Kehittämismenot – Tilinpäätöserä, jonka äärelle on syytä pysähtyä

Turun hovioikeus (ratkaisu R 17/1352) ja sittemmin myös Korkein oikeus (ratkaisu 859/2019) vahvisti erään startup-yhtiön toimitusjohtajalle tuomion törkeästä petoksesta, törkeästä kirjanpitorikoksesta ja velallisen epärehellisyydessä. Törkeän kirjanpitorikoksen tuo­mioon vaikutti kehittämismenot, joiden aktivoinnin perusteeksi toimitusjohtajalla ei ollut esittää näyttöä. Tapahtumien aikaan oli voimassa vanha kirjanpitolaki, joka edellytti, että TEMin asetusta kehittämismenojen aktivoinnista noudatetaan kehittämismenoja aktivoitaessa. Koska asetuksen mukaista dokumentaatiota ei oltu laadittu, katsottiin aktivoinnin olleen kirjanpitolain vastainen.

Toimitusjohtajan saama tuomio on herättänyt monia huolia ja kysymyksiä.

Mitä huolellisesti toimivan johdon ja talousihmisten tulee huomioida tehdessään kehittämismenojen aktivointipäätöksiä?

Millä tavoin aktivoituja kehittämismenoja kannattaa dokumentoida?

Miten kehittämismenot vaikuttavat tilinpäätöksestä saatavaan kuvaan? Kuinka kehittämismenoihin liittyvistä ratkaisuista kannattaa viestiä tilinpäätöksissä?

Tässä artikkelissa keskityn pienten ja keskisuurten yritysten näkökulmaan. Haastan toimitusjohtajia, hallituksen jäseniä, kirjanpitäjiä ja muita talousihmisiä pysähtymään kehittämismenojen äärelle. Pohdintojen tueksi olen hakenut benchmark-tietoa suomalaisten pelifirmojen tilinpäätöksistä. Näkökulmani on kirjanpitolain mukaisesti laaditut FAS-tilinpäätökset, vaikkakin tukeudun dokumentoinnin pohjustamisessa myös IAS38-standardin mukaisiin vaatimuksiin.

Aktivointi- ja kulukirjaamisen trendejä

Kehittämismenojen tilinpäätöskäsittelyyn liittyy laaja valinnanvapaus. Kirjanpitolakiin sisältyvä ainoa aktivointikriteeri on, että aktivoitavien kehittämismenojen tulisi tuottaa tuloa useampana tilikautena (KPL 5.8§). Kehittämismenot saa aina halutessaan kirjata kokonaan kuluksi FAS-tilinpäätöksissä.

Miten tätä valinnanvapautta on käytetty eri kokoisten yh­tiöiden tilinpäätöksissä? Omassa asiakaskunnassani olen pystynyt tekemään seuraavat johtopäätökset:

1. Pienet startup-yhtiöt ovat halukkaita aktivoimaan kehittämismenoja.
2. Vakavaraiset ja kypsemmät yritykset kulukirjaavat kehittämismenot.

Edellä mainitut johtopäätökset eivät ole yleistettävissä, koska otoskoko on hyvin pieni. Voimmeko silti päätellä, että yhtiön pieni koko korreloi ainakin jossain määrin aktivointihalukkuuden kanssa?

Kehittämismenojen aktivoinneilla tai aktivoimatta jättämisellä voi olla merkittävä vaikutus yhtiön tilinpäätöksestä saatavaan kuvaan.

Nuorissa kehittämistoimintaan panostavissa yrityksissä painitaan usein samojen ongelmien kanssa. Oma pääoma on tiukalla, eikä yhtiö pysty rahoittamaan toimintaansa tulorahoituksella. Kehittämismenojen aktivointi mahdollistaa syntyneiden kulujen siirtämisen niille tilikausille, jolloin tulovirtojenkin odotetaan syntyvän. Ulkopuoliseen rahoitukseen liittyvät kovenanttiehdot voivat omalta osaltaan lisätä halukkuutta tehdä aktivointipäätös.

Vertailutietojen saamiseksi kävin läpi viiden eri pelifirman tilinpäätökset tilikausilta 1.1.–31.12.2018. Tulokset olivat seuraavanlaiset:

IFRS-tilinpäätöksien osalta tulos ei ollut yllättävä: ne kehittämismenot, jotka on pakko aktivoida, aktivoidaan. Loput kehittämismenot, jotka eivät täytä IAS38:n mukaisia aktivointikriteerejä, kulukirjataan. FAS-normiston mukaiset yhtiöt kulukirjasivat kaikki kehittämismenot. Kaikille otoksessa olleille pelifirmoille oli yhteistä se, että ne olivat vakavaraisia ja tulos kesti hyvin kulukirjaamisen.

