Automaation viisi sudenkuoppaa
1. Tieto ei ole kunnossa
Automaatiota ei päästä hyödyntämään, mikäli taloushallinnon tieto ei ole digitaalisessa muodossa. On siis lähdettävä liikkeelle laittamalla ensin pohja kuntoon. Ostolaskujen käsittely on yksi oiva automaation käyttökohde. Edelleen Suomessa käsitellään verrattain paljon muita kuin verkkolaskuja. Standardimuotoiset, rakenteelliset laskut mahdollistavat automaation käyttöönoton. Monissa taloushallinnon järjestelmissä on joko itsessään tai järjestelmän kylkeen on hankittavissa ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn apuja. Kyse voi olla puhtaasti erilaisten sääntöjen hyödyntämisestä tai säännöt ja käsittelyt oppivasta automaatiosta.
Tiedon tulee myös olla eheää ja oikein. Automaatiollakaan ei saada puutteellisesta ja virheellisestä tiedosta hyvää ja luotettavaa tietoa yrityksen tarpeisiin. Tiedon eheyteen ja oikeellisuuteen vaikuttavat monet asiat – ja kaikkiin eivät taloushallinnon asiantuntijankaan vaikutusmahdollisuudet yllä. Tieto syntyy taloushallinnon näkökulmasta monissa eri paikoissa ja eri tavoin. Osa tiedoista syötetään mahdollisiin esijärjestelmiin, kuten laskutettavat tunnit työajan kirjausten kautta työajanseurannan järjestelmään ja siirtämällä ne joko toimivan integraation tai manuaalisen tiedonsiirron avulla eteenpäin. Tiedon muodostuminen on siis kiinni osin inhimillisestä, manuaalisesta tiedon syöttämisestä, järjestelmän tietorakenteen palvelevuudesta sekä järjestelmien välisten integraatioiden toimivuudesta. Ja tämän ketjun toimivuuden varmistamisesta. Tällöin me taloushallinnon asiantuntijoina pääsemme viimeistään vaikuttamaan siihen, kuinka eheää ja hyvää dataa tuotamme.
Tiedon tulee myös olla mahdollisimman vakiomuotoista. Hyvänä esimerkkinä tästä toimii vahvasti yrityksen omiin tarpeisiin muokattu tilikartta, jolloin automaatiota ei välttämättä saada toimimaan niin korkealla luotettavuustasolla kuin jos hyödynnetään suppeampaa, standardimuotoista tilikarttaa. Mikäli hyödynnetään oppivaa automaatiota, luotettavuustaso saadaan nousemaan, kun automaatiolle saadaan riittävästi tapahtumia käsiteltäväksi ja automaatio oppii asiantuntijan tekemistä oikaisuista. Mikäli on käytetty standardarimuotoisempaa tilikarttaa tai raportoinnin rakennetta, automaatio voi saavuttaa korkean luotettavuustason paljon nopeammin. Käytännössä siis erilaiset sisäisen laskennan tarpeet kannattaa hoitaa erilaisilla dimensioilla ja seurantakohteilla, ei muokkaamalla tilikarttaa. Myös yrityksessä, jossa toimintaa ja taloushallintoa hoidetaan hajautetummin esimerkiksi eri paikkakunnilla ja niiden taloushallinnon hoitaminen ja käsittelysäännöt poikkeavat paljon toisistaan, ei yhtiötasolla toimiva automaatio välttämättä pysty antamaan luotettavia tiliöintiehdotuksia.
AUTOMAATIOTA EI PÄÄSTÄ HYÖDYNTÄMÄÄN, MIKÄLI TALOUSHALLINNON TIETO EI OLE DIGITAALISESSA MUODOSSA.
2. Taloushallinnon prosessejaei ole järjestetty toimiviksi
Huonosti toimivia prosesseja on vaikea automatisoida. Taloushallinnon prosessit tulee järjestää niin, että ne toimivat mahdollisimman lähellä yrityksen liiketoimintaprosesseja. Tällöin liiketoiminnan tapahtumat antavat herätteen taloushallinnon tapahtumaksi ja prosessit saadaan pyörimään tehokkaasti ja liiketoimintaa palveleviksi.
