Rahanpesulainsäädäntö tarkentuu – neljä vinkkiä, joilla tilitoimisto valmistautuu muutoksiin
Euroopan unioni on laittanut uuden vaihteen silmään talousrikollisuuden torjunnassa uudistamalla rahanpesulainsäädäntöä. Tilitoimistoilla on muihin ilmoitusvelvollisiin verrattuna erityisen hyvät edellytykset havaita epäilyttävää liiketoimintaa, joten uudet vaatimukset kannattaa ottaa haltuun ajoissa. Mutta mistä aloittaa? Rahanpesun estämisen ja pakotteiden noudattamisen asiantuntija Katja Oulasvirta kertoo, mitä uudistukset tuovat tullessaan, ja jakaa neuvonsa tilitoimistoille.
Lakiuudistusten taustalla on EU:n tavoite yhtenäistää ja tehostaa rahanpesun torjuntaa jäsenmaissa, jotka ovat aiemmin toimeenpanneet rahanpesudirektiivejä kansallisesti. Uudistuksen myötä siis myös Suomen kansallinen lainsäädäntö muuttuu, ja hallitus onkin antanut kesäkuussa eduskunnalle esityksen rahanpesulain kokonaisuudistuksesta.
“Vireillä olevissa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen muutoksissa ei ole kyse täysin uusista velvollisuuksista, vaan nykyisten vaatimusten tarkentumisesta ja yksityiskohtaisemmasta sääntelystä”, kertoo Katja Oulasvirta, Oulasvirta Consulting -konsulttiyrityksen perustaja, juristi ja kokenut rahanpesun ja pakotteiden asiantuntija.
Lainsäädännön muutokset vaikuttavat tilitoimistojen arkeen samoin kuin muidenkin ilmoitusvelvollisten. Oulasvirta kuitenkin korostaa, että tilitoimistoilla on erityinen asema rahanpesun torjunnassa.
“Tilitoimistoissa on näkyvyys yritysten maksuliikenteeseen ja osakkeenomistajien välisiin tilityksiin. Niissä voidaan reagoida nopeasti, jos liiketoiminnassa tapahtuu jotakin tavallisesta poikkeavaa.”
Odotukset ovat korkealla. Tilitoimistojen tulisi pystyä osoittamaan, että asiakkaan tunteminen, riskien arviointi ja mahdollisten epäilyjen käsittely toimivat käytännössä nyt ja tulevaisuudessa.
Tarkempia tietoja ja tiukempia rajoja
Jo nykyisen lainsäädännön mukaan tilitoimistojen on ilmoitusvelvollisina seurattava asiakkaitaan jatkuvasti ja varmistettava, että asiakkaiden liiketoimet vastaavat tilitoimistojen tietoja asiakkaistaan. Uusi lainsäädäntö täsmentää näitä vaatimuksia.
Jatkossa korkean riskin asiakkaiden tiedot on päivitettävä vähintään kerran vuodessa. Tällaisia asiakkaita ovat esimerkiksi poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt tai asiakkaat, joilla on liiketoimintaa korkean riskin maissa.
Myös tosiasiallisista edunsaajista kerättävän tiedon on jatkossa oltava entistä yksityiskohtaisempaa. Tietopyynnöillä tulee siis kysyä entistä enemmän tietoja. Asiakkaat myös usein haluavat tietää, miksi näitä tietoja kysytään.
Lisäksi tosiasiallisen edunsaajan omistusraja tiukentuu. Aiemmin tosiasialliseksi edunsaajaksi katsottiin henkilö, joka omistaa yrityksestä yli 25 prosenttia. Jatkossa raja on vähintään 25 prosenttia. Muutos näkyy esimerkiksi yhtiössä, jossa on neljä tasaomistajaa: kun jokainen omistaa 25 prosenttia, yksikään heistä ei tällä hetkellä ylitä rajaa. Jatkossa kuitenkin kaikki neljä ovat tosiasiallisia edunsaajia.
Epäilyttävästä liiketoimesta on tehtävä ilmoitus rahanpesun selvittelykeskukselle. Tässä ei ole mitään uutta. Mutta tulevaisuudessa ilmoituksen toimittaminen siirtyy tilitoimistoon nimetyn vastuuhenkilön tehtäväksi. Tämä tarkoittaa compliance-osastoa tai -vastaavaa.
Pienissä tilitoimistoissa sääntelyn noudattamista hidastaa usein resurssien puute. Erillistä compliance-osastoa ei aina ole ja yksi henkilö hoitaa usein monia velvoitteita varsinaisen työnsä ohessa. Ulkopuolisesta asiantuntijatuesta voi olla suuri apu. Yritys saa tarvittaessa tuekseen kokeneen AML-asiantuntijan, eikä rooliin tarvitse löytää kokoaikaista työntekijää. Tärkeintä kuitenkin on, että vastuut, päätökset, eskalointi ja dokumentaatio ovat kunnossa.
