Ajanvarausjärjestelmän merkintöjen suhde kirjanpitoaineistoon
Hakija tiedusteli kirjanpitolautakunnalta, kuuluuko parturi-kampaamotoiminnassa käytetty ajanvarauskirja kirjanpitoaineistoon ja missä tilanteissa se kuuluu. Hakemuksensa taustaksi hakija esitti seuraavat tiedot:
- Ajanvarausmateriaalilla tarkoitetaan materiaalia, johon on kirjattu asiakkaiden ilmoitukset saapua palvelun myyntiä varten paikalle tiettynä ajankohtana. Varausmerkintä voi lisäksi sisältää merkinnät aiotuista palveluista sekä asiakkaan yhteystietoja. Ajanvarausmateriaali ei lähtökohtaisesti sisällä merkintöjä liiketapahtumista tai palvelujen hinnoista, nämä seikat ilmenevät varsinaisesta kirjanpidosta.
- Joissain tilanteissa kampaamoyrittäjää on vaadittu esittämään kirjanpidon tarkastamista varten ajanvarausmateriaalia jopa useamman vuoden takaa, mikä herättää kysymyksen, kuuluvatko ajanvarauskirjat todella säilytettävään kirjanpitoaineistoon. Hakija kysyy myös, onko asiassa merkitystä varausjärjestelmän toteutuksella, esimerkkinä kalenterimerkinnät henkilökohtaisessa kalenterissa tai paperinen ajanvarauskirja taikka web-pohjainen ajanvarausjärjestelmä.
Vastatessaan lausuntopyyntöön kirjanpitolautakunta rajasi verotukseen liittyvät seikat lausuntonsa ulkopuolelle, koska niistä lausunnon antaminen ei kuulu kirjanpitolautakunnan toimivaltaan. Hakemusasiassa keskeinen kysymys on ajanvarauskirjan merkintöjen suhde kirjanpidon käytännön toteuttamiseen, esimerkiksi siihen, onko ajanvarausjärjestelmää ja sen merkintöjä esimerkiksi pidettävä kirjanpitolain tarkoittamina tositteina taikka kirjanpitona. Kirjanpitolautakunta toteaa, että koska kirjanpidon järjestämistapoja on lukuisa määrä, ensisijaisesti vastausta kysymykseen, ovatko ajanvarausjärjestelmään merkinnät kirjanpitoaineistoa, on haettava siitä, onko ajanvarausjärjestelmässä tai sen osassa sellaisia tietoja, jota tarvitaan, jotta kirjanpito voidaan toteuttaa. Jos ajanvarausjärjestelmän merkinnät ovat tositteita, joiden perusteella myyntisuoritteet merkitään kirjanpitoon, nämä merkinnät ovat osa kirjanpitoaineistoa. Jos taas kirjanpidon tuloutusmerkinnät tehdään pelkästään ajanravauskirjaan, on tämä erillinen kirjanpito. Sen sijaan, jos myyntitapahtumat tositetaan kirjanpitoon esimerkiksi suoraan kassajärjestelmästä – ilman yhteyttä ajanvarauskirjaan – ei ajanvarauskirja eivätkä sen merkinnät ole kirjanpitoaineistoa.
Vastauksena hakijan kysymykseen siitä, onko järjestely teknisellä toteutuksella merkitystä hakemusasiaa arvioitaessa, kirjanpitolautakunta esittää, ettei se ole merkityksellinen seikka. Ratkaisevaa on, miten kirjanpidon käytännön toteuttaminen on järjestetty. Kirjanpidon järjestäminen tulee asianmukaisesti dokumentoida niin, että kirjanpidoista ja aineistoista laadittavasta luettelosta (KPL 2:7 a §) ilmenee muun ohella, ovatko ajanvarausjärjestelmän merkinnät osa tositeaineistoa
