Miten valmistautua verotarkastukseen?

Yhteydenotto

Verotarkastajan ottaessa yhteyttä asiakkaaseen sovitaan tarkastuksesta sekä sen ajankohdasta ja paikasta. Keskustelussa käydään läpi mitä asiaa tai verolajia ja ajanjaksoa tarkastus koskee ja millaista aineistoa tarkastuksessa tarvitaan. Lisäksi sovitaan, käydäänkö keskustelut puhelimitse tai Skype-neuvotteluina vai olisiko tapaaminen yrityksen toimitiloissa paikallaan. Aineisto voidaan sopia toimitettavaksi tarkastajille sähköisenä tai luvittaa tarkastajat kirjanpito-ohjelmistoon, toisinaan aineiston läpikäynti yrityksessä tai tilitoimistossa on järkevintä.

Koska yritysten taloushallinto on yhä useammin sähköisessä muodossa, pyritään tätä hyödyntämään myös verotarkastuksessa. Verotarkastaja voi pyytää IT-verotarkastajaa ottamaan yhteyttä asiakkaaseen, jotta asiakkaan sähköinen kirjanpito- tai muu aineisto saataisiin toimitettua Verohallinnolle sopivassa tiedostomuodossa. Nimikkeestään huolimatta IT-verotarkastaja ei osallistu varsinaiseen tarkastukseen tarkastajan roolissa, vaan käytännössä hän avustaa aineiston hankkimisessa ja muokkaa yhtiöltä saadun aineiston tarkastajan käyttöön erilliseen analysointityökaluun.

Tarkastettavasta aineistosta

Asiakkaan on annettava Verohallinnolle kaikki verotukseen vaikuttavat tiedot, täydentävät tiedot ja selvitykset sekä tositteet, jotka saattavat olla hänen verotuksessa tarpeen (mm. VML 7 § ja 11 §). Verotarkastuksessa Verohallinnolla on laajat oikeudet saada tarkastettavaksi kaikki se aineisto, joka verotuksen oikeellisuuden varmistamiseksi on tarpeen (mm. VML 14 §). Verohallinnolla on siten oikeus saada kaikki verotukseen vaikuttavat tiedot, vaikka ne sisältäisivät salassa pidettäviä tietoja. Verohallinnossa kaikki asiakirjat ja niiden sisältämät tiedot ovat salassa pidettäviä. Yksittäisissä tapauksissa voidaan sopia esimerkiksi arkaluonteisten tietojen peittämisestä, mutta näissäkin tilanteissa Verohallinnolla tulee olla käytettävissään kaikki verotuksen kannalta tarpeelliset tiedot. Tarkas-tusaineiston laajuus riippuu aina tarkastettavana olevista verotuksellisista kysymyksistä.

Yleensä niin verotarkastuksen kuin aineiston toimittamisenkin osalta asiat sujuvat yhteisymmärryksessä Verohallinnon ja asiakkaan välillä. Poikkeuksellisesti voi tulla tilanne, jossa kirjanpitoaineisto on tilitoimiston tai ohjelmistoyrityksen hallussa eikä verovelvollinen anna tilitoimistolle tai ohjelmisto-yritykselle lupaa luovuttaa aineistoa tai luvittaa verotarkastajaa ohjelmistoon. Mikäli asiakas kieltäytyy luovuttamasta kirjanpitoaineistoa, Verohallinnolla on mahdollisuus käyttää aineiston haltuun saamiseksi Poliisin virka-apua tai pyytää tilitoimistoa tai ohjelmistoyritystä luovuttamaan aineisto sivullisen tiedonantovelvollisuuteen nojaten (VML 19 §). Kustannusten osalta tulee huomioida, että hallintoasiassa kukin vastaa omista kustannuksistaan (HL 64 §). Myös sivullisen osalta Verohallin-nolla on oikeus saada tiedot verotusta varten lähtökohtaisesti maksutta (VML 25 §).

