Konekielisen tiliotteen standardi muuttuu

Suomalaiset pankit, yhdessä viranomaisten ja kirjanpidon asiantuntijoiden kanssa, kehittivät 1990-luvun alussa uuden, standardoidun konekielisen tiliotteen korvaamaan siihen asti käytössä olleet, pankkikohtaiset standardit. Tämä ns. KTO (Konekielinen TiliOte) tai TITO (TIliote TOsitteena) tarvittiin, jotta samaan aikaan muuttunut kirjanpitolaki tilitapahtumien sähköisestä käsittelystä saisi käytännön työvälineen niille yrityksille, jotka halusivat tätä osuutta taloushallinnon prosesseissaan automatisoida.

TITO-projekti onnistui hienosti. Sen tuomat edut vanhaan kirjanpitokäsittelyyn olivat merkittävät, minkä yritykset oivalsivat ja vaativat alan järjestelmätoimittajilta sen tuen toteuttamista, joka sekin oli puolestaan itsestäänselvyys. Muutamassa vuodessa TITO oli ajettu sisään ja yritykset alkoivat kehittää siihen perustuvaa automaatiota edelleen.

Itse olin tässä kehityksessä OpusCapita Oy:n palveluksessa ja myös sen sovelluksen yksi peruspilareista on joustava ja automaattinen tiliotteen käsittely ja kirjausten alustaminen ennen siirtoa kirjanpitojärjestelmään. Ajantasaisesti tiliöity tiliote palvelee myös kassatilanteen perustietona ja se oli ­yksi tilioteuudistuksen hyvistä sivutuotteista.

TITO kehitettiin perustuen Suomen omaan, kansalliseen, pankkienvälisen maksujenvälityksen järjestelmän (PMJ) tietosisältöihin. Tästä johtuen myös jopa kansainväliset pankit, jotka operoivat Suomessa ja osallistuvat PMJ:ään, ovat markkinatarpeen takia toteuttaneet TITO-raportoinnin yritysasiakkailleen, mutta vain Suomessa oleviin pankkitileihin. Kansainvälisten tilien raportointi on yleensä perustunut kansainvälisen pankkiverkon SWIFT:in vanhaan MT940-tiliotestandardiin. MT940 ei ole tietosisällöltään niin hyvä ja strukturoitu kuin TITO ja siksi sen käyttö koneellisessa kirjanpidossa onkin aina vaatinut erillisen sisäisen hyväksynnän tilintarkastajien kanssa ja/tai paperitiliotteen liittämisen konekielisen oheen arkistoissa.

TITOn asema markkinastandardina on ollut niin vahva, että myös Suomen markkinoille tulleet kirjanpito- ja muut taloushallinnon järjestelmätoimittajat ovat miltei kaikki toteuttaneet tuen sille, vaikka markkinapotentiaalista ei aina ole ollut järin suuri. Tämä onkin aina ollut haaste kansainvälisille järjestelmätoimittajille: tehdä maakohtaiset sovitukset tukemaan muuten universaalin järjestelmän liittymärajapintoja. Lisäksi Suomessa haasteena ovat TITOn rinnalla tarvittavat, konekieliset oheismateriaalit kuten viiteluettelo ja pankin palauteaineisto kansainvälisistä valuuttamaksuista. TITOssa on välineet raportoida nämäkin riittävällä tasolla, mutta perinne on ollut käyttää Finanssialan Keskusliiton (FK) standardoimaa viiteluetteloa ja markkinan standardoimaa konekielistä palautetta. Viiteluettelolla voidaan kohdistaa avoimet laskut ja saatavat automaattisesti ja tehdä lopullinen maksukirjaus suoriteperusteisille myynneille ja vastaavasti valuuttamaksuissa tehdä vastaava maksukirjaus avoimille ostolaskuille ja vielä automatisoida mahdollinen kurssierokirjaus pankin antamalla todellisella valuuttakurssilla osto- ja maksuhetken erotuksena.

Euroopan maksuinfrastruktuurin murros

Suomen auvoisen, automaattisen rahaprosessin maailman perusta on kuitenkin pettämässä. Syynä ei vielä ollut euroon siirtyminen kotivaluuttana ja kirjanpidon perusvaluuttana. Euron muuttaminen tilivaluutaksi 1.1.1999 alkaen oli loppujen lopuksi helppo juttu. Murros, joka on jo käynnistynyt ja saatetaan loppuun Suomessa vuoden 2011 loppuun mennessä, on SEPA eli Single Euro Payments Area, eli eurooppalainen maksualue. Suomen oma maksujen välitysjärjestelmä lakkaa olemasta tilisiirroille ja kaikki Suomen omat maksutyypit korvataan SEPA-maksuinstrumenteilla ja tämä muassaan tuo ylikäymättömän haasteen kansallisille standardeille Suomessa.

