Mitä jokaisen vastuullisen yrityksen tulisi tietää tilaajavastuulaista?

Tilaajavastuulailla tähdätään harmaan talouden torjuntaan

Tilaajavastuulaki, eli laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, astui voimaan vuonna 2007. Lain tarkoituksena on edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista, ja se velvoittaa työn tilaajaa selvittämään, että sopimuskumppanit täyttävät sopimuksen osapuolena sekä työnantajajana heitä koskevat lakisääteiset velvoitteensa. Näin ollen, tilaajavastuulakia sovelletaan yritysten välisiin sopimuksiin, eli se ei velvoita yksityishenkilöitä tai kotitalouksia tilaajina.

Tilaajavastuulakia sovelletaan Suomessa tehtävään työhön ja velvoitetaan tilaajaa, joka käyttää vuokrattua työntekijää tai alihankintaa. Jokainen tilaaja vastaa omien suorien sopimuskumppaneidensa tietojen selvityksestä, joten esimerkiksi rakennustyömaalla tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus kuuluu jokaiselle urakointiketjussa mahdollisesti alihankintaa
tai vuokratyövoimaa käyttävälle yritykselle. Tilaajana voi olla myös ulkomainen yritys, kun se toimii Suomessa. Pelkkiin tavarahankintoihin tilaajavastuulakia ei sovelleta, mutta jos sopimukseen kuuluu myös työtä, joka ylittää laissa määritellyt 10 työpäivän tai 9 000 euron raja-arvot (ilman arvonlisäveroa), tulee tilaajan täyttää tilaajavastuulaissa määritellyt
velvoitteet sopimuksen osalta.

On hyvä myös huomioida, että raja-arvojen voidaan katsoa ylittyvän, jos tehty työ on syntynyt usean perättäisen keskeytymättömän sopimuksen muodossa. Raja-arvojen täyttymistä ei siis arvioida esimerkiksi kalenterivuosi- tai tilikausikohtaisesti.

Tilaajavastuulaissa määritellään, mitä tietoja tilaajan tulee tarkistaa

Koska lain tarkoituksena on varmistaa, että sopimuskumppanilla on aikomus täyttää lakisääteiset velvoitteensa sopimuksen aikana, tulee laissa määritellyt selvitykset hankkia ennen sopimuksen tekoa. Sopimus voidaan solmia joko suullisesti tai kirjallisesti. Tilaajan tulee pyytää ja sopimusosapuolen antaa tilaajalle seuraavat selvitykset:

• Selvitykset ennakkoperintärekisteri-, työnantajarekisteri- ja alv-rekisterimerkinnöistä
• Kaupparekisteriote tai sitä vastaavat tiedot
• Selvitys verojen maksusta
• Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
• Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
• Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
• Todistus lakisääteisen tapaturmavakuutuksen ottamisesta (rakentamistoimintaa koskevat sopimukset)
• Tieto siitä, että yrityksen vastuuhenkilöillä ei ole liiketoimintakieltoja

Selvitykset eivät saa tarkastushetkellä olla yli kolme kuukautta vanhempia. Tällä pyritään varmistamaan se, että tilaajalla olisi mahdollisimman ajantasainen tieto sopimuskumppanin tilanteesta
ennen sopimuksen solmimista. Edellä mainittujen tietojen selvittämisen lisäksi tilaajalla on velvollisuus säilyttää sopimuskumppanistaan selvittämiä tietoja kaksi vuotta sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen.

On myös hyvä muistaa, että vaikka tilaajavastuulaki ja siihen kuuluva selvitysvelvollisuus on tutumpaa rakennusalalla toimiville tilaajille, ei tilaajavastuulain noudattaminen rajoitu mihinkään tiettyyn toimialaan. Kaikilla toimialoilla, jossa työtä tilataan ja laissa määritellyt raja-arvot täyttyvät, tilaajalla on tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus sopimuskumppaneistaan.

Vaikka tilaajavastuulaki ja siihen kuuluva selvitysvelvollisuus on tutumpaa rakennusalalla toimiville tilaajille, ei tilaajavastuulain noudattaminen rajoitu mihinkään tiettyyn toimialaan.

Esimerkiksi jos koulutusyritys järjestää koulutuskiertueen ja varaa ulkopuolisilta palveluntarjoajilta koulutustilat tähän tarkoitukseen, ei tilaajavastuulain 2 §:ssa määritellyn soveltamisalan mukaan täyty tilaajan selvitysvelvollisuus, sillä kyseessä ei ole tilattavaa työtä, vaan tilan vuokraus. Kuitenkin jos samaa koulutuskiertuetta varten tilataan paikalle luennoitsijat, jotka työskentelevät yhteensä vähintään 10 työpäivää tai sopimuksen arvo kokonaisuudessaan ylittää 9 000 euroa, tulisi tässä tapauksessa kyseeseen tarkistaa yrityksen tiedot tilaajavastuulain mukaisesti. Yksittäisistä lakiin liittyvistä tulkintakysymyksistä voi myös olla yhteydessä valvovaan viranomaiseen, Etelä-Suomen Aluehallintovirastoon, jonka vastuulle kuuluu lakiin liittyvät tulkintakysymykset.

Kuten jo aiemmin todettu, tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tulee tarkistaa ennen sopimuksen tekoa. Lain mukaan, jos sopimus jatkuu yli 12 kuukautta, tulee sopimuspuolen toimittaa tilaajalle ajantasaiset tiedot vero- ja eläkevakuutusmaksuista. Käytännössä tilaajilla on hyvin usein kuitenkin tapana tarkistaa tietoja myös sopimuksen aikana, esimerkiksi kolmen kuukauden välein.

Tilaajavastuulakiin kirjatun selvitysvelvollisuuden lisäksi sopimusosapuolilta saatetaan pyytää todistusta esimerkiksi vastuuvakuutuksesta, erilaisista yrityskohtaisista pätevyyksistä tai yritys- ja toimialakohtaisista sertifikaateista. Syynä tässä on usein se, että tilaajilla, erityisesti rakentamisen toimialalla, tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus nähdään tilaajayrityksissä myös osana riskienhallintaa, joten täydentävät tiedot antavat tilaajalle paremman kuvan yrityksen kyvystä suoriutua vaadituista työsuoritteista ja osoittaa esimerkiksi
tiettyä asiantuntemusta vaativaa osaamista sertifikaatein tai yrityspätevyyksin. Nämä tarjoavat myös sopimuskumppaneille keinon erottautua positiivisesti kilpailijoista.

Lain noudattamatta jättämisestä seurauksena sopimuskohtainen laiminlyöntimaksu

Tilaajavastuulain noudattamista valvoo Etelä-Suomen Aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue, valvonta-alueenaan koko Suomi. Jos tilaaja jättää noudattamatta tilaajavastuulakia ja laiminlyö oman selvitysvelvollisuutensa, voi valvova viranomainen määrätä tilaajalle laiminlyöntimaksun. Laiminlyöntimaksun suuruus riippuu siitä, onko tilaaja laiminlyönyt selvitysvelvollisuutensa tai onko tilaajan täytynyt tietää jo sopimusta tehdessään, että sopimusosapuolella ei ole aikomusta täyttää esimerkiksi työnantajavelvoitteitaan.

Laiminlyöntimaksu on pienimmillään 2 110–21 100 euroa. Korotettu laiminlyöntimaksu, määrältään 21 100–68 500 euroa, voidaan määrätä, jos tilaaja on esimerkiksi tehnyt sopimuksen liiketoimintakieltoon määrätyn elinkeinoharjoittajan kanssa, tai jos tilaaja on ollut tietoinen sopimusta tehdessään, että sopimuskumppani laiminlyö työnantajavelvoitteitaan.

Tilaajilla on velvollisuus selvittää tiedot myös Suomessa toimivilta ulkomaisilta yrityksiltä

Tilaajavastulain mukainen selvitysvelvollisuus koskee Suomessa tehtävää työtä. Näin ollen, mikäli sopimuskumppani on ulkomainen yritys, tulee tilaajan tarkistaa tiedot, mikäli rajaarvot täyttyvät ja työ suoritetaan pääsääntöisesti Suomessa. Tilaajalla on velvollisuus tarkistaa sopimusosapuolen kotimaasta Suomea vastaavat selvitykset paikallisen lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella. Tilaajan tulee kuitenkin ymmärtää todistusten sisältö, jotta tämä voi arvioida sopimuskumppanin kykyä hoitaa velvoitteensa sopimuksen aikana. Näiden lisäksi, jos ulkomaisella yrityksellä on sopimuksentekohetkellä y-tunnus Suomessa, tulee tilaajan hankkia selvitykset myös Suomessa toimivan yrityksen osalta.

Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tulee tarkistaa ennen sopimuksen tekoa.

Jos ulkomainen yritys lähettää työntekijöitä ulkomaisen yrityksen nimissä Suomeen tilapäiseen työskentelyyn, tulee edellä mainittujen selvitysten lisäksi hankkia sopimuskumppanilta lähetetyn työntekijän A1-todistukset, jotka osoittavat, että lähetettyjen työntekijöiden eläke- ja tapaturmavakuuttaminen on järjestetty lähtömaassa todistuksen osoittamana määräaikana. Tällöin työnantajan ei tarvitse vakuuttaa työntekijöitä Suomen eläke- ja tapaturmavakuutussäännösten mukaisesti. On kuitenkin tärkeä huomioida, että tilaajan on aina varmistettava, että ulkomainen työnantaja on järjestänyt lähetetyille työntekijöille työterveyshuollon Suomessa.

