CTA Paikka

Palkkahallintoon yhtenäinen terminologia

Sähköiset tietojärjestelmät vaativat toimiakseen entistä tarkempaa sisällön ja rakenteen määrittelyä. Palkkahallinnon terminologian yhdenmukaistaminen on uuden työjaoston tärkein tavoite.
14.5.2013

Piia Rekilä erityisasiantuntija, Työelämän- ja markkinaosasto (TMO), TEM

Se, että kansalaiset ja yritykset saavat asiansa helposti ja vaivattomasti hoidettua ja että tietty tieto tulee toimittaa viranomaiselle vain kerran, on jotain minkä kaikki etujärjestöt ja poliittiset tahot voivat allekirjoittaa. Se, mitä kaikkea tulee tehdä, jotta tähän tavoitteeseen päästään, onkin jo monimutkaisempi keskustelu. Jos näitä haasteita ei tuoda rohkeasti esiin, emme välttämättä koskaan pääse juhlapuheista pidemmälle.

Työ- ja elinkeinoministeriön selvityksen mukaan työnantajana toimiminen on suurin hallinnollista taakkaa aiheut­tava osa-alue yritykselle1. Vuonna 2006 työnantajana toimimisen laskennallinen taakka (Standard Cost Model -menetelmään perustuvan tutkimuksen mukaan) oli yli 616 miljoonaa euroa2.

Palkkahallintoon liittyvän ilmoittamisen voidaan katsoa olevan pääsääntöisesti taakkaa työnantajalle, koska sitä ei tehtäisi ilman lainsäädännön velvoitetta. Työnantaja joutuu lainsäädännön tai sopimusten velvoittamana tekemään vuosittain noin 60 ilmoitusta tai tilisiirtoa maksamastaan palkasta.

Tällä hetkellä suurin osa työntekijöiden palkka­tiedoista on olemassa sähköisessä palkanlaskentaohjelmassa. Teknisesti valmiudet kehittää toimintamalli, jossa viranomaisen tarvitsema tieto siirretään suoraan palkanlaskentaohjelmasta viranomaisen järjestelmään, ovat olemassa. Toisin sanoen tämä todella paljon taakkaa aiheuttava osa-alue (palkkatiedon ilmoittaminen) voitaisiin yhteisellä tahtotilalla saada toiminnoksi, jossa koneet hoitavat homman. Kyseessä kun sattuu vielä olemaan sellainen työtehtävä, jonka perään harva palkkahallinnon työntekijä jää suremaan. Yhteinen tahtotila on siis tunnistettu, mutta tavoitteeseen pääseminen vaatii vielä monia päätöksiä myös lainlaatijalta.

Palkkahallinnon tiedonsiirron kehittämisen yhtenä haasteena on nähty aihealueen sanaston ja terminologian erimitallisuus – sama käsite tarkoittaa eri asiaa eri lainsäädännössä. Tämä aiheuttaa haasteita ainakin kahdesta eri näkökulmasta: palkanlaskijan on hankala löytää tietoa oman työnsä tueksi ja tietoa ei saada kulkemaan tietojärjestelmien välillä.

 

Kuinka paljon voidaan laittaa palkanlaskijan harteille?

Palkkahallinnon laskennan perusteet ovat tiedon pyytäjästä (verohallinto, Kela, eläkevakuuttaja, työttömyyskassa) riippuen niin erimitallisia, että vaatii palkanlaskijalta sekä ohjelmistotoimittajilta äärimmäisen hyvää ammattitaitoa ymmärtää, mitä tietoa pitää milloinkin mihinkin kohtaan täyttää ja mitä tietoa poimia siirrettävään tiedostoon. Palkanlaskentaohjelmaan väärin syötetty tieto aiheuttaa joko sen, että viranomainen joutuu tekemään niin sanottua käsityötä pystyäkseen tulkitsemaan tietoa päätöksenteon tueksi tai virheellistä tietoa käytetään sellaisenaan. Tämä saattaa myös aiheuttaa eriarvoisuutta päätöksen saajien kohdalla.

Tietojärjestelmien kehittäminen ei voi poistaa niitä ongelmia, jotka syntyvät jo silloin, kun tieto syötetään järjestelmään. Tähän voidaan vaikuttaa vain keventämällä nykyistä palkkahallinnon käsiteviidakkoa. Ensimmäinen askel on luoda yhteinen terminologia ja käsitteistö, jota palkkahallinnossa työskentelijät voisivat käyttää myös oppaana.

 

Sanastotyö myös tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ehtona

Tietojen vaihto sähköisesti kahden organisaation välillä edellyttää siirrettävien tietojen sisällön ja rakenteen määrittelyä ja usein silloin hyödynnetään Extensible Markup Language (XML) -tekniikkaa. Tietojärjestelmien määrittelyssä tyypillinen vaihe on kuvata järjestelmän käsittelemät ja tuottamat tiedot myös käyttäjien näkökulmasta.

Koska usein siirrettävien tietojen rakenteet määritellään aina projektikohtaisesti, vähenee mahdollisuus useiden eri organisaatioiden tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen. Palkkahallinnon sanastossa kyse on usein myös käsitteestä, jonka lähde on kolmikantaisesti sovittu lainsäädäntö.

Sanastolähtöinen sanomarakenteiden (skeemojen) määrittely perustuu toiminnan tarpeista kuvattujen sanastojen hyödyntämiseen. XML-rakenteiden ja sanaston käsitteiden välinen yhteys takaa järjestelmien semanttisen yhteentoimivuuden konkreettisesti. Tietoja vaihtavat järjestelmät ymmärtävät tiedot samalla tavalla kun sanomarakenteet koodataan ja nimetään systemaattisesti ja niillä on suora vastine sanastossa.

JHS 175 -suositus kuvaa julkisen hallinnon sanastotyöprosessin. Prosessissa tuotetaan ja ylläpidetään JHS-sanastoa. Suosituksen kuvaamassa sanastotyöprosessissa selkiytetään ja harmonisoidaan jonkin yhteisen kiinnostuksen tai tarpeen pohjalta syntyneen yhteisön käyttämiä käsitteitä. Osa käsitteistä on yhteisön omia, osa on koko julkiselle hallinnolle yhteisiä, jolloin niiden omistajuus kuuluu keskitetylle taholle julkisessa hallinnossa. Kaikista JHS-metatietorekisteriin viedyistä käsitteistä muodostuu julkisen hallinnon yhteinen sanasto.

 

Palkkahallinnon yhteentoimivuuden työjaosto

Työ- ja elinkeinoministeriö on asettanut Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe) yhteyteen palkkahallinnon yhteentoimivuuden työjaoston, jonka tehtävänä on:

  • kartoittaa olemassa olevat palkkahallinnossa käytettävät sisällönkuvailun asiasanastot sekä terminologiset sanastot,
  • koota, yhteen sovittaa ja täydentää erilliset sanastot koko palkkahallinnon yhteiseksi pohjasanastoehdotukseksi,
  • tunnistaa puuttuvat sanastoalueet,
  • tunnistaa lainsäädäntöön liittyvät ristiriidat termistön yhteensovittamisessa,
  • tehdä ehdotus palkkahallintosanaston jatkokehityksen ja ylläpidon hallintamallista, sekä
  • tunnistaa olemassa olevat käytännöt ja myötävaikuttaa standardien syntymiseen.

Työjaostossa on edustettuna työ- ja elinkeinoministeriö, Kela, KT Kuntatyönantajat, valtiovarainministeriö, verohallinto, Ilmarinen, Tapaturmavakuutuslaitosten liitto, Työttömyysvakuutusrahasto, Työttömyyskassojen yhteisjärjestö, Keva, Taloushallintoliitto, Elinkeinoelämän keskusliitto, Eläketurvakeskus, Helsingin kaupunki sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet). Tämän artikkelin kirjoittaja toimii työjaoston puheenjohtajana.

Yhteisen palkkahallintosanaston syntyminen vaatii tuekseen organisaatioiden halua sitoutua tavoitteeseen. Koska sanastotyö on vielä hyvin alussa, on tässä vaiheessa hankala hahmottaa, kuinka paljon työtä yhteisen palkkahallinnon sanaston luominen vaatii. Todennäköistä on kuitenkin se, ettei kaikkea lainsäädännöstä kumpuavaa erimitallisuutta pystytä vielä tässä työssä yhtenäistämään. Itse asiassa se ei sellaisenaan ole edes tämän työryhmän mandaatilla mahdollista. Nyt voidaan kuitenkin tunnistaa ne kriittisimmät ongelmakohdat ja katsoa kuinka paljon vahvalla tahtotilalla pystytään vaikuttamaan niihin, joilla päätösvalta muutokseen on.

Vaikka yhtenäistämisen tavoitteessa ei paljon edistyttäisi, on kuitenkin samoihin kansiin päätynyt sanasto jo sellaisenaan arvokas. Ja ongelmia voidaan myös pienentää, jos tietojen tallennuksessa pyritään mahdollisimman pieneen yhteiseen aikakäsitteeseen, jolloin kullakin vastaanottajalla on tiedot saatavissa tarvitsemallaan tasolla.

Myös yhteistyö itsessään luo edellytyksiä kehitykselle, jossa muutosta lähdetään miettimään työnantajan prosessista käsin. Tämän kaltainen yhteistyö tuo viranomaiset saman pöydän ääreen. Tällöin se, kuinka monimutkaiselta kaikki tämä näyttää työnantajan päässä, näyttäytyy huomattavasti konkreettisemmin myös yksittäiselle viranomaisedustajalle. Toimijalle, joka ehkä aiemmin on pohtinut asiaa pelkästään oman organisaation tiedontarpeen näkökulmasta. 

Tällä hetkellä työ on siinä vaiheessa, että työryhmä on nyt kartoittanut organisaatioiden omia palkkahallinnon sanastoja, jottei pyörää tarvitsisi keksiä uudestaan. Myös Tilisanomissakin aikaisemmin esillä ollutta palkkakoodistoa3 hyödynnetään työryhmän työssä. Syksyllä on tarkoitus käynnistää työpajat, joissa itse konkreettinen työ tehdään. Tarkoituksena on hyödyntää myös ammattiterminologin osaamista.

 

Palkka- ja tulokäsitteen yhtenäistäminen

Real Time Economy (RTE) -ohjelmaan4 kuuluvassa FIP-hankkeessa5 on tehty alustavaa kartoitusta palkan käsitteistä kuudessa eri laissa, jotka ovat ennakkoperintälaki (1118/1996), tapaturma­vakuutuslaki (608/1948), työntekijän eläkelaki (395/1961), laki työnantajan sosiaaliturvamaksusta (1114/2005), sairausvakuutuslaki (1113/2005) sekä työttömyysturvalaki (1290/2002). Jotain palkan käsitteiden monimutkaisuudesta kertoo se, että kyseinen taulukko on kahdeksan sivun pituinen.

Esimerkiksi Kelan etuuksien perusteena olevana palkkana­ pidetään ennakkoperintälain 13 §:ssä tarkoitettua ennakonpidätyksenalaista palkkaa. Palkkana ei kuitenkaan pidetä 11 luvun 2 §:n 4 momentissa mainittuja eriä. Työntekijän eläkelaissa on vastaava luettelo eläkkeeseen oikeuttavista työansioista ja eduista, joita ei pidetä vastikkeena työstä. Määritelmissä on kuitenkin jonkin verran eroja, ja koska päivärahaetuudet kartuttavat työeläkettä, olisi suotavaa, että käsitteet olisivat yhtenevät.

