XBRL GL -pilottihanke lupaa lisää tehoa taloushallinnon prosesseihin
Mitä XBRL GL tarjoaa tilintarkastajille?
Pertti Ojala Senior Manager, Quality and Risk Management KPMG Oy Ab
Data-analytiikan hyödyntäminen tilintarkastuksessa on lisääntynyt voimakkaasti viime vuosina. Tämän myötä myös tilintarkastajan tarve saada aineistoa asiakkaan järjestelmistä tarkastusta varten on kasvanut merkittävästi. Tilintarkastuksen näkökulmasta merkittävän haasteen muodostaa kuitenkin se, että tilintarkastusasiakkailla on käytössä lukuisia erilaisia taloushallinnon tietojärjestelmiä ja eri järjestelmistä saatava tieto ei ole vakiomuotoista. Tämä aiheuttaa sen, että tietojen saaminen eri järjestelmistä analysoitavaksi sopivaan muotoon on työlästä. Tilintarkastajan kannalta olisikin varsin hyödyllistä, jos eri järjestelmistä saatava tieto olisi valmiiksi vakiomuotoista.
XBRL GL -aineiston hyödyntäminen tilintarkastuksessa – pilotin vaiheet
KPMG on pilotoinut yhdessä Fennoan kanssa XBRL GL -aineiston hyödyntämistä tilintarkastuksessa. Pilotoinnissa on mukana myös Verohallinto, joka hyödyntää XBRL GL -aineistoa verotarkastuksen suorittamisessa. Tilintarkastuksen pilottiasiakkaana on toiminut liikevaihdoltaan noin seitsemän miljoonan euron suuruusluokkaa oleva KPMG:n tilintarkastusasiakas, jonka kirjanpito on hoidettu Fennoa-kirjanpitojärjestelmää käyttävässä tilitoimistossa. Pilotissa poimittiin kirjanpitojärjestelmästä XBRL GL -muodossa tilintarkastusasiakkaan pääkirja tapahtumatasolla sekä tilikohtaiset tuloslaskelmat ja taseet valitulta ajanjaksolta. Nämä asiakkaalta saadut tiedot siirrettiin KPMG:n analysointi/tilintarkastusohjelmistoon ja niiden pohjalta suoritettiin tilintarkastukseen liittyviä analyyseja ja tilintarkastustoimenpiteitä.
Kokemuksia XBRL GL -pilotoinnista
Pilotoinnin kokemusten perusteella XBRL GL -muotoista dataa on mahdollista hyödyntää tilintarkastuksessa. Ensimmäistä XBRL GL -muotoista dataa hyödyntävää tarkastusta tehtäessä tilintarkastaja joutuu kuitenkin tekemään kohtuullisen paljon määrittelytyötä saadakseen aineiston hyödynnettävään muotoon. Sen jälkeen kun määrittelytyö on kerran tehty, on aineiston saaminen analysoitavaan muotoon merkittävästi helpompaa eri asiakkailla, eri järjestelmistä ja eri vuosina. Merkittävimpänä haasteena tässä vaiheessa on se, että XBRL GL -muotoista dataa ei ole vielä juurikaan saatavilla eri järjestelmistä.
Tilintarkastajan kannalta olisi hyödyllistä, jos eri järjestelmistä saatava tieto olisi valmiiksi vakiomuotoista.
Vakiomuotoisten tiedon hyödyt tilintarkastuksessa
Vakiomuotoisen tiedon (esimerkiksi juuri XBRL GL) laajamittainen käyttö mahdollistaisi muun muassa seuraavia hyötyjä tilintarkastuksessa:
- Tilintarkastajan aineistopyynnöt voivat olla samanlaisia järjestelmästä ja tilintarkastajasta riippumatta
- Aineistopyynnön pohjalta tilintarkastusasiakkaan on selvästi helpompaa poimia ja toimittaa pyydetty aineisto tilintarkastusta varten
- Tilintarkastusta varten tarvittavan aineiston hankintaa ja muokkaamista on helpompi automatisoida
- Tilintarkastajan on helpompi tuoda vakiomuotoista aineistoa omiin analyysiohjelmistoihinsa
- Tilintarkastajan vaihtuessa aineiston poimintaa ei ole tarpeen suunnitella uudelleen
Vakiomuotoinen tieto mahdollistaisi laajamittaisemman data-analytiikan hyödyntämisen tilintarkastuksessa myös pienemmissä tilintarkastusasiakkaissa, mikä puolestaan edesauttaisi entistä laadukkaamman tilintarkastuksen suorittamista.