Tarkastukseen valmistautuminen ja alkukeskustelu

Ennen tarkastuksen alkamista kannattaa pyydetty aineisto koota valmiiksi. Mikäli jokin asia mietityttää, kannattaa olla yhteydessä verotarkastajaan. Näin voidaan välttyä turhalta työltä ja viivytyksiltä puolin ja toisin. Niin tässä kuin kaikissa muissakin tarkastuksen vaiheissa keskustelu ja kysymysten esittäminen puolin ja toisin on erittäin tärkeää.

Jos liiketapahtumat on dokumentoitu asianmukaisesti ja ajallaan, kirjanpidon täsmäytykset on tehty kuukausittain ja kirjanpitoon tehtyjen korjausten johdosta tiedot on korjattu ajallaan myös veroilmoituksille, ei verotarkastukseen tarvitse erityisesti valmistautua.

Kirjanpidon ja veroilmoitusten lukujen täsmäyttäminen säännöllisesti kannattaa.

Alkukeskustelussa käsiteltävät aiheet riippuvat tarkastuksen kohteena olevista asioista. Asiakkaiden esitykset yrityksen liiketoiminnasta, toimintamalleista ja niissä tapahtuneista muutoksista ovat aina hyödyllisiä. Lisäksi voidaan keskustella myös siitä, miten yrityksen kirjanpito, palkanlaskenta ja ta-loushallinto on järjestetty. Yrityksestä alkukeskusteluun kannattaa osallistua henkilöiden, joilla on tietämystä käsiteltävistä asioista. Tästäkin on hyvä jutella etukäteen verotarkastajien kanssa. Alkukeskustelun päätteeksi sovitaan tarkastuksen etenemisestä ja siitä, kenen puoleen verotarkastajat voivat kääntyä kysymyksineen.

Tarkastaminen ja loppukeskustelu

Verotarkastus etenee yhteistyössä yrityksen edustajien kanssa ja asioita pyritään selvittämään pitkälti keskustelemalla. Tarkastuksen yhteydessä voidaan tarvittaessa tehdä myös kirjallisia selvityspyyntöjä. On tärkeää, että asiat selvitetään mahdollisimman hyvin ja kattavasti jo tässä vaiheessa ja mahdolliset väärinymmärrykset oikaistaan heti kun ne havaitaan. Mikäli selvityspyyntöön tai siihen vastaamiseen liittyy mitä tahansa kysyttävää tai aikataulu osoittautuu mahdottomaksi, kannattaa asiasta keskustella tarkastajan kanssa.

Loppukeskustelussa käydään koostetusti läpi tarkastuksella tehdyt havainnot, perusteet verotusesityksille sekä mahdollista lisäselvitystä vaativat asiat. Samalla verotarkastajat voivat antaa myös neuvoja ja ohjausta havaitsemistaan asioista tai asiakasta askarruttavista kysymyksistä.

Keskustelu ja kysymysten esittäminen puolin ja toisin on tärkeää.

Verotarkastuskertomus

Verotarkastajat laativat verotarkastuskertomuksen, jossa kuvataan tarkastuksen kulku, tehdyt havainnot ja niistä aiheutuvat verotustoimenpiteet ja mahdolliset muut toimenpiteet. Tarkastuskertomukseen kirjoitetaan myös asiakkaalle verotarkastuksella annetut ohjaukset merkittävimmistä asioista. Siinäkin tapauksessa, että tarkastus ei johda verotustoimenpiteisiin, laaditaan verotarkastuskertomus.

Asiakkaan näkemykset huomioon

Mikäli verotarkastuskertomuksen perusteella asiakkaalle esitetään verotustoimenpiteitä, lähetetään kertomus asiakkaalle vastineen antamista varten. Vastineessa asiakkaalla on mahdollisuus tuoda esiin oma perusteltu näkemyksensä tarkastuskertomuksella esitettyihin asioihin. Vastineen laatimiseen ja asiasta riippuen siinä esitettyjen näkökantojen todentamiseen esim. dokumentein kannattaa varata aikaa.

