Niina Ratsula: Oikein toimimisen kulttuuria kannattaa edistää

Energiayhtiö Enronin talousskandaali vuosituhannen alussa horjutti maailman luottamusta talousjärjestelmän perusteisiin, mutta sillä oli ratkaiseva vaikutus myös Niina Ratsulan uravalintaan.

Opintojaan viimeistellyt kauppatieteilijä oli kesällä 2006 vaihdossa Berkeleyn yliopistossa Kaliforniassa, ja harjoitustyötä tehdessään hän perehtyi tarkemmin kohuyhtiön taustoihin.

– Oli hämmentävää, miksi hyvin menestyvän yrityksen johto päätti toimia tarkoituksellisesti rikollisesti. Eniten kuitenkin ihmetytti, miten laaja joukko työntekijöitä, tilintarkastajia ja konsultteja lähti mukaan tai vähintäänkin seurasi sivusta vuosia jatkuneita väärinkäytöksiä, Ratsula sanoo.

Kiinnostus yrityskulttuuria, väärinkäytöksiä ja oikein toimimista kohtaan jäi kytemään. Laskentatoimea Turun kauppakorkeakoulussa opiskellut Ratsula oli ajatellut alun perin uraa tilintarkastajana. Suunnitelmat kuitenkin muuttuivat, kun hän sai puhelun Nokiasta, josta tarjottiin paikkaa globaalissa SOX compliance -tiimissä. Tehtävänä oli auttaa rakentamaan sisäisen valvonnan järjestelmää, joka aidosti tukisi liiketoimintaa.

Tämän jälkeen Ratsula toimi Kemiralla sisäisen tarkastuksen päällikkönä ja päätyi lopulta rakentamaan ja johtamaan Kemiran globaalia Ethics & Compliance -toimintoa.

Eettinen toiminta koskee kaikkia

Runsas vuosi sitten Ratsula päätti irtisanoutua Kemiralta ja perustaa yritysetiikkaan keskittyvän konsulttiyrityksen, Code of Conduct Companyn.

– Nautin todella paljon työstäni, mutta ajattelin, että yrittäjänä pääsen tekemään vieläkin vaikuttavampaa työtä työelämän eettisyyden ja vastuullisen johtamisen edistämiseksi.

Toimeksiantoja uudella yrittäjällä on riittänyt, sillä isojen organisaatioiden ohella myös pienemmät yritykset ovat ryhtyneet pohtimaan toimintaansa eettisestä näkökulmasta.

– Yhdelläkään yrityksellä ei ole enää varaa jättää näitä asioita huomioimatta.

Ratsula huomauttaa, että sosiaalisen median myötä organisaatiot ovat uudella tavalla alttiina epäkohtien paljastumiselle. Epäkohtien lakaisemista maton alle ei voi suositella kenellekään.

– Maineen ja brändin kolhiintumisen lisäksi vaikutukset epäterveestä toiminnasta näkyvät ennen kaikkea henkilöstön kokemuksissa ja hyvinvoinnissa. Tuoreimpia esimerkkejä ovat hoiva-alan yhtiöiden toiminnassa ilmenneet epäkohdat ja pankkikonsernien rahanpesutapaukset.

Ratsulan mielestä myös johtavissa asemissa olevien vallan väärinkäytöstä ja työpaikkojen seksuaalisesta häirinnästä virinnyt keskustelu kertoo, että organisaatioiden toimintatapojen kestävyyttä mitataan aivan uudella tavalla.

– Suomessa ollaan yleensä tarkkoja siitä, että lakia noudatetaan tarkasti. Samalla kuitenkin unohdetaan tarkastella toimintaa eettisestä näkökulmasta, Niina Ratsula kertoo.

Monipuolisia toimeksiantoja

Konsulttina Ratsula auttaa organisaatioita kehittämään sisäistä valvontaa ja sisäisen tarkastuksen toimintoja. Eniten häntä työllistävät kuitenkin code of conduct eli eettisten periaatteiden laatimiseen ja jalkauttamiseen liittyvät projektit sekä laajemmin compliance-ohjelmien kehittäminen.

