksi kannattaa ottaa tavaksi kysyä kaikilta sopimuksensa päättäneiltä asiakkailta, mikä sai heidät lähtemään. Tulosten analysointi auttaa reagoimaan asiakkaiden kokemiin ongelmakohtiin.
Pakkanen vertaa korkean churn-luvun liiketoimintaa vuotavaan ämpäriin. Jos vuoto on iso, ei uusia asiakkuuksia kannata isolla vaivalla ja kuluilla hankkia.
– Jos asiakaspoistuma ei ole hallussa, kasvun myötä päädytään tilanteeseen, jossa asiakaskannasta poistuu sellainen määrä asiakkaita, että valtaosa tai jopa kaikki panostukset uusasiakashankintaan menevät poistuman korjaamiseen. Joudutaan siis juoksemaan kovaa vain pysyäkseen paikallaan.
Miten Heeroksen churn on viime vuosina kehittynyt? Tähän kysymykseen Pakkanen jättää vastaamatta, sillä tunnusluku on tarkoitettu vain yhtiön sisäiseen käyttöön.
Mittari kasvun ja kannattavuuden tasapainoon
Heeroksen liikevaihto kasvoi viime vuonna 11,1 miljoonaan edellisvuoden 9,2 miljoonasta eurosta. Liikevoitto jäi 230 000 euroa miinukselle, mikä johtui ennen muuta Taimer-yrityskaupan konserniliikearvon 556 000 euron poistosta.
Pakkanen sanoo, että kasvuyhtiössä tasapainon hakeminen kasvun ja kannattavuuden välillä on oleellista.
Tasapainon hahmottamiseksi Heeros on ottanut Suomessa ensimmäisenä First North -yhtiönä käyttöön tunnusluvun nimeltä Rule of 40 eli 40:n säännön. Siinä lasketaan yhteen prosenttiluvut liikevaihdon kasvusta ja käyttökatteen osuudesta suhteessa liikevaihtoon.
– Sijoittajaviestinnässä ainoa taloudellinen tavoitteemme on kasvun ja kannattavuuden yhdistävä Rule of 40.
Pakkasen mukaan tavoitteena on nostaa tunnusluku pysyvästi yli 40:n, mikä tarkoittaisi esimerkiksi 20 prosentin liikevaihtokasvua ja 20 prosentin käyttökatemarginaalia.
Heeroksen Rule of 40 -luku on mennyt viime vuosina oikeaan suuntaan. Viime vuonna yhtiön ylsi 39,1:een, kun vielä vuonna 2019 luku oli 18.
Tämän vuoden taloudellisessa ohjeistuksessa käyttökateprosentin ja liikevaihdon kasvuprosentin arvioidaan jäävän 30:n tasolle.
Yhtiön tilinpäätöksen mukaan tähän vaikuttaa pk-sektorin taloudellisen kehityksen heikkeneminen, mikä voi hidastaa Heeroksen liiketoiminnan kasvua.
Matalasta hierarkiasta pidetään kiinni
Heeroksella on runsaat 90 työntekijää sekä toimistot Helsingissä, Jyväskylässä ja Turussa. Hollannissa tytäryhtiön palveluksessa on yksi työntekijä.
Pakkanen sanoo, että kasvusta huolimatta matalasta hierarkiasta ja mutkattomasta yhdessä tekemisestä on pidetty kiinni.
– Kasvavassa yhtiössä myös työntekijöillä on mahdollisuus kasvaa omassa työroolissaan, saada lisää vastuuta ja kartuttaa osaamistaan. Lisäksi olemme kannustaneet työkiertoon talon sisällä.
– Taloustiimiin on siirrytty muista tiimeistä ja taloustiimin sisälläkin on vaihdettu välillä tehtäviä. Urapolkuja löytyy näin pienessäkin tiimissä.
Pakkasen mukaan pienessä taloustiimissä jokaisen on oltava itseohjautuva ja oma-aloitteinen. Kullakin työntekijällä on selkeät vastuualueet. Oleellista on myös halu oppia koko ajan uutta.
– Tulevaisuuden taloushallinto on pitkälle automatisoitu. Se vaatii järjestelmien jatkuvaa kehittämistä ja eri tahojen yhteistyötä esimerkiksi verottajan kanssa. Tarvitaan siis hyvät ohjelmistot ja kumppanit digitalisaation ja automaation parantamisessa.
Myös Heeroksessa tekoäly tekee tuloaan muun muassa ostolaskujen AI-tiliöintien muodossa. Pakkasen mukaan uusi teknologia vie koko ajan taloushallinnon työtä rutiinien hoitamisesta kohti poikkeamien käsittelyä. Hän sanoo, että tulevaisuuden taloushallinto on entistä luotettavampaa ja virheettömämpää inhimillisten virheiden jäädessä manuaalisten vaiheiden poistumisen myötä pois.
– Tulevaisuuden taloushallinto on reaaliaikainen, samalla tavalla kuin maksaminen on nyt. Euroopassa siirrytään pelkästään sähköiseen laskutukseen. Näin Suomessakin.
– Kun ohjelmisto on valmis, taloustiimi on yleensä ensimmäisten joukossa ottamassa sitä käyttöön, kertoo ohjelmistoyhtiö Heeroksen talousjohtaja Juho Pakkanen.
Juho Pakkanen kertoo, että Heeroksen taloustiimin toiminnan pääpaino on entistä enemmän tulevan kehityksen ennustamisessa ja skenaariossa.
Juho Pakkanen on toiminut neljä vuotta Heeroksen talousjohtajana.
– Tulevaisuuden taloushallinto on reaaliaikainen, samalla tavalla kuin maksaminen on nyt, Juho Pakkanen toteaa.
