Ryhtiä osakeyhtiöiden tilinpäätösaikatauluihin

Pienten ja keskisuurten osakeyhtiöiden tilinpäätösten laatimis- ja vahvistumisajan viivästymistä moititaan usein. Kun otamme aikataulut lainsäädännöstämme, niin tilinpäätöksen laatimisaika, eli se hetki, jolloin hallituksen on viimeistään se allekirjoitettava, on neljä kuukautta tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Vuodesta 2019 lähtien meidän tulee myös muistaa patentti- ja rekisterihallituksen rangaistukset siitä, jos vahvistettua tilinpäätöksiä ei ole ilmoitettu kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilinpäätöspäivästä.

Olemme jo pidemmän ajan kuluessa saaneet tottua siihen, että rahoittajat vaativat lähes kaikkiin pieniinkin investointeihin niin sanottuja kuukausittaisia ”väliajoja”, ja että tilikauden päättymisen jälkeen vaaditaan tilinpäätöksiä hyvinkin no­peasti. Myös yrityksen oman seurannan takia ja esimerkiksi yrityskauppoihin ryhdyttäessä olisivat pikaiset tilinpäätökset tärkeitä. Monet yritykset tekevät tilinpäätöstasoisia raportteja tilikauden aikana. Yrityksillä, joilla on esimerkiksi merkittäviä vaihto-omaisuuserien vaihteluja ilman varastojärjestelmää, tai jos yrityksellä on osatuloutuksiin liittyviä jaksotuspohdintoja, teettävät tilinpäätöstasoiset kuukausitulosteet sen verran sekä yrittäjän että kirjanpidosta vastaavan työtä, että niitä ei ehkä kannata tehdä ihan säännöllisesti.

Kenenkään ei kannata pahastua, mikäli puutteita löytyy itseltään. Tuskin kovinkaan moni meistä on näiltä osin täydellinen.

Jos yhteisesti haluttaisiin tilinpäätökset nopeammin valmiiksi, niin mitä tämä vaatisi?

Syitä moitittavaan palveluun löytyy pääsääntöisesti meistä kaikista, eli asiakkaista, kirjanpitäjistä ja tilintarkastajista. Kirjoitan tämän artikkelin hyvin kriittisesti ja kuvaan eri toimijoiden parannusta vaativia toimintatapoja ja esimerkkejä. Samalla ehdotan toimenpiteitä tapojemme parantamiseen. Kenenkään ei kannata pahastua, mikäli näitä puutteita löytyy myös lukijalta itseltään, nämä on siis kerrottu käytännön kokemuksina tekijältä ja tarkastajalta. Tuskin kovinkaan moni meistä on näiltä osin täydellinen.

Kuvataan ensin kirjanpitovelvollisen eli asiakkaan toimia

Miten toimitaan?

Tilinpäätökseen tarvittava aineisto viivästyy joskus. Jotta tilinpäätöksen toteuttaja saisi suoriteperusteiseen tilinpäätökseen vaadittavat erät, tulee asiakkaan toimittaa kaikki aineisto mahdollisimman pian tilinkauden päättymisen jälkeen. Puutteita on usein kuiteissa ja laskuissa, sekä joskus myös muun muassa inventaariluettelon myöhäisessä toimittamisessa. Tilinpäätökseen vaikuttavat asiat, joiden mahdollinen maksupäivä on uudella tilikaudella, tarvitaan, jotta tilinpäätös saadaan oikein tehdyksi. Asiakkaan on syytä muistaa, että eräpäivä ei ole se päivä, jonka mukaan asioita punnitaan. Suoriteperuste vaatii sitä, että kirjattavan asian tapahtumispäivä eli esimerkiksi tavaran ja palvelun siirtyminen käsitellään oikein.