SEPA sisältää ja käyttää monta sisäkkäistä muutosta, joilla tähdätään euro-alueen ja eurooppalaisten maksujen tekemisen helpottamiseen maasta riippumatta. Euro valuuttana ei sitä vielä tehnyt, koska siinä ei puututtu kansallisiin maksujenvälitysjärjestelmiin, vaan kansalliset maksut ovat pysyneet kansallisina ja myös euromaksut, maiden yhteisestä valuutasta huolimatta, on välitetty maasta toiseen kansainvälisenä maksuna tai SEPAn edeltäjän, EU-maksuna. Vasta
SEPA tuo käyttöön eurooppalaiset maksujenvälitysjärjestelmät ja maksut toimivat kuin paikalliset maksut, vaikka kulkevat esimerkiksi Suomesta Saksaan.

EU-maksut jo esittelivät yhden kansainvälistymisen piirteen suomalaisille: kansainvälisen tilinumeron (IBAN) ja pankkikoodin (BIC), jotka olivat pakollisia EU-maksussa ja ovat sitä myös SEPA-maksuissa. SEPA-muutoksen moottori, pankkien muodostama European Payments Council, teki toisen merkittävän päätöksen ottaessaan SEPA-instrumenttien käyttöön uuden ISO 20022 -standardin, jolla harmonisoidaan sekä maksujenvälityksen tietojen siirtyminen pankista toiseen että myös yrityksen lähettämien maksutoimeksiantojen muoto. FK Suomessa on asettanut Suomessa tämän standardin käyttöönoton vaatimuksen SEPA-maksujen lisäksi myös kansainvälisille maksuille ja palkkamaksuille.

Tilisiirron rahaprosessissa on neljä osapuolta: maksaja, maksajan pankki, saajan pankki ja saaja. SEPA-muutoksen myötä ISO 20022 -standardi on EPC tai kansallisella sääntelyllä jo osa yrityksen lähettämää maksuaineistoa pankkiin ja pakollisena pankkien välittämässä sanomassa maksajan pankista saajan pankkiin. Puuttuva lenkki on tiliraportointi. Koska tileillä on paljon muitakin tapahtumia kuin SEPA- tapahtumia, ei ole olemassa tiukkaa regulaatiota siitä, että sama ISO 20022 -standardi pitäisi ottaa käyttöön myös pankin antamaan tiliraportointiin.

Tiliraportoinnin muutos

Tiliraportoinnin muutos tapahtuu asteittain yrityksen omasta vaatimuksesta parantaa omien prosessiensa automaatiota. Syy tähän on tavoiteltavat säästöt ja saman prosessin soveltaminen rajan ylittävien tapahtumien käsittelyyn, joiden automaatio on ollut hankalaa puutteellisen tai strukturoimattomien tapahtumatietojen takia. Kun yritys siirtyy maksamisessa ISO 20022 -standardiin korvaten Suomessa kotimaanmaksujen, ulkomaanmaksujen ja palkkojen paikalliset formaatit, vastaan tulee pian tarve saada myös raportointi pankista samassa muodossa. Edes TITO hyvästä rakenteestaan huolimatta ei pysty rajauksitta raportoimaan SEPA-tapahtumien kaikkia nyansseja, joilla on yrityksen avoimien tapahtumien kohdistamisessa ja kirjaamisessa tärkeä rooli. Toisaalta kansainvälisillä yrityksillä on tarve saada tiliraportointi samanlaiseksi kaikista tileistään maasta ja valuutasta riippumatta. Tämä taas vähentää tarvetta teettää maakohtaisia sovituksia taloushallinnon järjestelmiin. Teknisesti ISO 20022 perustuu XML-sanomadokumenttien (eXtended Markup Language) käyttöön. XML on tiedon tallentamisen ja siirtämisen de facto -standardi, jonka soveltaminen tietojärjestelmissä on helpompaa, nopeampaa ja halvempaa kuin perinteisten, maakohtaisten formaattien.

