Talous­hallinnon ammat­tilaisen virheel­linen toiminta – mitä siitä seuraa?

Kun yritys ulkoistaa kirjanpitonsa tai palkanlaskentansa ulkoisen yrityksen tehtäväksi, tehdään sopimus yritysten välille. Silloin esimerkiksi Yrsan Yritys Oy ja Tarjan Tilitoimisto Oy tekevät sopimuksen, jossa sovitaan kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvien tehtävien hoitamisesta tiettyyn hintaan ja tietyillä ehdoilla. Sopimus ei poista Yrsan Yritys Oy:n johdon vastuuta kirjanpidon oikeellisuudesta eikä työnantajavastuuta palkanmaksusta työtä tekeville.

Moni tärkeä tehtävä kuitenkin jakautuu toimeksiannon myötä myös tilitoimistolle sekä sen kirjanpitäjälle ja palkanlaskijalle. Käytännössä tehtäviä todellakin hoitavat ihmiset. Tarjan Tilitoimisto Oy:n työntekijät, kirjanpitäjät ja palkanlaskijat, Kalle Kirjanpitäjä ja Paula Palkanlaskija, ovat asiantuntijoita, jotka hoitavat asiakassuhteita hyvin itsenäisellä otteella ja korkealla moraalilla. Koska Kalle ja Paula ovat ihmisiä ja ihmiset ovat erehtyväisiä, voi tehtävien hoidossa sattua virheitä.

Mutta joutuvatko Kalle ja Paula korvaamaan asian Yrsan Yritykselle tai Tarjan Tilitoimistolle, jos virheet johtavat taloudellisiin menetyksiin? Ovatko Kalle ja Paula rikosoikeudellisessa vastuussa? Entä kuinka käy heidän työsuhteidensa, jos virheitä sattuu? Miten Tarjan Tilitoimisto voi varautua mahdollisiin virheisiin?

Toimeksiantosopimus ja vakuutus turvana vahinkojen sattuessa

Tilitoimiston ja asiakkaan välille laadittava toimeksiantosopimus määrittelee isolta osin vastuu- ja korvauskysymyksiä. Sopimuksessa rajataan ne tehtävät, jotka Tarjan Tilitoimisto Oy ottaa Yrsan Yrityksen puolesta hoitaakseen. Jotta sovittu olisi mahdollisissa ongelmatilanteissa näytettävissä toteen, on sopimus syytä tehdä kirjallisesti. Kuitenkin myös suullisesti tai hiljaisesti – toiminnan kautta – syntynyt sopimus on pätevä. Taloushallintoliitosta löytyvät tilitoimistoalan yleiset sopimusehdot (TAL 2018 tai uusi TAL2023) on syytä ottaa osaksi sopimusta, jotta ne tulevat sovellettaviksi.

Kun toimeksiantosopimus on laadittu tilitoimistoalan yleisiä sopimusehtoja noudattaen, Yrsan Yritys Oy:lla kirjanpitovelvollisena ja työnantajana säilyy vastuu kirjanpitoon, verotukseen, työnantajatoimintaan ja tietosuojaan liittyvien oikeudellisten velvoitteiden täyttämisestä sekä Tarjan Tilitoimisto Oy:lle toimitettujen tietojen oikeellisuudesta. Sopimusehdoissa korostetaan, että asiakasyrityksen vastuulla on toimeksiantosopimuksesta huolimatta muun muassa toimintaansa koskevien lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinta sekä niihin liittyvät toimenpiteet.

Yrsan Yritys Oy:lla on lisäksi vastuu Tarjan Tilitoimiston palvelussa havaittujen virheiden välittömästä reklamoinnista niiden korjaamiseksi, silloin kun ne ovat sellaisia, jotka asiakkaan Yrsan Yritys Oy:n edustajan, Yrsa Yrittäjän, tulisi kohtuudella havaita. Jos mahdollinen Kallen tai Paulan työssään tekemä virhe raportoidaan Tarjan Tilitoimisto Oy:lle välittömästi, tilitoimistolla on mahdollisuus korjata virheensä ajantasaisesti ja veloituksetta.

