Yhteiskäyttöiset järjestelmät palkanlaskennassa

Palkanlaskijan ammatin piti olla kadonnut – mutta mitä tapahtuikaan?

Teksti: Perttu Seppänen, kaupallinen johtaja, Accountor HR Solutions Oy

Elinkeinoelämän tutkimuslaitos (ETLA) totesi tutkimuksessaan vuonna 2014, että palkanlaskijan ­ammatti häviää tai ainakin oleellisesti muuttuu 98 ­prosentin todennäköisyydellä seuraavan 10–20 vuoden aikana. Tuosta tutkimuksesta on nyt kulunut seitsemän vuotta, ja ihan vielä nimike ei ole työmarkkinoilta hävinnyt. Esimerkiksi 16.9.2021 TE-keskuksen avoimissa työpaikoissa löytyy 64 palkanlaskija-nimikkeellä olevaa työpaikkailmoitusta. Mitä tuo häviäminen tai muuttuminen käytännössä sitten tarkoittaa, ja toteutuuko se?

Palkanlaskenta on digitalisaatiossa kirjanpidon kaukainen, alhaisen koulutusasteen sukulainen, jolla ei ole ollut aikaisemmin mahdollisuuksia kehittyä ­suoraviivaiseksi ja pitkälle automatisoiduksi prosessiksi. Palkan­laskija on se, joka kehityksessä on jäänyt ­digitalisaationkehityksen varjoon työvälineiden keskinkertaisuuden vuoksi. ­Syitä tähän on monia, Suurimpia ovat kirjanpidon viemä ­huomio talouden puolella suurempien transaktiomäärien kautta sekä henkilöstöhallinnon järjestelmien kasvu, jota on helposti priorisoitu palkanlaskennan prosessien kehityksen edelle.

Huolimatta pitkästä ja osittain tuskaisestakin kehityksestä olemme päässeet tilanteeseen, jossa koko palkkaprosessi on sähköistetty tiedon alkulähteeltä ­pankkitilille ja viranomaisten tarvitsemiin kanaviin ­(KATRE). Palkan­laskijan näkökulmasta asiassa on kyse uuden ­oppimisesta ja vanhojen, tarkastukseen liittyvien rutiinien vähenemisestä sekä parhaimmillaan täysin uudenlaisesta työympäristöstä.

Tilitoimistojen ja palkkapalvelun tuottajien uusi työ­ympäristö on järjestelmän kautta toimiva päivittäinen symbioosi asiakkaiden kanssa. Erilaiset hyväksynnät ja reaaliaikainen tietojen tuottaminen järjestelmään koko palkanlaskentajakson ajan on muuttanut tilitoimistojen palkkarutiineja. Entisaikojen päivän tai parin laskenta­rypistyksestä on siirrytty useiden yritysten päivittäiseen toimintaan. Asiakkaiden raportointitarpeet eivät tipu enää pöydälle akuutteina pyyntöinä kesken toisen asiakas­yrityksen palkanlaskennan, sillä asiakkaat voivat itse ottaa omat raporttinsa järjestelmistä. Vaikka pitkälle digitalisoituun kommunikaatioon ei olla vielä päästy, ­olemme saavuttaneet yhteisen palvelukerroksen tason, jossa ­kaikki omaan tekemiseen tarvittava tieto on reaaliaikaisesti saatavilla molemmin puolin.

Mitä työ tulee olemaan tulevaisuudessa?

Palkkahallinnon työ on tulevaisuudessa entistä ­enemmän palkanlaskentaan liittyvien tietovirtojen suunnittelua, ohjaamista ja varmistamista. Palkat itsessään laskevat järjestelmät, mutta mikään järjestelmä ei voi laskea tietoja oikein, elleivät lähtöpään tiedot tule oikein. Järjestelmä tarvitsee siis oikeaa tietoa muilta järjestelmiltä. Tämän lisäksi TES-maailmassa paikallisten sopimusten lisääntyminen määrittelee palkanlaskennan tehtäväkentän uudelleen. Voisikin kuvata, että palkanlaskijan rooli palkka-­asiantuntijaksi muuttuu neljän elementin kautta:

• Hallitsee palkanlaskentajärjestelmää ja siihen liittyvää keskustelua joko palkkajärjestelmän pääkäyttäjäominaisuudessa tai yhdessä palkka- ja muiden järjestelmien pääkäyttäjien kanssa. Järjestelmien kautta tulee vastuu palkkojen oikeellisuudesta
• Tukee liiketoiminnan johtoa muutosten keskellä organisaatio- ja henkilöstösuunnittelussa
• Tukee esimiehiä tietovirtojen kanssa siten, että palkkoihin liittyvien tietojen oikeellisuus varmistetaan jo tiedon alkulähteellä
• Tukee ja jalkauttaa viranomaisten, työehtosopimusten ja paikallisten sopimuksien tuomia muutoksia koko organisaatiolle

Nykyään palkanlaskentansa ulkoistavat ­asiakkaat ostavat mieluummin kokonaisvaltaisempaa palkka­hallintoon liittyvää palvelua puhtaan ­palkanlaskennan sijaan. Tämä on näkynyt palveluntuottajien ­laajentuvana palvelutarjontana. Tämä on vastaavasti heijastunut palkanlaskijoiden työnkuviin.

Mielenkiintoista ­nähdä, löytyykö vielä vuonna 2025 TE-­keskuksen työpaikkahakemuksista palkanlaskija-nimikkeellä ­olevia työpaikkoja. Sitä odotellessa kehitetään palkan­laskennan tietovirtoja ja pidetään palkka-asiantuntijuutta esillä keskusteluissa.