Tilitoimiston palvelumallin ja asiakkaiden taloushallinnon hoitamisen prosessien kehittämiseen kannattaa todellakin laittaa aikaa, sillä se tulee kyllä säästönä takaisin. Prosessit saadaan toimimaan selkeästi, turhat työt jäävät pois, työnjako on selkeää ja asiakas saadaan prosesseihin mukaan. Ja mikä tärkeintä, hyvin toimivat prosessit itsessään tuovat esille poikkeamia ja mahdollisia virheitä.
Käy siis läpi asiakkaasi kanssa heidän liiketoimintansa, käytössä olevat järjestelmät ja mahdolliset integraatiot. Rakentakaa tästä toimiva kokonaisuus taloushallinnon järjestelmän kanssa, sopikaa selkeästi työnjaosta ja vastuista sekä taloushallinnon hoitamisen sisällöstä ja tarpeista. Kun taloushallinnon hoitaminen on selkeää, on helpompi arvioida, mitä kaikkea voi automatisoida ja ennen kaikkea mitä kannattaa automatisoida.
Käytännössä yksi erittäin hyvä tapa on tehdä yksinkertainen kuvaus taloushallinnon raportointiin vaikuttavista tietovirroista. Mistä kaikkialta ja mitä tietoa eri lähteistä tulee? Kuinka tieto liikkuu ja mitä sille tapahtuu matkan varrella? Missä kohdissa piilee riskipaikkoja? Dokumentoi tämä lyhyesti esimerkiksi kuvan muodossa ja kirjoita ylös tarvittavat toimenpiteet, kuten täsmäytykset, virheseurannat integraatioista sekä mahdolliset muut seurattavat asiat.
3. Automaatioon ei luoteta
Automaatiosta ei saada hyötyä, jos siihen ei voida luottaa. Mikäli kaikki automaation tekemät päätökset ja tiliöinnit käydään yksitellen läpi, automaation käyttö on turhaa. Automaatiosta on saatava ymmärrys, mitä se tekee ja millä perustein se toimii. Luottamus automaatioon lähtee liikkeelle ymmärryksestä.
Automaatiota on monenlaista. On sääntöpohjaista, perinteiseksikin kutsuttavaa automaatiota, mutta myös robotiikkaan perustuvaa tai oppivaan tietomalliin ja tekoälyyn pohjautuvaa automaatiota. Erilaiseen sääntöihin pohjautuvaan automaatioon voi olla helpompi luottaa. Ratkaisut ovat usein selkeästi nähtävissä ja perustuvat olemassa oleviin sääntöihin. Myös robotiikka toimii aina opetetulla tavalla. Tietomalleihin ja tekoälyyn pohjautuvan automaation päätösten perusteet eivät ole niin selkeästi osoitettavissa, päätösten tekemisen takana olevat tietomassat voivat olla valtavia ja mallit voivat toimia erilaisin periaattein. Erilaisia ratkaisuja ja hyödyntämistapoja on monia, ja usein automaatio perustuu yhdistelmään erilaisia tapoja. Yhtä kaikki, emme voi luottaa automaatioon, jos emme ymmärrä, mitä sille on annettu tehtäväksi, mitä se on tehnyt ja millä perusteilla. Meidän on myös ymmärrettävä, miksi jossakin prosessissa hyödynnämme automaatiota ja mitä hyötyjä se tuo. Ymmärrys luo luottamukselle pohjan.
HUONOSTI TOIMIVIA PROSESSEJA ON VAIKEA AUTOMATISOIDA.
