Miten yritys ja tilitoimisto valmistautuvat tilintarkastukseen?
Tässä Taloushallintoliiton ja Suomen Tilintarkastajien asiantuntijoiden yhteiskirjoituksessa ohjeistetaan pk-yrityksen tilintarkastukseen valmistautumista asiakasyrityksessä ja tilitoimistossa. Huolellinen valmistautuminen ja aineistojen keruu säästää asiakasyrityksen, tilitoimiston ja tilintarkastajan aikaa. Kirjoitusta voi kevyesti soveltaen hyödyntää myös yrityksen sisäisellä talousosastolla.
Mitä aineistoa ja tietoa tilintarkastaja voi pyytää?
Tilintarkastaja voi pyytää tarkastukseen kaikkia aineistoja ja asiakirjoja, jotka ovat kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisen, yhtiön hallinnon sekä niiden tarkastamisen kannalta merkityksellisiä. Samaten hän voi pyytää muuta tietoa ja näkemyksiä yrityksen johdolta ja henkilöstöltä sekä ulkoisilta sidosryhmiltä.
Tilintarkastaja saattaa myös eri vuosina painottaa eri taloushallinnon osa-alueita tai osakirjanpitoja. Yhtenä vuonna saatetaan esimerkiksi paneutua tarkemmin myyntitoiminnan sopimuksiin ja toisena ostotoiminnan sopimuksiin. Kolmannen vuoden painopisteenä voi olla vaikka palkanlaskenta.
Saat hyvän yleiskuvan tilintarkastuksen tavoitteista, keinoista ja tarvittavista aineistoista Lotta Nukarin ja Anna-Kreetta Pentin kirjoituksesta Tilintarkastajan ja kirjanpitäjän yhteistyö (Tilisanomat 5/2021). Ville Vasaman kirjoituksesta Hallinnon tarkastus tilintarkastuksessa tilitoimiston näkökulmasta (Tilisanomat 6/2021) löydät hyvää tietoa hallinnon tarkastuksesta sekä tarkastuksen kohteina olevista aineistoista ja asioista. Tässä kirjoituksessa jatketaan Lotan, Anna-Kreetan ja Villen jalanjäljistä kuvaamaan yksityiskohtaisemmin aineistojen valmistelua ja tietosisältöjen keruuta.
Tarkastuksen suunnittelu ja valmisteluista sopiminen
Tilintarkastajaehdokkaalta tulee ennen valintaa tiedustella hänen suostumustaan tehtävään. Myös arvio palkkiosta kannattaa pyytää tai laskutusperusteet sopia etukäteen. Valitulle tilintarkastajalle pitää myös ilmoittaa valinnasta. Hyvissä ajoin ennen tarkastuksen alkua asiakkaan, tilitoimiston ja tilintarkastajan on hyvä sopia tarkastuksen toimintamalleista. Erityisesti tämä on tarpeen, kun tilintarkastaja vaihtuu. On syytä sopia esimerkiksi aikatauluista, aineiston kokoamisvastuista, aineiston toimitustavoista ja allekirjoittamiskäytännöistä. Tilintarkastustoimeksiannosta sopimisesta sekä tarkastuksen valmistelusta ja kulusta kannattaa lukea Riitta Laineen kirjoitus Tilintarkastus edellyttää tilintarkastajan ja johdon välistä yhteistyötä (Tilisanomat 2/2021).
Aineiston kokoaminen ja toimitustavat
Sopikaa ja dokumentoikaa etukäteen asiakkaan ja tilitoimiston kesken, miten aineistot kerätään tilintarkastukseen. Kun on kirjoissa ja kansissa, kenellä aineistot ovat ja missä muodossa ne ovat, on aineiston toimituksesta helpompi sopia. Tässä voitte hyödyntää alla olevia taulukoita sekä Kirjanpitolain 2:7a §:n edellyttämää luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista.
Aineistoja voidaan toimittaa tilintarkastajalle paperilla, sähköpostilla, tilitoimistoille ja tilintarkastusyhteisöille kehitetyillä asiakaspalvelujärjestelmillä, muistitikulla, cd-levyllä tai myöntämällä tilintarkastajalle pääsy tiedostopalvelimelle tai ohjelmistoon. Osa tilintarkastajista haluaa erityisesti suurempien yritysten tarkastuksessa kirjanpidon raporttien ja tositteiden ohella järjestelmän dataa rakenteisessa muodossa, esimerkiksi kirjaukset ja keskeiset tositetiedot csv- tai XML-muodossa.
Tilintarkastajat toivovat, että kun he suorittavat tarkastusta asiakkaan tai tilitoimiston järjestelmäympäristössä, heille olisi määritetty ohjelmistoon vain lukuoikeudet. Näin voidaan ehkäistä tahattomat tietomuutokset ja väittely vastuukysymyksistä mahdollisissa virhetilanteissa.
Tilintarkastajat toivovat, että kun he suorittavat tarkastusta asiakkaan tai tilitoimiston järjestelmäympäristössä, heille olisi määritetty ohjelmistoon vain lukuoikeudet.
Pk-yritysten tilintarkastuksen suorittaminen ohjelmistoon annettujen käyttöoikeuksien avulla on yhä yleisempää. Tällöin oikeudet tulee järjestää kaikkiin ohjelmistomoduuleihin- ja toimintoihin, jotka tilintarkastaja katsoo olennaiseksi. Käyttöoikeudet tulee järjestää tarkastuksen kannalta riittäväksi ajaksi. Ideaalimaailmassa lukuoikeudet tilintarkastajalle ja tarkastustoimintaa suorittaville viranomaisille olisivat voimassa maksutta. Tilintarkastajien lukuoikeudet voisivat olla voimassa koko toimeksiannon ajan tilintarkastajan valinnasta alkaen. Näin käyttöoikeuden avausta ja sulkemista ei tarvitsisi järjestää tilinpäätöskiireissä tai joka vuosi uudelleen.
Esimerkkejä tarkastettavista aineistoista
Alla olevat malliluettelot ovat esimerkinomaisia eivätkä tyhjentäviä. Aineisto voi tapauskohtaisesti olla joko asiakkaan tai tilitoimiston hallussa. Usein on myös sovittu, että tilitoimisto kokoaa tilintarkastajalle valmiiksi koko paketin ja pyytää tätä varten tarvittavat aineistot asiakkaalta. Osa alla mainituista aineistoista on sellaisia, että tilintarkastaja tarvitsee niitä tapauskohtaisesti riippuen esimerkiksi yrityksen toimialasta tai kunkin vuoden tarkastuksen painopisteistä.
Kolmansilta osapuolilta pyydettävät aineistot
Lisäksi tilintarkastaja saattaa itse pyytää kolmansilta osapuolilta aineistoja tilintarkastusevidenssiksi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakkaiden, toimittajien tai pankin saldovahvistukset. Jos tilintarkastajan hankkima aineisto on sen luonteista, että se mahdollistaa vaihtoehtoisia kirjausratkaisuja, on tilintarkastajan kanssa hyvä sopia tämän aineiston toimittamisesta tilitoimistolle.
Erilaisia asiakkaita, erilaisia tilintarkastajia, erilaisia tapoja tarkastaa
Tilintarkastusyhteisöt ja tilintarkastajat ovat erilaisia. Vaikka lainsäädäntö on yhteinen, vaikuttavat tilintarkastajan valitsema tarkastustapa, kokemus ja osaaminen tarkastuksen suorittamiseen. Toinen tilintarkastaja voi olla vahvemmin tilinpäätösorientoitunut ja toinen painottaa prosesseja ja sisäisiä kontrolleja. Toinen panostaa data-analyysiin ja toinen perinteisempään asiakirjojen läpikäyntiin. Toinen haluaa sukeltaa syvälle palkanlaskennan eksoottiseen maailmaan ja toinen taas materiaalihallinnon toimintamalleihin ja riskeihin.
Myös tarkastettavan yrityksen ominaispiirteet ja kunkin tilikauden tapahtumat vaikuttavat tarkastuksen toteuttamiseen. On erilaisia toimialoja ja ansaintalogiikoita. Yrityksen järjestelmäympäristön taso ja kompleksisuus vaikuttavat myös tarkastukseen. Ja toisaalla kirjanpito ja hallinto on hoidettu mallikkaasti ja toisaalla ei. Kannattaa lukea Suomen tilintarkastajien Riitta Laineen kirjoituskokonaisuus Miksi tilintarkastuksen kestoa on vaikea arvioida etukäteen? Suomen Tilintarkastajien verkkosivuilta.