Kauppatavat elävät mutta kirjanpidon lainalaisuudet pysyvät: Kaupan myynnin ja maksujen kirjaaminen
Hanki rajaton lukuoikeus
Kirjaudu sisään tai tilaa Tilisanomat. Saat luettavaksesi uusimmat artikkelit ja arkiston, joka ulottuu aina vuoteen 2001 saakka sekä pääsyn Tilinpäättäjän tietopakettiin.
TILAA TILISANOMAT KIRJAUDU SISÄÄNKuittien arkistoinnista
Kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohje kuvaa asiaa:
”Esimerkiksi vähittäiskaupan tai verkkokaupan järjestelmän tuottama päivä- tai kuukausikohtainen myyntiraportti voi toimia useamman liiketapahtuman todentavana tositteena.
KPL 2:5.2 § edellyttää, että tulotositteesta tulee käydä ilmi kukin luovutettu suorite. Jos kirjaus
tehdään esimerkiksi tuoteryhmäkohtaisen myyntiraportin perusteella, tulee tuotetasoinen tieto
säilyttää kirjanpitoaineistona. Tämä voidaan toteuttaa säilyttämällä yksittäiset kuitit tai siten,
että myynti on raportoitavissa ohjelmistosta tuotekohtaisesti, jolloin kyseinen ohjelmisto tietosisältöineen on osa kirjanpitojärjestelmää.
Kirjanpito- tai arvonlisäverolainsäädäntö ei edellytä kuluttajakaupassa myyjältä myyntitiedon
säilyttämistä asiakaskohtaisella tai kauppatapahtumakohtaisella tarkkuudella, kun kyse on kotimaan myynnistä (AVL 209 f §).”
Kangasniemen Teboil säilyttää kassajärjestelmässä tuotekohtaiset myyntitiedot kuuden vuoden ajan siten, että tuotekohtainen myynti on raportoitavissa halutulta aikaväliltä.
Kuittien säilytysvelvoite korttimaksupalvelujen sopimusehdoissa
Esimerkiksi NETSin korttimaksupalvelun sopimusehdot (vuoden 2020 versio kohta 2.2.1.3) velvoittavat kauppiaan säilyttämään maksujen dokumentaation 20 kuukautta.
”Kauppiaan on säilytettävä Maksutapahtumiin liittyvä dokumentaatio, mukaan lukien kuitit, joissa on Kortinhaltijan allekirjoitus, vähintään 20 kuukaudenajan, jotta asiakirja-aineistoja voidaan käyttää mm. Kortinhaltijaa koskevien reklamaatioiden ratkaisussa. Säilytysajan päätyttyä Maksutapahtumiin ja tilityksiin liittyvä dokumentaatio on tuhottava sopivalla tavalla (ks. PCI DSS) siten, että luvattomat henkilöt eivät pääse käsiksi tietoja sisältäviin asiakirjoihin.”
Käteismaksujen päiväkohtainen erittely
Kirjanpitolain 2:4.1 ja 2:4.2 § säätävät aika- ja asiajärjestyksen toteuttamisesta:
”Kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä
ja asiajärjestyksessä. ”
”Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. Muut
kirjaukset ja osakirjanpitojen yhdistelmäkirjaukset pääkirjanpitoon saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella, jollei ajallisesti tarkemmin kohdistettua kirjaamista edellytetä muussa laissa tai sen nojalla annetuissa säännöksissä.”
Kirjanpitolautakunnan menetelmäohje ohjeistaa kohdassa 3.3:
”Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. Tämä tarkoittaa, että maksuja on voitava tarkastella aikajärjestyksessä päivän tarkkuudella. Niiden kirjaus
osa- tai pääkirjanpitoon voidaan kuitenkin tehdä esimerkiksi kuukauden yhteissumman perusteella.”
OpenPOSin tuottama käteismyynnin päiväkohtainen erittely on myös kirjanpidon tosite.
Täsmäytykset
Täsmäytykset ovat arkijärjen mukaan välttämätön osa laadukasta taloushallintoa. Menetelmäohjeen kohts 3.8 sanoo täsmäytyksistä.
”Täsmäyttäminen on suositeltava toimenpide KPL 2:6 § edellyttämän kirjausketjun aukottomuuden eli audit trail – vaatimuksen toteutumisen varmistamiseksi. Liiketapahtumien käsittelyssä ja kirjaamisessa tapahtuu inhimillisiä virheitä ja järjestelmävirheitä. Täsmäytysten suorittaminen on suositeltavaa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa.
• Käteisen rahan käyttöön liittyy paljon virhemahdollisuuksia. Käteiskassan laskeminen
ja täsmäyttäminen kirjanpitoon on suositeltavaa tehdä vähintään kuukausittain.
• Pankkitilin saldo on suositeltavaa täsmäyttää kirjanpidon pankkitilin saldoon kuukausittain.
• Järjestelmien, esimerkiksi laskutusjärjestelmän ja kirjanpitojärjestelmän välisten liittymien toiminnassa saattaa ilmetä virheitä. Liittymät on suositeltavaa täsmäyttää esimerkiksi kuukausittain mutta ainakin uusien liittymien käyttöönoton jälkeen.
• Myös kirjanpitovelvollisen käytössä olevat osakirjanpidot on suositeltavaa täsmäyttää
pääkirjanpitoon vähintään kuukausittain.
Tehdyt täsmäytykset on suositeltavaa dokumentoida kirjaamalla esimerkiksi täsmäytyksen suorittaja ja suorituspäivä.”