Automaation tekemän työn tulee olla läpinäkyvää, ja tapahtumiin tulee jäädä näkyviin riittävät merkinnät käsittelystä ja sen perusteista. Automaation on siis pystyttävä tarjoamaan käyttäjälle selkeää tietoa tapahtumien käsittelystä. Kaikkea automaation logiikkaa ei kuitenkaan aina voida nähdä tapahtumien takaa, ja tällöin kysymykseen tulee erillinen, taloushallinnon hoitamisen näkökulmasta laadittava kuvaus automaation käyttämästä logiikasta. Kuvauksen ei tarvitse mennä teknisiin yksityiskohtiin, vaan riittää, että automaation käyttämä peruslogiikka on kuvattu: mitä tietoa automaatio käyttää hyödykseen, miten päättelyn peruslogiikka toimii ja millainen varmuustaso automaatiolla saavutetaan. Lisäisin kuvaukseen myös sen, kuinka automaation toimintaa valvotaan. Tämän kuvauksen voidaan katsoa olevan osa yrityksen kirjanpidon aineistoa, joten se kannattaa arkistoida asianmukaisesti.
Kasvata luottamusta automaatioon. Kun automaatiota otetaan käyttöön, on automaation toimintaa seurattava tarkemmin ja muodostettava käsitys, missä asioissa automaatio ei pysty luotettaviin ratkaisuihin. Kun automaatiota hyödyntävät henkilöt pääsevät itse käytännössä katsomaan ja kehittämään automaatiota, myös luottamus automaation toimintaan kasvaa. Myös käyttöönottovaiheen jälkeen automaation tekemää työtä ja tuloksia on valvottava. Ota automaatio huomioon täsmäytyksissä sekä raportoinnin oikeellisuuden varmentamisessa. Toimivalla seurannalla luot luottamusta automaation tekemiin ratkaisuihin. Panosta siis toimivaan seurantaan ja sen kehittämiseen yksittäisten tapahtumien läpikäynnin sijaan.
4. Osaamisen puute
Automaation hyödyntäminen voi kaatua osaamisen puutteeseen. Omaa osaamista on kehitettävä jatkuvasti. Tarvitsemme myös vanhoista toimintatavoista luopumista ja uusien tapojen oppimista. Meidän on tullut ymmärtää asiakkaidemme liiketoimintaa ja taloushallinnon prosesseja sekä niissä tapahtuvia tietovirtoja, ja tämä osaaminen korostuu entisestään hyödyntäessämme automaatiota.
Meidän tulee osata valvoa automaation tekemää työtä. On ymmärrettävä, kuinka automaatio toimii ja millä perustein, ja ymmärtää riskipaikat, joita on seurattava. Järjestelmät yleensä tuovat esille poikkeamia, mutta on ymmärrettävä, mikä on poikkeuksellista, aivan kuten on tullut aiemminkin ymmärtää. Myöskään täsmäytyksistä ei ole syytä edelleenkään luopua, vaan pikemminkin laajentaa ajatusta siitä, mitä kokonaisuuden kannalta on valvottava ja millaisia täsmäytyksiä on tehtävä.
Kuinka voin taloushallinnon asiantuntijana kasvattaa osaamistani automaation ymmärtämisen ja hyödyntämisen suhteen? Lähde kasvattamaan omaa osaamistasi automaation taloushallinnon käytännön toteutusvaihtoehtojen kautta. Monissa järjestelmissä itsessään on erilaisia automaatiotyökaluja. Erityisesti ostolaskujen käsittelyssä käytetään nykyisin jo paljon automaatiota, ja sen voi ottaa rinnalle käyttöön, opettaa automaatiota tekemällä oikaisuja ja täydennyksiä automaation tekemiin tiliöinteihin. Samalla opit itse automaation toiminnasta ja sen mahdollisista rajoitteista.