Yleiset sopimusehdot rajaavat tilitoimiston vastuun sopimusrikkomukseen ja palvelussaan tapahtuneista virheistä tai laiminlyönnistä aiheutuneisiin välittömiin vahinkoihin. Sellaisiin eivät kuulu esimerkiksi tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetys, tuotannon tai palveluiden keskeytys tai saamatta jääneet voitot.

Sopimusehtojen 25 kohdan mukaan tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on enintään 10 000 euroa yhden vahinkotapahtuman osalta ja saman tilikauden aikana ilmenneissä vahingoissa enintään 20 000 euroa, ellei enimmäismäärää ole muutoin sovittu. Lisäksi todetaan, että sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti sovittujen palvelujen suorittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta.

Jotta edellä mainitut summat voisivat koitua Tarjan Tilitoimisto Oy:n maksettaviksi, olisi Yrsan Yritys Oy:n raportoitava virheestään heti tai 6 kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta. Korvauksen edellytyksenä on myös se, että palvelun toimittamisesta on kulunut alle kolme vuotta.

On kuitenkin huomattava, että sopimusehtojen mukaiset vastuunrajoitukset eivät välttämättä tule huomioiduiksi mahdollisissa oikeustapauksissa. Näin ollen tiukkakaan toimeksiantosopimus ja jämäkät sopimusehdot eivät anna aihetta tuudittautua tilanteeseen, jossa työn laatua ei valvota eikä siinä noudateta asianmukaista huolellisuutta.

Vakuutusturvan kattavuus on tärkeä osa vahinkoihin varautumista. Myös taloushallintoalan yleisissä sopimusehdoissa edellytetään tilitoimiston vastuuvakuutusta. Vastuuvakuutuksen osalta on olennaista, että vakuutus koskee Tarjan Tilitoimisto Oy:n todellista liiketoimintaa. Riittävä vakuutusturva vaatii lähtökohtaisesti kahdenlaista vakuutusta: toiminnan vastuuvakuutusta ja varallisuusvastuuvakuutusta. Ensimmäinen korvaa toiminnan henkilöille tai omaisuudelle aiheuttamia vahinkoja, jälkimmäinen myös sopimukseen perustuvia varallisuusvahinkoja.

Janne Fredman muistuttaa oikeustapausanalyysissaan Sopimusperusteinen vahingonkorvaus, että tilitoimiston on syytä varmistaa vakuutusturvansa kattavan myös työntekijän tekemät kavallukset. Fredman toteaa, että Taloushallintoliiton jäsenetuvakuutus kattaa työntekijöiden tekemät kavallukset, mutta muidenkin vakuutusratkaisujen osalta tämä vakuutusturva on ainakin erikseen hankittavissa. Edellä mainittujen ohella kannattaa tarkastaa, että oikeusturvavakuutus kattaa myös vastapuolen oikeudenkäyntikulut.

Isännänvastuu ja kanavointisääntö vierittävät korvausvastuuta työnantajalle

Vahingonkorvaus tarkoittaa yksinkertaisuudessaan oikeudellisessa mielessä sitä, että vahingon aiheuttaja on velvollinen korvaamaan vahingon siitä kärsineelle. Lähtökohtaisesti kysymys on rahallisesta velasta.

Kun Yrsan Yritys Oy:n ja Tarjan Tilitoimisto Oy:n välillä on edellä mainittu toimeksiantosopimus, jossa on sovittu kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvien tehtävien hoidosta, on mahdollinen sopimusrikkomus niin sanotun sopimusperusteisen vahingonkorvauksen piirissä. Sopimusrikkomus luonnollisesti edellyttää sitä, että toimeksiantosopimuksessa sopimussuhteelle määritellyt vastuut ovat tulleet rikotuiksi. Tämän tulkitseminen taas edellyttää huolellisesti laadittua sopimusta.

