Kirjanpitoaineiston dokumentointi – kirjanpitolain menetelmäsäännösten vaatimukset

Kirjanpidon dokumentaation perusta ja ehdoton minimivaatimus on kirjanpitolain 2:7a §:n edellyttämä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, joka korvaa perinteisen paperille tulostetun tasekirjan kirjanpidon sisällön ja rakenteen kuvaavana dokumenttina.

”Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat”.

Hallituksen esityksen 89/2015 perusteluosiossa asiaa on kuvattu tarkemmin:

Luettelosta ”tulee käydä ilmi mistä eri osista ja aineistoista tilinpäätöksen perustana oleva kirjanpito koostuu ja perustuu, miten ne liittyvät toisiinsa, ja miten ja missä niitä säilytetään ja pystyy lukemaan.”

Kirjanpitolautakunnan vuoden 2011 yleisohjetta kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista (menetelmäohje) ei ole päivitetty 2015 kirjanpitolain uudistuksen jälkeen, vaikka tarvetta olisi. Monilta osin vuoden 2011 menetelmäohjeen suositukset silloisen tasekirjan sisällöstä ovat kuitenkin edelleen kurantteja. Silloisen tasekirjan sisältövaatimusten ohella vuoden 2015 kirjanpitolain uudistus toi mukanaan vaatimuksen aineistojen välisen yhteyden kuvaamisesta. Myös kirjanpitolain terminologiaa on päivitetty – enää ei säädetä kirjanpitokirjoista vaan kirjanpidoista.

Alla on oma suositukseni luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista kirjattavista seikoista. Käytännön toteutus riippuu tietenkin esimerkiksi siitä, onko kirjanpito arkistoitu paperilla tai levyllä vai pelkästään pilvipalveluna käytettävän kirjanpito-ohjelmiston tietokannassa. Ja siitä, onko kirjanpidon kokonaisuus kompakti ja selkeä vai useiden järjestelmien mosaiikki. Tai kaipaako aineistojen välinen yhteys eli audit trail lukuohjetta vai onko se ammatti-ihmiselle itsestään selvä.

Luettele kirjanpidot ja miten niiden sisältö on esitetty, esimerkiksi
– pääkirjanpito – pää- ja päiväkirja
– palkanlaskennan osakirjanpito – kirjanpitoyhteenveto sekä tapahtumalista
– pysyvien vastaavien osakirjanpito – hankinta- ja romutuslistat sekä poistoerittely

Luettele muut keskeiset kirjanpidon aineistot kuten julkaistu tilinpäätös, tililuettelo, tase-erittely, pääkirjatilikohtainen tuloslaskelma- ja tase, arvonlisäveroilmoitukset ja tulorekisteri-ilmoitukset.

Luettele tositelajit – tositelajien numerovälien erittely palvelee lukijaa, mutta se ei ole pakollinen. Muista, että palkanlaskenta on osa kirjanpitoa ja kuvaa siksi myös palkanlaskennan aineisto (työaikalistat, lääkärintodistukset…) samalla pieteetillä kuin kuvaat kirjanpidon tositelajit (myyntilaskut, tiliotteet, ostolaskut…) Kerro tositelajeittain, missä muodossa, miten ja missä tositteet on arkistoitu, jos kaikkia ei ole arkistoitu samaan paikkaan samassa muodossa.

Kuvaa selkeästi miten ja missä kirjanpitoaineisto on arkistoitu:

– ”Julkaistua tilinpäätöstä lukuun ottamatta koko kirjanpitoaineisto on säilytetty NetCountor Oy:n Nettikonttori-ohjelmistossa, josta sen saa tulostettua paperille tai tiedostoon.”

– ”Kirjanpitoaineisto on arkistoitu dvd-levyllä pdf-tiedostomuodossa yrityksen konttorissa, lukuun ottamatta tuntipalkkaisten tunnit sekä ylityöt todentavia työaikalistoja, jotka on säilytetty Projektiohjelmistot Oy:n Projextix-pilvipalveluohjelmistossa.”

Kirjanpidon arkistoinnissa suosittelen käytettäväksi suosittuja ohjelmistoriippumattomia tiedostomuotoja, kuten .pdf ja .htm tai aineiston säilyttämistä luotettavassa pilvipalveluohjelmistossa. Jos arkistoit kuitenkin kirjanpitoaineistoa yrityksen omilla palvelimilla pyörivän ohjelmiston tietokannassa, kirjaa luetteloon ohjelmiston ja ohjelmistotoimittajan tiedot sekä se, miten lukija saa käyttöönsä käyttäjätunnukset.

Ohjelmistorobotteihin tallentuu jokainen yksittäinen laskentasääntö yksityiskohtaisella tarkkuudella.

Monesti palkanlaskennan aineisto on arkistoitu erikseen muusta kirjanpitoaineistosta henkilötietojen suojan vuoksi ja se onkin useimmiten aiheellista. Palkanlaskennan aineisto on kuitenkin osa yrityksen kirjanpitoaineistoa lääkärintodistuksineen kaikkineen. Kuvaa luetteloon, miten ja missä se on arkistoitu.

