Palkka­ohjelmistot vertai­lussa vuonna 2022

Palkka-ohjelmistotutkimuksen pohjalta heränneitä ajatuksia

Palkanlaskijoiden huolella mietityt ja punnitut kommentit haastoivat meidät taas pohtimaan omia näkemyksiämme ja ennakko­luulojamme. Alla on kirjattu heränneitä ideoita, kehitysehdotuksia ja johtopäätöksiä, jotka ovat puhtaasti omiamme. Löydät kirjoituksesta linkin myös kaksi vuotta vanhoihin pohdintoihimme. Ne tuntuvat ainakin meistä itsestämme vielä kuranteilta.

Oikea ohjelmisto oikealle asiakkaalle

Eri asiakkailla on erilaisia tarpeita, esimerkiksi integraatioiden ja raportoinnin suhteen. Eri toimialoilla on erilaisia työehtosopimuksia, jotka vaikuttavat palkanlaskennan rytmiin ja kirjanpidon suoriteperusteen toteutustapaan. Miten ohjelmistoa voidaan hyödyntää esimerkiksi insinööritoimiston projektiseurannan toteuttamiseen – siltana työaikajärjestelmän ja kirjanpitojärjestelmän välillä?

Kun palkanlaskija tuntee asiakkaansa, sen tarpeet ja päättäjien aivoitukset, on oikean palkkaohjelmiston valinta helpompaa. Ja moni tilitoimisto päätyy käyttämään useampaa kuin yhtä ohjelmistoa. Ei ole pahitteeksi, että palkanlaskija tuntee myös kirjanpitäjänsä aivoitukset. Millä tarkkuudella tämä tavoittelee suoriteperustetta? Mitkä ovat kirjanpitäjän ajatukset asiakasraportoinnin painopisteistä.

Lue Fennoan Sirpa Törmäsen ja Tilipalvelu Koposen Sirpa Koposen sekä Janne Fredmanin kirjoitukset palkanlaskennan jaksotuksista. Huomaat, että asiakkaissa on eroja ja samaan kirjanpidolliseen lopputulokseen voidaan päästä erilaisilla toimintatavoilla.

Oikea ohjelmisto oikealle palkanlaskijalle

Oletko palkanlaskentaan erikoistunut ammattilainen? Osaat ulkoa keskeiset työehtosopimukset ja unissasi työlainsäädännön keskeiset pykälät. Palkka-asiakkaasi ovat isompia yrityksiä tai haastavampia tapauksia tai molempia. Tunnet yhden tai useamman palkkaohjelmiston hyvät ja huonot ominaisuudet ja osaat virittää ohjelmistosi asetukset tappiin.

Vai oletko kovan luokan kirjanpitäjä, mutta lasket myös joidenkin asiakkaidesi palkkoja. Palkat ovat yleensä simppeleitä kuukausipalkkoja ja työntekijämäärät kohtuullisia. Saat hoidettua nämä palkat sujuvimmin – ja edullisimmin – oman kirjanpito-ohjelmasi palkkamoduulilla.

Kyselymme toi esiin erilaisten palkanlaskijoiden arvostuksia. Palkanlaskennan ammattilaiset arvostavat enemmän tehokäyttäjille tehtyjä ohjelmistoja. Kirjanpitäjä-palkanlaskijoiden arvioissa plussaa saavat kirjanpito-ohjelmistojen palkkamoduulit, vaikka he tiedostavatkin, että ohjelma ei toimisi vaativimmissa palkka-asiakkuuksissa.

Ohjelmisto haltuun ja ominaisuudet tehokäyttöön

Vapaista vastauksista paljastuu paras ja hienoin palkkaohjelma. Se on se, jota vastaaja osaa parhaiten käyttää. Yleensä se on se, jota palkanlaskija on pisimpään käyttänyt. Yleensä tämä rakkaustarina saa kuitenkin katkeran lopun. Kun palkkaohjelmisto on vuosien saatossa kehitetty ominaisuuksiltaan mahdollisimman toimivaksi ja palkanlaskija on oppinut sen jokaisen niksin, on ohjelmisto teknisesti ja kaupallisesti niin vanhentunut, että se lakkautetaan.

Mitä jos nopeuttaisit itsellisesi uuden palkkaohjelmiston haltuunottoa? Käy ohjelmiston kursseja etupainotteisesti. Pyri toimistossasi ohjelmiston pääkäyttäjäksi tai kouluttajaksi. Hankkiudu hyviin väleihin ohjelmistotalon tuen ja asiantuntijoiden kanssa. Nyhdä tuorein tieto ja vinkit myös tiskin ali.