XBRL GL -aineiston tuottaminen ja käsittely ohjelmistotalon näkökulmasta
Mikko Kalliovaara toimitusjohtaja Fennoa Oy
Finvoice-verkkolasku – esimerkki standardoinnin hyödyistä
Suomessa on myynti- ja ostolaskun sekä eKuitin tietosisällön esittämiselle käytössä hyvä ja laajasti käytetty kansallinen standardi nimeltään Finvoice. Eri ohjelmat ovat jo pitkään ymmärtäneet Finvoice-muotoisen laskun siten, että laskun lähettävä ohjelma ja laskun vastaanottava ohjelma ovat Finvoice-laskun tietosisällöstä samaa mieltä. Tämän johdosta käsityötä ja korjailua laskun tietojen syötössä järjestelmiin ei tarvita yleensä ollenkaan.
XBRL GL – tositetiedon kansainvälinen standardi
XBRL GL on vastaava, mutta maailmanlaajuisesti käytetty standardiformaatti kirjanpidon tositteen tietosisällön esittämiseksi XML-aineistona. Kirjanpidon tosite on tietokokonaisuutena paljon yksinkertaisempi kuin lasku, mutta syystä tai toisesta Suomessa ei ole koskaan aiemmin saatu sovittua kirjanpito- ja osakirjanpito-ohjelmien kesken yhteistä aineistoformaattia, jolla kirjanpidon tositteiden tietosisältöä voisi siirtää ohjelmasta toiseen. Tällä hetkellä käytännössä jokaisessa kirjanpito-ohjelmassa on oma tositeformaattinsa, jonka tuen kaikki muut kirjanpitoaineistoa muodostavat tai sisään lukevat ohjelmat joutuvat rakentamaan omiinsa, jotta tositeaineiston siirto ohjelmien välillä olisi mahdollista.
Tällä hetkellä käytännössä jokaisessa kirjanpito-ohjelmassa on oma tositeformaattinsa.
Kirjanpidon tositteen tiedot sisältävät aina selitteen, tositepäivän ja tositelajin. Lisäksi tosite sisältää vähintään kaksi vientiriviä, joista jokaisella on oltava tilinumero, tilin nimi ja vientisumma (Debet tai Kredit). Vientirivillä voi lisäksi olla vientiselite, alv-koodi ja laskentakohteiden koodi sekä nimi. Vientirivien loppusumma eli Debet ja Kredit yhteen summattuna on aina oltava 0,00 eli tositteen on täsmättävä. Myynti- ja ostotositteiden osalta XBRL GL mahdollistaa myös kaupan osapuolitietojen välittämisen. Tiedostoon voidaan tarpeen mukaan sisällyttää osapuolten y-tunnukset tai laajemmat nimi- ja osoitetiedot.
Toteutus ohjelmistotalon näkökulmasta
Ohjelmistotalolle yleisen XBRL GL -aineiston toteutus on helppoa. Toteutus tarkoittaa käytännössä ohjelmiston oman sisäisen kirjanpidon tositteen tietokantarakenteen määrittelyä XBRL GL -muotoisen XML-tiedoston kenttiä vasten. Tämän jälkeen tarvitaan vain XML-tiedoston muodostaminen haluttujen tilikausien tai muun aikavälin tositeaineistosta tiedostoksi käyttäjälle.
Jotta aineistosta olisi iloa, kannattaa ohjelmistotalojen saman tien toteuttaa omaan kirjanpito-ohjelmaansa myös XBRL GL -tositteiden sisäänluku eli käytännössä parseri, joka muuntaa XML-tiedoston takaisin kirjanpidon tositteiksi vastaanottavan ohjelman sisäiseen rakenteeseen. XBRL GL -tuen (sisään POST- ja ulos GET-kysely) voi tehdä myös suoraan kirjanpidon API-rajapintaan, mikäli ohjelmassa API-rajapinta on jo olemassa.
Hyödyntämisen monet mahdollisuudet
Kun kaikki ohjelmistot Suomessa pystyvät ajamaan tositeaineistonsa tai kirjanpidon yhteenvetoraportit XBRL GL-formaatissa ulos, on kirjanpidon aineiston siirto ohjelmasta toiseen täysin mahdollista ”nappia painamalla” ilman käsityötä.
Tarve siirtää tositeaineisto tehokkaasti täsmäävänä toiseen ohjelmistoon tulee jatkuvasti vastaan esimerkiksi tilitoimistoa tai kirjanpito-ohjelmaa vaihdettaessa sekä integroitaessa yritysten käyttämiä osakirjanpitojärjestelmiä taloushallinnon järjestelmään. Yksi selkeä hyödyntämismahdollisuus on kassajärjestelmien päivä- tai tapahtumakohtaisten myyntiraporttien tuominen pääkirjanpitoon.
Tilintarkastajien ja verotarkastajien käyttämien tarkastusohjelmistojen lisäksi taloushallinnon järjestelmistä halutaan siirtää tietoa myös yrityksen omaa toimintaa palveleviin analyysiohjelmistoihin. Tässäkin tarpeessa XBRL GL:n kaltaisesta standardista on merkittävää hyötyä.
Olisi koko Suomen etu, mikäli minkä tahansa lähdejärjestelmän tuottama kirjanpidon tositeaineisto siirtyisi ilman järjestelmäkohtaista ohjelmointia mihin tahansa kohdejärjestelmään: täysin valmiina ja lähdejärjestelmän aineistoon täsmäävänä.
Mitä seuraavaksi XBRL GL -rintamalla?
Janne Fredman johtava asiantuntija Taloushallintoliitto
Ohjelmiston tai tilitoimiston vaihtotilanteet
Seuraavana käytännön askeleena mallinnetaan XBRL GL -aineiston hyödyntäminen yrityksen vaihtaessa taloushallinnon ohjelmistoa ja/tai tilitoimistoa. Tässä tarvittava tietojoukko on kirjanpidon tositteita laajempi – tarvitaan myös esimerkiksi avaava tase ja reskontrien avointen laskujen tiedot. Mallinnushankkeessa on mukana ohjelmistotaloja ja tilitoimistoja. Tässäkin tavoitteena on taloushallinnon prosessin tehostaminen ja loppuasiakasyrityksen etu. Asiakkaan perustaminen nopeasti ja oikein tiedoin säästää kustannuksia verrattuna Excel-muokkaukseen ja käsin tallennukseen.
Paras keino edistää asiaa on tehdä käytännön toteutuksia ja kertoa niiden myötä mahdollisuuksista ja hyödyistä.
Laskutusjärjestelmäintegraatiot vauhtiin?
Suomen taloushallintojärjestelmien markkina on suhteellisen keskittynyt. Kymmenkunta ohjelmistoa hallitsee valtaosaa markkinoista. Sen sijaan laskutusohjelmistojen markkina on hyvin hajautunut, koska laskutuksessa hyödynnetään usein toimialakohtaisia laskutusjärjestelmiä. Suomessa on kymmeniä, ehkä jopa satoja aktiivikäytössä olevia laskutusjärjestelmiä.
Laskutusjärjestelmien ja taloushallintojärjestelmien välinen integraatio perustuu pääsääntöisesti kunkin taloushallintojärjestelmän omaan tiedostomuotoon, jolla laskun asiakastiedot, otsikkotiedot ja laskurivin tiedot tuodaan reskontraan ja kirjanpitoon. Tiedot ovat järjestelmästä riippumatta käytännössä samat, ainoastaan tekninen muoto ja esitysjärjestys vaihtelevat.
Tämän seurauksena jokainen laskutusjärjestelmätoimittaja joutuu koodaamaan liittymän jopa kahteenkymmeneen taloushallintojärjestelmään. Koodaamisen lisäksi ohjelmistoyritysten asiakaspalvelussa on osattava neuvoa näitä liittymiä ja siihen tarvitaan kaikkein niukimpia henkilöresursseja – asiantuntijoita, jotka osaavat yhdistää teknisen osaamisen sekä laskutuksen ja kirjanpidon asiaosaamisen.
Kaiken tämän seurauksena integraatioiden taso Suomen pk-yrityksissä on heikko. Läheskään kaikista laskutusjärjestelmistä ei ole liittymää kaikkiin taloushallintojärjestelmiin. Lisäksi liittymien käyttöönotto on pk-yrityksille kallista, koska ohjelmistotalot veloittavat liittymien koodaustyön asiakkailtaan. Seurauksena on todella suuri määrä aivan tarpeetonta käsin tallennusta yrityksissä ja tilitoimistoissa. Oheinen kuva hahmottaa XBRL GL:n mahdollisuudet näiden ongelmien ratkaisussa. Jokaiselle laskutusohjelmistolle riittäisi yhden tiedostomuodon tuottaminen.
Käytännön toteutusten kautta eteenpäin
Paras keino edistää asiaa on tehdä tarpeen mukaan käytännön toteutuksia ja kertoa niiden myötä mahdollisuuksista ja hyödyistä. Pelkillä julkilausumilla ja visioilla ei asiaa ratkota. Keskeisessä roolissa ovat suomalaiset ohjelmistotalot.
Tämän artikkelin verkkoversiossa osoitteessa tilisanomat.fi löydät Tieken ja XBRL Suomen asiantuntijan Elina Koskentalon laatiman tietoiskun ja esimerkin XBRL GL- tiedostosta. Huomaat, että se ei ole hepreaa, vaan silkkaa kirjanpitoa.
Kuvasarja mallintaa nykytilan haasteet ja standardoinnin mahdollisuudet:
XBRL Global Ledger – mikä se on ja miten se liittyy TALTIO-hankkeeseen?