Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittaminen on yleistynyt isoin askelin. Pilvipalvelukirjanpidoissa jo yli puolet tilinpäätöksistä allekirjoitetaan sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa tilinpäätösprosessia ja mahdollistaa tilitoimistolle tilinpäätöksen nopeamman laskutuksen. Allekirjoittamiseen kuluva aika saadaan vähennettyä päivistä minuutteihin.

Sähköinen allekirjoittaminen tarjoaa kirjanpitäjille ja allekirjoittajille vaivattomuutta, paremmin hallinnassa olevaa allekirjoitusprosessia, matkakulujen vähentymistä ja parantunutta oikeusturvaa. Koronan myötä lisääntyneet etäkokoukset ovat entisestään korostaneet sähköisen allekirjoittamisen hyötyjä. Kannattaa myös muistaa, että sähköistä allekirjoitusta voidaan hyödyntää yhtä hyvin tilitoimistojen tallennusasiakkailla kuin yhteiskäyttöasiakkailla.

Koronan myötä lisääntyneet etäkokoukset ovat entisestään korostaneet sähköisen allekirjoittamisen hyötyjä.

Uuden toimintamallin oppiminen sujuu kuitenkin harvoin täysin kommelluksitta. Tilintarkastuksissa on havaittu allekirjoitusmenettelyissä puutteita ja suoranaisia virheitä. Tilintarkastajien havaintoja ovat esimerkiksi:

• Allekirjoitettavassa tilinpäätöksessä on siihen kuulumattomia asioita kuten tase-erittelyt.
• Tilinpäätös on hallituksen allekirjoittama, mutta siitä on poistettu osa sivuista ja leikkaamalla ja liimalla kasattua versiota tarjotaan viralliseksi tilinpäätökseksi.
• Tilinpäätökseen, vaikkapa liitetietoihin, on tehty korjaus ja hallitus ei ole allekirjoittanut tilinpäätöstä uudelleen.
• Sama tilanne kuin yllä, mutta ohjelmistossa on käytössä sisällön muuttumattomuuden osoittava varmenne. Pdf-tiedoston lukuohjelmisto (Adobe tai vastaava) näyttää tilintarkastajalle, että tilinpäätöksen sisältöä on muutettu allekirjoituksen jälkeen. (Tämä siis on varmenteen tarkoitus.)
• Jo kertaalleen allekirjoitettu tilinpäätös laitetaan tilintarkastajalle uudella kutsulla allekirjoitettavaksi, jolloin tarkastuskoodit menevät päällekkäin ja niistä ei saa selvää.
• Kutsu tilinpäätösmerkinnän tekemiseksi tulee myöhemmin kuin kertomus on jo annettu, jolloin on ollut pakko tehdä merkintä käsin, jotta se kohdistuu samalle päivälle kuin kertomus.
• Laaditaan erillinen allekirjoitussivu sähköistä allekirjoittamista varten sekä erillinen skannattu tilinpäätös. Näin osa sähköisen allekirjoituksen eduista kuten muuttumattomuuden
  varmentaminen hukataan.
• Tilintarkastajalle lähetetään viesti sähköisestä allekirjoittamisesta niin aikaisin, että kun tarkastus on suoritettu, on ohjelmistossa määritetty allekirjoitusaika kulunut umpeen eikä tilintarkastaja saa tilinpäätösmerkintää tehtyä.

Tämän tyyppiset virheet ovat ymmärrettäviä sovellettaessa uutta tekniikkaa – usein kiireessä ja eritasoisen teknisen ja juridisen osaamisen pohjalta. Tässä artikkelissa tuodaan esiin sujuvia
käytäntöjä arjen tilanteisiin.

Mitä allekirjoitetaan?

Sujuva sähköinen allekirjoittaminen alkaa siitä, että ymmärretään, mitä kuuluu allekirjoitettavaan ja julkaistavaan tilinpäätökseen ja mitä siihen ei kuulu. Patentti- ja rekisterihallituskin aika ajoin muistuttelee, että tilinpäätöksien mukana tulee tase-erittelyjä, päivä- ja pääkirjoja, sopimuksia ja ties mitä muuta julkaistavaksi sopimatonta. Pienen osakeyhtiön tilinpäätöksen sisältöhän on yleensä:

• Kansilehti
• Sisällysluettelo
• Tase (ei pääkirjatileittäin)
• Tuloslaskelma (ei pääkirjatileittäin)
• Liitetiedot
• Hallituksen allekirjoitukset
• Tilinpäätösmerkintä

Tilintarkastuskertomus on erillinen asiakirja, ja se allekirjoitetaan erikseen, kun hallitus on allekirjoittanut tilinpäätöksen.

Allekirjoitusprosessin kulku

Perustiedot kuntoon!

Tilitoimiston kannattaa ohjata uudet asiakkaat ja näiden tilintarkastaja hyväksymään sähköinen allekirjoitusprosessi. Vastuuhenkilötiedot kannattaa pitää jo tilikauden aikana ajan tasalla − tätähän vaatii myös rahanpesulaki. Esimerkiksi tilitoimiston tietoja asiakkaan hallituksen jäsenistä kannattaa verrata kaupparekisteriin. Vuoden aikana kerätään myös sujuvan allekirjoitusprosessin vaatimat yhteystiedot, esimerkiksi sähköpostiosoitteet ja/tai matkapuhelinnumerot. Viimeistään tilinpäätösaikana varmistetaan, että vastuuhenkilötiedot ovat kunnossa.