Valmistautumalla suojaat liiketoimintasi jatkuvuutta
EU:n uuden rahanpesulainsäädännön eli AML-paketin velvoitteita aletaan näillä näkymin soveltaa 10. heinäkuuta 2027 alkaen. Aikaa on vajaa vuosi, ja väliin mahtuvat sekä tilinpäätöskauden kiireet että kesälomat. Tilitoimistojen kannattaakin aloittaa muutoksiin valmistautuminen pikimmiten.
Jos valvontaviranomainen, tilitoimistojen tapauksessa Lupa- ja valvontavirasto (LVV), havaitsee puutteita toiminnassa lainsäädännön astuttua voimaan, ensimmäinen vaatimus on Oulasvirran mukaan yleensä puutteiden korjaaminen määräajassa. Puutteiden laadusta ja vakavuudesta riippuen seurauksena voi olla julkinen varoitus, rikemaksu tai seuraamusmaksu.
“Uudistusten toteuttaminen kiireellä määräajassa tulee yleensä kalliimmaksi kuin se, että yritys tekisi muutokset etukäteen ennen kuin lainsäädäntö astuu voimaan”, Oulasvirta muistuttaa.
Rahanpesulain uudistuksiin valmistautuminen suojaa myös yrityksen mainetta ja liiketoiminnan jatkuvuutta. Asiakkaiden, rahoittajien ja yhteistyökumppaneiden luottamuksen menettäminen voi olla usein merkittävämpi riski kuin taloudelliset seuraamukset.
Automaatio keventää työtä vaatimusten tiukentuessa
Automaation ja tekoälyn käyttö rahanpesun torjunnassa on jo arkipäivää monelle suurelle organisaatiolle. Oulasvirran mukaan automaatiotyökaluja käytetään esimerkiksi tietojen keräämiseen rekistereistä, asiakkaiden seulontaan ja analyysien valmisteluun, vaikka päätösvastuu säilyy ihmisellä.
Varsinkin pienemmissä tilitoimistoissa tekoälyn käyttäminen voi olla vielä alkuvaiheessa, mutta automaatiot ovat tulleet tutuksi monelle. Kun asiakkaita on paljon, muun muassa tietopyyntöjen lähettely ja asiakkaiden seulonta kävisivät jo päivätyöstä. Oulasvirran mukaan automaatiot pienentävät riskiä siitä, että seulonnassa jäisi oleellista tietoa huomaamatta.
“Hyvin toteutettu automaatio ja tekoäly voivat vähentää manuaalista työtä, kohdentaa asiantuntijoiden aikaa olennaisiin riskitapauksiin ja pienentää kustannuksia.”
Tilitoimiston muistilista: aloita valmistautuminen näin
Vaikka lakipykälien yksityiskohdat kehittyvät, voivat tilitoimistot alkaa jo varautua muutokseen. Oulasvirta jakaa neljä toimenpidettä, jotka auttavat valmistautumaan.
1. Tarkista tilitoimiston nykytila. Täyttyvätkö voimassa olevan rahanpesulainsäädännön velvoitteet tällä hetkellä? Varmista esimerkiksi, että tilitoimiston oman liiketoiminnan riskiarvio on ajan tasalla eli olet arvioinut omaan toimintaasi liittyvät rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskit.
2. Tee gap-analyysi. Kun nykytila on tunnistettu, vertaa tilitoimistosi nykyisiä käytänteitä tuleviin vaatimuksiin ja tunnista mahdolliset puutteet.
3. Nimeä tilitoimistostasi vastuuhenkilö, joka huolehtii tarvittavien muutosten toimeenpanemisesta.
“Uudistukset voivat liittyä järjestelmiin, henkilöstökoulutuksiin tai prosesseihin. Yrityksellä tulee olla selvyys siitä, kuka vie asioita määräajassa eteenpäin. Jos omat resurssit eivät riitä, voi yritys tilata ulkopuolista apua”, Oulasvirta kertoo.
“Yrityksen johto on lopulta vastuussa rahanpesulainsäädännön noudattamisesta, joten heidän on pysyttävä mukana muutoksessa.”
4. Testaa prosessia käytännössä.
“Valitse kuvitteellinen epäselvä tilanne ja pyydä henkilöstöä selvittämään vaikkapa edunsaajia monimutkaisessa yhtiörakenteessa. Näin saadaan selville, että ohjeistus toimii myös käytännössä”, Oulasvirta neuvoo.
Uudistukset kolkuttelevat pian ovelle. Tilitoimistoille oikea aika valmistautua on nyt.
Tämän haastattelun toteutti Netvisor KYC, joka auttaa jo yli 750 tilitoimistoa tuntemaan asiakkaansa ja täyttämään rahanpesulain velvoitteet. Lainsäädännön tiukentuessa kunnollisesta asiakkaan tuntemisesta tulee entistäkin tärkeämpää, mutta onneksi kycittämisen ei tarvitse olla hankalaa.