Lisäksi Kelan päivärahaetuuksien perusteena käytettävät verotuksessa todetut työtulot perustuvat verohallinnosta saataviin tietoihin. Verotuksessa ei kuitenkaan ole samaa työ­tulokäsitettä kuin sairausvakuutuslaissa, joten saatuja tietoja ei voida käyttää sellaisenaan, vaan Kelan tarvitsema työ­tulotieto lasketaan monimutkaisten laskentakaavojen avulla. Päivärahaetuus siis lain mukaan määräytyy verotuksessa todettujen työtulojen perusteella, mutta määrittely on harhaanjohtava, koska verotuksessa ei määritellä työtuloa.

Kela soveltaa sairausvakuutuslain työtulosäännöksiä kaikkiin sairausvakuutuslain mukaisiin päivärahaetuuksiin (sairauspäiväraha, osasairauspäiväraha, erityishoitoraha, äitiys-, isyys- ja vanhempainraha, erityisäitiysraha, luovutuspäiväraha ja tartuntatautipäiväraha) sekä kuntoutusrahaan. Säännökset ovat pysyneet pääosin samanlaisina kuin ne olivat sairausvakuutuslain tullessa voimaan vuonna 1964. Käsitys 40-vuotisesta työurasta samassa työpaikassa on kuitenkin muuttunut paljonkin. 

Työnantaja selvittää Kelalle työntekijöiden palkat työstä poissaolon ajalta. Työnantaja hakee päivärahaa useimmiten kuuden kuukauden työtuloilla, koska työntekijän verotuksessa todetun työtulon määrä ei ole työnantajan tiedossa. Kuuden kuukauden palkkatietojen ohjelmallinen poiminta on toteutettu eri tavoin eri palkkaohjelmissa. Tiedoissa on kuitenkin puutteita epäselvien ja tulkinnallisten säännösten vuoksi, kuten muun muassa se, mitkä palkan erät kuuluvat kuuden kuukauden ansioon. Ratkaisun tekemiseksi tarvitaan myös esimerkiksi tietoja työmatkakustannuksista, joiden saamiseen tarvitaan työntekijää itseään. Lisäselvitysten pyytäminen työnantajalta ja työntekijältä viivästyttää hakemusten käsittelyä. Työnantajien palkkaraportointi on haasteellista sosiaaliturvaetuuksien erilaisten palkkakäsitteiden johdosta. Lisäksi on epäselvää, miten työnantajan päivärahapäätökset voidaan perustella.

Jos työtulojen esittämiseen voitaisiin kehittää esimerkiksi kuukausituloihin perustuva malli, voitaisiin kahden vuoden takaisten verotietojen käytöstä luopua. Näin voitaisiin päästä eroon yksittäisistä työnantajille tehdyistä tietopyynnöistä ja tietojen käsin poimimisesta. Tällainen malli parantaisi myös tietosuojaa, kun esimerkiksi työntekijän ei tarvitsisi enää pyytää tulotietoja entiseltä työnantajaltaan.

 

(1) Työ- ja elinkeinoministeriön tilannekatsaus hallinnollisen taakan toimintaohjelmaan, http://www.tem.fi/files/29230/Taakan_tilannekatsaus_9.2.2011.pdf
(2) Selvitys yrityksille aiheutuvista hallinnollisista kustannuksista – työnantaja velvoitteet, http://www.tem.fi/files/27455/TEM_7_2010_web.pdf
(3) http://www.raportointikoodisto.fi/
(4) Reaaliaikainen talous (real-time economy) on ympäristö, jossa kaikki organisaatioden väliset transaktiot ovat digitaalisessa muodossa, enenevässä määrin automaattisesti luotuja, ja tapahtuvat reaaliaikaisesti, niin liiketoiminnan kuin IT prosessien näkökulmasta, http://biz.aalto.fi/fi/research/projects/rte/
(5) FIP-palkkakoodisto kokoaa yhteen tärkeimmät viranomaisten vaatimat palkka- ja henkilöstöhallinnon raportoinnin minimi­tietovaatimukset. Koodisto on toteutettu osana Real-Time  Economy -ohjelman Fully Integrated Payroll (FIP) -osahanketta yhteistyössä laajan sidosryhmäverkoston kanssa,
http://www.raportointikoodisto.fi/fip-palkkakoodisto/

 

 

HenkilöstöhallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki