Yhteiskäyttöiset järjestelmät palkanlaskennassa
Perinteisesti tietoa on toimitettu asiakasyrityksen ja tilitoimiston palkanlaskijan välillä esimerkiksi seuraavin tavoin:
- Asiakasyritys toimittaa työsopimuksen paperilla tai sähköpostilla tilitoimistolle työntekijän ja työsuhteen perustamiseksi palkkajärjestelmään
- Asiakkaan työaikajärjestelmästä toimitetaan työaikatiedosto tilitoimiston palkanlaskentajärjestelmään
Prosessissa siis se, jolla on tietoa toimittaa tiedon sille, joka sitä prosessissa tarvitsee. Tiedon vastaanottaja, esimerkiksi tilitoimiston palkanlaskija, puolestaan täydentää tietoja omalla osaamisellaan.
Aina ei myöskään ole kyse pelkästä tiedon toimittamisesta. Prosessiin liittyy erilaisia kontrolleja ja lokitietoja. Kuka hyväksyy henkilön bruttopalkan tai osaston työaikalistat? Millainen merkintä hyväksymisestä pitää jäädä?
Yksi keskeinen elementti on myös palkanlaskijan saama heräte. Jos on sovittu, että asiakas toimittaa työsopimukset sähköpostilla määräpäivään mennessä, on sähköpostin kilahdus heräte siitä, että tiedot ovat tulleet.
Palkanlaskennan järjestelmistä
Yhteiskäyttöisellä järjestelmällä hoidettava prosessi tulee suunnitella aikataulujen, valtuuksien, tiedon tarpeen, käyttäjien osaamisen ja tietosuojan ehdoilla.
- Mitä tietoa ja milloin kultakin käyttäjältä tarvitaan
- Mitä tietoa käyttäjä osaa antaa
- Mitä tietoa käyttäjä saa nähdä
- Mitä päätöksiä käyttäjä saa tehdä
Käytännössä asia on yleensä toteutettu niin, että asiakkaalle (yhteyshenkilö ja työntekijät) on luotu omia näkymiä tai lomakkeita, joihin täytetään vain heiltä tarvittavat tiedot. Prosessin jälkeen palkanlaskija täydentää tiedot palkanlaskentajärjestelmän varsinaisessa käyttöliittymässä.
Käytännön edellytys kustannustehokkaalle yhteiskäytölle ainakin tilitoimiston pienempien asiakkaiden kanssa on palkanlaskentajärjestelmän ”asiakaskäyttöliittymän” eli lomakkeiden/näkymien selainkäyttöliittymä. Windows-järjestelmien etäkäyttö on raskasta ja vaivalloista erityisesti pienille asiakasyrityksille.
Kuvaan esimerkinomaisesti muutaman keskeisen palkanlaskennan aktiviteetin hoitamisen yhteiskäyttöisellä järjestelmällä:
Työsuhteen ja työntekijän perustaminen
Asiakkaan yhteyshenkilöllä on siis käytössään hänen osaamiselleen ja tiedoilleen optimoitu näkymä, joka ohjaa täyttämään pakolliset tiedot. Hän syöttää uuden työntekijän perustiedot. Näkymällä voidaan hallita myös tarvittavat valtuusasiat, esimerkiksi rekrytointiluvan saaminen ennen palkkausta.
Työntekijä itse täydentää omassa näkymässään esimerkiksi pankkitiedot ja osoitetiedot. Toinen vaihtoehto on, että asiakkaan yhteyshenkilö kerää tiedot työntekijöiltä ja tallentaa ne.
Palkanlaskija saa palkanlaskentajärjestelmässä herätteen uusista työntekijöistä, joiden tiedot pitää täydentää palkanlaskentaa varten. Herätteenä voi toimia sähköposti tai palkanlaskentajärjestelmässä näkyvä ilmoitus. Palkanlaskija täydentää työsuhteen tilastointitiedot, lomanmääräytymistiedot, tulorekisterimääritykset ja vastaavat. Tämän jälkeen työntekijä on kattavin tiedoin palkanlaskentajärjestelmässä.
Tämä sama prosessi voidaan toteuttaa myös niin, että asiakas perustaa työntekijät erillisessä HR-järjestelmässä. Sieltä tiedot siirtyvät liittymässä palkanlaskentajärjestelmään palkanlaskijan täydennettäväksi.
Lisäksi on huomioitava, että osa tiedoista tulee kuitenkin muita kanavia pitkin. Esimerkiksi ay-jäsenyystiedot toimitetaan erillisellä kopiolla ay-jäsensopimuksesta.
Työntekijätietojen päivitys
Tavanomaisena palkkakautena vähänkään isommassa yrityksessä päivitetään monia tietoja:
- Henkilöt vaihtavat kustannuspaikkaa
- Yksittäisten työntekijöiden palkat tai luontoisedut muuttuvat
- Yksittäisten työntekijöiden palkkaryhmät muuttuvat
- Yksittäisten työntekijöiden työajat muuttuvat
Yrityksen yhteyshenkilö tallentaa tiedot. Tilitoimiston palkanlaskija saa herätteen, että tietyllä asiakkaalla on päivitetty työntekijätietoja. Palkanlaskija tarkistaa tiedot ja kerää tarvittavat liitteet vaikkapa autoedun verotusarvon laskentaa varten. Esimerkiksi työajan muutosten osalta palkanlaskijan pitää lisäksi tehdä päivitykset liittyen lomapalkkaan ja lomaoikeuteen.
Palkkatapahtumien syöttö
Suuremmilla yrityksillä on yleensä käytössään erillinen työaikajärjestelmä, josta työaikatiedot tuodaan liittymän kautta palkanlaskentaan, usein valmiiksi TES-tulkittuna. Tämän lisäksi on usein tarvetta muiden palkkatapahtumien syötölle palkanlaskijaa ja palkanlaskentaa varten. Tällaisia palkkatapahtumia ovat esimerkiksi bonukset, kokouspalkkiot ja palkanvähennykset. Näiden toimittamisessa voidaan hyödyntää yhteiskäyttöisen palkkajärjestelmän syöttölomakkeita. Lomakkeella voidaan tuota palkanlaskennasta pohjatietoa syöttöä helpottamaan. Hyödylliseksi on koettu myös toiminto, jossa vakiosumma, vaikkapa jouluraha, voidaan syöttää kaikille työntekijöille.
Tietojen hyväksikäyttö ja raportointi
Yhteiskäyttöinen palkkajärjestelmä tarjoaa parhaimmillaan läpinäkyvää ja vaivatonta raportointia. Työntekijä voi seurata lomakertymiään, pekkaskertymiään ja muita vastaavia tietoja. Esimiehet ja HR voivat käyttää tietosisältöä tulorekisteriilmoittamisen täydentämiseen, Henryn raporttien täyttämiseen, varhaisen välittämisen tietojen keräämiseen tai vaikkapa vuosilomien tai käyttöasteen seurantaan.
Prosessin dokumentointi ja ryhdikäs toiminta
Myös yhteiskäyttöistä järjestelmää käytettäessä kannattaa prosessi dokumentoida huolella. Erityisesti kannattaa miettiä ja dokumentoida, miten varmistetaan, että deadlineista pidetään kiinni. Asiakkaan yhteyshenkilöt tarvitsevat selkeitä hälytyksiä lähestyvistä määräajoista. Tilitoimiston palkanlaskija puolestaan tarvitsee asiakaskohtaisen näkymän saaduista ja ennen kaikkea puuttuvista lähtötiedoista.
Lisäksi tilitoimistoissa kannattaa pitää mielessä, että tiukka kuri on parasta välittämistä. Suuret palkkapalveluyritykset edellyttävät asiakkailtaan määräajoissa pysymistä. Tilitoimistoissa on perinteisesti oltu joustavia ja soiteltu perään puuttuvista tiedoista. Parempi aikatauluissa pysyminen helpottaisi alkukipuilun jälkeen myös asiakkaan yhteyshenkilön elämää.
Artikkelin asiantuntijahaastateltavina ovat toimineet Mervi Nieminen, Accountor Services Oy ja Annika Salo, TW-Laskenta Oy.
Palkanlaskijan ammatin piti olla kadonnut – mutta mitä tapahtuikaan?
Teksti: Perttu Seppänen, kaupallinen johtaja, Accountor HR Solutions Oy
Elinkeinoelämän tutkimuslaitos (ETLA) totesi tutkimuksessaan vuonna 2014, että palkanlaskijan ammatti häviää tai ainakin oleellisesti muuttuu 98 prosentin todennäköisyydellä seuraavan 10–20 vuoden aikana. Tuosta tutkimuksesta on nyt kulunut seitsemän vuotta, ja ihan vielä nimike ei ole työmarkkinoilta hävinnyt. Esimerkiksi 16.9.2021 TE-keskuksen avoimissa työpaikoissa löytyy 64 palkanlaskija-nimikkeellä olevaa työpaikkailmoitusta. Mitä tuo häviäminen tai muuttuminen käytännössä sitten tarkoittaa, ja toteutuuko se?
Palkanlaskenta on digitalisaatiossa kirjanpidon kaukainen, alhaisen koulutusasteen sukulainen, jolla ei ole ollut aikaisemmin mahdollisuuksia kehittyä suoraviivaiseksi ja pitkälle automatisoiduksi prosessiksi. Palkanlaskija on se, joka kehityksessä on jäänyt digitalisaationkehityksen varjoon työvälineiden keskinkertaisuuden vuoksi. Syitä tähän on monia, Suurimpia ovat kirjanpidon viemä huomio talouden puolella suurempien transaktiomäärien kautta sekä henkilöstöhallinnon järjestelmien kasvu, jota on helposti priorisoitu palkanlaskennan prosessien kehityksen edelle.
Huolimatta pitkästä ja osittain tuskaisestakin kehityksestä olemme päässeet tilanteeseen, jossa koko palkkaprosessi on sähköistetty tiedon alkulähteeltä pankkitilille ja viranomaisten tarvitsemiin kanaviin (KATRE). Palkanlaskijan näkökulmasta asiassa on kyse uuden oppimisesta ja vanhojen, tarkastukseen liittyvien rutiinien vähenemisestä sekä parhaimmillaan täysin uudenlaisesta työympäristöstä.
Tilitoimistojen ja palkkapalvelun tuottajien uusi työympäristö on järjestelmän kautta toimiva päivittäinen symbioosi asiakkaiden kanssa. Erilaiset hyväksynnät ja reaaliaikainen tietojen tuottaminen järjestelmään koko palkanlaskentajakson ajan on muuttanut tilitoimistojen palkkarutiineja. Entisaikojen päivän tai parin laskentarypistyksestä on siirrytty useiden yritysten päivittäiseen toimintaan. Asiakkaiden raportointitarpeet eivät tipu enää pöydälle akuutteina pyyntöinä kesken toisen asiakasyrityksen palkanlaskennan, sillä asiakkaat voivat itse ottaa omat raporttinsa järjestelmistä. Vaikka pitkälle digitalisoituun kommunikaatioon ei olla vielä päästy, olemme saavuttaneet yhteisen palvelukerroksen tason, jossa kaikki omaan tekemiseen tarvittava tieto on reaaliaikaisesti saatavilla molemmin puolin.
Mitä työ tulee olemaan tulevaisuudessa?
Palkkahallinnon työ on tulevaisuudessa entistä enemmän palkanlaskentaan liittyvien tietovirtojen suunnittelua, ohjaamista ja varmistamista. Palkat itsessään laskevat järjestelmät, mutta mikään järjestelmä ei voi laskea tietoja oikein, elleivät lähtöpään tiedot tule oikein. Järjestelmä tarvitsee siis oikeaa tietoa muilta järjestelmiltä. Tämän lisäksi TES-maailmassa paikallisten sopimusten lisääntyminen määrittelee palkanlaskennan tehtäväkentän uudelleen. Voisikin kuvata, että palkanlaskijan rooli palkka-asiantuntijaksi muuttuu neljän elementin kautta:
- Hallitsee palkanlaskentajärjestelmää ja siihen liittyvää keskustelua joko palkkajärjestelmän pääkäyttäjäominaisuudessa tai yhdessä palkka- ja muiden järjestelmien pääkäyttäjien kanssa. Järjestelmien kautta tulee vastuu palkkojen oikeellisuudesta
- Tukee liiketoiminnan johtoa muutosten keskellä organisaatio- ja henkilöstösuunnittelussa
- Tukee esimiehiä tietovirtojen kanssa siten, että palkkoihin liittyvien tietojen oikeellisuus varmistetaan jo tiedon alkulähteellä
- Tukee ja jalkauttaa viranomaisten, työehtosopimusten ja paikallisten sopimuksien tuomia muutoksia koko organisaatiolle
Nykyään palkanlaskentansa ulkoistavat asiakkaat ostavat mieluummin kokonaisvaltaisempaa palkkahallintoon liittyvää palvelua puhtaan palkanlaskennan sijaan. Tämä on näkynyt palveluntuottajien laajentuvana palvelutarjontana. Tämä on vastaavasti heijastunut palkanlaskijoiden työnkuviin.
Mielenkiintoista nähdä, löytyykö vielä vuonna 2025 TE-keskuksen työpaikkahakemuksista palkanlaskija-nimikkeellä olevia työpaikkoja. Sitä odotellessa kehitetään palkanlaskennan tietovirtoja ja pidetään palkka-asiantuntijuutta esillä keskusteluissa.
