Alkuun on tärkeää miettiä taustaksi, miksi ulkoistusta tehdään. Mikä on syy yrityksille tai yrittäjille yleisestikään ulkoistaa toimintoja? Keskeisimmät syyt ­voidaan tiivistää seuraavasti: keskittyminen päätoimintaan, kustannus, laatu/riski/osaaminen ja joustavuus.

Keskittyminen päätoimintaan on usein perusteltu ratkaisu yhtiöissä. Kuinka paljon eri osaamista yrittäjän tulee hallita tai kuinka monen tyyppistä tekemistä yrityksessä on kannattavaa johtaa. Kustannus on myös tärkeä elementti. Esimerkiksi taloushallinnon tarpeissa puhutaan jo kohtuu laajasta toiminnasta ennen kuin ammattitaitoisen henkilön palkkaaminen hoitamaan näitä tehtäviä on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin ulkoistaminen. Laatu, riski ja osaaminen ­linkittyvät paljolti toisiinsa. Jos toiminto ei ole yhtiön ydinosaamista, on usein perusteltua ulkoistaa se kumppanille. Lähelle ­kustannusta liittyy myös joustavuus. Jos toiminnon vaatima työ tai muu resurssi­määrä vaihtelee paljon, voi ainakin osittainen ulkoistaminen olla perusteltua, jotta työmäärä piikkeihin pystytään vastaamaan.

Mikä on syy yrityksille tai yrittäjille yleisestikään ulkoistaa toimintoja?

Kun näitä seikkoja katsotaan taloushallinnon näkökulmasta, ei voida olla huomioimatta siihen kuuluvien asioiden perustuvan monelta osin lakisääteiseen pakkoon. Silti ulkoistamisen päätös, eli taustalla oleva motiivi, liittyy johonkin edellä mainituista asioista. Tämän motiivin tunnistaminen on tärkeää kumppanuuden näkökulmasta ja lopulta siis myös ulkoistamisen dokumentaation, eli sopimisen osalta. Motiivi voi muuttua ajan mittaan, joten kumppanuuden jatkumisen kannalta tätä motiivia on tärkeää tarkastella aika ajoin. Samassa yhtey­dessä sitä on syytä verrata ulkoistukseen liittyvän dokumentaation ajantasaisuuteen.

Milloin taas ei kannata ulkoistaa? Edellä mainitut elementit ovat tässäkin päämotiivien ryhmittely. Vastaukset taas ovat päinvastaiset. Esimerkki tilanteesta, jolloin ulkoistaminen ei välttämättä ole paras ratkaisu, voi olla toiminnon linkittyminen ydintoimintaan. Tällainen voi olla esimerkiksi henkilöstö­vuokrauksen kohdalla palkkahallinto. Toisen tyyppinen esimerkki voi olla toimialat, joilla ei ole arvonlisäveron vähennysoikeutta. Näissä tilanteissa arvonlisäveron osuus palvelumaksujen päälle voi muodostaa sen verran suuren kustannuksen, ettei ulkoistus muodostu kannattavaksi.

Sopimushetken dokumentointi: pieni toimeksianto

Kun kyseessä on taloushallinnon pieni toimeksianto, kiteytyvät dokumentaatiotarpeet pitkälti sopimuksen ympärille. Keskeiset asiat, joita dokumentoinnissa on syytä huomioida:

• Tuntemistiedot (Asiakkaan perustiedot)
• Yhteyshenkilön tiedot palvelussa ja sopimusasioissa
• Yrityksen edustajat ja hallituksen jäsenet
• Tosiasialliset edunsaajat (lähtökohtaisesti omistajat)
• Mitä liiketoimintaa asiakas harjoittaa ja mistä siinä käytettävien rahavarojen alkuperä on
• Mitä palveluita sovittu tuotettavaksi – listaus keskeisistä tuotoksista
• Aikataulut palveluiden tuottamiseen sekä aineistojen toimittamiseen
• Koska palveluita aloitetaan tuottamaan

Edellä olevasta luettelosta ensimmäiset kohdat koskevat paitsi yhteistyön tarpeita myös lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä liittyviä tuntemisvaatimuksia. Tämä tuokin palveluntuottajalle lisävaateita. Näitä ovat riskiarvion laatiminen ja sen perusteet asiakkaista. Toisaalta näistä asiakastiedoista on syntynyt rekisteri, josta EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) perusteella on laadittava tietosuojaseloste. Selosteesta tulee käydä esille muun muassa perusteet rekisterin pitämiselle, jotka tosin ovat ilmeiset liiketoiminnan tarpeesta sekä velvoittavasta rahanpesulaista. Näiden toteutus ja sisältö on loppupeleissä hyvinkin suoraviivaista, eikä siitä kannata tehdä liian vakeaa tähtitiedettä.

