Palkkojen jaksotus sisäisen laskennan näkö­kulmasta

Karkeasti voidaan yleistää, että pienemmille yrityksille riittää yleensä projektien ja muiden laskentakohteiden kannattavuuden seuranta toiminnanohjausjärjestelmässä, johon kirjataan tunnit sekä alihankinnat ja tehdään laskut. Suuremmat yritykset haluavat yleensä seurata projektien ja muiden laskentakohteiden kannattavuutta taloushallintojärjestelmästään. Tietoa käytetään esimerkiksi palkitsemisen, osakaskohtaisen voitonjaon ja Business Finland -raportoinnin pohjana, joten toiminnanohjausjärjestelmän tuottamia lukuja halutaan jalostaa taloushallintojärjestelmässä erilaisin vyörytyksin ja jaksotuksin.

Palkanlaskentajärjestelmä toimii usein linkkinä toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvän työaikakirjanpidon (tai erillisen työaikajärjestelmän) ja taloushallinnon järjestelmän välillä sisäisen laskennan ketjussa. Työntekijöiden projekteille kohdistuvat tuntikirjaukset viedään halutulla laskentalogiikalla palkkajärjestelmään. Palkkajärjestelmässä työtunnit muunnetaan euroiksi ja viedään taloushallintojärjestelmään kirjanpidon tilien ohella halutuille laskentakohteille kohdistettuna.

Erilaisia jaksotusperiaatteita, erilaisia lopputuloksia

Tässä esimerkissä esittelen erilaisten jaksotusperiaatteiden ja -menetelmien vaikutusta projektien kustannusrakenteeseen. Esimerkit ovat yksinkertaistettuja ja raflaavia, jotta asia aukenee vaivattomammin lukijalle. Olen siis tarkoituksella unohtanut työaikalain, työehtosopimusten, henkilösivukulujen, ennakonpidätysten ja vastaavien laskutoimituksia monimutkaistavien reaalimaailman ilmiöiden olemassaolon. En myöskään käsittele työn suoritus- ja maksukuukauden eroja suoriteperusteen näkövinkkelistä, koska tätä teemaa Sirpat Törmänen ja Koponen käsittelivät ansiokkaasti artikkelissaan. Eli alla olevassa esimerkissä palkat maksetaan samassa kuussa kuin työt tehdään.

Käsittelen ensin kuukausipalkkaisten työntekijöiden normaalien työtuntien käsittelyä. Esimerkissä käsitellään yhden henkilön, Kaija Koodarin, tunteja kolmen kuukauden ajalta kolmella eri projektilla. Kaijan työaika on 150 tuntia kuussa ja bruttopalkka on 6 000 euroa. Näiden perusteella laskettu laskennallinen tuntihinta on 40 euroa.

Kaijan tunneista huomaatte, että hän polttaa kynttiläänsä molemmista päistä tammi-helmikuussa projekteissa A ja B. Maaliskuussa hän polttelee puolestaan tuntisaldoja projektin C parissa. Kaisan kotikustannuspaikka on N15.

Palkkakustannusten käsittely sisäisessä laskennassa maksuperusteisesti

Alla olevassa mallissa kunkin kuun maksuperusteinen palkkakustannus 6 000 euroa jaetaan projekteille suoraan tuntien suhteessa. Käytännössä työaikajärjestelmästä viedään palkkajärjestelmään seuraava tietosisältö:

Henkilö; tuntimäärä; palkkalaji; projekti; kustannuspaikka eli esimerkiksi tammikuussa

• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti A; Kustannuspaikka N15
• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti B; Kustannuspaikka N15

Ja palkkakustannukseksi projekteille muodostuu:

Huomaatte, että projekteilla A ja B yhden Kaijan tunnin kustannus on 6 000 euroa/20 h eli vain 30 euroa per tunti. Vastaavasti projektilla C kustannukseksi muodostuu 120 euroa per tunti.

Palkkakustannusten käsittely suoriteperusteisesti sekä kirjanpidossa että sisäisessä laskennassa

Yllä esitettyä ratkaisua ei voi pitää sisäisen laskennan kannalta optimaalisena. Ainakin projektin C projektipäälliköllä voisi olla asiaan sanansa sanottavana. Oikeellisemmalta ja oikeudenmukaisemmalta tuntuvaan ratkaisuun päästään, kun kustannukset jaetaan suoriteperusteisesti eli tehtyjen työtuntien suoriteperusteisen tulosvaikutuksen perusteella. Kun henkilö on tehnyt plusmerkkistä työaikasaldoa, on laskentajakson kustannus maksettua kuukausipalkkaa suurempi. Plustunnit ovat yhtiön velkaa työntekijälle.

Tässä tapauksessa työaikajärjestelmästä vietäisiin palkanlaskentaan sama tiedosto kuin yllä esitetyssä mallissa.

