Kirjanpitäjä tekee edelleen liukuhihnamaista kirjaamista taloushallinnossa huomattavan paljon suhteessa siihen, miten paljon koko prosessista voidaan jo automatisoida. Automaation lisäksi ohjelmistojen yhteiskäyttöisyys vähentää rutiinikirjausten määrää ja lisää tilitoimistotyön mielekkyyttä.

Yhteiskäyttöisyyden idea on siinä, että yrittäjä ja tilitoimisto voivat jakaa taloushallinnon tehtävät kuten parhaaksi näkevät. Yrityskäyttäjä voi tehdä ohjelmistossa haluamansa tehtävät ja antaa talouden haasteellisemmat tehtävät tilitoimiston hoitoon. Yhteiskäyttöisyys vähentää myös kyselyiden määrää, kun yrittäjä voi itse tarkistaa tarvitsemansa tiedot ohjelmistosta.

Molemmat hyötyvät yhteiskäytöstä

Yhteiskäyttöisyydestä on saatavissa vain hyötyjä. Yrittäjällä on parempi kuva yrityksensä taloudesta, kun hän itse ­huolehtii laskutuksesta ja näkee koko ajan reaaliaikaisen taloustilanteen suoraan ohjelmistosta. Myös hänen kokonaiskäsityksensä yrityksensä taloudesta kehittyy. Tilitoimistossa päästään eroon liukuhihnatyöstä ja voidaan tarjota asiakkaille heidän liike­toimintansa kannalta olennaisempaa palvelua.

Jokainen toimiva yhtiö tekee joka tapauksessa myynti­laskuja ja vastaanottaa ostolaskuja. Laskujen käsittely on yrittäjälle pakollinen hallinnollinen tehtävä, jossa perinteisellä tavalla toimittaessa tapahtuu unohduksia ja virheitä. Kun ostolaskut maksetaan verkkopankissa ja myyntilaskut luodaan kirjan­pidosta erillään olevassa järjestelmässä, unohtuu laskuja silloin tällöin sähköpostiin ja tositteita pöydän kulmalle.

Yhteiskäyttöisen taloushallinto-ohjelmiston ensimmäinen konkreettinen hyöty on, ettei yhtään tositetta tai kuittia tarvitse kuljettaa mihinkään, koska ne ovat jo valmiiksi samassa ohjelmistossa kirjanpidon kanssa. Yksikään verkkolaskuna ohjelmistoon saapunut lasku ei unohdu. Saatavienhallinnankin voi useissa ohjelmistoissa automatisoida tai ulkoistaa, jolloin yrittäjä säästyy ikäviltä perintätehtäviltä.

Yhtään tositetta tai kuittia ei tarvitse kuljettaa mihinkään, koska ne ovat jo valmiiksi samassa ohjelmistossa kirjanpidon kanssa.

Toinen merkittävä hyöty on läpinäkyvyys. Kirjanpitäjä näkee kaiken mitä yrittäjä tekee ja päin vastoin. Molemmilla on ajantasainen tieto siitä, mitä asioita on hoidettava tänään tai tällä viikolla. Ohjelmisto muistuttaa erääntyvistä laskuista, kohdentumattomista viitesuorituksista, tiliöimättömistä tositteista jne. Yrittäjän käsitys oman yrityksensä talousasioista paranee, kun hän näkee kassavirtalaskelman ja muita raportteja suoraan ohjelmistosta.

Tilitoimistoille on olemassa useita ohjelmistovaihtoehtoja, joissa on kaikki tilitoimiston tarvitsemat toiminnot sekä asiakkaalle helppokäyttöiset laskutusohjelmisto ja raportit yhdessä paketissa. Ohjelmistot on pyritty laatimaan kirjanpitäjän arkea helpottaviksi ja yrittäjän käyttöön mahdollisimman yksinkertaisiksi. Tavoite on säästää yrittäjän aikaa hallinnollisista tehtävistä.

Ostolaskuista ison osan voi automatisoida huoletta

Ostolaskujen käsittely, maksaminen ja tiliöinti on nykyaikaisissa taloushallinto-ohjelmistoissa pitkälti automatisoitu. Esimerkiksi säännöllisesti, saman suuruisena saapuvan puhelinlaskun käsittelyn voi automatisoida kokonaan. Osa laskuista on tietysti sellaisia, jotka vaativat tarkastamisen ja tietyn henkilön hyväksynnän. Käyttäjä pystyy itse määrittelemään, mitkä laskut automatisoi ja mitkä haluaa hallinnoida itse.

