CTA Paikka
CTA Paikka

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen muutoin kuin perinteisin allekirjoituksin

12.3.2013
jarmo
Jarmo Leppiniemi

Tilintarkastajien yhdistys pyysi kirjanpitolautakunnalta lausuntoa, voiko tilinpäätöksen allekirjoittamisen toteuttaa muulla tavalla kuin perinteisin allekirjoituksin sekä saako allekirjoitusten yhteyteen liittää lisätietoja, kuten kaupparekisteriin rekisteröityjä tietoja.

Kirjanpitolautakunta vastasi, ettei lainsäädännössä ole asetettu erityisiä edellytyksiä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittamistavalle. Lainsäädännössä ei edellytetä, nämä asiakirjat olisi allekirjoitettava käsin. Kirjanpitolautakunta katsoi, että tilinpäätöksiin ja toimin­takertomuksiin voidaan soveltaa lakia vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009). Tähän perustuen näiden asiakirjojen sähköiselle allekirjoittamiselle ei ole estettä. Estettä ei ole sillekään, että osa allekirjoituksista on tehty sähköisesti ja osa käsin. Sähköisestikin allekirjoitettuina tilinpäätös ja toimintakertomus on välittömästi sidottava tasekirjaksi (KPL 3:8.1 §).

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen KPL 3:7.1 §:n mukaiseksi päiväykseksi merkitään se päivämäärä, jona kirjanpitovelvollisen toimivaltainen elin (osakeyhtiössä hallitus) on hyväksynyt tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämän vuoksi asiakirjaan, joka sisältää tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen, tulee olla merkittynä sen hyväksymispäivämäärä. Riittävä ei ole menettely, jossa allekirjoittajien nimien yhteydessä esitettäisiin asianomaisen henkilön allekirjoituksen päivämäärä ilman puheena olevien asiakirjojen hyväksymispäivämäärän esittämistä. Kirjan­pitolautakunta suositteli, että toimintakertomuksessa mainitaan, ketkä kuuluivat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksymishetkellä allekirjoittamiseen toimivaltaiseen toimielimeen (esimerkiksi hallitukseen).

Osakeyhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittavat sen hallituksen jäsenet, jotka olivat toimessa tilinpäätöstä ja toimintakertomusta hyväksyttäessä, vaikkei sen jäsenistä yksikään olisi  kuulunut hallitukseen asianomaisen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tarkoittamalla tilikaudella. Myös yhtiön on toimitusjohtajan (tai isännöitsijän) tulee allekirjoittaa tilinpäätös ja toimintakertomus.

Päätösvaltaisuus määräytyy asianomaisen yhteisön tai säätiön yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen mukaisesti; hallitus ei siten voi itse päättää omasta päätösvaltaisuudestaan esimerkiksi valtuuttamalla puheenjohtajansa tai toimitusjohtajan yksinomaiseksi allekirjoittajaksi. Yksityisliikkeessä allekirjoittajana on toiminnanharjoittaja, henkilöyhtiössä vastuunalaiset yhtiömiehet.

Kirjanpitolautakunta katsoi, että tasekirjaan allekirjoitusten yhteyteen on mahdollista liittää lisätietoja, kuten kaupparekisteriin merkittyjä seikkoja. Edellytyksenä on, että asianomaiset tiedot ovat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen kannalta merkityksellisiä eivätkä harhaanjohtavia. Lautakunta viittasi aiempaan lausuntoonsa (KILA 1874/2011), jossa se katsoi, ettei tilinpäätösasiakirjoihin saa sisällyttää vapaaehtoistietoja, jotka eivät ole tarpeen KPL 3:2 §:ssä edellytetyn oikean ja riittävän kuvan kannalta.

 

KILAUusimmat Artikkelit
Katso kaikki