Myytyjen lahjakorttien kirjanpito­käsittely, myynnin tulouttaminen

Kirjanpitolautakunnalta pyydettiin ohjaus­ta myytyjen lahjakorttien kirjanpitokäsittelyyn. Hakijan tilitoimistossa on kirjanpitovelvollisia asiakkaita, kuten kampaaja-, kosmetologi- ja vaatekauppa­yrittäjiä, joilta ostetaan satunnaisesti lahjakortteja. Lahjakorttien ehdot vaihtelevat yrityksittäin. Yritys eli kirjanpitovelvollinen myy lahjakortit asiakkailleen. Myyntihetkellä lahjakortit kirjataan kirjanpitoon velkatilille. Jos lahjakortissa ei ole voimassa­oloaikaa, ne kirjataan pitkäaikaisiin velkoihin. Jos lahjakortissa on esimerkiksi puolen vuoden voimassaoloaika, ne kirjataan lyhytaikaisiin velkoihin (Per Kassa An Velat). Lahjakorttien ehdot vaihtelevat. Toisilla yrityksillä on esimerkiksi puolen vuoden voimassaoloehto ja toisilla yrityksillä lahjakortti on voimassa ikuisesti. On myös yrityksiä, joiden lahjakorteissa mainitaan esimerkiksi puolen vuoden voimassaoloaika, mutta käytännössä lahjakortit hyväksytään, vaikka voimassaoloaika olisikin jo kulunut.  

Kirjanpitolautakunnalta tiedusteltiin seuraavia seikkoja:  

1. Millä tavalla käsitellään yrityksen kirjanpidossa sen asiakkaiden lunastamattomat lahjakortit?
2. Onko hyvän kirjanpitotavan mukaista jättää lahjakorteista saadut ennakkomaksut velkatilille, jos lahjakortteja ei lunasteta?

Kirjanpitolautakunta vastasi, että kirjanpidollisen suoriteperusteen mukaisesti tulo kirjataan, kun suorite on luovutettu ja meno, kun tuotannontekijä on vastaanotettu (KPL 2:3.1 §). Koska lahjakorttien myynti ei ole suoriteperiaatteen mukaista suoritteen luovuttamista, kirjataan lahjakorttien myynti taseeseen (Per Pankki An Velat). Kun lahjakortti käytetään ja suorite luovutetaan, tuloutetaan myynti suoriteperiaatteen mukaisesti; vastakirjauksena lahjakortin käyttö kirjataan käyttö myyjän kirjanpitoon velan vähennyksenä (Per Velat An Myynti). Mikäli myyjän kirjanpitoon velaksi ostajien hyväksi merkityt lahjakortit jäävät käyttämättä siten, että myyjän velkasitoumus raukeaa, esimerkiksi lahjakortin vanhentumisen vuoksi, tuloutetaan nämä vanhentuneet käyttämättömät lahjakortit oikaisemalla niiden myyntihetken kirjausta kirjauksella (Per Velat An Myynti). 

Kirjanpitolautakunnan käsityksen mukaan lunastamattomien lahjakorttien kirjanpidollisen käsittelyn tulee vastata menettelyä, jota kirjanpitovelvollinen tosiasiallisesti noudattaa lahjakorttien osalta. Mikäli kirjanpitovelvollisen katsoo, että sillä on tosiasiallinen velvoite suoritteen luovuttamiseen lahjakorttia vastaan, on perusteltua, että tätä velvoitetta vastaava lahjakortin määrä on merkitty velaksi. Sellaisten lahjakorttien, joita kirjanpitovelvollinen ei enää hyväksy suoritteen maksuvälineenä, merkitseminen velaksi ei ole perusteltua, kun velkasuhdetta ei enää ole.

Kirjanpitolautakunta viittasi aikaisemmassa lausunnossaan KILA 1866/2011 toteamaansa, että ensisijainen velvollisuus kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimiseen on kirjanpitovelvollisella. Siten palvelun tarjoajan on syytä selvittää kirjanpitovelvolliselta, miten se käsittelee myytyjä lahjakortteja. Mitä enemmän kirjanpitoa hoitava yrityksen ulkopuolinen palveluntarjoaja itse ottaa kantaa tositteiden sisältöön, sitä laajemmaksi muodostuu hänen vastuunsa kirjanpidon oikeellisuudesta. Jos palveluntarjoaja laatii tositteen kirjanpitovelvollisen puolesta, on palveluntarjoajan selvitettävä kirjanpitovelvolliselta asianomaisen liiketapahtuman luonne ja huolehdittava, että kirjanpitovelvollinen merkitsee tositteeseen tarvittaessa hyväksymismerkintänsä.