Palkeilla tärkeä rooli valtion talous- ja henkilöstöhallinnon muutoksessa

Suomen valtion keskushallinnossa talous- ja henkilöstöpalvelut on keskitetty kaikkien valtion virastojen osalta palvelukeskuksen tehtäväksi. Vertailussa muiden maiden keskushallinnon palvelukeskuksiin tämä on poikkeuksellista, ja tässä kontekstissa Suomi on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen keskittämisessä edelläkävijä. Esimerkiksi missään toisessa pohjoismaassa ei päästä samaan keskittämisen asteeseen. Kenties naapurimaamme Viro on jopa Pohjoismaita lähempänä. Siellä valtion virastoista 95 prosenttia ovat keskittäneet talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoiminnot palvelukeskukseen.

Palvelukeskusmalli ei pohjimmiltaan eroa valtionhallinnossa yksityisen sektorin vastaavista. Palkeiden tärkein tehtävä on tuottaa laadukkaita ja kustannustehokkaita palveluja asiakkaille. Asiakaskunta on hallintoasetuksella rajattu ja Palkeet ei toimi vapaasti markkinoilla. Valtiovarainministeriö yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa ohjaa virastoja ja Palkeita konsernijohdon tavoin. Palkeiden toiminta perustuu omakustannus- ja aiheuttamisperiaatteeseen, jolloin voiton tavoitteleminen ei ole toiminnan edellytys – kuten ei yleisesti palvelukeskusmallissa.

Palkeet erottaa muista palvelukeskuksista sen asema valtion virastona sekä tietojen julkisuus. Kaikki toiminta kustannusrakenteesta lähtien aina yksittäiseen suoritehintaan tai tuottavuuteen on julkista tietoa. Palkeet julkaisee tiedot vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä ja vastaavia lukuja on harvoin julkisesti saatavilla toimialan muista toimijoista.

Palkeet erottaa muista palvelu­keskuksista sen asema valtion virastona sekä tietojen julkisuus.

Palkeet on näköalapaikka valtionhallinnossa

Asiakkaiden moninaisuus ja erilaiset tarpeet haastavat Palkeet konsernitoimintona. Siinä missä prosessien yhtenäistäminen ja tuottavuuden edistäminen ovat palvelukeskuksen ydintehtäviä, samalla Palkeiden tulee varmistaa tukitoimintojensa toimivuus Suomen valtion viranomaisten ulkomaan toiminnoissa ympäri maailmaa. Yhtenäiset prosessit eivät ole niin yksinkertaisia toteuttaa toiselle puolelle maapalloa kuin voisi olettaa. Esimerkiksi verkkoyhteydet voivat toimia omalla tavallaan, tai paikallinen valuuttaliikenne ei ole niin säänneltyä kuin esimerkiksi euromaissa.

Toisaalta Palkeiden asiakkaissa on turvallisuusviranomaisia, joiden osalta vaatimukset tukitoimintojen tietoturvallisuudelle ja jatkuvuussuunnittelulle ovat kasvaneet ja nämä vaativat erityistä osaamista. Valtion talousarviotaloudessa toimii lukuisia tutkimuslaitoksia, joiden projektitoiminta haastaa kirjanpidon ja raportoinnin seurantatarpeet.

Palkeiden yksi tehtävistä on palkan ja palkkioiden maksaminen kuukausittain koko valtiohallinnolle, jossa monella virastolla on omat erityisvaatimuksensa. Merkittävä osa Palkeiden työtä on tuottaa valtion keskuskirjanpitoon jokaisen viraston osalta kuukausittainen kirjanpitotieto, josta saadaan valtion talouden johtamiseen tarvittavat raportit.

Palkeet varmistaa toiminnallaan valtion maksuliikkeen toimivuuden yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa. Valtion erityispiirteisiin kuuluu, että yksittäisillä virastoilla ei ole muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta omilla pankkitileillään lainkaan rahaa. Päivittäiset maksut katetaan keskitetysti valtion tarpeisiin räätälöidyn pankkiliikenteen kautta yhteistyössä Palkeiden ja Valtiokonttorin kanssa.

VALTION ERITYISPIIRTEISIIN KUULUU, ETTÄ VIRASTOILLA EI OLE MUUTAMAA POIKKEUSTA LUKUUN OTTAMATTA OMILLA PANKKITILEILLÄÄN LAINKAAN RAHAA.

Henkilökohtaiset digiapurit

Palkeiden tehtävä on tuoda paitsi prosessien yhtenäisyyttä ja tuottavuutta, mutta myös uusia välineitä vauhdittamaan talous- ja henkilöstöhallinnon muutosta. Palkeet on ollut mukana yhtenä hallituksen kärkihankkeista viemässä ohjelmistorobotiikkaa tietotyön tekemisen tueksi. Palkeissa onkin jo yli 20 ohjelmistorobottia auttamassa henkilöstä palvelutuotannon tehtävissä. Palkeissa on kova halu automatisoida prosessit, ja lähes jokaisella palkeetlaisella on tukenaan jo digityöntekijä. Palkeissa ei käytetä prosessien automatisoinnissa ainoastaan ohjelmistorobotiikkaa, vaan käytössä on muitakin välineitä.

Manuaalisista ja toisteisista työvaiheista tulee usein pullonkaulana työn virtaukselle. Jatkossa esittämällä automatisointiasiantuntijalle riittävästi oikeita kysymyksiä, on näihin usein löydettävissä automatiikan avulla ratkaisuja.

Uusimpana tavoitteena Palkeissa on tuoda valtionhallintoon koneälyä. Palkeet on yhteistyössä Valtorin (Valtion viestintä ja tietotekniikkapalvelukeskus) kanssa tutkimassa koneälyn mahdollisuuksia asiakaspalvelussa. Palkeiden asiakaspalvelua käyttää osittain jo koko valtionhallinto, yli 70 000 loppukäyttäjää, ja tähän yhteyspintaan halutaan tuoda palvelukokemusta edistäviä työkaluja.

Palkeiden rooli on vahvistumassa

Palkeiden rooli on sen kahdeksan toimintavuoden aikana valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa muuttunut merkittävästi. Ensimmäisenä rooli muutos on tapahtunut asiakaskunnan laajentumisen myötä. Vuoden 2015 alusta kaikki valtion budjettitalouden alaiset virastot ovat olleet Palkeiden asiakkaita. Tämä on mahdollistanut prosessien yhtenäistämisen, parhaiden käytäntöjen levittämisen ja tuottavuuden parantamisen. Palvelukeskuksen asiakkuus ei ole valtionhallinnossa vapaaehtoista. Valtionhallinnossa virastot on ohjattu palvelukeskuksen asiakkaiksi valtiovarainministeriön toimesta, lainsäädännöllä ja Valtiokonttorin määräyksillä.

Toinen Palkeiden rooliin vaikuttava muutos on ollut palvelutuotannossa käytettävien tietojärjestelmäomistajuuksien siirto palvelukeskukseen. Vuosien 2011–2016 aikana tehty Kieku-hanke yhtenäisti asiakkaiden tietojärjestelmäympäristön. Tietojärjestelmien yhtenäistämisessä valtionhallinnon erityispiirteet ovat usein haasteellisia. Valtion talousarviokirjanpito on näistä kruunun jalokivi. Tämä liikekirjanpidon rinnalla tehtävä seuranta on kaikille tietojärjestelmille ja niiden rajapinnoille erityisen haastavaa.

Talousarviokirjanpito ansaitsee ainutlaatuisuudellaan täysin oman artikkelinsa. Lisäksi valtion virastoilla on käytössään lukuisia palkkausjärjestelmiä, ja näiden räätälöinti on usein haastavaa. Valtio käyttää julkista rahaa, joten sen menojen käyttö eri kontrolleineen on tarkasti säänneltyä ja tämäkin haastaa tietojärjestelmät. Tietojärjestelmien omistajuus mahdollistaa Palkeissa näiden kehittämisen nopeamman toimeenpanon ja yhdistämisen kiinteämmin prosessien kehittämiseen. Omistajuus on tuonut mukanaan myös suuren vastuun. Omistajuus vaatii edelleen vahvistuvaa osaamista toimittajayhteistyöstä, uusista teknologioista ja hankinnoista.

Kolmantena muutoksena Palkeiden roolia on vahvistettu talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisessä, joka on looginen seuraus edellä mainittujen vastuiden jatkoksi. Palkeiden vuosittainen kehittämissalkku on merkittävä, ja sen toimeenpanoon liittyy yhä isompi osa Palkeiden toiminnasta. Palkeet tekee valtionhallinnon kehittämistä tiiviissä yhteistyössä valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja asiakkaiden kanssa. Vuoden 2018 lokakuussa Palkeisiin siirrettiin Valtiokonttorista valtion henkilöstöhallinnon prosessien kehittäminen, jolloin näiden osalta kehittäminen tehdään yhdessä suoraan valtiovarainministeriön ja asiakkaiden kanssa.

Lisäksi Palkeiden rooli on muuttunut tiedon hallinnassa. Palkeisiin konsernitoimijana ja tietojärjestelmien omistajana kertyy kiihtyvällä vauhdilla tietoa talous- ja henkilöstöhallinnosta. Tämän tiedon hyödyntäminen tulevaisuudessa tulee yhä tärkeämmäksi ja se tulee saada niiltä osin kuin se on julkista kaikkien hyödynnettäväksi. Tulevaisuudessa, ja jo tässä hetkessä, keskeinen palvelu on talous- ja henkilöstöhallinnon tiedot yhdistävä analytiikka- ja raportointipalvelu.

Palkeiden tulevaisuus

Palvelukeskusmalli elää ja voi hyvin. Keskittämisellä saadaan tutkitusti hyötyjä tehokkuudessa, kustannuksissa, toimintojen yhtenäistämisessä ja läpinäkyvyydessä. Näitä hyötyjä on saatu myös Suomen valtionhallinnossa. Palkeiden rooli tulee vahvistumaan edelleen lakimuutoksen myötä. Vuoden 2019 aikana Palkeista tullaan säätämään lailla, jolloin sen asema ja tehtävät tulevat hallintoasetuksesta lakitasolle.

Palkeiden tulee olla roolin muutoksessa erityisen tarkkana, koska sen tulee jatkossa pystyä yhdistämään prosessien ohjaaminen, tietojärjestelmien omistajuus ja palvelujen tuottaminen saumattomasti yhteen. Tämä tulee edelleen tehdä tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa, koska palvelukeskus on aina ja ensimmäisenä sen asiakkaita varten.