Kymmenen asiaa saatavien valvonnasta ja perinnästä

1. Kehitä toimistorutiinit

Kehitä toimistorutiinit laskutuksen ajantasaistamiseksi, luottojen valvomiseksi, reklamaatioiden käsittelemiseksi ja perinnän hoitamiseksi. Tavanomaisen laskutuksen tulee pyöriä vuodesta toiseen kehitettyjen rutiinien varassa niin, että mahdollisimman tarkoin vältytään luottotappioilta, eikä tahatonta asiakkaiden rahoitusta ylläpidetä. Suurten saatavien tulisi pyöriä rutiinien lisäksi talousjohdon erityisseurannassa. Valvo rutiinien noudattamista.

Etenkin pienten laskujen osalta on mietittävä, olisiko mahdollista siirtyä käteislaskutukseen. Jos asiakas haluaa maksaa käteisellä, käteisellä maksaminen tulisi aina olla mahdollista ja toivottavaa.

2. Laskun tekeminen

Laskut tulee tehdä viiveettä. Lähetyslistat ja laskutuspohjana olevat työmääräykset ja muut vastaavat tulee täyttää huolella niin, että niistä saa talousjohdon laskutusta varten tarvitsemat tiedot. Laskutusta varten annetut tiedot tulee olla täydellisiä myöhempien laskutussotkujen välttämiseksi. Tämän vuoksi tuotteen tai palvelun myyjän tulee tarkastaa laskut niin, että niistä ei puuttuisi osaa tilauksesta. Jos osa tilauksesta jää jälkitoimitukseen, kannattaa jälkitoimituksesta tehdä merkintä laskuun tai lähetyslistaan.

3. Reklamaatiot

Huomautukset laskuista tehdään usein puhelimitse. Puhelimitse tehtävät reklamaatiot ovat usein epämääräisiä ja sekavia. Osa niistä on aiheellisia ja osa on tehty pelkästään maksuajan saamiseksi. Osa reklamaatioista on saatettu tehdä tarkoituksena saada hinnanalennusta moitteettomasta tuotteesta.

Huomautus voi jäädä pelkästään puhelun varaan – mitään ei seuraa. Toisaalta pieni toimitusvirhe kannattaa korjata syytä tutkimatta, asiakaspalvelun piikkiin, niin kuin eräät suuret tavaratalot tekevät.

Merkittävät aiheelliset tai aiheettomat reklamaatiot tulee saada kirjallisina myöhempää todistelua varten. Tämän vuoksi asiakasta pyydetään tekemään huomautuksensa kirjallisesti joko kirjeenä tai sähköpostiviestinä. Huomautus­kirjeestä tulee selvitä, mitä laskua reklamaatio koskee ja mikä asiakkaan mielestä toimituksessa on moitittavaa. Reklamaatioon vastataan välittömästi ja asia hoidetaan pois päiväjärjestyksestä. Jos asia jää riitaiseksi, se tulee toimittaa heti asian­ajajalle ja haasteena oikeuteen.

Laskua, jota ei ole reklamoitu kohtuullisessa ajassa, on pidettävä oikeana ja riidattomana. Todistustaakka toimituksen virheellisyydestä siirtyy ostajalle, ellei hän ole ajoissa reklamoinut laskua. Ostajan tulee myöhemmässä oikeudenkäynnissä todistaa, että toimituksessa oli virhe.

Aiheeton lasku ei muutu reklamaation puutteen johdosta aiheelliseksi, eli sitä ei tarvitse reklamoida. Jos aiheetonta laskua peritään, tulee väitetyn ostajan reklamoida haasteen johdosta. Muutoin vaatimus voidaan tuomita oikeudessa maksettavaksi.

4. Tarkista ostajan luottokelpoisuus.

Älä myy luotolla hyvällekään asiakkaalle, jos se ei liiketoi­mien kannalta ole tarpeen. Tarkista luottotiedot ja maksutapatiedot rutiininomaisesti. Älä valitse tarkistettavia, vaan tarkista kaikki merkittävät luottoasiakkaat. Määritä luottoraja kullekin asiakkaalle erikseen. Kun asiakkaalla esiintyy maksuviiveitä tai asiakas on saanut luottohäiriömerkinnän, tarkista luottotiedot uudelleen.

