Automaatio vaatii kirjanpitäjältä uusia taitoja ja tapoja
Tilisanomien numerossa 3/24 käsiteltiin Automaation sudenkuoppia, joita voi tulla vastaan automaation hyödyntämisessä taloushallinnon prosesseissa. Artikkelissa käsiteltyjen sudenkuoppien välttäminen keskittyi siihen, että saadaan perusasiat kuntoon ja luotua pohja automaation onnistuneelle hyödyntämiselle. Artikkelissa käsiteltiin seuraavat sudenkuopat:
1) Tieto ei ole kunnossa
2) Taloushallinnon prosesseja ei ole järjestetty toimiviksi
3) Automaatioon ei luoteta
4) Osaamisen puute
5) Automaatio ei pysy lestissään
Kirjanpito on kuva yrityksen taloudesta
Kirjanpito kuvaa yrityksen toimintaa ja taloudellista tilaa. Sen avulla yrityksen toiminta ja talous piirretään näkyväksi ja luettavaksi. Jotta voimme arvioida lopputuloksen osuvuutta ja oikeellisuutta, on meidän tunnettava yrityksen liiketoiminta, kuinka tiedot saadaan taloushallintoon ja kuinka ne siellä esitetään. Taloushallinnon prosessit ovat pk-yrityksissä yleensä pitkälti kirjanpitäjän käsissä ja kehitettävissä. Tämä on hyvä lähtökohta yrityksen taloushallinnon kehittämiselle. Meillä on osaamista saada taloushallinnon prosessit toimiviksi ja yrityksen liiketoimintaa tukeviksi.
Sen lisäksi, että liiketoimintaymmärryksen merkitys on kasvanut entisestään, on kirjanpitäjän kiinnitettävä myös aiempaa enemmän huomiota yrityksen taloushallintoon vaikuttaviin tietovirtoihin. On ymmärrettävä, missä ja miten tieto syntyy, kuinka se liikkuu ja kuinka sitä käsitellään sekä minkälaista valvontaa on oltava. Lisäksi pk-yrityksillä on usein käytössään useita järjestelmiä ja osa tiedoista liikkuu integraatioiden välityksellä. On arvioitava, millä tasolla ja mitä tietoja integraation toiminnan osalta on syytä varmentaa täsmäytysten avulla. Tiedot liiketoiminnan tapahtumista tulee saada alkulähteiltä saakka kulkemaan eheinä ja oikeina aina raportointiin saakka.
TIEDOT LIIKETOIMINNAN TAPAHTUMISTA TULEE SAADA ALKULÄHTEILTÄ SAAKKA KULKEMAAN EHEINÄ JA OIKEINA AINA RAPORTOINTIIN SAAKKA.
Oma kokonaisuutensa on se, kuinka asiat kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on lainsäädännön ja erilaisten säädösten ja ohjeiden mukaan esitettävä. Tätä vahvaa osaamista ja taitoa tulkita säännöksiä erilaisissa tilanteissa tarvitaan edelleen. Automaatiolla ei ole tiedossaan laajempaa kuvaa asioista, joten tässä tarvitaan ammattitaitoista ihmistä ja hänen arviointikykyään. Kirjanpitäjän kannattaa kuitenkin hyödyntää tekoälyä eri tietolähteiden tehokkaampaan etsimiseen sekä tapahtuman käsittelyyn vaikuttavien olosuhteiden kartoittamiseen. Tarjolla on useita ilmaisia tekoälysovelluksia, joita voi hyödyntää vaikka saman tien.
Mitä kuvasta puuttuu?