Kehittämismenot osana oikean ja riittävän kuvan arviointia

Kehittämismenojen aktivoinneilla tai aktivoimatta jättämisellä voi olla merkittävä vaikutus yhtiön tilinpäätöksestä saatavaan kuvaan. Aktivoidut kehittämismenot voivat olla pienen yhtiön suurin tase-erä, jolloin tilinpäätöksen laadintaan liittyvät paukut pitäisi nimenomaan keskittää kehittämismenojen aktivointikelpoisuuden arviointiin ja dokumentointiin.

Kirjanpitolakiin kirjatut tilinpäätösperiaatteet kuten olennaisuusperiaate (KPL 3.2a§), oletus toiminnan jatkuvuudesta (KPL 3.3§), johdonmukaisuuden noudattaminen (KPL 3.3§) ja varovaisuuden periaate (KPL 3.3§) korostavat johdon velvollisuutta toimia huolellisesti aktivointipäätöksiä tehtäessä. Tilinpäätös, johon on aktivoitu olennaisia kehittämismenoja, antaa oikean ja riittävän kuvan vain siinä tapauksessa, että kehittämismenot ovat todellisuudessa aktivointikypsiä.

Startup-yhtiöissä suurin kynnyskysymys liittyy yleensä rahoituksen turvaamiseen. Voidaanko oletusta toiminnan jatkuvuudesta soveltaa? Saako yhtiö ylipäätänsä aktivoida kehittämismenoja, mikäli toiminnan jatkuvuus on epävarmaa esimerkiksi jatkorahoituksen ollessa tiukoilla.

Turun hovioikeuden ratkaisussa R 17/1352 todettiin, ettei yhtiö olisi saanut aktivoida kehittämismenoja, koska yhtiö oli maksukyvytön eikä yhtiöllä siten ollut riittäviä taloudellisia voimavaroja kehitystyön loppuunsaattamiseen. Maksukyvyttömyys johti lopulta yhtiön konkurssiin.

Kysymyksiä johdolle: Onko yhtiön toiminnan jatkuvuus ja rahoitus turvattu niille tilikausille, joina aktivoitujen kehittämismenojen odotetaan tuottavan tuloa? Mikäli yhtiön toiminnan jatkuvuuteen liittyy epävarmuutta, onko tämä epävarmuus tuotu riittävällä tavalla esille tilinpäätöksessä? Mikäli yhtiön toiminta lakkaisi, olisiko aktivoiduilla kehittämismenoilla taloudellista arvoa tai käyttöarvoa jollekin toiselle yhtiölle (likvidointi)? Onko aktivoinneissa noudatettu johdonmukaisuutta eri tilikausien välillä?

Sijoittajien näkökulma kehittämismenoja aktivoitaessa

Kehittämismenojen aktivointi- tai kulukirjauspäätökset voivat vaikuttaa yhtiön valuaatioon. Siksi aktivointipäätöksiä on erityisen mielenkiintoista arvioida ulkopuolisten sijoittajien näkökulmasta.

Minkälaiset mahdollisuudet sijoittajilla on arvioida kehittämistoimintaan panostavien yhtiöiden tuloksellisuutta tai riskejä tilinpäätöstietojen perusteella? Minkälainen tiedonsaantimahdollisuus osakkeenomistajilla on?

Yleisesti voidaan olettaa, että sijoittajat ottavat huomioon riskin, joka liittyy toimintansa vasta aloittaneeseen yhtiöön. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että startup-yhtiöiden tilinpäätöksiä olisi helppo lukea. Sijoittajien voi olla vaikea arvioida, kuinka paljon johdon arvioilla ja ennusteilla tai valituilla kirjanpitokäytännöillä on vaikutusta yhtiön raportoimiin lukuihin.

Läpikäyntini kohteeksi ottamien pelifirmojen tilinpäätöksissä kehittämismenoihin liittyviä laadintaperiaatteita oli kuvattu melko kattavasti.

Rovio Entertainment Oyj kuvaa 31.12.2018 tilinpäätöksessään aktivointiperiaatteita seuraavalla tavalla: ”Tutkimusmenot kirjataan tulosvaikutteisesti kuluksi syntyessään. Kehittämismenot aktivoidaan taseeseen aineettomiksi hyödykkeiksi, kun konserni voi osoittaa, että:  1) aineettoman hyödykkeen valmiiksi saaminen on teknisesti toteutettavissa siten, että hyödyke on käytettävissä tai myytävissä, 2) konsernilla on aikomus saattaa aineeton hyödyke valmiiksi ja käyttää sitä tai myydä se, 3) on todennäköistä että aineeton hyödyke tulee tuottamaan kirjanpitovelvolliselle vastaista taloudellista hyötyä, 4) sen käytettävissä on riittävästi teknisiä, taloudellisia ja muita voimavaroja kehittämistyön loppuunsaattamiseen, 5) se pystyy määrittämään luotettavasti aineettomasta hyödykkeestä sen kehittämisvaiheessa aiheutuvat menot.

”…Hyödykettä aletaan poistamaan, kun kehitystyö on valmistunut ja hyödyke on valmis käytettäväksi. Hyödyke poistetaan sen taloudellisena vaikutusaikana.”

Mutta mitä pienempi kirjanpitovelvollinen on, sitä epätodennäköisemmin tilinpäätöksen liitetiedoissa kuvataan kehittämistoiminnan kulujen kirjanpitokäsittelyä. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, ettei nimenomaisia liitetietovaatimuksia ole eikä yhtiön välttämättä tarvitse laatia toimintakertomusta. Tämä ei kuitenkaan estä viestimästä sijoittajille tärkeitä tietoja. Turun hovioikeuden casessa sijoittajat kokivat tulleensa harhaanjohdetuiksi. Kehittämismenoja aktivoidessa onkin suositeltavaa panostaa avoimeen viestintään.

Kysymyksiä johdolle: Miten sijoittajien näkökulma on huomioitu tilinpäätösviestinnässä? Mikäli olisit yhtiön ulkopuolinen sijoittaja, mitä tietoa haluaisit saada kehittämismenoihin liittyvistä kirjanpidollisista ratkaisuista?

Kirjanpidollisia arvioita

Aktivoidut kehittämismenot voi aktivoida vain, jos menot ovat tarkoin määritettävissä. Yleensä kulut ovat suoraan johdettavissa kirjanpidosta. Koska aktivointiedellytyksenä on vastaiset tulonodotukset, liittyy aktivointeihin kuitenkin arviointiepävarmuutta.

Aktivoidut kehittämismenot voi aktivoida vain, jos menot ovat tarkoin määritettävissä.

Miten yrityksen johdon kannattaisi huomioida kehittämismenoihin liittyvä arviointiepävarmuus omissa pohdinnoissaan? Ainakin seuraavia seikkoja kannattaisi pohtia:

• Kuinka ennusteissa on arvioitu vaihtoehtoisia oletuksia ja toteumia?
• Ovatko käytetyt oletukset kohtuullisia ja neutraaleja?
• Kuinka hyvin aiemmin tehdyt arviot ovat osuneet kohdilleen? Onko tarvetta päivittää ennustusmallia tai siinä käytettyä dataa, kun tehdään uusia arvioita?

Isojen peliyhtiöiden on kuvattava toimintakertomuksissa ja liitetiedoissa olennaisia epävarmuusseikkoja ja tilinpäätöksen laadintaperiaatteita.

Next Games Oyj on kuvannut 31.12.2018 tilinpäätöksessään epävarmuustekijöitä seuraavalla tavalla: ”Next Gamesin liiketoiminnan kannalta on välttämätöntä, että yhtiö pystyy kehittämään nykyisiä ja tulevia pelejä sekä parantamaan pelejä niin, että pelaajat jatkavat pelaamista ja pelin sisäisten ostojen tekemistä. Viiveet pelikehityksessä voivat vaikuttaa rahavirtaan negatiivisesti. Yhtiö on aktivoinut pelinkehitysmenoja, joiden tulevat tuotot ovat epävarmoja.”

Rovio Entertainment Oyj kuvaa 31.12.2018 tilinpäätöksessään johdon arvioita seuraavasti: ”Konserni aktivoi kehittämismenot laadintaperiaatteensa mukaisesti. Kehittämismenojen aktivointi perustuu johdon harkintaan, jonka mukaan projektin tekninen ja taloudellinen toteutettavuus on varmistettu. Tämä usein tapahtuu siinä vaiheessa, kun kehittämisprojekti on saavuttanut projektinhallinnan mallin mukaisen virstanpylvään. Aktivoitavia määriä määrittäessään johto tekee arvioita liittyen ar­vioituihin tuleviin kassavirtoihin, käytettyihin diskonttokorkoihin ja ajanjaksoon, jolta odotetaan saatavan tuottoja. Tämä summa sisältää tulevaisuudessa julkaistavaksi suunniteltujen pelien kehittämisestä aiheutuneet investoinnit. Summaan ei sisälly kehittämismenoja sellaisista projekteista, joiden julkaiseminen tai loppuun saattaminen on epätodennäköistä.”