Rivien välistä voi helposti lukea, että hyödyt ovat ilmeisiä kansainvälistä liiketoimintaa harjoittaville yrityksille. Mutta sama pätee myös kansallisiin yrityksiin heti, kun ne ovat ottaneet uuden standardin käyttöön maksamisessa, siirtyneet käyttämään SEPA-maksuja kansallisten asemesta ja vieläpä lopulta Suomen maksujenvälitysjärjestelmän tilisiirtojen osuuden loppuessa 31.12.2011. Silloin TITO ei enää pysty antamaan samaa palvelutasoa yritysten kannalta tärkeissä tapahtumatiedoissa kuin vastaavat ISO 20022 sanomat. SEPA rakennemuutoksena taas helpottaa perintei­sesti vain kotimaassa toimineiden yritysten laajentamisen SEPA- alueelle, mikä onkin hyväksi, koska vastaavasti ulkomaisten kilpailijoiden tuleminen Suomeen helpottuu.

XML-raportointisanomat, niiden kehittäminen ja soveltaminen

ISO 20022 -tiliraportointisanomia on kolme:
• tiliote camt.053.001.02
• tapahtumaerittely camt.054.001.02 ja
• kuluvan päivän tiliraportti camt.052.001.02.

Koska ISO 20022 perustuu tarkasti suunniteltuun uusiokäyttöiseen liiketoimintamalliin, noiden sanomien sisältö on 95-prosenttisesti sama ja yhteinen osuus on nimenomaan tapahtumien ja niiden erittelytapahtumien rakenne. Tämä tuo heti merkittävän edun suomalaisiin standardeihin nähden. Samalla, teknisellä tapahtumaraportoinnilla voidaan korvata TITO-tiliotteen lisäksi viiteluettelo, valuuttamaksujen palaute, saldo- ja tapahtumaotteiden ja muutaman muun standardi- tai pankkikohtaisen formaatin aineisto sekä käyttää sitä edelleen kaikkien tilien, ei vain Suomessa olevien, raportointiin.

ISO 20022 -standardiin ja sen kehittämisen metodologiaan ja hallintoon voi tutustua kotisivulla www.iso20022.org. Se ei ole vain eurooppalainen, vaan kansainvälinen hanke. Esimerkiksi Japani on ottamassa ISO 20022 -mallin käyttöön omassa paikallisessa maksujenvälityksessä (Zengin) ensi vuoden lopussa. Standardia kehittää lukematon joukko eri pankkisanomien teknisiä ja liiketoiminta-asiantuntijoita. Teknisen kehitystyön lisäksi on olemassa Common Global Implementation (CGI) -käyttöohjeen laadintaryhmä, johon kuuluu kansainvälisten pankkien lisäksi isoja yrityksiä ja järjestelmätoimittajia. Itse olen ollut siinä mukana vuoden 2009 syksystä lähtien edistämässä Suomen ja muiden pohjoismaiden hyviä käytäntöjä myös kansainväliseen käyttöön. Ryhmä tekee teknisestä standardista käyttöohjeita pankeille ja järjestelmätoimittajille, jotta standardin käyttö pysyisi eheänä eikä isoja eroja eri tapahtumatyypeistä ja niiden erilaisesta käsittelystä huolimatta tulisi.

Eri maiden asiantuntijoiden mukanaolo CGI:ssä on tärkeää, koska syntyneet käyttöohjeet ovat pohjana niiden kansallisessa soveltamisessa ja lopulta kunkin pankin omassa toteutuksessa eri sanomille. Tämä periyttäminen (ISO 20022 – CGI – kansallinen soveltamisohje – pankin toteutusohje) pitää tehdä niin, että eri markkinoiden palvelutaso säilyy ja ettei alemman tason soveltamisohje ole konfliktissa vastaavan ylemmän tason ohjeen kanssa.

Uudet tiliraportointisanomat Suomessa

Suomen ohje on tehty FK:n projektina Suomessa toimivien pankkien yhteistyönä kuunnellen sekä viranomaisten että loppukäyttäjien ääntä. Ohjeen laatiminen alkoi 2009 keväällä ja saatiin nykyiseen muotoon toukokuussa 2010. Työ on ollut hidasta ja pioneeriluonteista, koska kansainvälinen soveltamisohje ei ole ollut vielä valmis ja vastaavia maakohtaisia projekteja on tehty tietoni mukaan vasta Belgiassa ja Saksassa uusille sanomille. Yhteistyö näiden maakohtaisten ryhmien välillä on ollut hedelmällistä ja maakohtaisten hyvien menettelyiden kuvauksia on jaettu avoimesti. Sen lisäksi käynnissä olevassa, kansainvälisessä CGI-ohjeiden määritystyössä