Työnantajalla on vahingonkorvauslain (412/1974) 3 luvun 1 §:n mukaan vastuu työntekijän tuottamasta vahingosta. Työnantaja on velvollinen vahingon korvaamaan toimeksiantosopimuksen rajaamissa puitteissa. Tämän niin kutsutun isännänvastuun mukaan, mikäli Kalle tai Paula tekee asiantuntijatyössään virheen, josta aiheutuu korvausvelvollisuus Yrsan Yritys Oy:n suuntaan, maksaja on ensisijaisesti Tarjan Tilitoimisto Oy, ei Kalle tai Paula. Yrsan Yritys Oy:n tulee siis esittää korvausvaatimuksensa Tarjan Tilitoimisto Oy:lle.

Työnantajan korvausvastuu on siis ensisijainen, mutta myös Kalle tai Paula voivat joutua korvausvelvollisiksi. Korvausvastuu heidän osaltaan työntekijöinä on kuitenkin lievempi kuin vahingonkorvauslain 2 luvun mukainen yleinen korvausvastuu. Lainsäätäjä on näet pitänyt tärkeänä sitä, että työntekijä ei joutuisi korvausvelvolliseksi työstä, jota suoritetaan toisen lukuun ottaen huomioon se, että vahinkojen syntyminen on mahdollista varotoimistakin huolimatta, eivätkä työntekijät voi periaatteellisesti kieltäytyä työnsä tekemisestä.

Vahingonkorvauslain 4 luvun 1 § rajaa työntekijän korvausvastuun ulkopuolelle sellaisen vahingot, joissa työntekijän osuutena on vain lievä tuottamus. Tahallisista vahingoista korvausvastuu on kuitenkin täysimääräinen, jollei sitten katsota kohtuulliseksi alentaa korvausta. Lisäksi työntekijä vastaa ainoastaan siitä määrästä korvausta, jota ei saada perityksi hänen työnantajaltaan. Tämän niin sanotun kanavointisäännön tarkoituksena on edellä mainitulla tavalla kohdistaa työntekijän aiheuttamasta vahingosta johtuva korvausvaatimus aina ensisijaisesti työnantajalle.

Edellä mainittu vahingonkorvauslain pykälä koskee nimenomaisesti työntekijän sivulliselle tai kolmannelle osapuolelle aiheuttamia vahinkoja, kuten Kallen tai Paulan Yrsan Yritys Oy:lle aiheuttamia vahinkoja. Työntekijän työnantajalle aiheuttaman vahingon korvaamisesta kuitenkin säädetään erikseen työsopimuslain (55/2001) 12 luvun 1 §:ssä. Sen mukaan työntekijällä on korvausvelvollisuus, mikäli hän tahallaan tai huolimattomuudesta rikkoo tai laiminlyö työsopimuksesta tai laista johtuvia velvollisuuksia tai aiheuttaa työnantajalle vahinkoa. työntekijä siis kuitenkin voidaan velvoittaa maksamaan Tarjan Tilitoimisto Oy:lle se määrä, mitä yritys on hänen vahingostaan maksanut Yrsan Yritys Oy:lle. Tällöinkin on muistettava, että maksuvaatimuksen ulkopuolelle rajautuvat lievään tuottamukseen perustuvat vahingot.

Lähtökohtaisesti, jos Kalle tai Paula aiheuttavat työssään vahingon Yrsan Yritys Oy:lle, Tarjan Tilitoimisto Oy korvaa vahingon täysimääräisesti, toimeksiantosopimuksen ja sopimusehtojen rajaamissa puitteissa. Kuitenkin he korvaavat työnantajalleen vahingosta kohtuulliseksi arvioitavan määrän, mikäli he ovat aiheuttaneet vahingon tahallaan tai huolimattomuuttaan. Työntekijälle mahdollisesti maksettavaa korvausta ja sen suuruutta harkittaessa huomioitavaksi tulevat muun muassa vahingon suuruus, teon laatu, työntekijän asema ja vahingon kärsijän tarve.

