Kuinka sujuu tekoälyltä kirjanpito?
Laadimme Taloushallintoliitossa muutaman pähkinän purtavaksi kirjanpidon, verotuksen ja työlainsäädännön saralta. Esitimme Visman Jarmo Annalan johdolla kysymykset tekoäly ChatGPT 4:n vastattavaksi. Tässä muutaman esimerkin avulla raporttimme kokeilusta ja arviomme tekoälyn osaamisesta sinun töittesi avustajana.
Lahjakorttien käsittely kirjanpidossa ja arvonlisäverotuksessa
Saimme yrityksen kassajärjestelmästä pdf-muotoisen raportin kuukauden aikana myydyistä, käytetyistä ja erääntyneistä lahjakorteista. Latasimme raportin tekoälysovellukseen ja kysyimme, miten lahjakortit kirjataan kirjanpitoon ja miten arvonlisävero käsitellään.
Tekoäly osasi lukea raportin tiedot ja tiivisti kirjanpitokäsittelyn selkeästi:
”1. Lahjakorttien myynti: Kirjataan lahjakortin myyntihetkellä velaksi lahjakorttivelkaan tai vastaavaan erään ja tulo kirjataan vasta lahjakortin käytön yhteydessä. Lahjakortin myynti ei ole välitöntä tuloa, vaan velkaa yritykselle, kunnes lahjakortti käytetään.
2. Lahjakorttien käyttö: Kun lahjakortti käytetään, lahjakorttivelka vähennetään ja tulo kirjataan myytyjen tuotteiden tai palveluiden mukaisesti.
3. Erääntyneet lahjakortit: Erääntyneet lahjakortit, joita ei ole käytetty määräajan sisällä, voidaan kirjata tuloksi, koska velvoite palvelun toimittamisesta raukeaa.”
Vastauksen lähteenä oli mainittu esimerkiksi Jarmo Leppiniemen aihetta käsittelevä kirjoitus Tilisanomissa.
Sen sijaan arvonlisäverotuksen osalta tekoälyltä saamaamme tiivistelmää voi pitää harhaanjohtavana.
”Yleisesti ottaen, kun lahjakortti myydään, se ei vielä aiheuta arvonlisäveroseuraamuksia. Arvonlisävero kirjataan vasta, kun lahjakortti lunastetaan ja sillä ostetaan tuotteita tai palveluita. Tällöin arvonlisävero määräytyy sen mukaan, mitä tuotteita tai palveluja lahjakortilla ostetaan.”
Tekoäly ei onnistunut tunnistamaan ja tulkitsemaan keskeisiä yksikäyttö- ja monikäyttöarvosetelin käsitteitä ja laatimaan ohjetta näiden mukaisesti.
Edustus- vai kokouskulua?
Annoimme tekoälylle pari skannattua oikeaa ravintolakuittia ja pyysimme sitä ottamaan kantaa, onko kyse edustus- vai kokousmenoista. Kerroimme myös tekoälylle, että osallistujina oli sekä omaa henkilöstöä että asiakkaiden edustajia.
Tekoäly osasi etsiä lähteekseen esimerkiksi asiaa käsittelevän verohallinnon ohjeen ja Tilisanomien artikkeleja. Se osasi vastauksessaan taustoittaa selkeästi edustus- ja kokousmenojen käsitettä, mutta ei ottanut kantaa itse asiaan kirjaukseen, vaan pyysi tarkastamaan asian Verohallinnon ohjeesta. Pelkkien kuittien perusteella asiaa ei yleensä voidakaan ratkaista. Kuittien lisäksi niin tekoäly kuin ihminen tarvitsevat tietoa tilaisuuden osallistujista, tarkoituksesta ja luonteesta.
Kun annoimme näitä lisätietoja, tekoäly kirjasi kuitit samoin kuin me olisimme ne kirjanneet. Tekoäly osasi tunnistaa kuittien kellonajat ja ymmärsi virka-ajan käsitteen oikein. Se myös osasi tunnistaa kuitin tuoteriviltä, oliko kyse alkoholista vai ruoka-annoksesta. Kun tekoälylle annetaan esimerkiksi laskun selitteellä ytimekäs kuvaus tilaisuudesta sekä yrityksen ohjeistus edustus- ja kokousmenojen kriteereistä, se osaa tehdä ratkaisut aivan riittävän hyvin. Kysehän on viime kädessä tulkinnasta.
”Kuinka sujuu tekoälyltä kirjanpito?” – Oman tekoälyavustimen luonti
Pressuhalli kiinteistö- ja arvonlisäverotuksessa
Yhtiöllä on kiinteistö, jolla sijaitsee teollisuushalli. Halli on vuokrattu ja yhtiö on hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi kiinteistön käyttöoikeuden luovuttamisesta. Yhtiö on hankkinut samalle tontille pressuhallin, joka on vuokrattu samalle vuokralaiselle. Vuokra-aika on vuokrasopimuksen mukaan viisi vuotta. Pressuhalli on kiinnitetty tasatulle sora-alueelle ankkureilla. Pressuhalli on siis periaatteessa ”siirrettävä”. Onko pressuhallin perusteella suoritettava kiinteistöveroa? Onko pressuhalli arvonlisäverolain tarkoittama kiinteistö?
Kiinteistöverotuksen osalta tekoäly osasi tiivistää olennaisia kriteereitä:
”Keskeistä arvioinnissa on, katsotaanko rakennelma pysyvästi kiinnitetyksi maahan vai onko se siirrettävissä ilman, että sen rakenteita vahingoitetaan. Suomen kiinteistöverolain mukaan kiinteistöveron kohteena ovat kiinteistön maapohja sekä siihen pysyvästi liittyvät rakennukset ja rakennelmat.
Pressuhallin, joka on kiinnitetty ankkureilla tasatulle sorapohjalle, voi tietyissä tapauksissa tulkita kiinteäksi rakennukseksi, mikäli se on tarkoitettu pysyvästi sijoitettavaksi kyseiselle paikalle ja sen siirtäminen edellyttäisi merkittäviä toimenpiteitä. Kuitenkin, jos pressuhallin katsotaan olevan siirrettävissä ilman suuria toimenpiteitä tai kustannuksia, se ei välttämättä täytä kiinteän rakennuksen kriteereitä kiinteistöverotuksen näkökulmasta.”
Termi pressuhalli ei selvästikään ollut tekoälylle käsitteenä aivan tuttu. Kun täsmensimme sille, että pressuhalli on helposti siirrettävissä, koska se on kiinnitetty sorapohjalle ankkureilla, antoi tekoäly jo kohtuullisen itsevarman vastauksen:
”Jos pressuhalli on helposti siirrettävissä, koska se on kiinnitetty sorapohjalle ankkureilla eikä sen siirtäminen edellytä rakenteellisia muutoksia tai aiheuta vahinkoa itse hallille, on hyvin todennäköistä, että sitä ei katsota kiinteäksi rakennukseksi kiinteistöverotuksen näkökulmasta. Tässä tapauksessa pressuhalli luokiteltaisiin todennäköisesti irtaimistoksi, eikä siitä näin ollen tulisi suorittaa kiinteistöveroa.”
Arvonlisäverolain osalta tekoälyn pitkähkön vastauksen olennaisin osa oli oikein:
”Koska pressuhalli on helposti siirrettävissä ja sen voi poistaa ilman merkittäviä toimenpiteitä, se ei yleensä katsota kiinteistön osaksi arvonlisäverotuksen näkökulmasta. Tämä tarkoittaa sitä, että pressuhallin vuokraukseen sovelletaan todennäköisesti tavaran myynnin säännöksiä arvonlisäverotuksessa, ei kiinteistön käyttöoikeuden luovutukseen liittyviä säännöksiä.”