Suomella, Belgialla ja Saksalla on tärkeä rooli, koska määrityshanke on ollut perusteellinen jo pitkän aikaa ja siksi näkemykset uusien sanomien soveltamistavoista ovat kirkkaampia kuin muilla mailla ja niiden pankeilla tai loppukäyttäjillä. Kun CGI-käyttöohjeet saadaan valmiiksi, tehdään myös Suomen tiliotteeseen ja erittelyaineistoon tarvittavat muutokset, jotta määritysten mahdollisilta konflikteilta vältytään. Suomen tekemän määritystyön kuvaukset eivät saa olla ristiriidassa CGI-ryhmän määritysten kanssa. Tämä ei kuitenkaan estä tekemästä Suomen tarpeiden mukaista kuvausta.

Ohjeiden lähiajan muutostarpeet kertovat kuitenkin selvää kieltään siitä, että toteuttamisaikataulu ei ole ihan lähikuukausien asia pankeissa. SEPA-muutokset maksujen puolella, joita ohjataan viranomaissääntelyllä, vaativat edelleen paljon resursseja pankeissa ja markkinatarvevetoinen tilioteraportoinnin muutos on jäänyt odottamaan parempia aikoja. Nyt paine on kuitenkin niin kova, että Suomessa toimivat pankit ovat alkaneet työn ja saanevat uuden standardin tiliotteita käyttöön omien aikataulujensa mukaan joko myöhään tänä vuonna tai ensi vuoden aikana. Tarkoituksena on tehdä uuden tiliotteen sisältö mahdollisimman valmiiksi niin, ettei se elä kovin pitkään muutosten aikaa, joka toki aina on otettava huomioon uuden soveltamisessa. Päivitystarpeilta ei voi välttyä varsinkaan, kun uusi tiliote palvelee muidenkin maiden tilien raportointia samoin puittein.

Erot vanhan ja uuden välillä

Uuden standardin mukainen tiliote poikkeaa sekä teknisesti että toiminnallisesti nykyisestä TITO-tiliotteesta ja sen liiteraporteista. Kerroin jo, että uusi standardi sallii yhdistää tiliotteeseen tiedot saapuneista viitesuorituksista sekä palautteet valuuttamaksuista. Lisäksi tiliotteen kanssa teknisesti lähes identtisellä kuluvan päivän raportilla voidaan raportoida kirjattujen tapahtumien ja reaaliaikasaldojen lisäksi ennakkotietoja saapuvista valuuttamaksuista. Kaikilla näillä on tällä hetkellä omat raportointiformaatit. Koska monet sähköisen raportoinnin käyttäjät ovat tehneet prosessiensa sovitukset nykytilanteen mukaan, on haasteena tehdä muutoksia uuden tilanteen mukaisiksi varsinkin, jos toimitustavoissa tulee isoja eroja pankkien nykyiseen
toteutukseen. Koska alkuvaiheessa raportoinnin järjestelmät ovat pankeillakin enimmäkseen samoja, ei isoja muutoksia liene alkuun tiedossa. Eli viiteluettelon erillinen toimitus uudella, mutta erillisellä tapahtumaerittelyllä on mahdollista. Markkinalla on kuitenkin selvä tendenssi siirtyä mahdollisimman kattavaan tilioteraportointiin kaikkine tapahtumadetaljeineen, joten sen toimitustavan suosio kasvaa. Tällöin sanomaa lukevan sovelluksen pitää osata käyttää samassa sanomassa olevaa dataa sekä avoimien saatavien kohdistukseen että kirjausten automaattiseen tekemiseen.

Isoin muutos uudessa tiliotteessa on siirtyminen standardoituihin transaktiokoodeihin. Eri maiden ja formaattien tiliotteissa koodit samalle tapahtumatyypille ovat vaihdelleet paljon ja aiheuttaneet harmia tiliotteen automaattiselle käsittelylle. Nyt pankit voivat maasta riippumatta käyttää samaa kooditusta samalle tapahtumatyypille. Uusi koodisto on kolmitasoinen hierarkia nelitasoisia koodeja, joilla saadaan erittäin tarkka tapahtumien luokitus. Tämä koodisto löytyy myös ISO 20022 -sivustolta ja luonnollisesti CGI-ryhmä tekee sen käytöstä omat suositukset ja vastaavuustaulukot nykyisin eri maissa käytössä oleviin koodeihin. Lisäksi pankit raportoivat uusien koodien rinnalla tietyn siirtymäkauden vanhoja koodeja, jotta sanomia lukevilla loppukäyttäjillä on aikaa sopeutua uuteen koodistoon.

