Taloushallinnon integraatiot pk-yrityksissä
Saatavilla olevia taloushallinnon integraatioratkaisuja sovelletaan valitettavan harvassa yrityksessä tai tilitoimistossa. Toisaalta ne, jotka integraatioita tehokkaasti hyödyntävät, ovat lähes järjestään tyytyväisiä eivätkä haikaile takaisin tallennustyötä. Tässä kirjoituksessa havainnollistetaan integraatioiden mahdollisuuksia ja toteutuksen haasteita pk-yritysten näkökulmasta.
Tyypillisin ja palkitsevin integraatioiden hyödyntämiskohde on myyntilaskujen siirto laskutusjärjestelmästä taloushallintoon.
Myyntilaskutus
Tyypillisin ja palkitsevin integraatioiden hyödyntämiskohde on myyntilaskujen siirto laskutusjärjestelmästä taloushallintoon. Tämä tarve tulee vastaan esimerkiksi silloin kun yritys laskuttaa omalla toimialan tarpeisiin sovitetulla laskutusjärjestelmällään ja tiedot pitää siirtää tilitoimiston tai yrityksen omaan taloushallintojärjestelmään.
Myyntilaskuintegraatioissa on kaksi vaihtoehtoa: siirto laskutukseen tai siirto myyntireskontraan. Molemmissa malleissa tiedot yleensä siirretään valmiiksi tiliöitynä ja myös tiedot uusista asiakkaista ja nykyisten päivityksistä siirtyvät useimmiten laskuaineiston mukana.
Laskut voidaan siirtää yrityksen omasta laskutusjärjestelmästä esimerkiksi tilitoimiston taloushallintojärjestelmään laskutettavaksi sieltä eteenpäin. Tämä on perusteltu toimintamalli silloin, kun yrityksellä itsellään ei ole verkkolaskusopimusta ja verkkolaskutus saadaan kätevästi ja edullisesti tilitoimiston kautta. Alla oleva kuva hahmottelee tätä mallia.
Tämän tyyppisessä liittymässä voidaan käyttää joko verkkolaskutiedostoa, kuten Finvoice tai taloushallintojärjestelmän omaa järjestelmäkohtaista tiedostokuvausta.
Finvoice on tietosisällöltään kattava ja asiantuntijoiden hyvin osaama. Näin kaikki laskutuksessa tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä muuttumattomana laskutusjärjestelmästä laskulle. Finvoice mahdollistaa kuitenkin tilin ohella vain yhden laskentakohteen per laskurivi. Pienissä yrityksissä tämä ei yleensä ole ongelma, mutta suurempi yritys haluaa usein välittää laskutusjärjestelmästään kirjanpitoon laskentakohteina esimerkiksi projektin, kustannuspaikan ja tulolajin. Tähän ei Finvoicen vakiokuvaus taivu vaan joudutaan tekemään järjestelmäkohtaista lisäkoodausta.
Jos siirrossa laskutukseen käytetään taloushallintojärjestelmän omaa tiedostokuvausta, ollaan erilaisten haasteiden edessä. Monien vanhojen taloushallinto-ohjelmistojen tiedostokuvaukset ovat ajastaan jäljessä, eivätkä kaikki verkkolaskuajan vaatimukset ole itsestään selviä uusimmissakaan. Esimerkiksi kenttien pituudet voivat olla niin lyhyitä, että tieto katkeaa kesken. Laskulla näkyykin tilaajana Joonatan Veste eikä Joonatan Vesterinen.
Erillisiä laskutus- ja toimitusosoitteita ei välttämättä ole mahdollista käyttää, puhumattakaan suunnittelu- ja rakennusalojen kohdetiedoista. Viitteenne- ja tilaajakentät saadaan useimmiten täytettyä, mutta sopimusnumeron ja tiliöintiviitteen kanssa on usein haasteellisempaa. Ja vietäessä tietoa laskutusjärjestelmään täytyy aina ratkaista myös tuotekoodien käsittely. Käytetäänkö oikeita tuotekoodeja koko laskutusketjun läpi vai viedäänkö taloushallinnon järjestelmään aina vakiotuotekoodi ylläpidon helppouden vuoksi?
Monesti onkin helpompaa lähettää lasku asiakkaalle suoraan laskutusjärjestelmästä ja siirtää tiedot taloushallinnon järjestelmän myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Alla oleva kuva hahmottelee tätä mallia.
Tässä ei tarvitse välittää logistiikan ja asiatarkastuksen edellyttämän tietosisällön välittymisestä. Siirrettäviä tietoja on paljon vähemmän, koska myyntireskontra tarvitsee tiedot vain kirjanpidon, maksumuistutusten ja perinnän tarpeisiin.
Tässäkin toimintamallissa pitää kuitenkin ratkaista huolella ja oikein asiakasnumerointi. Kun liittymää otetaan käyttöön, on taloushallinnon järjestelmissä usein eri asiakasnumerointi kuin laskutusjärjestelmässä. Nämä pitää yhdenmukaistaa ja lisäksi varmistaa uusien perustettavien asiakkaiden numeroinnin systematiikka.
Työaikatiedot ja työntekijätiedot
Palkanlaskentajärjestelmä tarvitsee työaikatietoja monestakin syystä. Tuntipalkkaisten työntekijöiden tunnit ja mahdolliset ylityöt tarvitaan palkanmaksun pohjaksi. Jos kirjanpitoon sisältyy projektiseuranta, tarvitaan projekti- ja työntekijäkohtaiset tunnit palkkakustannusten jakamiseksi projekteille.
Pienillä volyymeillä tallennus hoituu käsinkin, mutta muutoin kannattaa hyödyntää integraatioita. Ratkaistavia asioita käytännössä on, viedäänkö työaikajärjestelmästä palkanlaskentaan kaikki tunnit vai pelkästään erikseen maksettavat tunnit kuten ylityöt ja tuntipalkat. Jos myös kuukausipalkkaisten tunnit viedään palkanlaskentaan, tulee ratkaista miten saldokertymät käsitellään. Viedäänkö ne toteutuman mukaan projekteille ja korjauseränä työntekijän kustannuspaikalle, jolloin palkat kirjataan kirjanpitoon maksuperusteisesti? Vai viedäänkö kirjanpitoon todellisen työaikatoteuman mukainen kustannus?
Kirjattujen työtuntien TES-tulkinta palkkalajeille voidaan tehdä joko työaikajärjestelmässä tai palkkajärjestelmässä. Harva pk-sektorin palkkajärjestelmä tarjoaa TES-tulkintaa, mutta onneksi yhä useammissa pk-yrityksille suunnatuissa työaikajärjestelmissä on kattava valikoima eri työehtosopimusten mukaisia TES-tulkintoja valmiina.
Usein yritysten HR-osasto, joka on kuullut integraatioiden ihanuudesta ymmärtämättä kuitenkaan asiaa käytännönläheisesti, haluaisi myös työntekijätietojen siirtyvän automaattisesti yrityksen HR-järjestelmästä palkanlaskentaan. Tämä on kuitenkin panos-tuotossuhteeltaan vähiten kannattavia integraatioita. HR-järjestelmiin tallennetaan aika lailla eri tietoja kuin palkanlaskentaan, joten palkanlaskijan pitää joka tapauksessa täydentää tietoja palkkajärjestelmässä. Ja useimmissa pk-yrityksissä uusia työntekijöitä ei palkata ihan joka kuussa. Esimerkiksi henkilöstövuokrausyrityksessä tällaiselle liittymällä voi kuitenkin olla aito ja perusteltu tarve.
Matkalaskut
Pk-yrityksissä matka- ja kululaskut maksetaan usein palkanlaskentajärjestelmän kautta ja sieltä kirjaukset vyöryvät kirjanpitoon. Useimmissa palkkajärjestelmissä matkakulut voidaan tuoda liittymän kautta erillisestä matkalaskujärjestelmästä. Monessa yrityksessä matkalaskujen lukumäärä on niin suuri, että integraatioista on selkeää hyötyä.
Matkalaskuintegraatiossa on keskeistä työnjaosta sopiminen. Yrityksen esimiehet huolehtivat yleensä matkalaskujen tarkastuksesta ottamalla kantaa siihen, että matkalaskut ovat perustellusti yrityksen kuluja ja sisällöltään ja kustannuksiltaan sovittujen pelisääntöjen mukaisia. Esimiehillä ei kuitenkaan yleensä ole esimerkiksi arvonlisäverolainsäädännön osaamista.
Tämän vuoksi on tapana, että yrityksen oma talousosasto tai tilitoimisto tarkistaa laskujen verokäsittelyjen oikeellisuuden. Tämä on yleensä helpointa tehdä matkalaskujärjestelmässä ennen siirtoa palkkajärjestelmään, koska esimerkiksi kuittitiedot eivät yleensä siirry mukana. Tarkastusta helpottaa ja laatua parantaa se, että matkalaskujärjestelmässä matkalaskun laatijalle näkyvät kululajit on nimetty maallikon ymmärtämällä kielellä. Ja käyttäjät on perehdytetty siihen, monenko viinilasin kohdalla (tai millä viisarinlyömällä) menee edustuskulun ja kokouskulun raja. Työntekijän kannalta on myös suositeltavaa, että palkkalaskelmassa on eritelty mitä matkalaskuja on maksettu. Näin työntekijä voi tarkastaa, että kaikki on tullut asianmukaisesti maksetuksi.
turhan käsityön välttäminen on suotavaa, mutta täydellinen reaaliaikaisuus ei aina ole tarpeen tai edes toivottavaa.
Tekniset toteutusvaihtoehdot
Liittymien toteutukseen on monenlaisia teknisiä toteutusvaihtoehtoja manuaalisesta automaattiseen ja reaaliaikaiseen. Laskuttaja voi esimerkiksi tallentaa laskutusjärjestelmästään tiedoston, jonka hän lähettää sähköpostin liitteenä tilitoimistoon sovitussa aikataulussa. Tilitoimiston kirjanpitäjä lukee tiedoston kirjanpito-ohjelmistoonsa valitsemalla sen hakemistosta. Reaaliaikaisessa liittymässä puolestaan laskutusjärjestelmä siirtää tiedon automaattisesti reskontraan sillä sekunnilla, kun lasku on luotu. Tässäkin asiassa turhan käsityön välttäminen on suotavaa, mutta täydellinen reaaliaikaisuus ei aina ole tarpeen tai edes toivottavaa.
Eräästä laskutusjärjestelmästä tehtiin automaattinen ja salamannopea integraatio tilitoimiston omaan laskutusjärjestelmään. Kun insinööritoimistossa laskuja tekevä projektipäällikkö klikkasi projektinhallintajärjestelmässä ”tee lasku”, lasku sujahti salamana tilitoimiston taloushallintojärjestelmään ja sieltä saman tien asiakkaalle verkkolaskuna. Kolme minuuttia tämän jälkeen projektipäällikkö yleensä muisti unohtaneensa laskulta tilausviitteen tai viimeisimmät laskutettavat tunnit. Ja päästiin tekemään hyvityslaskuja. Liittymä muutettiin käyttäjätoiveen perusteella vähemmän automaattiseksi – laskut siirtyivät eteenpäin vasta kun käyttäjä oli käynyt klikkaamassa ”lähetä laskut asiakkaalle”.
Oscarin sähköinen taloushallinto minimoi integraatiot
Muista täsmäytys
Mikään ei toimi täysin virheettömästi – ei ihminen eikä tietokone. Myyntilaskuintegraation saralla tiedän tapauksen, jossa yrityksen laskuttaja kyllä muisti lähettää verkkolaskut asiakkaille, mutta unohti usein lähettää laskutiedoston tilitoimistoonsa reskontraa varten. Asia paljastui, kun tilitoimisto alkoi ihmetellä asiakasyrityksen tilille tulevia virheellisiä myyntisuorituksia. Tätä ennen yrityksen toimitusjohtajalle oli tullut harmaita hiuksia, kun kirjanpitojärjestelmän ilmoittama liikevaihto oli melkein puolittunut.
Eräässä toisessa tapauksessa yhtiön lasku meni toisen yhtiön laskutukseen, jos kaksi saman järjestelmän käyttäjäyritystä laskutti samalla laskunumerolla olevan laskun viiden minuutin kuluessa toisistaan. Matkalaskuliittymissä puolestaan matkalaskujen hylkääminen ja siirtämättä jättäminen palkanlaskentaan seuraavalla kaudella luo mahdollisuuden virheisiin.
Tämän vuoksi liittymien täsmäyttäminen säännöllisesti on tarpeen. Laskuliittymissä verrataan esimerkiksi laskutusjärjestelmän kuukausilaskutusta myyntireskontran laskuluetteloon. Kirjanpitolainsäädäntö ei enää edellytä täsmäytysselvitysten arkistointia kirjanpitoaineistona, mutta esimerkiksi tilitoimiston voi olla aiheellista säilyttää ne virhetilanteiden selvittämistä ja mahdollisia vastuukysymyksiä varten.
On tärkeää, että kaikista liittymistä laaditaan lyhyt mutta selkeä dokumentaatio, jota myös ylläpidetään tilanteiden muuttuessa.
Dokumentaatio kuntoon
Tässä kirjoitettu pitää sisällään vain maistiaisia kaikista integraatioiden toteutuksessa ratkaistavista asioista. On tärkeää, että kaikista liittymistä laaditaan lyhyt mutta selkeä dokumentaatio, jota myös ylläpidetään tilanteiden muuttuessa. Dokumentaatiossa kuvataan selkeästi, miten ja missä tiliöinnit, laskentakohteet, tuotekoodit ja palkkalajit määräytyvät, miten asiakas- tai työntekijänumerointi hoidetaan ja niin edelleen.
Lisäksi voidaan kuvata liittymän tekninen toteutustapa ja sovittu täsmäytyssykli ja -malli. Ohjelmistotoimittajat tuottavat usein mielellään dokumentaation valmiiksi asiakkaille. Jos tilitoimistossa hyödynnetään eri järjestelmiä ja erilaisia liittymiä eri asiakkaille, kannattaa laatia asiakaskohtainen liittymäluettelo esimerkiksi alla olevan mallin mukaan.
Lisää luettavaa aiheesta
- Oscarin sähköinen taloushallinto minimoi integraatiot
- Asteri Software: Nettipankista noudetun pdf- tai html muotoisen tiliotteen automaattikirjaus kirjanpitoon
- Modernit integraatiot tuovat tehokkuutta tilitoimistojen ja yritysten arkeen
- XBRL GL -pilottihanke lupaa lisää tehoa taloushallinnon prosesseihin