Automaatiota on hyvä lähteä hyödyntämään vaiheittain. Mikäli et vielä ole ottanut käyttöön erilaisia ohjelmistossa olevia sääntöjä, aloita niistä. Pystytkö hyödyntämään esimerkiksi asiakas–ja toimittajakohtaisia asetuksia, ostolaskujen käsittelysääntöjä tai tiliotetapahtumien tiliöintisääntöjä? Onko järjestelmässä käytettävissä tai otettavissa käyttöön muuta automaatiota tai käytetäänkö tilitoimistossa jotain erillistä integroitavaa tuotetta automaatioon? Parasta on ottaa askeleita automaation suuntaan ja kasvattaa sitä mukaa omaa osaamista. Automaatiota tulee tarjolle jatkuvasti lisää, joten askeleita tulee kyllä riittämään riippumatta, miltä tasolta niitä lähtee ottamaan.
5. Automaatio ei pysy lestissään
Automaatio ei toimikaan suunnitellulla tavalla ja tuottaa virheellisiä tuloksia. Yrityksen toiminta kehittyy, toimintaympäristö ja järjestelmät sekä tietovirrat ja tietojen sisältö tai muoto muuttuvat. Automaatio ei ehkä ymmärräkään uusia vivahteita. Meidän on seurattava, että automaatio pysyy lestissään ja oppii asioita oikein. Automaation tulee pystyä tuottamaan tietoa yritysten poikkeavista tapahtumista ja tuomaan ne käyttäjälle arvioitavaksi. Tämä on normaalia automaation tekemää työtä ja taloushallinnon raportoinnin luotettavuuden varmistamista.
Toinen näkökulma on, että itse automaatio ei jostain syystä toimi suunnitellusti. Se ei enää noudatakaan sille asetettuja ”rajoja”, tai automaation toiminta on jostain syystä häiriintynyt. Erilaisista virhe- tai ongelmatilanteista tulee tulla tieto, jotta mahdolliset ongelmatilanteet pystytään selvittämään nopeasti. Erittäin tärkeää on myös huomioida tietoturva ja arvioida automaation turvallisuutta tietoturvan näkökulmasta. Erilaisten taloushallinnon järjestelmän sisäisten automaatioiden toimivuutta varmennetaan järjestelmätoimittajan toimesta, mutta seuranta on tarpeen myös automaation tuottamien tulosten kautta. Hyvät automaatiojärjestelmät tarjoavat riittävästi tukea myös tähän seurantaan.
TALOUDELLISEN RAPORTOINNIN LUOTETTAVUUSON TÄRKEIMPIÄ TAVOITTEITAMME TALOUSHALLINNON AMMATTILAISINA.
Lopuksi
Taloudellisen raportoinnin luotettavuus on tärkeimpiä tavoitteitamme taloushallinnon ammattilaisina. Haluamme työmme olevan laadukasta ja tarjoavan asiakkaillemme raportointia, jonka pohjalta yritystoiminnan johtaminen ja päätöksenteko helpottuu. Haluamme myös taloushallinnon täyttävän kaikki lakisääteiset velvoitteet ja verotuksen toteutuvan suunnitellusti ilman suurempia veroriskejä.
Riippumatta siitä, ovatko taloushallintoa hoitaneet vain ihmiset vai myös automaatio, tulee työn oikeellisuutta ja luotettavuutta arvioida ja seurata. Voi olla, että aiemmin oli helpompi tunnistaa riskikohdat, joissa tapahtumien käsittelyt voisivat mennä pieleen. Nyt tätä on pohdittava eri näkökulmasta, mutta ajatus on sama. Meidän on ymmärrettävä asiakkaamme liiketoiminta, jotta tiedämme mikä on poikkeavaa. Meidän on ymmärrettävä, mistä kaikkialta taloushallinnon tietoa tulee ja kuinka tapahtumien käsittelyt menevät. Meidän on ymmärrettävä, mitä automaatio tekee ja millä perustein ja mitkä asiat voivat olla automaatiolle haastavia, kuten uudet, aiemmasta poikkeavat tapahtumat. Sudenkuoppia riittää, mutta poikkeavatko ne kuitenkaan pohjimmiltaan vanhoista? Uutta ajatusta ja näkökulmaa tarvitaan – ja se on tervetullutta.
