Hyvä palkkahallintotapa – Toiminnan ja laadun tueksi tilitoimiston palkkahallintoon

Taloushallintoliitossa palkka- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijaryhmä on laatinut Hyvä palkkahallintotapa -oppaan, joka on tarkoitettu erityisesti pienemmille toimijoille tueksi oman toiminnan kehittämiseen. Siinä kuvataan kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, joita palkanlaskentaa tuottavissa tilitoimistoissa tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti validin palvelun tuottamiseksi. Oppaassa käydään läpi toimintatapoja ja ohjeistuksia, joita toimintaympäristön vaatimukset asettavat, palkka-asiakkuuden hoitamiseen liittyviä käytäntöjä sekä arkistointia ja dokumentointia. Opas ei sisällä palkanlaskennan substanssia.

Hyvä palkkahallintotapa sisältää tiivistetysti seuraavat aihealueet:

Kirjanpitolain vaatimuksia palkanlaskennalle

Palkkahallinnossa työskenteleville on avattu kirjanpitolain keskeisiä käsitteitä, koska palkanlaskenta on osakirjanpito, joten siihen on sovellettava kirjanpidolle asetettuja vaatimuksia. Oppaassa on avattu käytännönläheisesti, mitä ovat tositteet ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa palkanlaskennassa. Kuvattuna on myös se, miten luettelo kirjanpidoista ja aineistoista tulisi toteuttaa, jotta kirjanpitolain vaatimus ”Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat” voidaan todeta.

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Tietosuojan osuus on jaettu oppaassa tietoturvaan eli tekniseen tietosuojaan, salassapidon ja luottamuksellisuuden luomaan tietosuojaan sekä Tietosuoja-asetuksen tarkoittamaan tietosuojaan. Henkilötietojen käsittelystä oppaassa on kuvattu palkanlaskennan kannalta keskeiset käsitteet ja käytännössä esiintulevia tilanteita, unohtamatta sähköpostin käyttöä tietojen välityksessä.

Asiakassuhteen aloitus ja palkanlaskennan palveluista sopiminen

Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on tehtävä kirjallinen sopimus aina, kun sovitaan palvelusta, jossa käsitellään henkilötietoja. Oppaassa on kuvattu selkeästi, mitä on sovittava ja kuvattava ulkoistetun palvelun osalta, jotta tietosuoja-asetuksesta tulevat vaatimukset täyttyvät henkilötietojen käsittelyn osalta. Kirjallinen toimeksiantosopimus on myös osa laadukasta taloushallintopalvelua ja riskienhallintaa, koska siinä on dokumentoitu mitä palveluiden tuottamisesta on sovittu, myös mahdollisissa ristiriitatilanteissa.

Palkka-asiakkuuden hoitaminen

Asiakkuuksien hoitamiseen liittyviä hyviä käytäntöjä on oppaassa kuvattu asiakkuuden alkamisesta sen päättymiseen asti. Tilitoimiston oman toiminnan kehittämisen tueksi on kuvattu niin toimiston sisäisissä toimintatavoissa kuin asiakkaiden palveluprosessissa huomioitavia hyviä käytänteitä. Yhtenäisillä tavoilla tilitoimisto voi varmistaa oman palvelun jatkuvuuden ja toiminnan laatua.

Arkistointi ja dokumentointi

Oppaassa on huomioitu palkanlaskenta-aineiston arkistoinnin ja säilytysaikojen osalta niin kirjanpitolain kuin myös lain oma-aloitteisista veroista, verohallinnon päätöksien sekä tietosuoja-asetuksen ja tulorekisterin asettamat vaatimukset. Arkistointisuunnitelma ohjaa kuvaamaan, mitä palkkaprosessissa käsiteltävät aineistot ovat, miten ne liikkuvat, niihin pääsyn rajaamisen tarvittaessa käyttöoikeuksilla sekä ottamaan kantaa arkistointitapoihin ja säilytysaikoihin.