Automaatio perustuu käyttäjän laatimiin sääntöihin. Ohjelmisto ei siis tee itsekseen mitään, ellei käyttäjä ole määrittänyt sääntöjä, joiden mukaan se toimii. Ohjelmistoissa on yleensä valmiita sääntöjä, joita yhdistelemällä voi rakentaa juuri sellaisen automaation kuin itse kokee turvalliseksi.

Säännöillä voi esimerkiksi asettaa laskuille tarkistusrajan. Jos laskun summa on alle 100 euroa, automaatio voi hyväksyä ja laittaa laskun maksuun. Jos summa ylittää sata euroa, pyytää ohjelmisto ihmistä tarkastamaan ja hyväksymään sen. Sääntöjen avulla ohjelmisto tarkastaa saapuvat laskut ihmis­silmää tarkemmin, eikä esimerkiksi yksikään huijauslasku pääse seulan läpi.

Automaation lisäksi monia muita arkea helpottavia toimintoja

Myyntilaskujen laatiminen on ohjelmistoissa tehty niin helpoksi, että käytännössä niitä on todella vaikea tehdä väärin. Laskun laatiminen onnistuu nopeimmillaan muutamalla klikkauksella, kun asiakas- ja tuotetiedot on ladattu ohjelmistoon valmiiksi. Useissa ohjelmistoissa myös osan myyntilaskuista, kuten kuukausittain toistuvat vuokralaskut, voi automatisoida. Kun laskujen teko on helppoa ja saatavienhallinnan voi automatisoida, nopeutuu myös saatavien kotiuttaminen.

Verkkolaskuina ohjelmista lähtevät laskut ovat lähes välittömästi perillä ostajalla omassa taloushallinto-ohjelmassaan, ja ne maksetaan laskun lähettäjälle virheettä eli oikealla viite­numerolla ja summalla.

Ohjelmistoista löytyy monia näppäriä toimintoja myös hanka­lampien taloushallinnon tehtävien helpottamiseksi. Esimerkiksi laskujen jaksottaminen onnistuu lasku- tai jopa lasku­rivikohtaisesti ja kustannuspaikkojen kuluja voidaan jakaa vyörytyssääntöjen avulla laskentakohteille ennalta määritellyn jakokäyrän mukaan.

Asiakkaan liiketalouden kannalta on kaiken ­kaikkiaan parempi, että kaikki laskut löytyvät yhdestä ja samasta ­paikasta. Laskujen maksaminen ja maksujen periminen ovat ­varmemmalla pohjalla. Jos jotain tarvitsee myöhemmin tarkistaa, ovat kaikki tositteet helposti löydettävissä arkistosta. Lippu­lappusten etsiminen jää historiaan, ja kirjahyllyistä voi luopua, kun tositemappeja ei enää tarvitse säilyttää vuosikausia.

Uuden pelko vs. merkittävät hyödyt

Meille ihmisille on perin ominaista vetäytyä kuoreemmme, kun olemme saaneet yhden huonon kokemuksen. Yksi epä­onnistunut käyttökokemus yhden ohjelmiston kanssa, emmekä ole valmiita antamaan muillekaan mahdollisuutta. Vaikka aikaa olisi kulunut ja kehitys kehittynyt.

Nykyaikaiset taloushallinto-ohjelmistot toimivat verkossa, jolloin koneelle asentamista ei enää tarvita. Nykyaikaisten ohjelmistojen käyttöönottokin on pyritty tekemään helpoksi esimerkiksi tiedonsiirron massatoiminnoilla.

Myös ohjelmistojen käytettävyys on viime vuosina kehittynyt valtavasti. Esimerkiksi tositteen syöttönopeuden ­vertaaminen vanhan ja uuden järjestelmän välillä on lähtökohtaisesti väärä tapa verrata ohjelmistoja, koska uusissa ohjelmistoissa tositteet syntyvät automaattisesti. Kun mappikirjanpidossa ­kirjataan joka ainoa tosite käsin, tarvitsee sähköisessä ohjelmistossa kirjata vain yksittäisiä ostolasku- tai tilinpäätöstositteita. Järjestelmä luo automaattisesti jopa 97 prosenttia koko kirjanpidon tositemassasta, palkat mukaan lukien.

Vanhaan, vuosien takaiseen ohjelmistokokemukseen vertaaminen on siis kuin vertaisi hevosvankkureita sähköautoon.

Ohjelmistoon syötetyt perustiedot ja automaatiosäännöt ohjaavat asioita menemään oikein. Esimerkiksi alv:t sekä työnantajasuoritukset menevät yrittäjälle hyväksyntään ja tarvittaessa myös maksuun automaattisesti ja tiliöinti tapahtuu yrityksen prosessissa. Kun ohjelmiston annetaan tiliöidä laskut, päivittyy tuloslaskelma saman tien, ja yrittäjä saa todella reaali­aikaista tietoa. Hänen näkymänsä yrityksen talouteen ei ole enää tilitoimiston aikatauluista riippuvainen.

