Tilinpäätöksen allekirjoittamisen teknisestä toteuttamisesta ja tilinpäätöksen säilyttämisestä asiakirjana 2024 / 2069
Kirjanpitolautakunta on jo vuonna 2012 lausunnossaan 2012/1899 todennut, ettei ole estettä tilinpäätöksen sähköiselle allekirjoittamiselle vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista annetussa laissa tarkoitetulla tavalla, ja jopa niin, että osa allekirjoituksista on tehty sähköisesti ja osa perinteisesti käsin. Lausunnossa 2021/2014 Kila ohjeistaa tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärän merkintää tilinpäätökseen silloin, kun tilinpäätös allekirjoitetaan sähköisesti joko hallituksen kokousta pitämättä, tai silloin, kun tilinpäätöstä ei ole allekirjoitettu pidetyn kokouksen yhteydessä, vaan se allekirjoitetaan myöhemmin sähköisesti.
Aiemmista lausunnoista ilmenevien ohjeiden lisäksi tämän lausunnon hakija on kaivannut ohjetta siitä, miten tilinpäätös tulee allekirjoittaa, kun osa allekirjoittajista käyttää sähköistä allekirjoitusta ja osa allekirjoittaa perinteisesti käsin. Lisäksi on herännyt kysymys siitä, mikä on tällaisissa tapauksissa 10 vuotta säilytettävä tilinpäätöskokonaisuus. Lausunnossaan Kila toteaa, että säilytysvelvollisuus kohdistuu alkuperäiseen tilinpäätökseen ja myös allekirjoitusten on oltava alkuperäisiä.
Kirjanpitovelvollisen pitää kyetä todentamaan tämä alkuperäisyys. Jos tilinpäätös on osaksi allekirjoitettu fyysisenä asiakirjana ja osaksi sähköisenä asiakirjana, säilyttämisvelvollisuus kohdistuu kummankin allekirjoituksiin. Selkeyden vuoksi Kila suosittaa, että tilinpäätöksestä säilytetään koostettuna versio, joka käsittää kaikki allekirjoitukset alkuperäisinä, mahdollisesti useammalla eri sivulla.