Rakennustekniikasta syvemmin kiinnostuneet voivat käydä tutkimassa KHO:n ratkaisua 2014/71, jossa yhtiö rakensi, myi ja vuokrasi teräsristikkoisia PVC-halleja, joiden pystytystapa vaihteli rungon koon, maaperän ja käyttötarkoituksen perusteella. Tällaisten eri aihealueisiin keskeisesti liittyvien oikeustapausten tarjoaminen tekoälylle joko ihmistyönä tai tekoälyn suorittamana hakuna lisää vastausten tarkkuutta ja luotettavuutta ja nopeuttaa oikean ratkaisun löytämistä.
Tekoäly osasi tiliöidä laskuja, mutta…
Teimme pienen muutaman kymmenen tilin esimerkkitilikartan, jossa oli esitetty tilin numero ja tilin nimi. Annoimme tekoälylle kirjattavaksi joitakin kuitteja ja laskuja ja ohjeistimme, että se saa ehdottomasti käyttää vain kyseisiä tilejä. Kuten arvelimme, pelkkä tilin nimi ei riittänyt oikean tilin valintaan. Kun laadimme kullekin tilille perinteisen ytimekkään tiliöintiohjeen, parani tiliöinnin osumatarkkuus merkittävästi. Tekoäly siis osasi tulkita laskun sisällön ja tehdä tiliöintiohjeen perusteella kirjaukset oikeille tileille.
Kirjoitimme tekoälylle myös ohjeistuksen, että polttoainekulut testiyrityksessä kirjataan suhteessa 80 prosenttia tuotannon kuluihin ja 20 prosenttia liiketoiminnan muihin kuluihin. Tästäkin se selvisi vaivatta, kun laskurivin tuotenimenä oli bensiini.
Testin aikana havaitsimme kuitenkin useasti, että tekoäly ei pitäytynyt antamissamme tileissä, vaan se käytti esimerkiksi antamamme arvonlisäverotilin sijaan toista arvonlisäverotiliä. Arvelimme sen löytäneen verkosta tilikartan, jonka tilejä se käytti antamamme tilikartan sijaan. Kun muistutimme tekoälyä pitäytymään antamaamme tilikarttaan, saimme oikeita kirjauksia.
Generatiivinen tekoäly kykenee siis asianmukaisten tositteiden ja hyvien tiliöintiohjeiden avulla suoriutumaan tiliöinneistäkin. Testasimme, että se onnistuu jopa luomaan tiliöinneistä kirjanpitojärjestelmän kuvauksen mukaisen tiedoston, joka voidaan lukea suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Ainakin toistaiseksi perinteiset ohjelmistoon määritellyt oletustiliöinnit sekä ”vanha ja koeteltu” koneoppiminen ovat kuitenkin realistin valinnat tuotantokäyttöön soveltuvaan ostolaskujen oletustiliöintiin. Koneoppimiseen ja käyttäjän ylläpitämiin tiliöintisääntöihin perustuvia sovelluksia on tarjolla valmiina useimpien taloushallinto-ohjelmistojen kyljessä. Ne ovat kustannuksiltaan ennustettavia ja nopeudeltaan tuotantokäyttöön soveltuvia.
Julkisiin ja ilmaisiin tekoälysovelluksiin ei saa lähettää asiakkaan tietoja henkilötiedoista puhumattakaan.
TES-tulkinnassa ja laskennassa haasteita
Kirjoitimme exceliin muutamia työaikakirjauksia tulo- ja lähtöaikoineen. Pyysimme tekoälyä tulkitsemaan nämä tuntikirjaukset päivätasolla työaikalain mukaisesti palkkalajeille normaali työaika, lisätyö, ylityö 50 prosenttia ja ylityö 100 prosenttia. Tässä tekoälyn kyvykkyys ei riittänyt ymmärtämään työaikalain tekstiä, mikä tuntui aluksi yllättävältä. Mutta jos luette työaikalain 5:16 ja 5:20 pykälät, huomaatte että laskentasääntö on kirjoitettu varsin koukeroisesti. Lakitekstin perusteella tekoäly ei pystynyt suorittamaan laskentaa kellonajoista palkkalajeille.