Edellä luettelossa mainittujen asioiden dokumentointi onnistuu hyvin esimerkiksi kirjallisen sopimuksen yhteyteen. Näiden lisäksi sopimukseen on syytä sisällyttää henkilötietojen käsittelyä koskevat erityisehdot, varsinkin kun toimeksianto sisältää palkkatietoja, hinnoitteluperiaatteet sekä palveluun liittyvät yleiset ehdot. Taloushallintoliiton Yleiset sopimusehdot TAL2018 ovatkin toimiva ja kattava kooste taloushallintopalveluihin sovellettavista yleisistä ehdoista, mikä on kummankin sopimusosapuolen etu.

Sopimushetken dokumentointi: laajempi toimeksianto, missä useita yhdessä tekemisen kohtia

Sellaisissa tilanteissa, missä toimeksianto kasvaa laajemmaksi ja syntyy useampia toimintoja, joissa tehdään yhteistyötä, on syytä dokumentaatiota laajentaa. Toiminnan selkeyttämiseksi on suotavaa näissä tilanteissa laatia erillinen vastuunjako­taulukko. Tätä taulukkoa onkin tärkeää ylläpitää toimeksiannon jatkuessa.

Vastuunjakotaulukon keskeinen tarkoitus on eritellä tarkemmin toimet, joita palveluprosessissa tehdään ja jakaa näiden tekemisen vastuut selkeästi palveluntuottajan ja asiakkaan välillä. Toimintamallien mukaan voi taulukkoon olla tarpeellista ottaa kolmanneksi osapuoleksi ohjelmisto ja sopia selkeästi toiminnot, jotka ohjelmiston tulee hoitaa. Vastuunjakotaulukossa toimien osalta on syytä myös selkeästi tuoda esille, mitkä ovat sopimukseen ja hinta-arvioon tai kiinteisiin hintoihin kuuluvia toimia ja mitkä ovat epäsäännöllisempiä lisätöitä, joista on oikeus lisätyöveloitukseen. Nämä erittelyt poistavat paljon epäselvyyttä ja kitkaa jatkuvasta kumppanuudesta ja laskutusperusteista.

Tyypillisiä aihealueita tai pääryhmiä vastuunjakotaulukkoon ovat:

• Ostoreskontra
• Myyntireskontra
• Maksuliikenne
• Palkanlaskenta
• Tuntikirjaukset/työajanhallinta
• Vuosilomakirjanpito
• Hakemukset ja muut kolmansien tahojen raportoinnit
• Matka- ja kululaskut
• Kirjanpito ja sisäisen laskennan merkinnät
• Viranomaisilmoitukset
• Tilinpäätös

Näiden kohtien alle luetellaan hyvinkin tarkasti toimet ja toimenpiteet sekä näiden vastuiden jakautuminen. Esimerkkejä näistä ovat toimittaja ja/tai asiakasrekisterien ylläpito ja muutokset sekä maksumuistutusten käsittelyt tai lähettämiset. Vastuunjakojen osalta on suotavaa määrittää niihin myös aikataulut, sillä monien toimien osalta on vaikutussuhteita prosessissa eteenpäin.

Taulukkoon voi olla tarpeellista ottaa kolmanneksi osapuoleksi ohjelmisto ja sopia selkeästi toiminnot, jotka ohjelmiston tulee hoitaa.

Suuret toimeksiannot, joissa laatu on kriittistä

Varsinkin suurissa toimeksiannoissa nousee ulkoistuksen motiiveista laatu hyvin korkeaan arvoon. Tällöin on hyvin tyypillistä, että toimeksiannon tilaaja edellyttää tai vaatii yhteistä laatumittaristoa tai muuta laadun mittaamisen ja ­kehittämisen mallia. Nämä voivat olla sidottuja jopa palvelusopimuksen veloitusperusteisiin. Tarpeet näille voivat olla moninaiset lähtien yhtiön sisäisestä kulttuurista sekä korkean laadun tavoittelusta kaikissa toimissa, tai palkkahallinnon osalta työnantaja­mielikuvasta sekä julkisen mielenkiinnon kohteena olevan yhtiön mielikuvasta.

Joka tapauksessa nämä tilanteet vaativat erillisen dokumentaation laatimista. Ensinnä on laatumittariston kuvaus ja sen käyttöohjeistus ja lisäksi osana jatkuvaa mittaamista laadittava dokumentaatio. Laatumittariston kuvaus on yhteisen sopimisen kannalta tärkeä dokumentti, jotta molemmille tahoille on selvää, mitkä ovat merkityksellisiä asioita ja mitä mitataan. Jatkuvan mittaamisen dokumentaatio on taas yhteinen työkalu ja todistusaineisto kehittymiselle. Tämän perusteella pystytään yhdessä tekemään johtopäätökset siitä, missä prosessin osissa on vielä kehittymisen tarvetta ja millä toimilla sitä voidaan tehdä.

Laatumittariston kuvaus on yhteisen sopimisen kannalta tärkeä dokumentti, jotta molemmille tahoille on selvää, mitkä ovat merkityksellisiä asioita ja mitä mitataan.

Laatumittariston sisällöstä esimerkkejä voivat olla kirjan­pidossa havaittujen sisäisten laskentakohteiden puutteiden määrä. Toisaalta laatuun voi liittyä myös tehokkuus, jolloin keskimäärin käytetty aika per transaktio tai dokumentti voi olla relevantti mittari. Yleisellä tasolla nämä mittarit pyrkivät tuomaan esille, kuinka paljon joudutaan tekemään korjauksia prosessissa jälkikäteen tai kuinka tehokas prosessi on. Jälkimmäisen osalta voidaan mitata eri prosessivaiheiden sulkemisten aikataulussa pysymistä. Laadun kannalta voi olla mittarina raportoinnin luotettavuus, jota raportoinnin käyttäjät arvioivat. Näissä tarkastellaan raportoinnin ymmärrettävyyttä ja havaitaanko raporteissa virheitä.

Palveluntuotannon aikainen dokumentointi ja taloushallinnon palveluntuottajan omat tarpeet

Varsinkin toiminnan kasvaessa, kun omaan tiimiin tulee useampia tekijöitä, on yhteisten toimintatapojen merkitys suuri. TAL-STA – Toimeksiannon hoitaminen kohta D4 dokumentointi ohjeistaa dokumentoimaan oleellisilta osilta työtavat ja menetelmät sekä annetut ohjeistukset. Vastuunjakotaulukon taustalta onkin suositeltavaa löytyä dokumentoituna sisäinen prosessi tai työohje. Tämän tarkoituksena on toimia sisäisen työn ohjeistuksena ja laadun takeena olevana prosessikuvauksena, joka mahdollistaa läpinäkyvästi kaikille yhteisen tavan tehdä palveluntoimenpiteet sekä jopa tarjota niiden yhteisen seurannan. Nämä helpottavat muun muassa työkiertojen järjestämistä ja sijaistuksia.

Prosessikuvaukset on syytä laatia järjestelmäkohtaisesti, ja parhaillaan ne toimivat osana sisäistä laatujärjestelmää. Vaikka prosessikuvaukset luonteeltaan antavat yksityiskohtaisen ohjeistuksen siitä, mitä toimia tehdä ja miten ne tulee tehdä osana prosessia, ei ole tarkoituksenmukaista viedä niitä liian tiukoiksi ja pitkälle viritetyiksi. Nämä vievät muussa tapauksessa liikkumavaran ammattitaitoisilta taloushallinnon ammattilaisilta. Loppujen lopuksi ne tulee aina mukauttaa vastaamaan asiakkaan kanssa sovitun toimintamallin mukaista toimintaa. Niiden onkin parempi toimia perustana, jonka päälle asiakaskohtaiset ratkaisut kootaan.

Ohjelmistokohtaiset kuvaukset ovat tarpeellisia, sillä ohjelmistot määrittävät paljon käytännön tekemisen mallia. On kuitenkin hyvä huolehtia, että niistä löytyvät toiminnallisesti riittävät kirjanpidon, reskontran tai palkkaprosessin olennaiset vaiheet ja muun muassa jaksotuskysymykset. Ohjelmistojen toiminnallinen logiikka voi erota paljonkin, jolloin työvaiheiden sopeuttaminen kutakin logiikkaa palvelevaksi on tärkeä elementti laadukkaan ja tehokkaan yhteisen prosessimallin luomiselle.

Näiden sisäisten ja toimintaa ohjaavien dokumentaatioiden pitäminen ajan tasalla onkin tärkeää juuri sijaistuksien sekä perehdyttämisten näkökulmasta. Ne luovat myös turvaa jokaiselle tekijälle, jotka eivät joudu miettimään ja keksimään prosessia uudestaan ja uudestaan. Näin toimet voivat keskittyä enemmän yhdessä tekemiseen asiakkaan kanssa. Prosessikuvauksen jaottelu voidaan tehdä esimerkiksi seuraaviin ryhmiin:

• Toistuvat toimenpiteet kuukauden aikana
• Kuukauden päättämisen toimenpiteet
• Asiakaskohtaiset toimenpiteet

Esimerkiksi kuukauden päättämiseen toimisto voi sisältää seuraavanlaisia toimia, joita asiakas- ja ohjelmistokohtaisesti voidaan muokata vastaamaan omaa toiveprosessia:

Kuukauden päättämisen toimenpiteet

• Täsmäytysnäkymä > Täsmäytä reskontrat ja pankkitili kirjanpidon tilien saldoihin.
• Onko taseeseen tullut uusia tilejä käyttöön, ja onko niille peruste?
• Poistojen kirjaaminen > Jaksotukset esim. laskun jaksotussäännön avulla. Muista tarkastaa myös seuraavan kuukauden merkittävien laskujen suoriteperuste.
• Erottavien tositteiden tarkistus > Hae vain erottavat tositteet Tositelistauksesta. Korjaa erottavat tositteet.
• Verojaksotus
• ALV-laskelma ja -kirjaus
• Verotilin täsmäytys esim. tase-erittelyiden kautta
• Tase-erittelyn laadinta
• ALV-ilmoituksen muodostaminen ja lähetys