Henkilö; tuntimäärä; palkkalaji; projekti; kustannuspaikka eli esimerkiksi tammikuussa:

• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti A; Kustannuspaikka N15
• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti B; Kustannuspaikka N15

Palkanlaskentajärjestelmä kuitenkin muodostaisi kulukirjauksen kirjanpitoon todellisen suoriteperusteisen kustannuksen mukaan kertomalla tuntimäärä * laskennallinen tuntipalkka 40 euroa.

Ja palkkakustannukseksi kirjanpidossa ja sisäisessä laskennassa muodostuu:

Kuukausitasolla palkanlaskennasta vietäisiin kulukirjauksena kirjanpitoon esimerkiksi tammikuussa yhteensä 8 000 euroa, josta 2 000 euroa kirjattaisiin velaksi.

Palkkakustannusten käsittely kirjanpidossa maksuperusteisesti mutta sisäisessä laskennassa suoriteperusteisesti

Kokemusteni mukaan kuukausipalkat on yleensä haluttu käsitellä kuukausikirjanpidossa maksuperusteisesti. Olennaiset työaikasaldot on yleensä kirjattu velaksi tilinpäätökseen. (Valitettavasti olen joskus myös törmännyt tilanteisiin, joissa työaikalain piirissä olevilla työntekijöillä on työaikapankissa jopa tuhansia tunteja plussaa ilman, että asia ilmenee tilinpäätöksestä millään tavalla.)

Maksuperusteiseen käsittelyyn kuukausikirjanpidossa, mutta suoriteperusteiseen käsittelyyn sisäisessä laskennassa päästään, kun työaikajärjestelmästä palkkoihin siirrettävään tiedostoon muodostetaan oikaisurivi, joka oikaisee tuntimäärän vastaamaan henkilön kuukausittaista normaalityöaikaa. Oikaisurivi kohdistetaan usein henkilön kotikustannuspaikalle.

• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti A; Kustannuspaikka N15
• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti B; Kustannuspaikka N15
• Kaija; -50 h; palkkalaji normaali kk-palkat;  ————; Kustannuspaikka N15

Ja vastaavasti maaliskuussa:

• Kaija; 50 h; palkkalaji normaali kk-palkat; projekti C; Kustannuspaikka N15
• Kaija; 100 h; palkkalaji normaali kk-palkat; ————; Kustannuspaikka N15

Palkkakustannukseksi sisäisessä laskennassa tässäkin tapauksessa muodostuu:

Palkanlaskennasta kirjanpitoon siirtyy kuluna kunkin kuukauden kuukausipalkan mukainen summa eli 6 000 euroa.

Tuntipalkat ja ylityöt

Tuntipalkkojen osalta jaksotuskysymykset ovat yleensä suoraviivaisia. Kirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan viedään kunkin kuun tehtyjen töiden mukainen kustannus eli tuntimäärä * tuntipalkka. Ylitöiden eksaktin oikeudenmukainen käsittely puolestaan on käytännössä mahdotonta ilman manuaalisia oikaisuja. Kaija voi esimerkiksi käyttää päivän normaalityöajan tunnit projektien A ja B parissa. Tämän jälkeen hän tekee projektia C iltaisin ylitöinä, jolloin C saa suhteessa tuntimäärään enemmän kustannuksia. Tässäkin reaalimaailma asettaa reunaehtoja projektiseurannan puristien haaveille optimaalisen oikeudenmukaisesta laskennasta:

• Minkä asiakasprojektien sopimukset sallivat ylitöiden laskuttamisen?
• Missä yrityksen yksiköissä tai tilanteissa ylitöitä saa tehdä?
• Voiko työntekijä itse päättää, missä järjestyksessä tuntinsa kirjaa päivän projekteille – eli mille projekteille osuvat kalliit ylityötunnit?
• Pitäisikö projekteille kohdistaa vain normaalit palkkakustannukset, ei ylityölisiä?

Vinkkejä ohjelmistohankintoihin

Miettikää ja kuvatkaa selkeästi ja maanläheisin esimerkein sisäisen laskentanne tarpeet ja laskentaperiaatteet. Varmistakaa ohjelmistojen hankintaprosessin aikana laatimienne esimerkkien avulla, että työaikajärjestelmään kirjatut tunnit saadaan siirrettyä halutulla logiikalla palkkajärjestelmään ja sieltä kirjanpitoon ja lopputulos vastaa riittävällä tarkkuudella näkemystänne. Toinen vaihtoehto sisäisen laskennan tarpeiden toteuttamiseen on tehdä työaikajärjestelmän tietojen pohjalta oikaisuja suoraan taloushallintojärjestelmään tai oikaista tiedot erillisessä raportointijärjestelmässä.