Kun automaatiolle annetaan mahdollisuus, vähenee näppäily­virheiden määrä, kirjanpidon laatu paranee ja kuukauden katko valmistuu nopeammin. Kun kirjanpito on koko ajan tilinpäätöstasoista, vähenee myös kuun- ja vuodenvaihteen kiire. Alv:n maksupäivillä ja viranomaisten päivämäärillä ei ole enää samanlaista merkitystä, ja tilinpäätöksen tekeminen helpottuu.

Sähköinen ohjelmisto mahdollistaa myös tilitoimiston väelle etätöiden teon. Kun materiaali on pilvessä, ei mitään tarvitse kuljettaa fyysisesti, vaan kaikki säilyy tietoturvallisesti ohjelmistossa sen käyttöpaikasta riippumatta.

Tilintarkastuksenkin voi pilvessä toimivan ohjelmiston ansio­sta tehdä etänä. Tilintarkastajalle annetaan vain oikeudet järjestelmään, ja hän voi tehdä tarkastuksen vaikka kotonaan. Samoin verotarkastuksen voi tehdä täysin sähköisesti. Järjestelmästä löytyvät kaikki tarpeelliset dokumentit.

Asiakkaan etu ykköseksi

Jokaisen yrityksen tärkein tehtävä on tuottaa parasta mahdollista arvoa asiakkailleen. Tilitoimiston palveluissa se nyky­aikana tarkoittaa reaaliaikaisen taloustiedon mahdollistamista, tulevan ennakoimista sekä yrittäjän neuvontaa ja tukemista talouslukujen kertoman pohjalta. Hyvinvoiva, kasvava asiakas tuottaa tietysti tilitoimistollekin paremmin ja on erinomainen referenssi tilitoimiston palveluista.

Toisaalta myös pienten, vähän laskuttavien ja vähän tuottavien asiakkaiden kirjanpidon automatisoinnista saadaan merkittävää hyötyä. Kun heidän palvelustaan suurin osa voidaan automatisoida, vähenevät tuotantokustannukset olennaisesti.

Yhteiskäyttöisyys ja automaatio vähentävät tilitoimiston rutiineja ja laskutettavien tuntien määrää, mutta hyvät tilitoimistot ovat reaaliaikaisuuden ansiosta pystyneet muuntautumaan asiantuntijoiksi. Nykyaikaiset ohjelmistot tarjoavat ­paljon raportteja, joiden avulla tilitoimisto voi opastaa yrittäjää mm. tuntemaan omaa yritystään paremmin ja löytämään säästö­kohteita.

Sähköisen ohjelmiston myötä tilitoimiston toimintatavat ja liiketoimintamalli väistämättä muuttuvat. Muutoksesta on kuitenkin saatavissa monia hyötyjä. Kun lähtökohdaksi otetaan asiakkaan päivittäisten rutiinien helpottaminen ja hyvän palvelun tarjoaminen, on muutos helpompi myydä myös heille.

Joku tarjoaa asiakkaallesi sähköistä taloushallintoa tänäänkin

Digitalisaatio on kuluneen vuoden aikana ottanut ison harppauk­sen yritysten arjessa. Yhä useampi yrittäjä on tietoinen tarjolla olevista vaihtoehdoista. Mitä suurempi yritys, sen todennäköisemmin heille on jo tarjottu sähköistä talous­hallintoa etuineen.

Uusia asiakkaita on todella vaikea saada, jos tarjoaa kuittikirjanpitoa ja kuukauden jäljessä kulkevaa raportointia.

Uusia asiakkaita on todella vaikea saada, jos tarjoaa kuittikirjanpitoa ja kuukauden jäljessä kulkevaa raportointia. Uusia työntekijöitä on aina vain vaikeampi löytää, sillä kaikki uudet kirjanpitäjät koulutetaan nykyaikaisten ohjelmistojen avulla. Tilitoimistoyrityksen likvidointikin on haasteellista ilman sähköistämistä, tai ainakin saa varautua siihen, että elämäntyöstä saatava hinta on odotettua alhaisempi.

Tilitoimistoilla ei ole nyt varaa jäädä odottelemaan parempaa tulevaisuutta. Se on jo täällä. Moni on ahaa-elämyksen jo kokenut ja tehostanut liiketoimintaansa.

Koska kilpailijasi tekee sen kuitenkin, miksi et sinäkin tekisi?