Verotukseen tehtävät muutokset

Kun asiakas antaa vastineen, verotarkastuskertomusta muutetaan. Kertomuksella käsitellään vastineessa esiin tuodut seikat ja se, miltä osin vastine vaikuttaa esitettyihin toimenpiteisiin tai miksi vastineessa esitetty ei tarkastuskertomuksella esitettyä muuta. Kun verotarkastuskertomus on hyväksytty, asiakkaalle lähetetään verotuksen muutospäätökset sekä kertomus, josta ilmenevät päätösten perustelut. Jos asiakas on päätöksistä eri mieltä, niistä voi valittaa ensivaiheessa oikaisulautakuntaan. Sen sijaan verotarkastuskertomukseen kirjattuihin ohjauksiin ei voi hakea muutosta. Asiakas voi halutessaan hakea asiassa ennakkoratkaisun, josta on mahdollista valittaa hallinto-oikeuteen.

Verotarkastuksilla yleisimmin havaituista virheistä

Verotarkastuksilla havaittujen virheiden yleisyyttä ja trendejä on seurattu pitkään. Tietyt virheet toistuvat vuodesta toiseen, mutta tarkastusten painopistealueet voivat vaikuttaa siihen, millaiset virheet kulloinkin erottuvat. Virheiden taustalta on löydettävissä erilaisia syitä. Kyseessä voi olla esimerkiksi tahallinen toiminta, aggressiivinen verosuunnittelu, epäselvyys lain tulkinnassa, järjestelmävirhe, huolimattomuus tai inhimillinen virhe.

Yleisimpiä tuloverotukseen liittyviä virheitä ovat kirjanpidosta puuttuvat tulot. Harmaalle taloudelle tyypillistä on, että kirjanpitoon ei kirjata kaikkia tuloja, vaan ne jätetään tarkoituksella kirjanpidon ja verotuksen ulkopuolelle. Virhetyypeissä toistuvat myös vähennyskelvottomat menot ja peitellyn osingon eri ilmenemismuodot. Useimmiten näissä tilanteissa verotuksessa on vähennetty yrityksen omistajan yksityiskuluja. Konserneissa havainnot liittyvät usein kulujen kohdentamiseen oikealle verovelvolliselle. Virheet tuloverotuksessa heijastuvat usein myös arvonlisäverotukseen.

Arvonlisäverotuksen virheistä yleisiä ovat verottoman ja verollisen toiminnan rajapintaan ja kansainvälisiin liiketoimiin kytkeytyvät tilanteet, joihin liittyy haastavia tulkintakysymyksiä. Havaintoja tehdään usein myös virheellisistä verokannoista, puutteellisista laskumerkinnöistä ja puuttuvista tositteista. Yleisiä ovat myös tilanteet, joissa arvonlisäveroilmoituksessa ilmoitetut verokauden luvut eivät täsmää kirjanpidon tietoihin. Taustalla on usein se, että kirjanpitoon on tehty muutoksia, mutta vastaavia korjauksia ei ole tehty arvonlisäveroilmoituksille. Kirjanpidon ja veroilmoitusten lukujen täsmäyttäminen säännöllisesti kuukausittain siis kannattaa.

Ennakkoperinnässä havaitaan usein, että ennakonpidätys on jätetty toimittamatta palkasta tai työkorvauksesta. Usein kyse on tilanteista, joissa palkkoja on maksettu ”pimeästi” tai luontoisetu on jäänyt palkkakirjanpidossa huomioimatta ja ilmoittamatta. Työkorvaus on saatettu maksaa tarkistamatta, kuuluuko suorituksen saaja ennakkoperintärekisteriin. Vuodesta toiseen virheitä havaitaan myös matkakustannusten korvausten verovapauteen liittyvissä kysymyksissä. Toisinaan kyse on aidosti lain tulkintaan liittyvistä haasteista, mutta taustalta voi paljastua, että korvausten perusteena olleita matkoja ei ole lainkaan tehty.

Tämä on toinen osa kolmiosaista Verotarkastus-sarjaa. Sarjan ensimmäinen osa on Verotarkastus, mikä se on? ja kolmas osa on Miten Verohallinnossa torjutaan harmaata taloutta?