Viisi vinkkiä parempiin tilinpäätöskeskusteluihin

1. Viesti ajoissa ja jatkuvasti

Ota asiakkaaseen yhteyttä viimeistään pari kuukautta ennen tilikauden päättymistä, kun investointeihin, myyntiin, kuluihin, omaan pääomaan sekä tulos- ja verosuunnitteluun voidaan vielä vaikuttaa. Tilikauden päätyttyä suuri osa käytännön vaihtoehdoista on jo menetetty.

Tilinpäätöskeskustelu ei saa korvata vuoden aikana tapahtuvaa yhteydenpitoa. Ajankohtaiset riskit ja mahdollisuudet pitää käsitellä asiakkaan kanssa reaaliaikaisesti sitä mukaa, kun ne tulevat vastaan. Jos tilinpäätöspalaveri on olennaisin osa tilitoimiston asiakasviestintää, jää asiakkaalle tuotettava lisäarvo usein kapeaksi.

2. Lisäarvo syntyy asiakkaan syvällisestä ymmärtämisestä

Asiakkaat voivat nykyään tarkastella kirjanpidon teemoja helposti syöttämällä asiakirjoja tekoälylle. Siksi asiakkaiden kanssa käytävien keskustelujen ja niissä tuotettavan lisäarvon vaatimustaso on noussut ja nousee edelleen.

Pelkkä tase-erien tai tunnuslukujen selittäminen rivi riviltä ei enää riitä. Ammattitaitoisen kirjanpitäjän etu syntyy siitä, että hän tuntee yrittäjän toimintaa pitkältä aikaväliltä.Kun kirjanpitäjä ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa, hän voi nostaa numeroista esiin yrityksen tavoitteiden ja kehityksen kannalta olennaisia uhkia ja mahdollisuuksia.

3. Joskus vähemmän on enemmän

Älä hukuta asiakasta numeroihin. Valitse korkeintaan muutama asiakkaan kannalta tärkeä asia ja kerro selkeästi, miksi juuri niillä on merkitystä.

Kirjanpitäjälle numerot ovat tuttuja ja helppoja, mutta asiakkaalle ne voivat tuntua hämmentäviltä, raskailta, vaikeilta tai jopa pelottavilta. Moni asiakas hakee tilitoimistolta ennen kaikkea helppoutta ja selkeyttä. Vähemmän voi hyvin olla myös enemmän.

4. Tapaa vain tarpeesta

Kaikki asiakkaat eivät tarvitse tilinpäätöspalaveria. Toisille henkilökohtainen tapaaminen on tärkeä, kun taas osa yrittäjistä haluaa ennen kaikkea saada tilitoimiston nopeasti kiinni silloin, kun ratkaistava asia on ajankohtainen.

Jos asiakas kokee joutuvansa kokoukseen, josta ei ole hänelle mitään hyötyä, joka vie turhaa aikaa ja josta hän joutuu vieläpä maksamaan, voi tuloksena olla pahimmillaan kielteinen asiakaskokemus.

5. Katso eteenpäin

Tilinpäätöshetken ympärillä käytävät keskustelut riippuvat paljon asiakkaasta. Aloittavalle yrittäjälle voi olla tärkeää päästä kiinni liiketoimintansa lukuihin perustasolla. Sen jälkeen olennaisemmiksi teemoiksi nousevat tulevaisuuden näkymät.

Laadukkaassa asiakaskeskustelussa katsotaan enemmän tulevaisuuteen kuin menneeseen: tavoitteisiin, mahdollisuuksiin ja siihen, mitä voitaisiin tehdä paremmin.

Kirjanpidon rinnalla voidaan pohtia esimerkiksi pitkän aikavälin verosuunnittelua, voitonjakoa, palkkausta tai yhtiön laajentumissuunnitelmia, sukupolvenvaihdosta tai tuloksentekokykyä.

Tilinpäätös antaa uutta tietoa yrityksen mahdollisuuksista ja sudenkuopista. Eniten lisäarvoa syntyy, kun tämä tieto yhdistetään yrittäjän tavoitteisiin ja tulevaisuudensuunnitelmiin.