Kun annoimme tekoälylle selkeän sanallisen kuvauksen laskentasäännöistä ja pari laskuesimerkkiä, alkoi palkkalajeille tulkinta sujua paremmin. Se kuitenkin väitti toistuvasti lisätyöstä maksettavan 30 prosentin korotuksen. Meille jäi mysteeriksi, mistä tämä työaikalain näkökulmasta erheellinen tieto oli peräisin.
Tekoäly teki myös yksinkertaisia laskuvirheitä. Generatiivisen tekoälysovelluksen perustana oleva kielimalli ei ole laskukone, vaan tekstiä eri lähdeaineistojen perusteella luova sovellus. Tämän vuoksi tarkkaa ja oikeellista laskentaa vaativat tehtävät kuten ylitöiden laskenta kannattaa ainakin toistaiseksi jättää eksaktia laskentaa tekeville palkka- tai työaikasovelluksille.
Uskaltakaa kokeilla!
Lähdimme tähän kokeiluun hyvin kevyin esivalmisteluin eikä yksikään meistä toimi päätyökseen tekoälyn parissa. Jokainen tilitoimisto tai talousosasto voi tehdä samat kokeilut oman väen voimin. Oppaaksi voi tarvittaessa lainata esimerkiksi tutusta ammattikorkeakoulusta innokasta opiskelijaa, jolle tekoälyn soveltaminen on jo arkea. Maksuttomia tekoälysovelluksia saa käyttöön vaivatta.
Kokeilun perusteella uskomme, että tekoäly on jo nyt oiva ja hauska apuväline taloushallinnon ammattilaisen kiireisiin. Kielimallien kehitys ja tekoälyn käyttämien lähdeaineistojen huolellinen valinta parantaa entisestään vastausten laatua. Markkinoille on myös tulossa talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisille suunnattuja tekoälypalveluja, joissa sisältö ja lähdeaineisto on valikoitu nimenomaan ammattikunnan tarpeisiin.
Muistakaa kuitenkin aina tietosuoja- ja liikesalaisuudet! Julkisiin ja ilmaisiin tekoälysovelluksiin ei saa lähettää asiakkaan tietoja henkilötiedoista puhumattakaan, vaan kysymykset tulee esittää yleisellä tasolla. Lisää kokemuksia ja ajatuksia tekoälyn hyödyntämisestä saat Tilisanomien verkosta löytyvästä kirjoituksesta Generatiivinen tekoäly ja taloushallinto.
Mitä kokeilustamme jäi käteen?
Vaivattomampaa tiedon hakemista ja apua vastausten laadinnassa
Tämän kokeilun perusteella asiantuntijalle on vielä sijansa. Tekoäly auttoi meitä kuitenkin nopeasti oikeiden tiedon lähteiden ja linkkien äärelle. Vaikka tekoälyn vastauksissa oli parantamisen ja tarkastamisen varaa, koimme että asiantuntijalle oli avuksi saada oikeansuuntainen vastaus, josta sai muokattua oikean vastauksen.
Asiantuntijatekstiä maallikon ymmärtämään muotoon
Saimme tekoälyn vastaukset asiantuntijatyyliin kirjoitettuna. Yksi tekoälyn vahvuus on se, että se antaa pyydettäessä eri tyylisiä vastauksia eri tarpeisiin ja eri lukijakunnalle. Voimme esimerkiksi pyytää tekoälyä muokkaamaan asiantuntijanäkemyksen maallikon ymmärtämään muotoon.
Kirjanpidon laatimisesta laadunvalvontaan ja tarkastukseen
Tekoälyä voidaan käyttää myös kirjanpidon laadunvarmistukseen. Yrityksen ja tilitoimiston on tekoälyn avulla mahdollisuus tarkastaa valtavia tosite- ja kirjausmääriä. Samat välineet ovat luonnollisesti myös tilintarkastajan ja verotarkastajan käytettävissä. Uskomme, että tekoälyä soveltamalla tarkastusten laatu- ja kattavuus paranevat olennaisesti. Tekoäly auttaa poimimaan tietomassoista toistuvat virheet sekä tulkinnanvaraiset taloudellisesti olennaiset asiat tarkastajan työlistalle.
