Asiantuntijan vastuu palkkahallinnossa

Taloushallintoliiton jäsenilleen antamaan neuvontaan tulee ajoittain kyselyitä siitä, miten toimia, kun asiakas ei noudata esimerkiksi työehtosopimuksen määräyksiä vuoro- tai vastaavien lisien maksusta tai työntekijälle ei makseta ylitöitä, vaikka palkanlaskennassa nähdään, että työntekijät ovat tehneet huomattavasti normaalia enemmän työtunteja.

Palkkahallinnon asiantuntijan on aina ohjeistettava asia­kasta oikeasta toimintatavasta, kun hän näkee, että palkat on tarkoitus laskea lakien tai ­työehtosopimuksen vastaisesti. Opastus on hyvä tehdä esimerkiksi sähköpostilla, jolloin ohjeistuksesta jää dokumentti. Usein työn­antajayritys muuttaakin toimintaansa ja jatkossa palkanlaskentaa tulevat tiedot ilmoitetaan oikein. Pääsääntöisesti työnantajana toimivat yritykset haluavat toimia oikein, mutta työlainsäädännön ja työehtosopimusten osaaminen erityisesti aloittavien tai ensimmäisiä työntekijöitä palkkaavien yritysten kohdalla on puutteellista. Tilitoimistojen palkkahallinnon asiantuntijoiden osaaminen on avainasemassa, jotta yritykset eivät tietämättään toimi väärin.

Kuitenkin välillä tulee vastaan tilanteita, joissa asiakas ei suostu noudattamaan asiantuntijan antamaa ohjeistusta. Silloin palkkahallinnossa on syytä ottaa keskusteluun mukaan palkkahallinnon esihenkilö tai tilitoimiston johtaja, koska lainvastaisesti ei voida palkanlaskennassa toimia. Harkittavaksi saattaa tulla vakavammissa tapauksissa jopa toimeksiantosopimuksen purkaminen, joka on tilitoimistojohdon hoidettava asia.

Palkkahallinto on osakirjanpito, jossa on noudatettava kirjanpidolle asetettuja sääntöjä. ”Kirjanpitäjä ei ­koskaan saa tehdä vääräksi tietämäänsä kirjausta”, kirjoittaa Janne Fredman Tilisanomissa 4/2018 julkaistussa artikkelissa Kirjanpitorikokset tilitoimiston näkökulmasta. Tätä on nouda­tettava siis myös palkanlaskentaa tehtäessä.

Palkanlaskennan perusteena olevat dokumentit, kuten esimerkiksi työaikalistat, ovat kirjanpidon tositteita. ­Palkanlaskijan tulee ohjata asiakastaan, jos tämä näkee, että asiakas on antanut virheellistä tietoa laskettaviin palkkoihin. Mikäli tiedot siirtyvät koontina esimerkiksi työaikajärjestelmästä suoraan palkanlaskennan tietoihin, voi virheellisyyksien huomaaminen olla hankalampaa. Kuitenkin esimerkiksi kahden viikon säännöllisten perustuntipalkalla maksettavien tuntien määrä on yleensä 2 kertaa 37,5 tai 40 tuntia, ei siis yhteensä 100 tai 122 tuntia per kaksiviikkoisjakso. Jos siis vastaan tulee asioita, jotka aiheuttavat epäilyjä, on asiakkaalta pyydettävä selvitys, ja mikäli sen perusteella palkanlaskenta ei tapahtuisi säädösten mukaisesti, on asiakaan toiminnasta huomautettava todennettavasti.

Pelkkä dokumentti siitä, että palkkahallinnon asiantuntija on ohjeistanut asiakastaan toimimaan oikein, ei riitä, vaan annettujen ohjeiden noudattamista on myös seurattava. Joskus asiakkaalta tulee suoranainen määräys laskea palkat kokonaan tai osittain lakien tai työehtosopimusten määräysten vastaisesti, mutta asiakkaan määräys ei anna oikeutta palkkahallinnossa toimia säädösten vastaisesti. Ei edes niin, että dokumentoi toimineensa asiakkaan ohjeistuksen mukaisesti.