Tulorekisteri tuli – näin selviydyimme Varmassa

Verottajan tulorekisterin ensimmäinen vaihe otettiin käyttöön vuoden 2019 alusta, jolloin työnantajat ryhtyivät ilmoittamaan sinne maksetut palkat. Tulorekisterin tavoitteena on ollut työnantajan hallinnollisen taakan vähentäminen niin, että ansiotiedot ilmoitetaan vain yhteen paikkaan, josta tiedon hyödyntäjät käyttävät niitä.
2.12.2019 Tiina Kurki

Tulorekisterin tietojen hyödyntäminen on vaiheistettu siten, että vuoden 2019 alusta tietoja ryhtyivät käyttämään Verohallinto, Kela, työttömyysvakuutusrahasto (TVR) sekä työeläkelaitokset/yhtiöt ja Eläketurvakeskus (ETK).

Työeläkeyhtiö Varma aloitti tulorekisterin tietojen hyödyntämisen muiden alan toimijoiden kanssa etunenässä vuoden 2019 alusta. Käytämme tulorekisteristä saatavia tietoja laajasti; ansiotietojen perusteella määritämme yritysten työeläkevakuutusmaksut ja jokaisen meillä vakuutetun henkilön työeläkkeen. Eläkealalle keskeiset tulorekisteristä hyödynnettävät tiedot ovat erilaiset palkan osat, kuten rahapalkat, luontoisedut ja vastaavat. Palkanosista muodostetaan henkilön TyEL-palkka työeläkealan yhteisessä ansaintarekisterissä Arekissa.

Tulorekisterin vaikutukset eläkeyhtiöön ja asiakkaisiin

Työeläkeala oli alusta asti aktiivisesti mukana tulorekisterin prosessien kehittämisessä ja myös Kansallisen tulorekisteri (Katre) -hankkeen suunnittelussa päästen näin vaikuttamaan tulorekisterin sisältöön. Olimme varmastikin vaativia kumppaneita, mutta toivottavasti olemme silotelleet tietä seuraavan vaiheen hyödyntäjille.

Työeläkeala ei vain lähtenyt mukaan minimimuutoksin, vaan onnistuimme uudistamaan miltei 60 vuotta vanhat toimintamallimme nykyaikaisiksi ja ajantasaisiksi eläkevakuuttamisen palveluiksi niin työnantajille kuin vakuutetuillekin. Tulorekisterin yhteydessä päivitettiin nykyaikaan myös vakuutusmaksujen laskuperusteet. Tulorekisteri on ollut työeläkealalle oikeastaan iso toiminnan tehostaminen. Kokosimme kaikki palkkatiedot samaan paikkaan ja mahdollistimme sekä asiakkaidemme että oman toimintamme helpottamisen. Iso ponnistus näkyi myös kustannuksissa; kaikkien työeläkevakuuttajien it-kokonaiskulut nousivat tulorekisterin takia vuoden 2018 aikana edelliseen vuoteen verrattuna noin viisi prosenttia.

Myös Varma on uusinut laajasti sekä vakuutus- että eläkejärjestelmiä tulorekisteriin siirtymisen vuoksi. Siivosimme ison osan vanhoja palveluita pois perusjärjestelmistä ja verkkopalveluista. Pääsimme eroon kahdesta vanhasta eräpohjaisesta järjestelmästä ja saimme tilalle modernin kokonaisuuden. Uusitut järjestelmät ja prosessit näkyvät asiakkaille parempina verkkopalveluina ja entistä reaaliaikaisempana tietona. Esimerkiksi työeläkeotteella olivat palkkatiedot aiemmin edellisen vuoden loppuun asti, mutta nyt verkkopalvelustamme löytyvällä työeläkeotteella palkkatiedot ovat lähes tosiaikaiset.

Nyt verkkopalvelun palkkatiedot ovat lähes tosiaikaiset.