Taloushallinnon asiantuntijalta edellytetään luotettavuutta ja hyvää kirjanpitotapaa

On selvää, että kirjanpitäjän ja palkanlaskijan työnkuvissa työskentelevät tekevät asiantuntijatyötä, joka vaatii laajaa huolellisuutta. Heiltä edellytetään tehtäväänsä soveltuvaa koulutusta ja osaamisen ylläpitämistä. Heitä sitoo hyvä kirjanpito- ja tilitoimistotapa, joka saa sisältönsä alaa sääntelevistä normeista, ohjeista, käytännöistä ja tuomioistuinratkaisuista. Siihen kytkeytyvät kirjanpitolain ohella muun muassa tilinpäätöstä, tilintarkastusta, yritystoimintaa ja verotusta koskevat säännökset sekä viranomaispäätökset. Lisäksi työtä ohjaavat kirjanpitolautakunnan lausunnot, poikkeusluvat ja yleisohjeet sekä alan yleiset sopimusehdot.

Koska työ vaatii erityistä luotettavuutta, tilitoimiston työnantaja voi jo rekrytointitilanteessa edellyttää tehtävään valitulta henkilöluottotietojen tarkistusta. Työelämän tietosuojalain (759/2004) 5 a § mukaisesti työnantajalla on oikeus tarkistaa tehtävään valitulta henkilöluottotiedot silloin, kun tehtävä edellyttää erityistä luotettavuutta ja sen olennaisena osana on käsitellä merkittävää määrää rahaa tai sen hoitamiseksi työntekijälle annetaan pääsy tietojärjestelmiin, joiden avulla voidaan siirtää työnantajan tai tämän asiakkaan varoja tai muuttaa niihin liittyviä tietoja.

Myös huumausainetestin teettäminen on nähty perusteltuna kirjanpitotehtäviin valitulta tämän suostumuksella. Työelämän tietosuojalain 7 §:n mukaan työnantaja voi ottaa vastaan huumausainetestiä koskevan todistuksen silloin, kun työtehtävät edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä. Näiden lisäksi jonkin pykälässä listatun edellytyksen tulee täyttyä. Kirjanpitotehtävissä kysymykseen voivat tulla kohdat 5 ja 6, jotka koskevat työtehtävissä saatujen tietojen suojaa, liikesalaisuuksia ja työnantajalle tai tämän asiakkaalle aiheutuvia vähäistä suurempia taloudellisia vahinkoja.

Taloushallinnon ammattilaisella on työssään velvollisuus myös ohjeistaa asiakkaan vastuuhenkilöitä oikeasta ja lainmukaisesta toiminnasta, mikäli hän havaitsee, että asiakas ei ole tietoinen lain vaatimuksista tai menettelee väärin. Työssä siis usein kysytään taitoa neuvoa kysyttäessä ja uskallusta puuttua myös silloin, kun kirjanpitovelvollinen itse on passiivinen. Työtä – ja neuvontaa – ohjaavat sellaiset periaatteet, kuten puuttumisvelvollisuus, tarkkailuvelvollisuus, selvitysvelvollisuus sekä pidättäytymis- ja irtaantumisvelvollisuus.

Työn arjessa vahinkojen välttäminen edellyttää paitsi asiantuntijoiden huolellisuutta, myös tilitoimiston omavalvontaa. Sitä edesauttavat selkeät pelisäännöt esimerkiksi siitä, millä ehdoin ja kuka saa sopia asiakkaiden kanssa noudatettavista toimintatavoista tai vaikkapa palvelukokonaisuuden laajentamisesta. Dokumentointi auttaa väärinkäytösten havaitsemista ja työn valvontaa. Tilitoimistossa on myös oltava rahanpesulain (444/2017) ja ilmoittajansuojalain (1171/2022) edellyttämä ilmiantokanava väärinkäytöksistä ilmoittamiselle.