Kun tapahtumat on saatu kirjanpitoon, käsitelty asianmukaisesti ja koottu yhteen, on kuva valmis. Vai onko? Miltä lopputulos näyttää? Kuvaako tuloslaskelma ja tase yrityksen toimintaa ja taloudellista asemaa? Viimeistään tässä kohtaa myös yrittäjän haastaminen on tarpeen. Kun raportointia käydään yrittäjän kanssa yhdessä läpi, löytyy usein lisää huomioitavia asioita tai jokin erä tai muutos ei ole looginen. Syyt näihin on hyvä selvittää. Haasta yrittäjää erityisesti niissä asioissa, jotka eivät suoraan näy raportoinnista. Mitä kirjanpidosta puuttuu? Onko yritykselle esimerkiksi muodostunut velvoite huomioida vastainen meno tai menetys? Onko liiketoimintasopimuksissa sovittu jotain erityisiä ehtoja? Arvioi siis lopputulosta, esimerkiksi tilinpäätöstä, kriittisesti, ja kiinnitä huomiota myös siihen, mitä sieltä voisi puuttua.
HAASTA YRITTÄJÄÄ ERITYISESTI NIISSÄ ASIOISSA, JOTKA EIVÄT SUORAAN NÄY RAPORTOINNISTA.
Automaation huomioiminen
Automaatio on edelleen suhteellisen uusi elementti pk-yritysten kirjanpidon hoitamisessa, ainakin kun puhutaan tekoälyyn pohjautuvan automaation käytöstä. Tämän johdosta se myös vaatii meiltä uutta ajattelua ja uuden oppimista. Meidän on arvioitava omia työskentelytapoja ja rutiineja ja muutettava niitä. Rutiinit juurtuvat tekemällä ja vanhat rutiinit hoituvat ilman suurempaa ajatusta. Siinä piileekin se vaara, että jokin rutiini on voinut käydä huomaamattamme täysin turhaksi ja jokin toinen, tärkeä toimenpide tekemättä.
Automaatio muuttaa tekemisen painopisteitä
Automaation käyttö kohdistuu tyypillisesti ostolaskujen tiliöintiin ja vaikuttaa olennaisesti yrityksen tietovirroissa tapahtumien käsittelyyn. Tämä muuttaa kirjanpitäjän näkökulmasta tekemistä ja tekemisen painopistettä. Automaation osalta on hankittava osaamista ja ymmärrystä, kuinka se toimii, mitä se tekee ja mitä se osaa hyvin ja missä piilee riskejä. Katse on suunnattava yksittäisten tapahtumien sijaan automaation valvontaan ja tuloksiin. On selvitettävä, kuinka pystyn valvomaan automaation tekemää työtä siten, että se hoitaa työnsä. Minä kirjanpitäjänä varmistan automaation toimivuuden ja tulosten laadun. Tämä ei välttämättä ole helppo tehtävä, mutta tässä korostuu se, että kirjanpitäjä ymmärtää, mitä tulosten tulisi olla ja mikä on poikkeuksellista millekin yritykselle.
Kun käytetään automaatiota, ei voi jatkaa kirjanpidon tekemistä kuten ennenkin. Jos joku on jo tehnyt ostolaskujen tiliöinnit, niitä ei kannata käydä läpi uudelleen. Automaation käyttöönottovaiheessa on totta kai tärkeä käydä automaation käsittelemiä tapahtumia läpi kriittisesti, tehdä oikaisut ja opettaa automaatiota sekä saavuttaa itselleen ymmärrys siitä, miten automaatio toimii, mihin se kykenee ja mikä sille on vaikeaa. Mutta kun tämä vaihe on ohi, on automaatiolle annettava työrauha ja valvottava itse niitä kohtia, joihin liittyy riskiä. Esimerkiksi uuden tyyppiset myyntitapahtumat uusille asiakkaille uusiin maihin ovat mitä todennäköisimmin tilanteita, joita automaatio ei pysty hoitamaan luotettavasti.
Mikä on olennaista?