Noudata ohjelmistoon mallinnettua tilinpäätösprosessia

Ohjelmistoihin on yleensä valmiiksi mallinnettu sujuvan sähköisen allekirjoitusprosessin vaiheet. Tässä voi olla ohjelmistokohtaisia eroja, mutta alla oleva esimerkki hahmottaa työnkulun:

• Lähtökohtana on tehty tilinpäätös. Sujuvan prosessin vuoksi voi olla hyödyllistä lähettää tilinpäätösluonnos tilintarkastajalle etukäteen.
• Tilinpäätös viimeistellään kirjanpito-ohjelmistossa, jolloin tilinpäätös lukittuu toistaiseksi.
• Valitaan tilinpäätöksen allekirjoittajat:
  – hallitus saa kutsun ensin
  – kun hallitus on allekirjoittanut, tilintarkastaja saa tilinpäätöksen tilinpäätösmerkintää varten.
• Ohjelmisto lähettää allekirjoittajille tiedon allekirjoitusta odottavasta tilinpäätöksestä, esimerkiksi sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä. Viesti sisältää linkin, josta allekirjoittaja saa avattua allekirjoitettavan dokumentin tietokoneella tai kännykällä. Allekirjoitukseen varattava aika kannattaa määrittää riittävän pitkäksi, jotta tilintarkastaja ehtii suorittaa tilintarkastuksen.
• Allekirjoittajalle näytetään
  – allekirjoitettava sisältö eli koko tilinpäätös. Sitä siis ei tarvitse lähettää erikseen sähköpostilla.
  – muiden allekirjoittajien nimi ja tieto, ovatko he allekirjoittaneet
  – valinta, jossa voi allekirjoittaa tai hylätä allekirjoituksen teon.
• Allekirjoittaja tunnistetaan. Yleensä ohjelmistoihin sisältyy mahdollisuus vahvaan sähköiseen tunnistamiseen esimerkiksi pankkitunnistuksella, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. Vahvan sähköisen tunnistamisen käyttö on suositeltavaa, mutta se ei ole juridisesti välttämätöntä.
• Tunnistamisen jälkeen käyttäjä voi allekirjoittaa tilinpäätöksen ”nappia painamalla”.

Allekirjoittaja voi tallettaa allekirjoittamansa tilinpäätöksen itselleen monilla eri tavoilla. Yleensä hän saa jäljennöksen tilinpäätöksestä sähköpostitse. Yleensä allekirjoittajalla on myös mahdollisuus veloituksetta rekisteröityä allekirjoitusohjelmiston käyttäjäksi, jolloin omat allekirjoitetut asiakirjat löytyvät kätevästi ohjelmistosta. Allekirjoitetut tilinpäätökset arkistoidaan myös kirjanpito-ohjelmiston omaan arkistoon, josta niitä voivat tarkastella ne allekirjoittajat, joilla on kirjanpito-ohjelmiston käyttäjätunnukset.

Sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoissa on käteviä toimintoja, jotka muistuttavat vielä puuttuvista allekirjoituksista. Ohjelmisto lähettää kutsujalle (kirjanpitäjä) ja hallituksen jäsenille ja tilintarkastajalle tiedon, kun kaikki ovat allekirjoittaneet.

Tilinpäätöksen arkistointi ja lähetys kaupparekisteriin

Allekirjoitetun tilinpäätöksen arkistointi tapahtuu kirjanpito-ohjelmistosta riippuen eri vaiheessa. Ohjelmistosta riippumatta allekirjoitettu versio tulee vaivatta arkistoiduksi elektronisesti pilvipalveluun asianmukaisen varmistuskopioinnin piiriin. Allekirjoitetun version voi toki tallentaa myös yrityksen omalle koneelle tai yhtiön omaan dokumentinhallintajärjestelmään.

Tilintarkastaja laatii tilintarkastuskertomuksen ja allekirjoittaa sen sähköisesti tai paperilla ja toimittaa kertomuksen tilitoimistoon yhtiökokousta sekä kaupparekisteriin toimittamista varten. Tilitoimisto huolehtii yleensä myös tilintarkastuskertomuksen arkistoinnista yrityksen tilikausikohtaiseen arkistoon.

Tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen lähetykseen kaupparekisteriin on kaksi päävaihtoehtoa. Allekirjoitettu tilinpäätös voidaan tallentaa pdf-muotoon ja lähettää veroilmoituksen liitteenä, tai se voidaan toimittaa jälkikäteen OmaVeron kautta. Tällöin tilintarkastuskertomus on usein sisällytetty samaan pdf-tiedostoon. Uudempi tapa on lähettää kirjanpito-ohjelmistosta rakenteinen iXBRL-tiedosto suoraan kaupparekisteriin. Tiedosto sisältää tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen. Kummassakin mallissa ilmoitus sisältää myös tiedon voitonjakopäätöksestä. Yhtiökokouksen pöytäkirjan lähettäminen ei ole välttämätöntä eikä suositeltavaa.

Jos jokin meni pieleen tai tuli muutoksia

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi poikkeustapauksessa ilmetä muutoksia, jotka edellyttävät tilinpäätöksen uudelleen laatimista. Vuoden 2021 alussa näitä korjaustarpeita voivat aiheuttaa esimerkiksi muutokset koronatuissa. Tällöin voi tilinpäätöksen allekirjoitusprosessin uusia yllä kuvatun mallin mukaan ja toimittaa uuden tilinpäätöksen kaupparekisteriin.

Vinkki: Hyödynnä sähköistä allekirjoitusta myös esimerkiksi tase-erittelyjen ja inventaarilistojen kuittaamiseen
Suositeltavaa on, että tilitoimiston kirjanpitäjä ja asiakasyrityksen edustaja laittavat puumerkkinsä tase-erittelyihin. Samaten on hyvä tapa, että asiakkaan edustaja kuittaa inventaarilistat. Myös näiden allekirjoituksessa voidaan kätevästi hyödyntää sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoja.

Lue Suomen tilintarkastajien ohjeistus sähköisestä tilinpäätösmerkinnästä.