Saamme tulorekisteristä asiakasyritystemme työntekijöiden ansiotiedot päivittäin. Arvioiden osuvuus sekä henkilö- että yritysasiakkaille on parantunut ja myös yritysten taloudellinen tilanne, lisähenkilöstön palkkaaminen, irtisanomiset ja suhdanteet näkyvät meille nopeammin.

Oikein ilmoitetut palkkatiedot kaiken pohjana

Työeläkeyhtiössä ansiotiedot ovat kaiken keskiössä: vakuutusmaksut perustuvat palkkaan ja työeläke karttuu palkoista. Oikein ilmoitetut palkat ovat pohjana sille, että voimme periä työnantajalta vakuutusmaksut oikein ja että työntekijälle taataan oikean suuruinen eläke. Ennen tulorekisteriä yritykset ilmoittivat maksetut palkat joko vuosittain tai kuukausittain omaan eläkeyhtiöön, ja eläkeyhtiö välitti ne Arekiin. Iso osa jokavuotista työtä oli päivittää palkkatiedot oikein ansaintarekisteriin ja laskea tietojen pohjalta vakuutusmaksu, ensin arviolaskuna ja myöhemmin tasauslaskuna. Nyt palkkatieto tulee tulorekisteristä suoraan Arekiin ajantasaisempana ja tasalaatuisena. Tarvitsemme kuitenkin tietoja huomattavasti pidemmän aikaa kuin mitä tulorekisteri säilyttää niitä, ja siksi käytämme edelleen myös Arekin ansaintarekisteriä.

Kun työnantaja-asiakas maksaa palkat ja ilmoittaa ne viiden päivän sisällä tulorekisteriin, voimme laskea asiakkaalle heti palkkaerään liittyvän lopullisen vakuutusmaksun. Olemme pystyneet luopumaan arvio- ja tasauslaskutuksesta sekä massiivisesta vuosilaskennasta.

Kuvassa 1 on esitetty vakuutusmaksun muodostamisen aikataulu tulorekisteriaikana.

Kuva 1: vakuutusmaksu tulorekisteriaikana

Myös eläkkeiden laskenta ja eläkepäätösten antaminen on nopeutunut entisestään, kun saamme tiedot Arekista eikä meidän tarvitse odottaa tai erikseen pyytää viimeisiä ansiotietoja työnantajalta. Kun työsuhde päättyy vanhuuseläkkeen alkamiseen, voimme antaa lopullisen vanhuuseläkepäätöksen aikaisintaan eläkkeen alkamista seuraavan kuukauden aikana. Näin kaikki eläkkeeseen vaikuttavat ansiot saadaan mukaan. Jotta eläkkeenhakijan toimeentulo ei katkea, Varmassa annetaan eläkkeenhakijalle väliaikainen eläkepäätös tulorekisterissä olevilla tiedoilla heti eläkehakemuksen saavuttua, ja eläkkeen maksaminen alkaa heti, kun oikeus eläkkeeseen on alkanut.

Kuvassa 2 on ansiotietojen hyödyntämisen prosessin muutos eläketoimialalla.

Kuva 2: ansiotietojen hyödyntämisen prosessin muutos eläketoimialalla

Kokemuksia tulorekisterin alkumetreiltä

Laki tulorekisteristä tuli voimaan vuoden 2019 alussa, ja otimme sen käyttöön heti ensimmäisestä päivästä lähtien täysimääräisesti – kokeiluaikaa ei ollut. Koska uudistimme koko prosessimme, ei meillä ollut mahdollisuutta palata entiseen ilman isoa työtä. Moni asia varmistui ja valmistui viime metreillä, ja huoli käyttöönoton onnistumisesta oli suuri. Tulorekisterin käyttöönottoon liittyi paljon epävarmuustekijöitä: toimivatko kaikki uudet järjestelmät toivotulla tavalla, ovatko kaikki työnantajat tietoisia siitä, että palkat pitää ilmoittaa rekisteriin ja muistavatko työnantajat vanhuuseläketilanteissa lisätä työsuhteen päättymispäivän loppupalkkailmoitukseen.

Vuoden alkuosa oli kuoppaista ja kiireistä, sillä edellinen vuosi 2018 piti hoitaa vanhalla tavalla, ja sen rinnalla aloitimme uuden vuoden käyttämällä uutta alustaa ja toimintatapaa. Tulorekisteri osoittautui onneksi alusta asti teknisesti pääosin toimivaksi. Isoin haaste oli varmistua, että yritykset olivat tietoisia muutoksesta ja osasivat välittää maksettujen palkkojen tiedot tulorekisteriin.

Alkuun näytti siltä, että tulorekisteriin tuli ansiotietoja liian harvakseltaan. Puuttuvat palkkatiedot hidastivat prosessia ja manuaalityön määrä kasvoi. Pikkuhiljaa ilmoittajien määrä kasvoi, mutta jo kevätpuolella oli selvää, että kaikki yritykset eivät jostain syystä ilmoita tietojaan. Olimme jo ennen vuodenvaihdetta panostaneet voimakkaasti asiakasviestintään, ja jatkoimme sitä aktiivisesti. Ensimmäisen vuosipuoliskon jälkeen vielä noin 10 % asiakasyrityksistämme ei ollut ilmoittanut palkkoja tulorekisteriin. Tilanne paranee kuitenkin koko ajan ja nyt puuttuvia tietoja on enää vähän. Näiltä asiakkailta joudumme perimään vakuutusmaksukorkoa. Eläkepäätökseen joudumme pyytämään eläköityvän henkilön puuttuvat ansiotiedot työnantajalta.

Näkemyksemme mukaan eniten puuttuvia tietoja oli isoilla yrityksillä, jotka olivat tottuneet vuosi-ilmoittamisen rytmiin, pienemmät yritykset sen sijaan olivat jo aiemmin olleet kuukausi-ilmoittajia, ja heille muutos oli helpompi. Vanhuuseläkehakemusten osalta olemme muistutelleet työnantajia lisäämään työsuhteen päättymispäivän tulorekisteriin loppupalkkailmoituksiin.

Yksi iso ongelma kevätpuolella olivat tuplasti tai moneen kertaan tehdyt ansioilmoitukset. Näitä oli kymmeniä tuhansia; pahimmillaan työnantaja oli ilmoittanut ansiotiedot tulorekisteriin 38 kertaa. Selvitimme tilannetta tulorekisterin kanssa ja osoittautui, että tuplat johtuivat monesta asiasta, mm. puutteellisesta ohjeistuksesta ja järjestelmän käyttäjäilmoitusten epäselvyydestä sekä siitä, että tulorekisteri vastasi hitaasti ja salli käyttäjän painaa usean kerran lähetä-painiketta vastausta odottaessaan. Puutteita on korjattu ja ohjeita parannettu, mutta olemme edelleen pyytäneet, että tulorekisteriin lisättäisiin vastaanottotarkastuksia.

Varmalaisten tavoitteena on ollut ottaa tulorekisteri käyttöön etukenossa.

Sekä puuttuvat että monen kertaiset tiedot ovat aiheuttaneet isoja ongelmia sekä yritysasiakkaiden vakuutusmaksujen laskentaan että eläkepäätöksen antamiseen. Vakuutusmaksu lasketaan liian pieneksi, jos ansiotietoja on ilmoittamatta. Ja vastaavasti maksu lasketaan liian suureksi, jos sama tieto on rekisterissä moneen kertaan. Vastaavasti eläke lasketaan liian pieneksi, jos ansiotietoja puuttuu ja liian suureksi, jos ansiotiedot on rekisteröity moneen kertaan. Tällaisissa tilanteissa olemme joutuneet siirtymään manuaaliseen käsittelyyn, ja tarkastusten sekä korjausten määrä on työllistänyt asiantuntijoitamme merkittävästi. Korjauksia on jouduttu tekemään asiakkaille asti, mikä on harmillista kaikille osapuolille.

Kesän jälkeen esiin on noussut tilanteita, joissa palkkatietoja käsittelevä it-toimittaja on löytänyt tulorekisterin välitysohjelmistostaan virheitä ja ne korjattuaan ohjeistanut asiakkaitaan peruuttamaan kaikki tulorekisteriin ilmoittamansa ansiotiedot vuoden alusta ja sen jälkeen ilmoittamaan ne uudelleen. Viimeksi tuli ilmi, että tulorekisteristä puuttui Työllisyysrahaston tarvitsema tieto. Korjaukset ovat aiheuttaneet ison lisätyön, koska rekisteristä poistetun tiedon pohjalta oli annettu eläkepäätöksiä ja laskettu vakuutusmaksuja. Esimerkiksi Varman eläkepalveluissa tarkistettavia tapauksia eläkepäätösten osalta on ollut satoja ja työaikaa kulunut noin 30 henkilötyöpäivää. Myös vakuutuspalveluissamme selvitystyöt ovat vieneet lähes tuon saman 30 henkilötyöpäivää. Olisi tärkeää, että kaikki osapuolet ymmärtäisivät, mihin tietoja käytetään ja ottaisivat huomioon tietojen hyödyntäjille aiheuttamansa kerrannaisvaikutukset.

Etukenossa tulorekisteriin

Varmalaisten tavoitteena on ollut ottaa tulorekisteri käyttöön etukenossa. Olemme olleet rohkeita reaaliaikaisuuteen perustuvissa it-järjestelmien ratkaisuissa, ja etukeno on näkynyt myös asiakkaille tarjottavissa verkkopalveluissa.

Tulorekisteriin valmistautuessa mietimme, löyhentäisikö uusi toimintamalli asiakkaan suhdetta Varmaan, jos ainoaksi kontaktiksi jää sähköinen lasku. Nyt voimme todeta, että tulorekisterin aikana käytämme asiakaskontaktit positiivisesti lisäarvon tuottamiseen asiakkaalle.

Muutos on ollut valtava myös asiakkaillemme ja neuvonnan tarve ylitti kaikki ennakko-odotuksemme: vakuutuspalveluissa puheluiden määrä kasvoi ensimmäisen 4 kuukauden aikana 30 prosenttia vuoden takaisesta. Tietous on kasvanut hurjasti vajaan vuoden aikana, ja tällä hetkellä työeläkevakuuttajilla on vain vähän kokonaan ilmoittamatta jättäneitä asiakkaita. Haasteita tuo edelleen se, että asiakkaillamme on virheitä tulorekisteri-ilmoituksissa. Tulorekisterin käytettävyyteen ja teknisiin tarkistuksiin tulorekisterirajapinnassa tulisi edelleen panostaa huomattavasti. Näin virheelliset tiedot jäisivät kiinni jo alkulähteillään.

Alkuhaasteista huolimatta olemme selvinneet hyvin ja uudistus on tuonut positiivista kehitystä työeläkealalle. Työnantajien hallinnollisen taakan keventyminen on vielä vaiheessa, alussa tulorekisteri on lisännyt työnantajien työtä. Uskon kuitenkin, että keventyminen näkyy parin vuoden päästä.

Tulorekisterin tiedon hyödyntäjien joukko kasvaa lähes 500 organisaatiolla vuoden 2020 alussa. Käytön laajentuessa tulorekisteriin on tehty ja on tekeillä useita parannuksia, jotka helpottavat uusien käyttäjien mukaan tuloa ja työnantajien ilmoittamista. Etenemme luottavaisin mielin kohti vuoden vaihdetta samalla kuitenkin miettien tulorekisterin suorituskyvyn ja neuvonnan riittävyyttä.

Asiantuntijana
Tiina Kurki johtaja, eläkepalvelut ja tietohallinto Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma
PalkkahallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki