Palkkaohjelmistoissa kehityspotentiaalia

Eijan ja Jannen analyysi kyselyn tuloksista

Palkanlaskijoiden huolella mietityt ja punnitut kommentit haastoivat meidät pohtimaan omia näkemyksiämme ja ennakko­luulojamme. Alla heränneitä ideoita, kehitysehdotuksia ja johtopäätöksiä, jotka ovat puhtaasti omiamme. Toivottavasti päästään näistä nokikkainkin keskustelemaan.

Kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduuli ei yleensä riitä palkanlaskentaan panostavalle tilitoimistolle

Pienen yrityksen simppeli palkanlaskenta hoituu yleensä riittävän tehokkaasti tutun kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduulilla. Isompien yritysten tehokas hoitaminen vaatii järeämpää järjestelmää, josta löytyvät asiakkaan tai tilitoimiston kaipaamat automaattiset TES-tulkinnat, integraatiot ja itsepalveluportaalit. Oikein viritettynä tällaisella järeällä palkkaohjelmistolla voi hoitaa myös pienasiakkaat tehokkaasti.

Tietosuoja-asetuksen myötä tehokkaan ja tietoturvallisen tietojenvaihdon merkitys korostuu

Tietoturvaa ja palkanlaskentaprosessin ­tehokkuutta voidaan kehittää esimerkiksi niin, että asiakasyrityksen yhteyshenkilö tai sen työntekijät ylläpitävät itse perustietojaan palkkajärjestelmässä. Perustietojen ohella palkanlaskentaan tarvitaan tiedostomuotoisia asiakirjoja – lääkärintodistuksia, ay-jäsenyysvaltakirjoja ja työsopimuksia. Näiden toimittamiseen kaivataan kollaboraatiovälineitä eli kansankielellä extranettejä. Asiakas voi tiputtaa tiedostot kanavaan, ja ne ovat tietoturvallisesti palkanlaskijan työpöydällä. Tällaisia toimintoja kaivataan kirjanpito- ja palkkaohjelmistoihin. Paluupostilla palkanlaskija lähettää kanavan kautta asiakkaan yhteyshenkilölle palkanlaskennasta tuotettavat listaukset ja muut erikseen asiakaskohtaisesti tehtävät seurantaraportit.

Kannattaisiko palkanlaskenta jättää ammattilaisille?

Moni pieni tilitoimisto tuskailee kohtuuttomaksi kasvavan muutosvauhdin ja ­hillittömiksi kasvavien osaamisvaatimusten kanssa. Ja tokkopa se muutostahti on hiljenemään päin. Samalla ammattimaisten palkanlaskijoiden osaaminen ja pätevyys kasvavat jatkuvasti, kun ammattikunta kasvaa ja eriytyy kirjanpitäjän ammatista. Ja palkanlaskennan osaamisen ohella asiak­kaat alkavat kaivata työsuhdeneuvontaa ja muuta HR-palvelua. Joten kannattaisiko joidenkin tilitoimistojen erikoistua. Keskittyä kirjanpitoon ja jättää vaativammat palkka-asiakkuudet palkanlaskentaan erikoistuville tilitoimistoille vai pitäisikö sanoa palkkatoimistoille. Näitä alkaa Suomessa pikkuhiljaa löytyä. Alustavat kokemukset kuulostavat rohkaisevilta.

Moni tilitoimisto tarjoaa jo nyt myös HR-palvelua

Lakisääteisen palkanlaskennan lisäksi useat tilitoimistot tekevät jo nykyisin henkilöstöhallinnon palveluita asiakkailleen. Silti palkanlaskennassa työskentelevät eivät koe tekevänsä muuta kuin palkanlaskentaa. Mutta mitä ovat esimerkiksi Kela- ja vakuutushakemukset, työsopimusten oikeellisuuden tarkastaminen, poissaolojen hallinta, erilaiset palkanlaskennasta tuotettavat raportit tai työajan erilaisten enimmäismäärien ja vuosilomien erityistilanteiden seuranta? Kyllä ne ovat tyypillisiä hr-palveluita. Tilitoimistojen tulisikin miettiä nykyinen oma palvelutarjontansa mitä asiakkaille tehdään ja tarjota lisäpalveluita myös muille asiakkaillensa.

Yrityksistä noin 270 000 työllistää alle 10 työntekijää. Kysyntää varmasti olisi laajemmallekin joukolle, jotka tarjoaisivat pienyrityksille henkilöstöhallinnon palveluita palkanlaskennan lisäksi.

Tuoko ohjelmistorobotiikka automaattisen TES-tulkinnan pienten yritysten palkanlaskentaan?

Tällä hetkellä automatisoitua työlainsäädännön ja TESin tulkintaa löytyy monista työaikajärjestelmistä sekä suurempien yritysten palkanlaskentaohjelmistoista. Tulkintaa voitaisiin todennäköisesti automatisoida myös ohjelmistorobotiikan avulla. Voisiko joku tarjota robotiikalla toteutettua automaattitulkintaa myös tyypillisiä tilitoimistojen palkkaohjelmistoja käyttäville tilitoimistoille? Näin saataisiin manuaalista työtä ja virhemahdollisuuksia karsittua olennaisesti.