Määritä kertaostoraja sekä velkasaldon yläraja. Jos asiakkaan saldo on jatkuvasti luottorajan ylärajalla, harkitse vakuuden pyytämistä ja siirrä asiakas erityistarkkailuun.

5. Laadi maksupostit vastaamaan palvelua ja riskejä

Rakennusalan urakoitsijan tulee huolehtia siitä, että yrityksen liikevaihtoon verrattuna ei synny liian suuria riskejä. Jos jokin osa maksupostista jää saamatta, urakoitsijan tulee uskaltaa keskeyttää työt. Tarkemmat määräykset tästä löytyy alan vakiosopimuksista. Mikäli vakiosopimusta ei olisi, noudatetaan rakennusalalla kuitenkin yleisiä sopimusehtoja.

Eräät tilaajat pyrkivät jättämään viimeiset erät maksamatta joko sillä perusteella, että toimituksessa on sellaisia pieniä virheitä, jotka eivät sopimusehtojen mukaan olisi maksun esteitä, mutta joita tilaajan on hyvä käyttää neuvotteluvälineenä, ellei tilaaja ole antanut maksuista vakuutta.

6. Vakuudet

Jos tavara tai palvelu toimitetaan tilauksesta myöhemmin, harkitse, tulisiko vaatia käsiraha tai koko maksu etukäteen. Laadi asiasta rutiini. Käteisasiakkaan muuttuessa laskutusasiakkaaksi, on harkinnan mukaan vaadittava turvaava vakuus.

Harkitse, tarvitaanko asiakkaan ostotilin tai palveluhinnan vakuudeksi käypä vakuus kuten omavelkainen takaus, pankki­vakuus, yrityskiinnitysvakuus, kiinnitys, irtaimen pantti tai muu vakuus. Jos tarvitaan, hoida asia ennen toimitusta.

7. Omistuksenpidätysehto

Omistuksenpidätysehto toimii eräissä oikeussuhteissa. Erityistavaran kaupassa käytetään usein omistuksenpidätys­ehtoa. Ehto on merkittävä tilausasiakirjoihin, lähetys- tai toimituslistoihin ja laskuihin. Erityisesti konkursseissa saattaa olla poikkeamia ehdon sitovuudesta. Yleissääntö on, että ehto on merkittävä jo toimitussopimukseen. Katso vielä Konkurssilain 5:7 §.

Omistuksenpidätysehto ei sovellu esimerkiksi ajoneuvokiinnityksen alaisiin ajoneuvoihin. Kun toimitettu tavara on kiinnitetty kiinteistöön, raukeaa omistuksenpidätysehto, vaikka se olisi tehty oikeuskäytännön mukaisesti.

8. Perintä

Perintä tulee aloittaa heti, jo muutaman päivän kuluttua laskun eräpäivästä. Reklamoitua laskua tulee niin ikään periä heti, kun reklamaatio on selvitetty. Jos huomautuksesta ei ole päästy yksimielisyyteen, tulee asia viedä oikeuteen riitaisena.

Ensimmäinen perintäkirje on yleensä muistutuskirje, jossa pyydetään maksamaan perittävä lasku määrättyyn päivään mennessä. Muistutuskirjeestä voi vaatia kohtuullisen muistutuskulun. Tämän jälkeen perintä tulee toteuttaa ripeästi sovitun rutiinin mukaisesti. Suuret perittävät on syytä jättää ammattilaisten hoidettavaksi, asianajotoimistoille.

9. Myydyt laskut – peri itse

Omien saatavien lisäksi tulee yrittäjän huolehtia niistä saatavista, jotka hän on myynyt rahoitusyhtiöille. Yleensä yrittäjä on rahoitusyhtiölle vastuussa niistä saatavista, jotka eivät tälle ole kertyneet. Edellisen laskusuhdanteen aikana eräät rahoitusyhtiöt laiminlöivät perinnän lähes kokonaan ja tappiot tulivat sopimuksen mukaan yrittäjän maksettavaksi.

10. Valvonta – Konkurssi – Yrityssaneeraus

Valvo saatavasi lähettämällä valvontakirjelmä konkurssissa pesänhoitajalle tai yrityssaneerauksessa saneeraajalle. Valvonta ei aina ole välttämätön, mutta perintärutiinin mukaan valvonta kannattaa tehdä aina miettimättä, onko se tarpeen vai ei. Valvonnan puuttuessa saattaa saatava prekludoitua. Prekludoituneelle saatavalle ei makseta jako-osuutta.