Missä menet tulo­rekisteri?

Tulorekisteri on ollut käytössä vuoden 2019 alusta lähtien. Perusilmoittaminen on sujunut jo pidempään pääsääntöisesti hyvinkin mallikkaasti, mutta korjaaminen koetaan edelleen haastavaksi. Tiedon käyttäjät puolestaan toivovat täydentävien tietojen ilmoittamisen lisääntyvän nykyisestä, jotta selvitysruljanssi vähenisi. 

Rajapinta on ylivoimaisesti käytetyin ilmoituskanava

Tulorekisteri toimii tiedon kanavana tulonsaajien tietojen toimittamisessa tiedon eri käyttäjille, se välitti yli kolmen miljoonan tulonsaajan tiedot vuonna 2023. Ilmoituksia palkkojen maksajilta näille tiedoille tarvittiin noin 58,6 miljoonaa. Suurin osa 268 235 maksajan ilmoituksista (noin 94,7 prosenttia) tehtiin rajapintamenettelyllä, jossa tiedot siirtyvät ohjelmasta suoraan tulorekisteriin. Asiointipalvelussa ilmoitettiin 5,24 prosenttia ja paperilomakkeella 0,03 prosenttia tiedoista.

Manuaalisesti ilmoittavia on edelleen paljon

Vaikka rajapinnan kautta toimitettaessa tiedon ilmoittamisesta aiheutuu vähiten työtä tiedon ilmoittajille, niin manuaalisesti tulorekisteriin palkkatietoilmoituksien antavien lukumäärä on edelleen huomattava: sähköisen asiointipalvelun lomakkeella 63 800 maksajaa 850 919 ilmoitusta ja paperilomakkeella 4 850 maksajaa 17 831 ilmoitusta. Tulorekisterille näistä aiheutuu manuaalista työtä vain paperi-ilmoittamisesta, josta tosin seuraa myös viive tietojen näkymiseen tulonsaajalle ja tiedon käyttäjille.

Syitä siihen, ettei ilmoittamista helpottavaa ja nopeuttavaa rajapintailmoittamista tai sähköisen asiointipalvelun latauspalvelua käytetä, voi olla useita. Kyseessä voivat olla satunnaiset ilmoittajat tai joku ilmoittaa vain yksittäisen palkan tai matkalaskuja. Syynä voi olla myös se, ettei ilmoittajalla ole muuta ilmoituskanavaa käytettävissä. 

Koska paperi-ilmoittaminen on mahdollista vain erityisestä syystä (esimerkiksi sähköiseen ilmoittamiseen tarvittavat valtuudet puuttuvat), tulorekisterissä pyritään tunnistamaan ilmoittajat, joilla on edellytykset käyttää muuta kanavaa, kuten suomalaisen Y-tunnuksen omaavat maksajat. Tulorekisteriyksikkö lähetti yli 3 300 ohjauskirjettä vuonna 2023, joissa suoritusten maksajia ohjattiin siirtymään sähköiseen ilmoittamiseen. Näistä noin 20 prosenttia antoi jatkossa tulorekisteri-ilmoituksia sähköisesti. 

SUURIN OSA ANNETUISTA ILMOITUKSISTA ON OIKEIN, MUTTA KOSKA ILMOITUSTEN KOKONAISMÄÄRÄ ON MITTAVA, MYÖS KORJAUSILMOITUSTEN KAPPALEMÄÄRÄ ON SUURI. 

Korjausilmoitusten määrissä ei suuria muutoksia

Suurin osa annetuista ilmoituksista on oikein, mutta koska ilmoitusten kokonaismäärä on mittava, myös korjausilmoitusten kappalemäärä on suuri. Korjausilmoitusten määrä on pysynyt viime vuodet saman suuruisena. Huomattavaa korjauksista puhuttaessa on sekin, että aina korjausilmoitus ei tarkoita, että palkanlaskennassa on virhe. Korjaus voi johtua myös esimerkiksi jälkikäteen käsiteltävistä palkkatapahtumista.

Korjausilmoituksien määrää lisää se, että osa ilmoituksista on korjattu tarpeettomasti. Syynä tähän on tunnistettu se, että joissain palkkaohjelmissa korjaustilanteessa on korjaus kohdistettava koko annettuun ilmoituserään, vaikka korjattavia ilmoituksia olisi yksi tai muutama koko erässä (yksi ilmoitus = yhtä tulonsaajaa koskevat tiedot). Asiaan voi vaikuttaa myös korjausilmoituksen tekijän käsitys siitä, mikä on ilmoitus, koska kerralla lähetetystä erästä puhutaan usein käytännössä palkkatietoilmoituksena. Käytetyn palkkajärjestelmän ominaisuudet onkin hyvä selvittää, voiko lähetetystä erästä tehdä korjausilmoituksen/-ilmoitukset vain niille, joilla muutettavaa on.

– Tulorekisterissä on huomattu, että korjaustilanteissa koko erä korjataan, vaikka erässä vain jonkun tai joidenkin tulonsaajien tiedot tulevat muuttuneena seuraavassa ilmoituksessa, toisin sanoen tiedot tulevat uudelleen saman sisältöisenä. Tämän on ajateltu johtuvan ohjelmiston ominaisuudesta, tulorekisteriyksikön ylitarkastaja Mirkka Piirainen kertoo.

Takautuvat korjaukset ovat tulorekisterissä edelleen ilmoittamisen hankalimmaksi koettu toiminto. Tähän vaikuttaa osaltaan se, että eri tilanteissa on käytettävä eri korjausilmoittamisen tapoja: korvaava-, perusteeton etu – ja takaisinperintäilmoitus sekä tietyissä tilanteissa mitätöinti-ilmoitus ennen uuden ilmoituksen antamista. Palkkaohjelmissa korjausilmoittaminen on toteutettu eri tavoin. Välttämättä kaikissa ohjelmissa ei tueta jokaista korjaamistapaa, jolloin korjaustilanteista osa on tehtävä tulorekisterin asiointipalvelussa.

– Korjaamisiin liittyviä toimia on kehitetty vuosien varrella saadun palautteen perusteella. Uusia raportteja on tehty ja aiempia muutettu, ohjeistusta on muutettu käyttäjäystävällisemmäksi ja tulorekisterin antamia virheilmoituksia on selvennetty. Tehdyistä toimista on tiedon ilmoittajilta saatu positiivista palautetta. Palautteista ilmenee myös, että korjaamisiin liittyvät asiat ovat kuitenkin edelleen haasteellisia, Piirainen toteaa. 

VALVONNAN TAVOITTEENA ON TUNNISTAA MAHDOLLISET MONINKERTAISESTI TULOREKISTERIIN ANNETUT PALKKA- JA ETUUSTIETOILMOITUKSET SEKÄ OHJATA MAKSAJIA MITÄTÖIMÄÄN YLIMÄÄRÄISET ILMOITUKSET.

Täydentäviä tietoja ilmoitetaan vaihtelevasti

Tulorekisteriin on ilmoitettava tiedot vähintään pakollisella tasolla, mutta suurin osa ilmoittajista ilmoittaa kuitenkin osan tiedoista vapaaehtoisella täydentävien tietojen tasolla. Täydentäviä tietoja ovat muun muassa tulonsaajan työsuhdetta koskevat tiedot, poissaolot sekä rahapalkat tarkalla tulolajitasolla ja tulojen ansaintajaksot. Lisäksi osan luontoiseduista voi ilmoittaa omilla tulolajeillaan.

– Vähiten tulorekisteriin ilmoitetaan täydentävistä tiedoista poissaolo-, työsuhde- ja ansaintakausitietoja. Rahapalkkojakaan ei ilmoittanut eritellysti lainkaan noin 61 917 (23 %) maksajaa. Tulorekisterin selvityksen mukaan palkkatietojen käyttäjistä 37 toimialaa 39:stä kuitenkin tarvitsee laajempia tietoja ainakin jossain määrin toiminnassaan, Piirainen kertoo.

Rahapalkat ilmoitetaan valtaosalle tulonsaajista tarkalla täydentävien tietojen ilmoittamistavalla, vaikka se on vapaaehtoista.

– Tulonsaajittain rahapalkat ilmoitettiin kuitenkin noin 93 prosentin osalta täydentävien tietojen tavalla. Selvityksessä maksajien suurehko 23 prosentin osuus suppeasta ilmoitustavasta osoitti näiden koostuvan erityisesti paperilla ja asiointipalvelun lomakkeella ilmoittavista maksajista, mutta myös muista pienistä maksajista, hän jatkaa.

Mikäli täydentäviä tietoja ei ole ilmoitettu riittävällä tasolla, on tiedon käyttäjien pyydettävä tarvittavat puuttuvat tiedot erikseen tietojen ilmoittajalta tai maksajalta. Selvitysten pyytäminen hidastaa päätösten tekemistä ja vie myös aikaa tietojen toimittajalta. Koska täydentävien tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista, osa ilmoittajista ei ilmoita niitä välttämättä jokaiselta palkanmaksukaudelta, jolloin selvityspyyntöjä tulee myös tehtäväksi. Suuntaa-antavia määriä täydentävien tietojen antamisesta:

 • 3,13 miljoonalle tulonsaajalle annetuista palkkatietoilmoituksista 27 prosentille ilmoitettiin myös poissaolotietoja

• Palvelussuhteen eri tietojen ilmoittaminen on vaihdellut suuresti, esimerkiksi 

• Päättymisajankohdan ilmoittaa vain noin 20 prosenttia maksajista noin 36 prosentille tulonsaajista ja päättymissyyn 15,5 prosenttia maksajista noin 32 prosentille tulonsaajista 

• Alkamisajankohdan ilmoittaa 53,5 prosenttia maksajista noin 91 prosentille tulonsaajista 

• Tieto palvelussuhteessa olemisesta, sen tyypistä, kestosta ja palkkauksen muodosta vaihtelee yllä olevien määrien välillä.

Palkkajärjestelmien hyödyntäminen näiden tietojen toimittamiseksi vie aikansa, mutta sen jälkeen aikaa säästyisi todistuksien tekemisestä ja selvityksistä. Käyttöönotossa aikaa kuluu tietojen järjestelmään saamiseen erityisesti silloin, jos ne on syötettävä manuaalisesti, mikäli tiedot eivät ole toisesta järjestelmästä saatavissa tiedostosiirtoina. Ulkoistetussa palkanlaskennassa vapaaehtoisesti tulorekisteriin toimitettavia tietoja ei välttämättä ole alun perin lähdetty pyytämään työnantajayrityksiltä, joten näiden ilmoittaminen vaatisi toimintatavan muutoksen.

 Usein kuitenkin täydentävätkin tiedot ovat olemassa jo ainakin osittain palkanlaskentaohjelmassa, josta ne voisi tulorekisteriin ilmoittaa, joten näyttäisi siltä, että käytännössä on olemassa esteitä, miksi tietoja ilmoitetaan edelleen vähän.

– Asiaa ei ole selvitetty, mutta keskusteluissa on ilmennyt, että osaan ohjelmista ei vapaaehtoisia tietoja ole mahdollista laittaa ainakaan kaikilta osin. Poissaolotietojen ilmoittamattomuuden osalta syynä on myös joidenkin ohjelmien ominaisuudet, jolloin tietojen toimittaminen on käytännössä osoittautunut liian hankalaksi järjestelmästä johtuen. Poissaolojen ilmoittaminen on ilmeisesti joissain järjestelmissä myös maksullinen ominaisuus, Piirainen selventää. 

Tietoja jaetaan yhä useampaan käyttötarkoitukseen

Tulorekisterin merkityksellisyys kasvoi entisestään, kun vuonna 2023 tiedon käyttäjien joukkoon liittyivät Poliisi, Tulli, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus, maahanmuuttohallinto, Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksikkö, hyvinvointialueet sekä oikeusministeriön hallinnon alalle kuuluvat yleinen edunvalvonta-, talous- ja velkaneuvonta-, oikeusapu- sekä haastemiestoiminnot. Kaikkiaan tulorekisterin tietoja hyödyntää 39 toimialalla 374 organisaatiota tällä hetkellä. Uusien käyttäjien mukaan tullessa tulorekisteriin ilmoitettavien tietojen määrä tai sisältö ei ole muuttunut.

Määrällisesti tulorekisteristä jaetut ilmoitukset kasvoivat edellisvuodesta 102,5 miljoonalla ilmoituksella 893,5 miljoonaan. Näistä palkkatietoilmoituksia oli 671,1 miljoonaa. 

Tulorekisterin toimia ilmoittamisen oikeellisuuden varmistamiseksi

Ilmoitusten sisällön oikeellisuus on ensisijaisen tärkeää kaikkien osapuolien kannalta. Tulorekisterissä pyritäänkin auttamaan ilmoittajia ilmoitusten oikeellisuudessa tilanteissa, joissa se on mahdollista.

Yksi tapa on ollut tunnistaa niitä ilmoitusten kohtia, joissa virheitä on voitu estää teknisesti. Esimerkiksi ristiriitaisia tietoja sisältävien virheellisten ilmoitusten toimittaminen tulorekisteriin on estetty. 

Tulorekisterissä myös valvotaan niin sanottuja tuplailmoituksia eli ilmoituksia, joita on annettu tulonsaajan suorituksista samansisältöisinä tulorekisteriin kahteen tai useampaan kertaan. Tulorekisterin alkuvaiheessa tällaisia ilmoituksia oli huomattavasti, kun tiedon tuottajat opettelivat ilmoittamista. Mutta edelleen suoritusten maksajille lähetettiin viime vuonna yli 4 100 ohjauskirjettä, joissa pyydettiin tarkistamaan tulorekisteriin ilmoitetut tiedot ja tarvittaessa mitätöimään mahdolliset ylimääräiset ilmoitukset. Valvonnassa havaituista moninkertaisista ilmoituksista yli 41 000 ilmoitusta korjattiin tai mitätöitiin. 

– Valvonnan tavoitteena on tunnistaa mahdolliset moninkertaisesti tulorekisteriin annetut palkka- ja etuustietoilmoitukset sekä ohjata maksajia mitätöimään ylimääräiset ilmoitukset. Saman maksutapahtumatiedon ilmoittaminen tulorekisteriin useaan kertaan aiheuttaa haasteita tiedon käyttäjille tulorekisteritiedon hyödyntämisessä. Kun yhden maksutapahtuman tiedot on ilmoitettu moninkertaisesti tulonsaajalle, se vaikuttaa myös tulonsaajan verovelvoitteisiin ja etuustietoihin. Valitettavasti kuitenkin viimeisen vuoden aikana useaan kertaan annettujen ilmoitusten määrä ja niitä antavien suoritusten maksajien joukko kasvoi, Piirainen valottaa valvonnan merkitystä.

Valvonnassa on kiinnitetty huomiota myös palkkatietojen ilmoittamisen oikea-aikasuuteen. Myöhässä tietoja toimittaneille lähetettiin viime vuonna 8 280 ohjauskirjettä, jonka seurauksena ohjattujen asiakkaiden ilmoituksista 92,5 prosenttia annettiin oikea-aikaisesti. Myöhässä annettujen ilmoitusten määrä on alentunut tasaisesti vuoden 2023 aikana.

Asiakaspalvelussa korostuu yleisneuvonta – neuvontaa myös verkkosivuilla olevista ohjeistuksista

Tulorekisterin asiakaspalvelun neuvontaa tarvitaan vuodessa yli 30 000 kertaa: puhelinpalvelussa noin 22 000 kertaa ja chatissa noin 10 000 kertaa. Neuvonnan määrä on pysytellyt viime vuodet saman suuruisena. Vastausprosentit ovat 83 ja 97, joten ihan kaikki eivät vastausta saa. Syynä tähän on palvelun ajoittainen ruuhkautuminen. Asiakaspalvelussa oli vuoden 2023 aikana kaikkiaan noin 30 henkilöä, jotka hoitavat lisäksi muitakin tehtäviä.

– Pääsääntöisesti asiakaspalvelussa esitettävät kysymykset koskevat palkkatietoihin liittyvää yleisneuvontaa, johon vastaus usein löytyisi tulorekisterin verkkosivuilta. Useimmiten kysyjä haluaa varmistaa jonkin ilmoittamiseen liittyvän asian tai tarvitsee apua ohjeistuksen tulkintaan tai soveltamiseen. Yleisimmin kysymykset liittyvät kansainvälisiin tilanteisiin, korjaamisiin tai vakuuttamistietoihin. Toisin kuin chat-neuvoja, puhelinpalvelussa oleva virkailija näkee tarvittaessa soittajan tai yrityksen tiedot ja voi vastata kysymykseen tarkemmalla tasolla, kertoo Piirainen.

Tulorekisteri on panostanut ilmoittajille antamansa ohjeistusten selkeyttämiseen huomattavasti viime vuosien aikana. Ohjeistusta tehdään yhteistyössä kaikkien tiedon käyttäjien kanssa, joten siinä on huomioitu ilmoittamisessa käytännössä huomatut haasteet samoin kuin lainsäädäntöön tehdyt muutokset. Tulorekisterin yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät tulorekisterin sivulta kohdasta yritykset ja organisaatiot. Sieltä löytyvät myös sanalliset selitteet jokaiselle tulolajille. Selitteistä ilmenevät myös niille ilmoitettavat tiedot. Linkki tulolajien selitteisiin on hieman hankalasti löydettävissä ohjeesta Palkat: tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin, joten yleinen hakukone toimii hyvänä apuna. 

Asiakasraadit kehittämässä toimintaa

Tulorekisterin kehittämiseen voi osallistua esimerkiksi ilmoittautumalla asiakasraatien toimintaan mukaan. Sen myötä voi antaa palautetta muun muassa ilmoittamisen toimivuudesta ja tehdä muutospyyntöjä. Palkkatietojen ilmoittajien asiakasraateja ovat tilitoimistojen ja palveluntuottajien asiakasraati, ohjelmistotalojen asiakasraati sekä muiden ilmoittajien asiakasraati.

Taloushallintoliitto edustaa tiedon ilmoittajia tulorekisterin yhteistyöryhmässä ja yhteistyöverkostossa. Kehitystyötä liitto tekee myös isompien palveluntuottajien ja palkkaohjelmistotalojen muodostamassa verkostossa.