Toisaalta Suomen TITO-tiliotteella on tietoja, joita ei uudessa standardissa ole:
• tapahtumien juokseva numero tiliotteen sisällä
• tapahtumien kuittikoodi ja välitystapa
• tapahtuman saajan / maksajan nimen lähde
• tapahtuman lomakenumero.

FK teetti Kirjanpitolautakunnalla uuden standardin tiliotteen validoinnin kirjanpitoprosessissa eikä mikään luetelluista kohdista ollut sen mukaan este uuden tiliotteen käytölle. Jos nykyinen tiliotekäsittely asiakkaalla tai asiakkaan sovelluksessa käyttää noita tietoja johonkin osaan automaattista käsittelyä, täytyy se osa toki uusia. Itse tiedän, että joissakin tapauksissa tiliotteen numeroa tapahtuman pankin antamalla numerolla täydennettynä on käytetty tapahtumien automaattisena tositenumerointina tai sen pohjana. Puuttuvan numeroinnin voi helposti korvata aineiston sisäänluvussa omatoimisella numeroinnilla tapahtumien lukujärjestyksessä.

Vastaavasti uusi tiliote tuottaa paljon lisäominaisuuksia. Jo mainittu standardin mukainen tapahtumien transaktiokoodi on iso parannus. Myös valuuttatapahtumien kurssikirjauksiin tulee lisää tarkkuutta. Ylipäänsä se, että raportoitujen tapahtumien tietosisältö on toteutettu pääosin samalla tietorakenteella kuin alkuperäinen maksutoimeksianto tai suoraveloituspyyntö, tuottaa lisätarkkuutta tapahtumien kohdistamiseen. Tämä on merkittävä parannus rajanylittävien tapahtumien kirjaamisessa, mikä on tähän asti ollut enimmäkseen manuaalityötä. Muutosta täydentää suomalaisten aloittama hanke kansainvälisen saajan viitteen (ISO 11649) käyttöönotosta myös osaksi SEPA-instrumentteja marraskuusta 2011 alkaen.

Maksupalvelulain edellyttämä tarkempi kulujen ja korkojen raportointi on myös mahdollista uudessa tiliotteessa sille varatuin strukturoiduin tiedoin. TITO-tiliotteessa näitä tietoja on annettu vaihtelevasti ja pankkikohtaisesti tiliotteen vapaamuotoisissa kentissä ja pankkikohtaisilla alueilla. Koska korkojen ja kulujen raportoinnissa yrityksille on pankeilla muitakin vaihtoehtoja, niiden toteutus uuteen tiliotteeseen tullee myös pankkikohtaisin aikatauluin.

Tästä eteenpäin

Kun yrityksissä nyt tehdään SEPA-toteutuksia maksujen prosessointiin uutta ISO 20022 -standardia käyttäen, voi olla tarpeen jo nyt ottaa huomioon myös tuleva uusi tilioteraportointi. TITO-tiliote ei aukottomasti ja rakenteellisesti pysty raportoimaan kaikkia SEPA-tapahtumien detaljeja ja siksi joitakin sovitustöitä joudutaan mahdollisesti tekemään joka tapauksessa kirjauskäsittelyyn. Toisaalta turha kiire uuden tiliotteen soveltamisessa voi jäädä pois. Innokkaimmat yritykset ovat halukkaita testaamaan uutta varsinkin kansainvälisten tiliotteiden tietosisältöjen parantamiseksi ja näistä piloteista saadut kokemukset ovat äärimmäisen hyödyllisiä ennen laajempaa käyttöä yrityksissä. Kun kansainväliset käyttöohjeet valmistuvat tämän vuoden aikana ja niiden pohjalta tehdään Suomessa FK-työryhmän kuvauksen täsmennykset, pankeilla on välineet alkaa toteuttaa ensi vaiheen lopullinen tiliote uudella standardilla. Sen jälkeen on asiakkaiden ja tiliotteita käsittelevien sovellusten kehittäjien asia laatia oma aikataulu uuden standardin soveltamiseen omiin prosesseihinsa. Koska tiliraportoinnin puolella ei ole mitään pakotetta siirtyä uuteen standardiin, tulee TITO-tiliote jatkamaan vielä elämäänsä myös Suomen SEPA-siirtymäkauden päättymisen jälkeen. Nähtäväksi jää, miten pitkään.