Rikosoikeudellinen vastuu voi koskea myös työsuhteessa toimivaa

Jos työntekijä aiheuttaa vahingon tuottamuksellisesti tai tahallisesti, voidaan häneen kohdistaa paitsi korvausvaatimus, myös rikosoikeudellisia toimenpiteitä. Rikosoikeudellisesti vastuu koskettaa paitsi valvontavelvollista tilitoimistoyrittäjää ja -yritystä, Tarjaa ja hänen yritystään, Tarjan Tilitoimisto Oy:ta, myös työsuhteessa toimivaa kirjanpitäjää ja palkanlaskijaa, Kallea ja Paulaa. Vastuun realisoitumisessa painoarvonsa on sillä, missä määrin kirjanpitäjä tai palkanlaskija on ollut aktiivisesti vaikuttamassa kirjanpitoaineiston sisältöön ja kirjausten osalta tehtyihin ratkaisuihin.

Aiempaan Tilisanomat-artikkeliini Kirjanpitäjän rooli muuttuu – Muuttuvatko vastuun rajat? (TS 5/2020) viitaten, rikosoikeudelliseen vastuuseen joutuminen ei aina edellytä teolta tahallisuutta. Myös tuottamuksellisesta lainvastaisesta teosta voidaan tuomita. Näin ollen huolimattomuus tai virheellinen neuvo voi johtaa rikosoikeudellisen vastuun realisoitumiseen. Se ei välttämättä edellytä sitä, että Kalle tai Paula itse tekisi virheellisiä toimenpiteitä, kuten vääriä kirjauksia. Vastuu voi realisoitua myös silloin, kun Yrsan Yritys Oy:n vastuuhenkilö menettelee Kallelta tai Paulalta saamiensa virheellisten neuvojen tai virheellisen ohjauksen varassa.

Kirjanpitolain 8 luvun 4 §:ssä säädetystä kirjanpitorikkomuksesta voidaan tuomita sakkoihin. Rikoslain (39/1889) 30. luvussa säädetyistä elinkeinorikoksista, joita kirjanpidon osalta ovat kirjanpitorikos, törkeä kirjanpitorikos ja tuottamuksellinen kirjanpitorikos, voi seurata myös vankeusrangaistus. Edellä mainitut koskevat paitsi kirjanpitovelvollista, myös häntä, jolle kirjanpito on toimeksiannolla uskottu. Rikos ei välttämättä edellytä tahallisuutta, vaan ainoastaan tuottamuksellisuutta, joka voi tarkoittaa tehtävien laiminlyömistä tai vakavaa huolimattomuutta. Lähtökohtaisesti rikosoikeudelliseen vastuuseen joutuvalla on täytynyt olla tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa lainvastaisten tapahtumien syntymiseen.

Lisäksi on hyvä muistaa, että tilitoimistotyössä, jossa ollaan kirjausten ja rahan lisäksi tekemisissä yritysten henkilötietojen kanssa, virheellinen toiminta voi johtaa myös tietosuojarikkomukseen tai -rikokseen. Seuraamuksina voi olla sakkoja, huomautuksia tai räikeimmissä tapauksissa myös vankeutta. Päävastuussa tietosuojasta ja tietoturvasta on tilitoimistoyritys, joka toimii asiakkaan suuntaan lähtökohtaisesti tietojen käsittelijänä ja joissain suhteissa, ainakin työsuhde- ja asiakastietojensa osalta myös rekisterinpitäjänä. Tietosuoja-asetus (679/2016) edellyttääkin tilitoimistoa ja asiakasta tekemään sopimuksen tietojen käsittelystä, nimeämään tietoja käsittelevät henkilöt tai tehtävät, joissa tietoja käsitellään, ja muun muassa kiinnittämään erityistä huomioita arkaluontoisten tietojen, kuten terveystietojen ja ammattiyhdistykseen kuulumista koskevien tietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn.

Vakava rikkomus tai laiminlyönti voi johtaa varoitukseen tai irtisanomiseen

Työntekijän yleisenä, työsopimuslain 3 luvun 1 §:ään kirjattuna, velvollisuutena on työtehtävien huolellinen tekeminen ja työnantajan antamien määräysten noudattaminen. Hänen on vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa sen kanssa, mitä hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuudella voidaan vaatia. Vaatimus on sitä ankarampi, mitä vastuullisemmassa asemassa työntekijä on.

Jos sitten työntekijä vakavasti rikkoo tai laiminlyö työsopimuksesta tai laista johtuvia, työsuhteeseen olennaisesti vaikuttavia velvoitteita, voi työnantajalle muodostua irtisanomisperuste. Työntekijän henkilöön liittyvistä irtisanomisperusteista säädetään työsopimuslain 7 luvun 2 §:ssä. Perusteelta edellytetään asiallisuutta ja painavuutta.

On kuitenkin huomattava, että irtisanominen ei lähtökohtaisesti voi tapahtua välittömästi ja ensimmäisenä puuttumiskeinona. Työnantajan on myös mahdollisten virheiden sattuessa – ja erityisesti ennen niiden syntymistä – syytä arvioida kriittisesti omaa toimintaansa. Sekä työsopimuslaki että työturvallisuuslaki (738/2002) edellyttävät työnantajaa muun muassa huolehtimaan työntekijän edellytyksistä suoriutua työssään ja perehdyttää työntekijä tehtäviinsä. Tästä on huolehdittava paitsi työsuhteen alussa, myös koko työsuhteen elinkaaren aikana.

Tarja Tilitoimistoyrittäjä Oy:n yrittäjän ja esihenkilöiden onkin hyvä pohtia, miten he ovat varmistaneet, että Kalle ja Paula voivat suoriutua työstään myös mahdollisten toiminnan ja työmenetelmien muutosten yhteydessä. Työnantajan vastuulla on myös jatkuvasti huolehtia siitä, että Kalle ja Paula saavat riittävästi opastusta ja ohjausta työhön, työmenetelmiin ja työssä käytettäviin välineisiin.

Jos sitten rikkeitä tai laiminlyöntejä tapahtuu, työntekijälle on lain mukaan ensin tarjottava varoituksella mahdollisuus korjata menettelynsä. Asiaan on siis puututtava ja työntekijää kuultava sekä ohjeistettava uudelleen oikeaan toimintaan. Varoitus on syytä tehdä kirjallisesti. Mikäli varoitus ja menettelyn korjaamismahdollisuus ei auta, on myös selvitettävä, olisiko irtisanominen vältettävissä sijoittamalla työntekijä muuhun työhön.

Varoitusvaihetta ei kuitenkaan ole, mikäli työntekijän rikkomus on niin vakava, ettei työnantajalta kohtuudella voida edellyttää työsuhteen jatkamista. Kaikkein vakavimmissa tilanteissa voidaan joutua turvautumaan työsopimuksen purkamiseen. Siitä säädetään työsopimuslain 8 luvussa. Purkamisperusteelta vaaditaan erityistä painavuutta. Sellaisena voidaan pitää työvelvoitteiden ja lain vaatimusten niin vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä, kuten tahallista ja laajamittaista laitonta tekoa, ettei työnantajalta kohtuudella voida edellyttää työsopimussuhteen jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa. Kallen tai Paulan osalta kyseeseen voisi tulla erittäin vakava huolimattomuus tai vakava tahallinen väärin toimiminen asiakkaan kirjanpidon, palkanlaskennan tai henkilötietojen käsittelyn osalta.