Toimeksiannot ovat vaihtelevia. Välillä Ratsula sparraa compliance-ohjelman kehittämistä laajasta näkökulmasta, jolloin tehdään nykytila-analyysi ja suunnitellaan tulevaa. Tai sitten toimeksianto voi keskittyä yhteen compliance-ohjelman osa-alueeseen, kuten kulttuuririskiarvioon, eettisen ilmoituskanavan käyttöönottoon, korruption vastaisten ohjeiden laatimiseen tai henkilöstön digikoulutukseen.

– Käytännön tasolla työ on pitkälti keskustelemista, kouluttamista ja työpajojen vetämistä.

Ratsula myös sparraa johtoryhmiä ja hallituksia sekä käy puhumassa eri tilaisuuksissa.

Code of Conduct Company tekee paljon töitä pörssiyhtiöille, mutta erityisen mieluisia Ratsulalle ovat pk-yrityksiltä saadut toimeksiannot.

– Isoissa yrityksissä code of conduct -asioiden kehittäminen on pitkälti hienosäätöä. Pk-yrityksissä lähdetään sen sijaan monta askelta taaempaa. Ensiksi on mietittävä, mitkä ovat yrityksen eettiset periaatteet ja miten henkilöstö otetaan mukaan niitä pohtimaan.

Eettinen ohjeistus ei näy arjessa

Niina Ratsulan mukaan Suomessa ollaan yleensä tarkkoja siitä, että lakia ja yleisiä normeja noudatetaan tarkasti. Samalla kuitenkin unohdetaan tarkastella toimintaa eettisestä näkökulmasta.

– Eettisen periaatteiden tärkein tehtävä on tarjota organisaatiolle yhteiset pelisäännöt tukemaan arjen päätöksiä ja käyttäytymistä. Ne vastaavat kysymykseen, miten yritys toimii ja minkälainen yritys haluaa olla.

Etenkin isoissa yhtiöissä eettiset ohjeistukset ovat olleet jo pitkään arkipäivää.

– Ohjeista ei ole kuitenkaan päivittäisessä toiminnassa juuri apua, jos ne ovat vain intrasta löytyviä dokumentteja tai lyhyt verkkokoulutus.

– Yllättävän monelle ei ole selvää työpaikalla, millaista toimintaa heiltä odotetaan. Ratsulan mukaan organisaatiolla voi olla eettinen ohjeistus, mutta ihmiset eivät tunnista niitä käytännön tilanteita, joihin ohjeiden mukainen toiminta liittyy.

– Ei ole olemassa organisaatiota, jossa eettisesti haastavia tilanteita tai ristiriitoja ei olisi. Mutta kun niiden olemassaolo normalisoidaan, on todennäköisempää, että niistä myös selviydytään. Tämä vaatii valtavasti keskustelua, esimerkillä johtamista ja aktiivista kulttuurin kehittämistä.

Eettisten periaatteiden tärkein tehtävä on tarjota organisaatiolle yhteiset pelisäännöt tukemaan arjen päätöksiä ja käyttäytymistä.

Henkilöstö sulkee silmänsä epäkohdilta

Eettisten ohjeistuksien löyhä suhde yrityksen arkeen käy hyvin ilmi Niina Ratsulan ja yrittäjäkollega Anna Rombergin tekemässä kyselytutkimuksessa, joka pohjautuu 1500 työntekijän antamiin vastauksiin Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa. >

83 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että yleisesti ottaen ihmiset toimivat eettisesti työpaikalla. Samaan aikaan 81 prosenttia vastaajista kertoi kuitenkin havainneensa epäeettistä toimintaa viimeksi kuluneen vuoden aikana.

– Tyypilliset eettiset ongelmat liittyvät arvojen vastaiseen johtamiseen, epäkunnioittavaan käytökseen, suosikkijärjestelmien ylläpitämiseen, faktojen vääristelyyn, syrjintään ja kiusaamiseen.