Kysymyksiä johdolle: Kuinka ennustamisepävarmuus on otettu huomioon ennusteissa ja laskelmissa? Onko pohdittu vaihtoehtoisia skenaarioita? Kuinka epävarmuus on tuotu esille aktivointidokumentaatiossa tai ulkoisessa viestinnässä (liitetiedot/toimintakertomus)?

Kehittämismenojen dokumentointiin liittyviä suosituksia

Nykytila on, ettei kehittämismenojen aktivoinnin dokumentointiin liity erityisiä vaatimuksia, suosituksia tai malleja. Tästä huolimatta yhtiön johdon tulee tarvittaessa pystyä kaivamaan esille todistusaineisto, joka osoittaa, että aktivoidut kehittämismenot tuottavat tuloa tulevina tilikausina.

Kirjanpitolautakunta toteaa lausunnossaan 1938/3.2.2015 pitkävaikutteisten menojen aktivoinnin edellytyksenä olevan, että kirjanpitovelvollinen laatii tuottoarvolaskelman, joka osoittaa, että aktivoinnista kertyy todennäköisesti myöhempinä tilikausina vähintään aktivoitua määrää vastaava tulo. Vaikka lausunto ei koske kehittämismenoja, ohjeistus laatia dokumentoitu tuottoarvolaskelma on konkreettinen tapa lähestyä myös kehittämismenojen dokumentointia.

Olen Bonfire-sivustolla julkaistussa artikkelissa ”Kehittämismenot – uhkapeliä vai unelmia, joista tulee totta?” pohtinut tarkemmin kehittämismenojen dokumentoimista. Itse lähden siitä, että jos vanhan TEMin ohjeen mukaiset kohdat dokumentoi aktivointitositteen tai hallituksen päätöksen muodossa, tulisi dokumentaation lähtökohtaisesti olla riittävän kattavaa.

Aktivoitujen kehittämismenojen dokumentaation tulisi tällöin ottaa kantaa muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

• Pystytäänkö kehityshanke saattamaan loppuun rahoituksen ja muiden resurssien puitteissa?
• Saadaanko valmiista tuotteesta tai palvelusta myyntituloja?
• Pystytäänkö aktivoitavat kulut yksilöimään riittävällä tavalla?

Hyvä dokumentaatio on sellaista, että ulkopuolinenkin ihminen pystyy muodostamaan käsityksen kehittämisprojektin tilanteesta ja vastaisista tulonodotuksista. Osaksi dokumentaatiota voi liittää kulu- ja rahoitusbudjetteja ja liiketoimintasuunnitelman. Dokumentaatiosta tulisi käydä ilmi, minkälaisiin odotuksiin luvut perustuvat ja mistä luvut on johdettu. Koska tulevaisuuden tapahtumat ovat epävarmoja, kannattaa dokumentaatiossa keskittyä kertomaan tiedossa olevat faktat ja toisaalta myös se, mitä ei vielä tarkasti tiedetä.

Oikea-aikaisesti laadittu dokumentaatio on paras vakuutus.

Meidän tilintarkastajien keskuudessa vallitsee sanonta ”se mitä ei ole dokumentoitu, ei ole tehty”. Kun tilintarkastajalle toimitetaan kehittämismenojen aktivointitosite, jonka liitteenä on vain kuluerittely, herää kieltämättä epäilys, onko johto lainkaan arvioinut vastaisia tulonodotuksia. Turun hovioikeuden tuomio vahvisti sen, ettei jälkikäteisille selvityksille annettu juuri painoarvoa. Oikea-aikaisesti laadittu dokumentaatio on paras vakuutus.

Kysymyksiä johdolle: Mikä on yhtiön tapa dokumentoida ja osoittaa, että kehittämismenoihin liittyy vastaisia tulonodotuksia? Onko varmistettu, ettei aktivoinnit ylitä vastaisia tulonodotuksia? Onko yhtiön toiminnan jatkuvuutta ja rahoituksen riittävyyttä arvioitu aktivointipäätöstä tehtäessä?