Palkkaohjelmistokyselyssä vastaajat antoivatkin käyttämiensä ohjelmistojen tuen toiminnasta palautteita laidasta laitaan, osaa kehuttiin niin osaamisesta kuin nopeista vastauksista, kun taas toiset saivat päinvastaisia terveisiä. Huomattava tässäkin on, kuinka subjektiivisesta kokemuksesta on kyse. Samankin ohjelmiston tuki koetaan hyvin eri tavoin. Käyttäjien osaaminen ja kokemus vaikuttavat paljon siihen, mitä hyvin toimivalta ohjelmistolta vaaditaan.

Käyttäjäystävällistä ohjelmistoa arvostetaan

Palkanlaskennassa helppokäyttöisyys ja selkeys korostuvat, kun töitä tehdään tilitoimistoympäristössä, jossa yleisesti käytetään useampaa ohjelmaa. Palkanlaskijan työtä helpottaa, jos ohjelmaa voi käyttää sujuvasti ilman erillisten ohjeiden lukemista, jotta työssä muutoinkin oleva aikapaine pysyy ohjelman puolesta aisoissa. Palkkaohjelman valintaan vaikuttaa pitkälti asiakaskunnan koostumus sekä asiakkaan koko, jotta ohjelmalla saadaan tuotettua asiakkaan tarpeet täyttävää palvelua.

Palkkaohjelma on kuitenkin palkanlaskijan työkalu, joten oletus käyttäjillä on, että keskeiset toiminnot on rakennettu ohjelmaan eikä manuaalista työtä tavanomaisissa tilanteissa tarvitse tehdä. Näitä toimintoja ovat muun muassa palkkatietojen saaminen ohjelmaan, eri työehtosopimusten mukaiset loma-, pekkas- ja KTA-laskennat sekä tietojen helppo toimittaminen niin tulorekisteriin kuin kirjanpitoonkin.

Ohjaustietojen hallittavuus jakaa mielipiteitä. Osa ohjelmistoista on käytännössä “heti valmiita”, jolloin niissä ei juurikaan tarvitse ohjaustietoja käsitellä. Toisaalta ohjelmistot, joiden käyttöönotto vie enemmän aikaa, ovat usein tuotantokäyttöön tarkoitettuja. Niissä vaativammatkin toiminnot työehtosopimustulkintoineen ja asiakaskohtaiset raportoinnit onnistuvat, kunhan ohjelma on opittu käytännössä. Olipa kyseessä kummantyyppinen ohjelmisto vain, niin sen on oltava luotettava ja käyttäjäystävällinen, jotta se saa käyttäjiltä kiitettäviä palautteita.

Yhteiskäyttöiset ohjelmistot ovat nykypäivää

Ohjelmistoissa on kehitetty suurin harppauksen sitä kohti, että asiakas voi itse tuottaa tietoa palkkoihin tai katsoa järjestelmästä omia raporttejaan tai vaikkapa työsuhdetietoja. Tällainen toimintatapa sitouttaa varmasti myös asiakasta ymmärtämään palkanlaskentaa, joka perinteisesti on usean yrittäjän akilleenkantapää, ja sitä kautta myös työnantajana toimimisen velvoitteita ja oikeuksia. Parhaimmillaan yhteiskäyttöiset järjestelmät tuovat myös lisää kommunikointia palkanlaskennan ja asiakkaan välillä, mikä syventää yhteistyötä.

Lue lisää yhteiskäyttöisten palkkajärjestelmien hyödyntämisestä. miten yhteiskäyttöisellä järjestelmällä toimittaessa prosessi tulee kuvata ja huomioida myös aineistojen aikataulutukset, valtuutukset sekä eri käyttäjien tiedon tarve, osaamisen ja tietosuojan vaatimukset?

Kävimme uudelleen läpi myös aiemmin Tilisanomissa julkaistut, vuoden 2020 kyselyn herättämät ajatukset. Totesimme, että näistä ajatuksista ei vieläkään tarvitse pakittaa.

Kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduuli ei yleensä riitä palkanlaskentaan panostavalle tilitoimistolle

Pienen yrityksen simppeli palkanlaskenta hoituu yleensä riittävän tehokkaasti tutun kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduulilla. Isompien yritysten tehokas hoitaminen vaatii järeämpää järjestelmää, josta löytyvät asiakkaan tai tilitoimiston kaipaamat automaattiset TES-tulkinnat, integraatiot ja itsepalveluportaalit. Oikein viritettynä tällaisella järeällä palkkaohjelmistolla voi hoitaa myös pienasiakkaat tehokkaasti.

Tietosuoja-asetuksen myötä tehokkaan ja tietoturvallisen tietojenvaihdon merkitys korostuu

Tietoturvaa ja palkanlaskentaprosessin ­tehokkuutta voidaan kehittää esimerkiksi niin, että asiakasyrityksen yhteyshenkilö tai sen työntekijät ylläpitävät itse perustietojaan palkkajärjestelmässä. Perustietojen ohella palkanlaskentaan tarvitaan tiedostomuotoisia asiakirjoja – lääkärintodistuksia, ay-jäsenyysvaltakirjoja ja työsopimuksia. Näiden toimittamiseen kaivataan kollaboraatiovälineitä eli kansankielellä extranettejä. Asiakas voi tiputtaa tiedostot kanavaan, ja ne ovat tietoturvallisesti palkanlaskijan työpöydällä. Tällaisia toimintoja kaivataan kirjanpito- ja palkkaohjelmistoihin. Paluupostilla palkanlaskija lähettää kanavan kautta asiakkaan yhteyshenkilölle palkanlaskennasta tuotettavat listaukset ja muut erikseen asiakaskohtaisesti tehtävät seurantaraportit.

Kannattaisiko palkanlaskenta jättää ammattilaisille?

Moni pieni tilitoimisto tuskailee kohtuuttomaksi kasvavan muutosvauhdin ja ­hillittömiksi kasvavien osaamisvaatimusten kanssa. Ja tokkopa se muutostahti on hiljenemään päin. Samalla ammattimaisten palkanlaskijoiden osaaminen ja pätevyys kasvavat jatkuvasti, kun ammattikunta kasvaa ja eriytyy kirjanpitäjän ammatista. Ja palkanlaskennan osaamisen ohella asiak­kaat alkavat kaivata työsuhdeneuvontaa ja muuta HR-palvelua. Joten kannattaisiko joidenkin tilitoimistojen erikoistua. Keskittyä kirjanpitoon ja jättää vaativammat palkka-asiakkuudet palkanlaskentaan erikoistuville tilitoimistoille vai pitäisikö sanoa palkkatoimistoille. Näitä alkaa Suomessa pikkuhiljaa löytyä. Alustavat kokemukset kuulostavat rohkaisevilta.

Moni tilitoimisto tarjoaa jo nyt myös HR-palvelua

Lakisääteisen palkanlaskennan lisäksi useat tilitoimistot tarjoavat jo nykyisin henkilöstöhallinnon palveluita asiakkailleen. Silti palkanlaskennassa työskentelevät eivät koe tekevänsä muuta kuin palkanlaskentaa. Mutta mitä ovat esimerkiksi Kela- ja vakuutushakemukset, työsopimusten oikeellisuuden tarkastaminen, poissaolojen hallinta, erilaiset palkanlaskennasta tuotettavat raportit tai työajan erilaisten enimmäismäärien ja vuosilomien erityistilanteiden seuranta? Kyllä ne ovat tyypillisiä HR-palveluita. Tilitoimistojen tulisikin miettiä nykyinen oma palvelutarjontansa mitä asiakkaille tehdään ja tarjota lisäpalveluita myös muille asiakkaillensa.

Yrityksistä noin 270 000 työllistää alle 10 työntekijää. Kysyntää varmasti olisi laajemmallekin joukolle, jotka tarjoaisivat pienyrityksille henkilöstöhallinnon palveluita palkanlaskennan lisäksi.

Tuoko ohjelmistorobotiikka automaattisen TES-tulkinnan pienten yritysten palkanlaskentaan?

Tällä hetkellä automatisoitua työlainsäädännön ja TESin tulkintaa löytyy monista työaikajärjestelmistä sekä suurempien yritysten palkanlaskentaohjelmistoista. Tulkintaa voitaisiin todennäköisesti automatisoida myös ohjelmistorobotiikan avulla. Voisiko joku tarjota robotiikalla toteutettua automaattitulkintaa myös tyypillisiä tilitoimistojen palkkaohjelmistoja käyttäville tilitoimistoille? Näin saataisiin manuaalista työtä ja virhemahdollisuuksia karsittua olennaisesti.