Suomen osalta huolestuttavin tulos oli, että vaikka työntekijät havaitsisivat työpaikallaan epäeettistä toimintaa, he eivät useimmiten reagoineet siihen. Puuttumatta jättämisen syy oli tyypillisesti kokemus siitä, että ”asia ei kuulu minulle” tai ettei puuttumisella ole mitään merkitystä. Myös ikäviä seurauksia pelättiin.

Kaikki toimivat välillä epäeettisesti

Ratsulan mielestä kyselytutkimuksen tulos vahvistaa, että yleisesti ottaen pidämme itseämme eettisesti toimivina ihmisinä ja ajattelemme myös valtaosasta muista niin. Samalla kuitenkin lähes jokainen toimii aina välillä epäeettisesti – ainakin jonkun toisen silmin katsottuna.

– Pahinta kuitenkin on, että suurin osa meistä sulkee silmänsä silloin kun näemme jotain, mikä ei mielestämme ole oikein.

Ratsula muistuttaa, että eettiset asiat eivät ole koskaan mustavalkoisia. Kukaan ei toimi aina eettisesti oikein, mutta ei myöskään aina epäeettisesti.

– Siksi jokainen meistä tarvitsee aina välillä muistutusta siitä, miten voisimme toimia hitusen verran enemmän oikein.

Ratsula joutuu myös yrittäjänä käymään eettisiä pohdintoja. Hän kertoo joutuneensa päättämään yhteistyösuhteen muutamaan yritykseen, joiden toiminta ja ajattelumaailma eivät sopineet hänen omaansa.

– Olen joutunut esimerkiksi vetäytymään hankkeista, joissa toinen osapuoli on mielestäni käyttäytynyt röyhkeästi tai painottanut liikaa taloudellisen hyödyn maksimointia.

Tekniset kontrollit eivät yksin riitä

Konsultoinnin ohella Ratsula kirjoittaa tietokirjoja. Tänä syksynä ilmestyvä neljäs kirja (Oikein toimimisen kulttuuri – johtajan opas eettisen organisaation rakentamiseen, Edita) avaa teorian, tutkimuksen ja käytännön kokemusten kautta tapoja, joilla jokainen voi arvioida oman toimintansa sokeita pisteitä ja edistää näin eettisesti kestävää työelämää.

Hän viimeistelee myös Turun kauppakorkeakoulussa väitöskirjaa, jossa hän ruotii teknisten kontrollien suhdetta yrityskulttuuriin.

– Tämä on tärkeä teema, sillä hyvätkään tekniset kontrollit eivät estä väärinkäytöksiä, jos yrityskulttuuri ei tue ja kannusta toimimaan oikein.

Huijaavien ja valehtelevien yksilöiden sijaan suurimmat ongelmat löytyvätkin Ratsulan mielestä useimmin juuri yrityskulttuurista.

– Epäeettistä toimintaa perustellaan usein sillä, että kaikki muutkin toimivat täällä niin.

Pehmeitä mittareita palkitsemiseen

Niina Ratsulan ja Anna Rombergin selvityksen yksi huomattava havainto oli, että johtajilla ja esimiehillä on pääsääntöisesti ruusuisempi kuva organisaation eettisestä ilmapiiristä kuin muulla organisaatiolla.

Yli 70 prosenttia esimiehistä koki, että heidän organisaatiossaan päätöksiä tehdään läpinäkyvästi ja että johdolla ja työntekijöillä on samat säännöt. Kuitenkin selvästi vain alle puolet muissa kuin esimiestehtävissä työskentelevistä henkilöistä jakoi tämän näkemyksen.

– Vastuullinen johtaja pohtii aidosti arjen tekojen sekä oman että muiden käyttäytymisen kautta sitä, miten arvojen ja eettisten pelisääntöjen mukainen toiminta toteutuu.

Ratsulan mukaan oikein toimimisen kulttuuria voi edistää myös oikeanlaisella palkitsemisella. Taloudelliseen tulokseen ja toiminnan tehokkuuteen painottuvien mittareiden oheen voidaan tuoda myös pehmeitä mittareita, joilla selvitetään vaikkapa henkilöstön hyvinvointia ja asiakaskokemusta.

– Palkitaanko euroja sisään tuova huippumyyjä silloinkin, kun hän käytöksellään toimii yhteisten arvojen vastaisesti? Vastaus tähän kysymykseen määrittää pitkälti, millainen eettinen kulttuuri yrityksessä vallitsee, Ratsula havainnollistaa.

Jokainen voi vaikuttaa

Ratsulan mielestä oikein toimimisen kulttuuria voi jokainen edistää uskaltamalla liputtaa asioista, jotka ei tunnu olevan oikein. Yrityksen johdon tehtävänä on edistää ilmapiiriä, jossa ihmiset uskaltavat tuoda esille vaikeitakin asioita ilman pelkoa ikävistä seurauksista.

– Esimerkiksi taloushallinnon ammattilaiset näkevät paljon asioita. Saattaa käydä kuitenkin niin, että vaikka jotakin outoa havaitaan, niin asiaa ei syystä tai toisesta lähdetä selvittämään tarkemmin.

– Näin voi tapahtua etenkin, jos kysymysmerkit koskevat ylemmässä asemassa olevan henkilön toimia. Sama pätee asiakkaan toimiin kirjanpitäjän tai tilintarkastajan näkökulmasta.

Ratsula huomauttaa, että taloudellisissa väärinkäytöksissä muotoseikat ovat itse asiassa usein kunnossa. Väärinkäytetyt rahat on budjetoitu, ne ovat menneet oikeille tileille ja oikea henkilö on hyväksynyt laskut.

– Aika usein törmää kontrolleihin, jotka todellisuudessa eivät toteuta niiden alkuperäistä tarkoitusta. Laskujen hyväksyntä on tästä hyvä esimerkki. Jos henkilöllä on vaikkapa sata laskua päivässä hyväksyttävänä, on syytä pohtia, mitä kontrolli todellisuudessa ehkäisee.

Ratsula sanoo, että raportointiprosessit epäillyistä väärinkäytöksistä ovat usein retuperällä organisaatioissa.

– Johto saattaa ajatella, että kyllä henkilöstö uskaltaa nostaa ongelmia esille. Koetaan, että jonkinlaisen ilmiantokanavan luominen pilaisi luottamuksen kulttuurin.

– Totuus kuitenkin on, että läheskään kaikki eivät uskalla kertoa havaitsemistaan epäkohdista. Lisäksi yrityksessä pitäisi olla aidosti riippumaton taho, joka selvittää asiat. Ilmiannoista ei ole mitään hyötyä, jos ne tutkitaan vain näennäisesti tai niitä ei selvitetä lainkaan.

Isot yhtiöt ovat luoneet ilmiantokanavia, joissa ilmiantajan nimettömyys ja suoja kostotoimia vastaan pyritään takaamaan. Vajaan kahden vuoden kuluttua tällaisen kanavan luominen tulee pakolliseksi, kun asiaa koskeva EU:n direktiivi astuu voimaan.

Rahoitusalaa lukuun ottamatta direktiivi ei koske alle 50 hengen yrityksiä.

Niina Ratsula

• Konsulttiyhtiö Code of Conduct Companyn perustaja ja toimitusjohtaja
• Koulutus: kauppatieteiden maisteri 2007, Turun yliopisto
• Aiempia työtehtäviä:
• 2014–2018 Global Ethics & Compliance -toiminnosta vastaava johtaja, Kemira
• 2012–2013 Internal Audit Manager, Kemira
• 2007–2011 Internal Controls & Financial processes Manager, Nokia
• Harrastukset: Lenkkeily, murtomaahiihto, mökkeily ja muu luonnossa oleskelu