Riskienhallintaa kirjanpitäjille
Taloudellisten väärinkäytösten ennaltaehkäisy lähtee liikkeelle riskien kartoittamisesta
Taloushallinnon palveluntarjoajan tulisi ennakoivasti estää mahdollisuudet taloudellisten väärinkäytösten toteuttamiselle, koska huolimaton riskien arviointi ja kontrollien puute voivat käydä kalliiksi. Erityisesti tilitoimiston rooli asiakkaidensa ”luottopakkina” luo oman lisämausteensa, koska maineella on merkitystä liiketoiminnan jatkumisen näkökulmasta. Luottopakin mainetta ei olisi varaa menettää.
Viime vuosien aikana uutisiin on enenevässä määrin noussut tapauksia, joissa organisaatio on kohdannut taloudellisen väärinkäytöksen. Valitettavasti taloushallinnon palveluntarjoajatkaan eivät ole välttyneet median polttopisteeltä. Puhallus Ahvenanmaalla -dokumentti kertoo keski-ikäisestä Päivistä, joka toimi kirjanpitäjänä Ahvenanmaalla. Hän jäi koukkuun ahvenanmaalaisen raha-automaattiyhdistyksen Pafin peleihin, joihin hän syyti riihikuivaa useamman vuoden ajan, kunnes vyyhti paljastui vuonna 2012. Kun omat rahat loppuivat, hän anasti varoja asiakkailtaan. Kavallettujen varojen yhteismäärä oli noin 800 000 euroa.
Taistelu väärinkäytöksiä vastaan
Yrityskulttuurin kehittäminen, ilmiantokanavien rakentaminen ja tehokkaammat kontrollit ovat keinoja taistelussa väärinkäytöksiä vastaan. Kaiken toiminnan lähtökohtana tulisi kuitenkin olla väärinkäytösriskien tunnistaminen, koska vasta sen jälkeen organisaatiolla on käsitys siitä, mihin riskeihin erilaisin toimenpitein pyritään vastaamaan.
Palveluntarjoajien kohdalla muun muassa käyttöoikeuksien hallinta nousee merkittävään rooliin väärinkäytösriskien hallinnassa, koska esimerkiksi useat tilitoimistot hoitavat erittäin laaja-alaisesti asiakasyritystensä ostolaskujen käsittelyä, myyntilaskutusta, palkkahallintoa ja maksuliikennettä. Yhtä lailla entistä tärkeämmäksi nousee henkilöstön järjestelmäosaamisen jatkuva kehittäminen ja ylläpito, jotta tunnetaan käytössä olevien järjestelmien toiminnot. Miten ja kenen toimesta toimittajarekisteriin voidaan lisätä toimittajia? Kuka voi tehdä muutoksia toimittajarekisterin olemassa oleviin tietoihin, vaikkapa toimittajan tilinumeron osalta? Onko ostolaskulle mahdollista syöttää manuaalisesti tilinumero ohi toimittajarekisterin tietojen? Minkä toimintojen osalta tietoja siirretään manuaalisesti järjestelmästä toiseen? Samoja kysymyksiä voidaan esittää esimerkiksi palkkahallinnon ja myyntilaskutuksen kohdalla.
Taloushallinnon palveluntarjoajan johdon rooli
Myös taloushallinnon palveluntarjoajan johdon on ensiarvoisen tärkeää ymmärtää järjestelmiä sekä käyttöoikeuksien ylläpitoa ja myöntämistä koskevat prosessit. Miksi? Koska muutoin ne, jotka tuntevat tämän pelikentän esimerkiksi tilitoimiston johtoa paremmin ja havaitsevat aukot valvonnassa ja puutteet johdon osaamisen tasossa, voivat halutessaan kiertää kontrollit ja aiheuttaa taloudellisia vahinkoja sekä asiakasyrityksille että palveluntarjoajalle itselleen. Ilman esimerkiksi tilitoimiston johdon riittävää osaamista saatetaan nähdä ”puhalluksia” Manner-Suomessakin.
luotetuimmat henkilöt tekevät eniten väärinkäytöksiä.
Luottamus hyvä, valvonta parempi
Etenkin asiakasyritysten näkökulmasta on aiheellista tehdä yksittäinen nosto Yhdysvaltalaisen ACFE:n* tutkimuksesta, jonka mukaan alle sadan työntekijän organisaatiot kärsivät taloudellisen väärinkäytöksen seurauksena lähes kaksi kertaa suuremmat vahingot isompiin organisaatioihin verrattuna. Tätä selittää ainakin osittain se, että pienempien organisaatioiden sisäinen valvonta jää helpommin kevyemmäksi kuin isommissa organisaatioissa ja teot pääsevät pienemmissä organisaatioissa jatkumaan pidempään. Suomessa tätä voi osin selittää myös vahva luottamuksen kulttuuri. Suuressa osassa väärinkäytöstapauksia, joita olemme olleet tutkimassa, väärinkäytöksen tekijästä on todettu organisaatiossa: ”Aivan uskomatonta, meidän luottopakki ja uskottu henkilö! Emme ikinä olisi uskoneet, että hän tekisi näin.”
Yksi ACFE:n tutkimuksen johtopäätös on, että luotetuimmat henkilöt tekevät eniten väärinkäytöksiä. Yhtenä keskeisenä riskikartoituksen osa-alueena tulisikin olla näiden henkilöiden tunnistaminen organisaatiossa, jotta tähän riskiin pystyttäisiin vastaamaan. Usein kysymys on vaarallisen työyhdistelmän purkamisesta, tehtävien eriyttämisestä sekä neljän silmän periaatteen käyttöönotosta ja soveltamisesta.
Taloushallinnon palveluntarjoajan riskienhallinnan kannalta voi olla tarkoituksenmukaista tunnistaa nämä henkilöt sekä omassa ympäristössä että asiakasyrityksissä. Toiseksi, palveluntarjoajan olisi hyvä viestiä tämänkaltaisista havainnoistaan proaktiivisesti asiakasyritykselle, jotta tilanne voidaan korjata ennen kuin vahinkoja pääsee tapahtumaan. Pelkän rutiinikirjanpidon sijasta asiakkaat odottavat tänä päivänä enenevässä määrin aitoa asiantuntemusta ja neuvontaa. Jos taloushallinnon palveluntarjoaja voi auttaa asiakkaitaan paremman valvontaympäristön luomisessa, miksi sen ei kannattaisi tehdä niin? Valvonnassa ei ole kysymys epäluottamuslauseesta vaan organisaation edun turvaamisesta.
*Association of Certified Fraud Examiners ACFE. Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse – 2018 Global Fraud Study.
Koulutusta tarjolla:
Taloushallintoliiton koulutuksessa 3.4. pureudutaan tilitoimiston riskienhallintaan käytännönläheisesti. Kouluttajina ovat Forensic Risk Alliancen asiantuntijat Tytti Saarinen ja Viivi Lajunen.
Ilmoittaudu mukaan, jos koet, että organisaatiosi kaipaisi lisäevästystä väärinkäytösriskien tunnistamiseen, kontrollien rakentamiseen ja asian viestimiseen oman organisaation sisällä ja asiakasrajapinnassa.
Lisätiedot ja ilmoittautuminen koulutussivuillamme: Tilkitse taloudellisten väärinkäytösten mahdollisuus