Keinot

Kirjanpitoaineistosta puuttuvat laskut ja kuitit eli selvittelytileillä olevat asiat, tulisi toimittaa mahdollisimman pian. Tilinpäätöshetkeen liittyvät niin sanotut siirtyvät erät vaikuttavat siihen, miltä tilinpäätös näyttää, nämä olisi mietittävä olennaisten erien osalta. Mikäli yrityksellä on mahdollisuus saada varastojärjestelmä joko omiin tai vaikka tilitoimiston järjestelmiin ja sen luettelointi niin sanottuna rullaavana inventointina olisi mahdollista, olisi varastoseuranta jatkuvasti mahdollista kaiken aikaa. Rullaavalla inventoinnilla tarkoitetaan sitä, että fyysisen varaston tarkastusta varastojärjestelmään tehdään koko tilikauden aikana ja tuo laskenta dokumentoidaan jatkuvasti. Yhtiön talouteen liittyvät kokouspöytäkirjat voivat vaikuttaa tilinpäätöksen tekemiseen, joten niiden toimittaminen on tärkeää. Monella yrityksellä on verkkopankkitunnukset, joilla voi tulostaa vastuut ja vakuudet suoraan verkkopankkitunnuksilla. Nämä on syytä tulostaa ja lähettää kirjanpitäjälle. Mikäli yrityksellä on olemassa tai mahdollisesti tulossa erimielisyyksiä asiakkaan, verohallinnon, toimittajien, työntekijöiden tai muiden kanssa, tulee näihin liittyvä vaihe kertoa tilinpäätöksen laatijalle mahdollisimman pian. Mahdolliset myöhemmin maksettavaksi tulevien sanktioiden merkintä tilinpäätökseen tulee silloin harkittavaksi. Sähköinen järjestelmä voi helpottaa suoriteperusteista kirjanpitoa.

Mitä parannuksia kirjanpitäjä eli tilinpäätöksen toteuttaja voisi tehdä?

Useiden samanaikaisten tilinpäätöksen toteuttaminen tiukalla aikataululla voi aiheuttaa sen, että asiat viivästyvät. Tilinpäätösaikana ja varsinkin vuoden alussa on hoidettava normaalit taloushallintoasiat ja näiden lisäksi myös iso osa tilinpäätöksiä.

Mitä keinoja voisimme käyttää?

Kirjanpitoa tulee täsmäyttää, tulee se sitten toteutettavaksi joko sähköisenä tai paperilla. Taseessa ja tuloslaskelmassa olevien erien sisältöä tulee seurata, ja esimerkiksi asiakkaalta puuttuvien kuittien ja laskujen olemassaolosta tulee informoida asiakasta. Tiedämme, että muistutuksemme eivät aina ensimmäisellä eivätkä toisellakaan kerralla tehoa. Myyntisaamisissa ja ostoveloissa olevien vanhojen erien sisällöstä tulisi saada asiak­kaalta tietoa ja mahdolliset epäkuranttiudet myyntisaamisissa ja hyvityslaskua vaativat laskut ostoveloissa olisi hyvä kirjata kaiken aikaa. Tilikauden varrella tehtävät toimet vähentävät työtä tilinpäätösvaiheessa ja nopeuttavat tilinpäätöskiirettä. Järjestelmät, joissa esimerkiksi palkkoihin liittyvien sivukulujen jaksotukset ovat automaattisia, tulee kirjanpidon laatijan joka tapauksessa täsmäyttää niiden oikeellisuus. Jaksotuksethan ovat suureksi osaksi oikeita, mutta erilaiset olosuhteet työsuhteissa voivat muuttaa täsmäytyksen täydellisyyttä. Osakeyhtiön huono kannattavuus ja oman pääoman negatiivisuus tulisi huomata jo tilikauden aikana, jos mahdollista. Suurin piirtein suoriteperusteiseen tulosteeseen pääseminen on näissäkin tilanteissa järkevää myös tilikauden aikana.

Oikea ja riittävä kuva edellyttää vain hyvin harvoissa tapauksissa muuta tietoja kuin vakiotiedot.

Kun tilinpäätös on laadittu kirjanpitäjällä olevien tietojen mukaan loppuun, ei vanhan ajan tilinpäätösneuvottelu ole enää tarpeen ihan kaikissa asiakassuhteissa. Asiakkaan kanssa on syytä sopia neuvotteluaikaa ja samalla on syytä jo lähettää alustava tilinpäätös heille katsottavaksi. Mikäli neuvottelua ei haluta ja tilinpäätökseen liittyvät asiat dokumentoidaan asiakkaalle vaikka sähköpostilla, tulevat nuo neuvottelussa käytävät asiat jo käsitellyksi. Niin sanottu alkuperäisyys ei enää ole välttämätöntä, joten olemme käyttäneet jonkin verran myös skannattuja allekirjoituksia. Vielä uudempana sitten ovat tilanteet, joilla allekirjoitukset tehdään sähköisesti tilinpäätöksen allekirjoittajien eli hallituksen sekä tilintarkastajan osalta.

