CTA Paikka

Sairauslomatodistusten säilytys ja tietosuoja

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Eija Männistön erikoisalaa on palkka- ja henkilöstöhallinto.
8.6.2021
Eija Männistö
Eija Männistö henkilöstöhallinnon johtava asiantuntija, Taloushallintoliitto

Luin Hyvä palkkahallintotapa -opasta, ja siellä puhuttiin tietosuojasta ja sairaslomatodistuksien säilytyksestä. Sairaslomatodistukset tulisi säilyttää eri mapissa kuin muut henkilötiedot. Onko siis ok, jos sairaslomatodistuksia säilyttää eri mapissa, jossa on eri yrityksien todistukset? Vai tuleeko jokaiselle yritykselle olla oma mappi? Ja saako tämä erillinen mappi olla samassa lukollisessa kaapissa muiden palkkatietojen/henkilötietojen kanssa? Vai tuleeko tätä erillistä mappia säilyttää myös erillisessä lukollisessa kaapissa?

Vastaus:

Asiasta säädetään Laissa yksityisyydensuojasta työelämässä, ja kysyinkin lakia valvovalta viranomaiselta kyseisestä lain kohdasta, mikä on heidän näkemyksensä asiasta.

”Lähtisin siitä lähtökohdasta, että työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä yrityskohtaisesti erillään muusta kyseistä yritystä koskevasta materiaalista esimerkiksi omassa mapissaan lukitussa kaapissa. Sille en näe estettä, että nämä eri yrityksiä koskevat mapit säilytetään samassa tietoturvallisessa lukitussa kaapissa, jonne on pääsy vain nimetyillä tai nimetyllä henkilöillä. Esimerkiksi niin, että kyseisen kaapin saa avata vain nimetty henkilö, joka antaa sieltä mapin pyytäjälle ja tämä antokerta merkitään ylös samoin kuin palautus.”

Eli viranomaisen näkemyksen mukaan terveystiedot tulisi säilyttää varsin tietoturvallisesti. Nimetyt henkilöt voisivat tilitoimistoympäristössä olla palkanlaskentaa tekevät henkilöt, jotka tietoja työnsä puolesta tarvitsevat.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.

Kysy palkoistaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki