Palkanlaskentaa ja viranomaisilmoituksia vaivatta
Hallinnollisen taakan aiheuttamia kustannuksia on kartoitettu Suomessa ja koko EU:n alueella. Yritysten mukaan yksi merkittävimmistä taakoittajista on työnantajan kohtaama byrokratia. Työ- ja elinkeinoministeriön laskelman mukaan työnantajana toimiminen aiheuttaa suomalaisissa yrityksissä vuosittain 5,8 miljardin euron kuluerän.
Suuri osa taakasta aiheutuu niin sanottujen viranomaisvelvoitteiden hoidosta. Maksetuista palkoista ja muista eristä on annettava ilmoituksia eri tahoille vuosittain, kausittain tai kuukausittain. Ilmoittamisen tavat, ilmoitettavien tietojen määrät ja ilmoitusten antamisajat vaihtelevat. Vaatimukset ilmoittamiseen ovat kuitenkin pääpiirteissään samat, olipa ilmoittajana harjoittelijan palkannut konepaja tai kymmenien tuhansien työntekijöiden kansainvälinen konserni.
Byrokratian luomat esteet on raivattava yrittämisen ja työllistämisen tieltä. Käynnissä on useita hankkeita, joissa muun muassa työnantajan velvoitteita säätelevät tahot ovat yhdistäneet voimansa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Monella taholla puhalletaan jo yhteiseen hiileen
Julkishallinnossa käynnistetty Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma (SADe-ohjelma) madaltaa ja purkaa esteitä Yrityksen perustajalta ja Työnantajalta. Keinoina on muun muassa kerätä yhteen sekä asiointi että tarvittava tieto ja palveluntarjoajat. Verohallinnon ylläpitämä Palkka.fi on mukana Työnantajan palvelukokonaisuudessa.
Real-Time Economy (RTE) -hanke puolestaan yhtenäistää palkkahallinnon käsitteitä. Tavoitteena on luoda raportointikoodiston tapainen yhtenäinen käsitteistö, jonka avulla erilaiset palkanlaskennan rutiinit voisivat toimia automaattisemmin aina laskennasta erilaiseen raportointiin asti.
Käsitteistä säädetään eri hallinnon aloilla. Onkin esitetty, että parasta yhtenäistämistä olisi, jos alan toimijat toimisivat yhdessä vaikkapa Kilan tai raportointilautakunnan tapaisessa palkkalautakunnassa. RTE ja SADe -ohjelman Työnantajan palvelukokonaisuus toimivat läheisessä yhteistyössä ja tukevat toistensa tavoitteita.
Myös palkanlaskennan osaaminen kaipaa tukea
Suurten ikäluokkien eläköityminen on herättänyt myös talousalan ammattilaiset tarkastelemaan tehtävän työn mielekkyyttä. Jos on olemassa rutiineja, joita voidaan ratkoa standardien ja automatisoinnin avulla, jäljelle jäävä työ on entistä mielekkäämpää asiantuntijatyötä.
Tilitoimistoyrittäjän arjessa palkkahallinto on haaste. Tehtävä on monimutkaisuudessaan vaativa, kun seurattavia yksityiskohtia on satoja.
– Kun palkanlaskija vaihtaa työpaikkaa, todennäköisesti myös palkanlaskentaohjelmisto on uusi. Siten työ on ikään kuin opeteltava joka kerta jollain tasolla uudelleen, kuvaa palkanlaskennan haasteita tilitoimistoyrittäjä, Taloushallintoliiton jäsen Riikka Lehtinen.
Haasteet ovat suuria myös oppilaitoksissa. Kun harjoituksia tehdään yhä enemmän virtuaaliopetuksena ja/tai etäopetuksena, verkossa aina saatavilla oleva ajantasainen palkanlaskentaohjelmisto olisi toimiva ratkaisu, kannustaa Kati Kouhia-Kuusisto, taloushallinnon lehtori Tampereen ammattikorkeakoulusta.
Opi.palkka.fi rakennetaan yhteistyössä ammattilaisten kanssa
– Lähdimme mukaan SADe-ohjelman Työnantajan palvelukokonaisuuteen tavoitteenamme laajentaa julkisin varoin tuotetusta Palkka.fi:stä saatavaa hyötyä, kertoo Palkka.fi-johtaja Kalevi Heiliö Verohallinnosta. Yritys-Suomesta rakentuu SADe-ohjelmassa laajemminkin yritysten portaali. Palkka.fi:n osuutena on tarjota täydennystä myös yksityisen sektorin toimijoille, muun muassa työnantajavelvoitteiden parametrien ja vuosikellon sekä palkkalaskurin avulla.
Palkka.fi-palvelun opetusympäristöä on tiedusteltu koko palvelun viisivuotisen historian ajan. Käyttöä sille olisi niin palvelun käyttöönottajilla, opetusalalla kuin viranomaisilla.
Opetusministeriö odottaa, että oppilaitokset tarjoavat yhä enemmän opintokokonaisuuksia kokonaan virtuaalisesti. Uusi opetusympäristö on avuksi myös tähän haasteeseen.
– Palkkahallinto on yksi kokonaisuus, ei sen koulutusympäristöä pitäisi jokaisen koulun joutua rakentamaan omin voimin. Yhteistyössä on voimaa, iloitsee Haaga-Heliassa palkanlaskentaa opettava Raija Niemelä.
– Nyt olemme rakentaneet ympäristön, jossa on turvallista harjoitella niin palkanlaskentaa kuin ilmoittamistakin, ilmoittaa Kalevi Heiliö. – Kesän aikana tarkastelemme toiminnallisuuksia vielä opetusalan ammattilaisten kanssa, jotta saamme palkkahallinnon opetukseen mahdollisimman toimivan apuvälineen.
Opi.palkka.fi on tarkoitus julkaista jo syyslukukauden alussa.
Palkka.fi pähkinänkuoressa
Palkka.fi-palvelua ylläpitävät työeläkevakuutusyhtiöt yhteistyössä Verohallinnon kanssa. Käyttäjälleen maksuton palvelu helpottaa erityisesti pieniä yrityksiä ja yhdistyksiä monimutkaisten palkanlaskentarutiinien hoidossa. Se jättää heille enemmän aikaa tuottavan työn tekemiseen, kun esimerkiksi lakisääteiset ilmoitukset voi lähettää automaattisesti verottajalle ja työeläkeyhtiöille.
Maksuttoman ohjelman käyttämiseen ei tarvita muuta kuin tietokone, jossa on nettiyhteys. Tulostin on avuksi palkkatodistusten ja muiden kirjanpidon tositteiden tulostuksessa, mutta nykyään nekin hoituvat yhä useammin sähköisesti. Ohjelma arkistoi kaikki tarvittavat tapahtumat yritykselle lakisääteiset 10 vuotta.
– Jos kotitalous toimii työnantajana ja käyttää palkkion tai laskun maksuun Palkka.fi:tä, kotitalousvähennys näkyy seuraavana keväänä automaattisesti hänen esitäytetyssä veroilmoituksessaan, muistuttaa Birgitta Ruuhonen Palkka.fi-toimistosta.
Palvelun käyttäjiä on jo yli 82 000. Yli 80 prosenttia asiakaskyselyyn vastanneista kertoo palvelun helpottaneen palkanlaskennassa merkittävästi. Palkkoja on vuodesta 2006 alkaen laskettu pian jo miljoonalle palkansaajalle lähes miljardin euron verran.