Tilintarkastajan ehkä vielä suurempi ruuhka

Tilintarkastajat ottavat säännöksiä ISA-standardeista. Joka tapauksessa hyvää tilintarkastustapaa on noudatettava. Standardeissa on monia tilintarkastajan etukäteen ja suoraan pyydettäviä asiakirjoja, kuten rahatilien ja velvoitteiden saldot sekä vastuut ja vakuudet. Tilintarkastaja käyttää omaa riskianalyysiaan ja päättää mistä haluaa tietoja. Standardeissa korostetaan, että tilintarkastaja käyttää ammatillista harkintaa työtä tehdessään ja siten tilintarkastajan on harkittava, mikä on järkevintä. Mikäli tilintarkastaja haluaa tilata asiakirjat suoraan itselleen, lähettävät pankit ne suoraan tilintarkastajalle, yleensä hinnoittelusyistä ei muille niitä tarvitseville tahoille. Kun tilintarkastaja saa nämä vahvistukset suoraan itselleen, olisi järkevää lähettää ne samalla asiakkaalle/kirjanpitäjälle. Tällä vältyttäisiin siltä, että tilinpäätöstä sitten jälkikäteen korjataan syystä, että kirjanpitäjällä ei ole tietoa esimerkiksi uusista panttauksista.

Tilintarkastajan on syytä muistaa, että kysymykset, joita esitetään kirjanpitäjälle, on nekin esitettävä ajoissa.

Parantamisen varaa tässäkin

Useiden osakeyhtiöiden tilikausi päättyy kalenterivuoden vaihteessa. Tilintarkastus painottuu yleisesti lyhyelle ajalle ja monen yrityksen tilintarkastuksen valmistuminen kestää. Tilintarkastuksessa on syytä sopia, mitä toimia tilintarkastaja tekee tilikauden kuluessa ja miten näillä toimilla vähennetään ruuhka-aikana tehtävää työtä. On syytä sopia, milloin aineisto tuodaan tilintarkastukseen ja samalla sopia, milloin tilintarkastusaineisto luovutetaan. Tilintarkastajan on syytä muistaa, että kysymykset, joita esitetään kirjanpitäjälle, on nekin esitettävä ajoissa. Ei ole mitenkään kohtuullista, että tilintarkastajan kysymyksen tullessa, on kirjanpitäjän keskeytettävä muu työ. Näihin kysymyksiin vastataan, mutta kirjanpitäjää ei pidä syyttää, mikäli kirjanpitäjä ei ehdi vastata kysymykseen, joka on lähetetty tarkastuksen palaveripäivän aamuna. Muistettavaa on myöskin se, että kirjanpitovelvollinen päättää, mikäli tilinpäätökseen halutaan säännösten ulkopuolista tietoa. Lainsäädännössä on tiettyjä vaatimuksia ja tietyissä tilanteissa voidaan oikean ja riittävän kuvan saamiseksi olla sitä mieltä, että muutakin informaatiota on annettava. Oikea ja riittävä kuva edellyttää vain hyvin harvoissa tapauksissa muuta tietoja kuin vakiotiedot. Esimerkiksi tilinpäätöksen liitetietojen edellisen vuoden vertailutieto ei ole pakollinen, eikä tilintarkastaja omiin tottumuksiinsa liittyen voi niitä vaatia kuin vain hyvin harvoissa tilinpäätöksissä ja niissäkin vain siinä kohdassa, missä tuo tieto on tärkeä. Voimassa olevassa kirjanpitolaissa puhutaan niin sanotuista olettamasäännöksistä ja niiden sijaan myös vaihtoehtoisia tapoja voidaan käyttää, mikäli ne ovat kirjanpitovelvollisen osalta mahdollisia. Näihin niin sanottuihin tarkoituksenmukaisuusasioihin ei tule tilintarkastajan puuttua, mikäli tilinpäätös on oikein.

Yhtiökokoukset

Yhtiökokouskutsut on osakeyhtiölain ja myös yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan lähetettävä oikeana aikana. Jokaiselle osakkeenomistajalle on saatava tieto kokouk­sen pitoajasta oikeiden aikarajojen sisällä. Yhtiöko­koukseen osallistuminen on yksi pienosakkaan tärkeitä oikeuksia. Hallituksen ja tilintarkastajan valintakysymys eli toimikaudet on syytä tarkistaa yhtiöjärjestyksestä. Tällä varmistetaan, että valinnat ovat päteviä ja yrityksellä on hallitus ja tilintarkastaja kuten yhtiöjärjestyksessä ja laissa määrätään.