Pienessä yrityksessä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista kannattaa liittää julkaistavan tilinpäätöksen yhteyteen. Suuremmissa yrityksissä se on monesti laadittu varsin yksityiskohtaiseksi ja kattavaksi, jolloin sitä ei haluta julkaista, koska se kertoo tietoa yrityksen prosesseista ja järjestelmistä. Jos yritys ei toimita luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista kaupparekisteriin, suosittelen sen tulostamista paperille tai tallentamista vaikka cd-levylle. Jos yrityksen toiminta katkeaa konkurssiin, pesänhoitajalla on jotain kättä pidempää, minkä avulla lähteä etsimään kirjanpitoa, jos se on murusina maailmalla eli bitteinä eri pilvipalveluissa.

Teemu Vieruahon kirjoituksesta Tilisanomissa 6/2016 Tehoa ja luotettavuutta sähköisen kirjanpidon säilytykseen löydät erinomaisen esimerkin vähän suuremman ja monimutkaisemman yrityksen luettelosta kirjanpidoista ja aineistoista.

Automaattisesti laaditut tositteet ja niiden tiliöinnit

KILAn Menetelmäohjeeseen on kirjattu seuraava suositus:

(Jos) taloushallinnon järjestelmä laatii järjestelmään syötettyjen perustietojen ja parametrien perusteella automaattisesti tositteen ja kirjanpitomerkinnän esimerkiksi kuukausikohtaisena automaatti­tiliöintinä. Tällöin järjestelmän tuottamaan tositteeseen tai kirjanpitomerkintään tulee kuvata riittävän yksityiskohtaisesti ne laskentasäännöt, joilla tosite ja kirjanpitomerkintä on laadittu. Laskentasäännöt voidaan kuvata myös esimerkiksi erilliseen tositelajikohtaiseen asiakirjaan, joka säilytetään tositteelta edellytettävällä tavalla.

Taloushallinto-ohjelmistoissa on ollut perinteisesti toimintoja, joilla voidaan esimerkiksi tehdä automaattisia jaksotuskirjauksia tai tehdä kulukirjauksen perusteella automaattisesti veloitus toiselle yhtiölle ja myynnin kirjaus. Tällaista automaatiota tehdään nykyään myös esimerkiksi ohjelmistorobotiikan avulla.
Automaation lisääntyessä kirjanpidon tarkastettavuus edellyttää näiden automaattisten laskentojen ja kirjausten dokumentoimista. Samalla dokumentointi palvelee myös yrityksen tai tilitoimiston oman toiminnan laatua ja kehittämistä. Laskentasääntöjä voidaan dokumentoida tilanteen mukaan esimerkiksi tositteeseen, kirjauksen selitteeseen, tositelajikohtaiseen asiakirjaan tai luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista.

Ohjelmistorobotteihin tallentuu jokainen yksittäinen laskentasääntö yksityiskohtaisella tarkkuudella. Kirjanpitovelvollisen on kuitenkin syytä dokumentoida, mitä kaikkia laskentoja ja kirjauksia robotit yrityksessä tai tilitoimistossa tekevät, jos robotti ei itse ymmärrä tällaista koostetta tehdä.

Monimutkaiset tositerakenteet

Ennen olivat miehet rautaa, laivat puuta ja tositteet paperia. Kirjanpitäjä kokosi monimutkaiset asiakokonaisuudet paksuksi pinkaksi paperia ja survoi tarvittavan määrä niittejä pitämään tositteen koossa. Nykyään tosite saattaa majailla eri ohjelmistojen syövereissä ja tiedostoina eri hakemistoissa. KILAn menetelmäohjeeseen on tämän vuoksi kirjattu:

Jos tosite muodostuu useammasta asiakirjasta tai tiedostosta tai muusta osasta, niiden yhteyden tulee olla selkeästi kuvattu siten, että tositteen tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena. Tämä vaatimus tulee ottaa huomioon myös kirjanpitoaineiston pysyvässä säilyttämisessä.

Esimerkiksi käyköön kehittämismenojen aktivointi. Oletetaan, että yritys kirjaa kehittämisprojektien kulut juoksevassa kirjanpidossa normaaleille kulutileille ja aktivoi kehittämismenot esimerkiksi kerran kuussa. Kirjanpitäjä voi ajaa aktivointikirjauksen perustana olevat raportit pdf-tiedostoiksi tai paperille ja tallentaa ne kirjanpitoaineistoon joka kuukausi. Tällöin kokonaisuus on siististi yhdessä paketissa eikä välttämättä tarvitse lukuohjetta.

Toinen vaihtoehto on, että aktivointikirjauksen tosittavia raportteja ei tallenneta yhteen paikkaan, vaan ne löytyvät eri tietojärjestelmistä, yleensä projektien avulla eriteltynä. Ostolaskujen kulut löytyvät kirjanpidosta, matkakulut matkalaskujärjestelmästä ja työtunnit projektinhallintajärjestelmästä ja niin edelleen. Aktivoinnin kohteena on usein myös osuus yleiskustannuksista. Mikä osuus miltäkin tililtä ja millä perusteella? Ja lisäksi on budjetti, joka todentaa tulonodotukset. Tämä tietojärjestelmän hakujen ja raporttien sekä paperi- tai excel-listojen muodostama kokonaisuus on tosite.

Kirjanpidon tarkastettavuuden ja toiminnan jatkuvuuden kannalta tällainen tosite tarvitsee selkeän käyttöohjeen. Millä projekteilla seurataan aktivoitavia hankkeita? Mihin hakuihin, raportteihin ja dokumentteihin kuukausittainen aktivointikirjaus perustuu ja miten kirjanpidon tarkastaja saa nämä toistettua? Dokumentaation voi laatia esimerkiksi luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista tai vaikka tase-erittelyjen yhteyteen.