Työsuojeluhallinnon verkkosivuilta Tilaajavastuun alta löytyy ajantasaista tietoa ja esimerkkejä ulkomaisilta yrityksiltä selvitettävistä tilaajavastuutiedoista.

Tilaajavastuutietojen selvittämiseen ja tietojen seurantaan tarjolla aikaa säästäviä sähköisiä palveluita

Selvitysvelvollisuuden täyttäminen vaatii sekä tilaajalta että alihankkijalta aikaa. Laissa ei ole määritelty muotoa, jolla selvitykset pitäisi tilaajalle toimittaa, joten alihankkijan on mahdollista itse kerätä vaaditut todistukset ja selvitykset, jotka voi toimittaa tilaajalle. Tilaajan vastuulla on arvioida todistusten ajantasaisuus ja paikkansapitävyys. Tämän lisäksi tilaajalla on velvollisuus tallentaa ja säilyttää toimitetut dokumentit kaksi vuotta sopimusta koskevan työn päättymisen jälkeen. Suomessa on myös kaupallisia toimijoita, jotka tarjoavat erilaisia työkaluja tilaajavastuutietojen tarkastamiseen sekä tietojen seurantaan. Näitä voivat hyödyntää sekä tilaajat että alihankkijat.

Tilaajavastuulain soveltaminen käytännössä

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitysvelvollisuudet koskevat aina tilaajan suoria sopimuskumppaneita, eikä selvitysvelvollisuus ulotu omien sopimuskumppaneiden mahdollisiin alihankkijoihin. Toimialoilla, joissa käytetään paljon alihankintaa, on selkeää ymmärtää ja eritellä toimijoiden väliset sopimussuhteet, eli mikä taho tilaa työtä ja mikä työn toimittaa, jotta vastuut
ovat tiedossa. Yritykset saattavat ulkoistaa tiettyjä toimintojaan esimerkiksi tilitoimistoille tai taloushallinnon palveluja tarjoaville yrityksille. On hyvä huomata, että näissä tapauksissa asiakkaan puolesta tilaajavastuulain mukaisten selvitysten tarkastaminen saattaa olla sellaista ulkoistettua työtä, että asiakkaan on tarkistettava myös tilitoimiston tilaajavastuuselvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Epäselvissä tilanteissa tilaajavastuulain mukaisten tietojen tarkistaminen tarjoaa tilaajalle tukea päätöksentekoon ja riskienhallintaan.

Tilitoimistot toimittavat usein myös tilaajavastuulain edellyttämiä todistuksia, selvityksiä ja raportteja asiakkaidensa puolesta tilaajille, ja tämän suhteen tilitoimiston ja asiakkaan välisessä sopimuksessa määritellään vastuut ja velvoitteet tietojen toimittamisen suhteen. On kuitenkin hyvä muistaa, että varsinaista selvitysvelvollisuutta ja siihen liittyviä vastuita ei voi ulkoistaa, vaan työn tilaajalla on lopullinen vastuu selvitysvelvollisuuteen liittyen.

On siis suositeltavaa, että tilitoimistot ja taloushallintopalveluja tarjoavat yritykset varmistavat, että tilaajana asiakas on myös tarkistanut tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja varmistanut, että sopijakumppanin tosiasiallinen toiminta vastaa rekisteritietoja, ja että sopimus ei ole alihinnoiteltu siten, että tilaajan pitäisi ymmärtää, että sopijakumppani ei voi maksaa TES:in mukaisia minimipalkkoja ja palkan sivukuluja. Tilaajavastuulain 9§:n mukainen laiminlyöntimaksu voidaan asettaa, jos tilaaja on tehnyt sopimuksen, vaikka hänen on täytynyt tietää, että sopimuksen toisella osapuolella ei ole tarkoitus täyttää sopimuspuolena ja työnantajana lakisääteisiä maksuvelvoitteitaan.

Epäselvissä tilanteissa tilaajavastuulain mukaisten tietojen tarkistaminen tarjoaa tilaajalle tukea päätöksentekoon ja riskienhallintaan. Tietojen tarkistamista turhaan ei siis kannata pelätä, vaan suositeltavaa on, että sopimuskumppanin taustaselvitykset tehdään, jolloin sopimuksen aikana vältytään epäselvyyksiltä ja varmistetaan, että sopimuskumppani toimii vastuullisesti ja hoitaa lakisääteiset velvoitteensa myös työnantajana. Näiden lisäksi Verohallinto on laatinut käytännöllisen ohjeen sopijakumppanin luotettavuuden arvioimiseen. Ohjeet löytyvät verohallinnon sivuilta kohdasta Verotarkastus ja harmaan talouden torjunta.