Olennaista on, että kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä saa oikean kuvan yrityksen toiminnasta ja talouden tilasta. Olennaisia eivät ole yksittäiset sentit tai eurotkaan, mikäli varmistetaan mahdollisten erojen ja virheiden osalta, etteivät ne ole systemaattisia ja pidemmässä juoksussa merkittäviä. Kirjanpidossa käy helposti niin, että kiinnitämme katseemme liiaksi yksittäisiin tapahtumiin ja samalla meillä saattaa jäädä huomaamatta paljon isompia asioita, joilla on myös olennaista rahallista merkitystä yritykselle. Lähtökohta toki on, että teemme laadukasta kirjanpitoa ja täytämme täsmällisesti lainsäädännölliset vaateet, mutta onko laadukas kirjanpito sitä, että tekemisemme painopiste jää edelleen tapahtumatasolle, jolloin isompi kokonaiskuva ei saa riittävää painoarvoa? Yksittäisten tapahtumien tarkastamisella ei taata laadukasta lopputulosta.
Raportoinnin luotettavuuden varmentaminen olennaisuus huomioiden
Tase-erittelyjen laadinta ja läpikäynti on yksi erittäin hyvä käytännön keino varmentaa taloudellisen raportoinnin luotettavuutta. Mikäli tase on oikein raportointijakson alkuhetkellä ja raportointihetkellä, on suuressa kuvassa myös tuloslaskelma oikein. Tämä ei toki pure kaikentyyppisiin virheisiin, mutta taseen erien läpikäynnillä saadaan kiinni monenlaisia asioita, joita kirjanpidossa mahdollisesti on vielä huomioitava. Tase-erien läpikäynti tuo usein esille erilaisia arvostuskysymyksiä ja alaskirjausten tarvetta sekä puuttuvia jaksotuksia tai indikaation esimerkiksi ennakkomaksun muodossa jostakin liiketapahtumasta, jonka osalta ei vielä muutoin ole tietoa.
TASE-ERITTELYJEN LAADINTA JA LÄPIKÄYNTI ON YKSI ERITTÄIN HYVÄ KÄYTÄNNÖN KEINO VARMENTAA TALOUDELLISEN RAPORTOINNIN LUOTETTAVUUTTA.
Toinen tapa varmentaa taloudellisen raportoinnin luotettavuutta olennaisuus huomioiden on tehdä se riskien arvioinnin kautta. Missä taloushallinnon prosessien kohdissa on enemmän riskiä ja kuinka siihen tulisi reagoida? Miten pystyn varmentamaan raportoinnin oikeellisuutta erilaisin toimenpitein ilman että esimerkiksi käyn läpi kaikki automaation tekemät tiliöinnit? Taloushallinnon prosessien läpikäynti riskinäkökulmasta on tehokas tapa varmentaa taloudellisen raportoinnin luotettavuutta. Kiinnitetään huomiota oikeisiin asioihin, tehdään tarvittavat täsmäytykset ja valvontatoimenpiteet ja arvioidaan lopputuloksia. Automaation käyttö itsessään voi tuoda lisää riskejä, ja on tärkeää miettiä, kuinka sen käyttäminen vaikuttaa taloushallinnon prosesseihin ja kuinka valvontatoimenpiteitä on muutettava automaation käytön johdosta.
Lopuksi
Kirjanpidon hoitaminen vaatii laajaa osaamista ja ymmärrystä yhä moninaisemmista asioista. Asiakkaan liiketoiminnan ja taloushallinnon prosessien ja tietovirtojen tuntemisen lisäksi on ymmärrettävä automaation toimintaa ja pystyttävä arvioimaan riskilähtöisesti taloushallinnon raportoinnin luotettavuutta. Lisäksi on pystyttävä hallinnoimaan ja analysoimaan isoja tietomääriä sekä pystyttävä tarjoamaan asiakkaalle heidän tarpeisiinsa sopivaa raportointia ja tukea liiketoiminnan päätöksille ja talouden hoitamiselle.
Suurimman muutostarpeen näen siinä, että automaation hyödyntämisen myötä on ymmärrettävä aiempaa syvällisemmin kokonaisuuksia sekä erilaisia olosuhteita ja pystyttävä arvioimaan tuotetun taloudellisen informaation luotettavuutta riskilähtöisyyttä painottaen.
