Hyvän sopimuksen ABC

Sopimuksen synty – onko sitova sopimus olemassa vai jäikö aikeeksi?

Yritystoiminnassa on tavallista ensin markkinoida ja myydä ja sitten neuvotella. Ehkä lopulta päästään sopimukseen ja yhteistyö alkaa. Tosin joskus voi olla epäselvää, mikä toimenpide ratkaisee sen, onko sopimus syntynyt.

Muotovapaus – määrämuoto

Suurin osa liike-elämän sopimuksista kuuluu ­muotovapauden piiriin. Määrämuodossa solmittavia ovat perinteisesti kiinteistö­kaupat, jotka syntyvät vasta, kun kaupanvahvistaja on sopimuskumppaneiden kanssa yhtä aikaa läsnä ollen vahvistanut kirjallisesti tietyt vähimmäisehdot sisältävän osapuolten allekirjoittaman kauppakirjan. Nykyisin myös maanmittaus­laitoksen järjestelmässä tehty sähköinen kiinteistökauppa on mahdollinen.

Muut liike-elämän sopimukset ovat pääsääntöisesti vapaamuotoisia. Ne ovat sitovia myös suullisesti solmittuina. Erimielisyystilanteessa sopimukseen vetoavan on kuitenkin kyettävä todistamaan, että sopimus on syntynyt, ja myös se, minkä sisältöisenä se on syntynyt. Sen vuoksi kirjallinen sopiminen on ehdottomasti parempi vaihtoehto. Taloushallintoliittokin suosittelee vahvasti kirjallisten sopimusten käyttämistä.

Neuvotteluista sopimukseen

Peruslähtökohta on, että sopimus syntyy tarjouksen ja ­siihen annetun hyväksyvän vastauksen seurauksena. Tämä tarkoittaa, että sopimus syntyy vain, jos vastaus tarjoukseen on myönteinen ”Hyväksymme tarjouksenne.” -tyyppisellä vastauksella ilman ehtoja. Jos vastauksessa on tarjouksesta poikkeavia ehtoja, juridisesti ensimmäinen tarjous on mennyt hylkyyn ja vastauksen antaja on tehnyt itse uuden tarjouksen. Jos siihen vastataan ilman muutosehdotuksia ”tämä sopii”, on syntynyt jälkimmäisen tarjouksen mukainen sopimus.

Käytännössä neuvottelut eivät aina etene näin muodollisesti, vaan sopimuksesta neuvotellaan askel askeleelta, kunnes yhteisymmärrys on löydetty kokonaisuudesta. Kannattaakin pitää mielessä – ja nimenomaisesti todeta neuvottelujen aikana – että osapuolta ei sido mikään ehto ennen kuin kaikista seikoista on sovittu, jotta ei syntyisi epäselvyyttä siitä, onko jokin osasopimus jo syntynyt niin, ettei siitä enää voitaisi neuvotella.

Peruslähtökohta on, että sopimus syntyy tarjouksen ja ­siihen annetun hyväksyvän vastauksen seurauksena.

Kun kirjallinen sopimus on suositeltavampi kuin pelkkä suullinen puhe, herää kysymys, mitä kirjalliselta muodolta käytännössä edellytetään. Yhtäaikainen fyysinen sopimuksen allekirjoittaminen ja sähköisten tunnistautumisjärjestelmien avulla toteutettu allekirjoittaminen ovat selkeitä tapoja varmistua molempien osapuolten sitoutumisesta sopimukseen. Kummassakaan tapauksessa allekirjoitusten ei tarvitse tapahtua yhtä aikaa, kunhan molempien allekirjoitukset kuitenkin sinne ennen pitkää tulevat.

Toisinaan allekirjoitusprosessi jää kesken, toinen allekirjoittaa ja toinen ei. Tällöin sopimuksen syntymistä arvioidaan muilla perusteilla. Onko toinen osapuoli kuitenkin kuitannut sopimuksen vaikkapa sähköpostilla olevan ok? Jos on, sopimuksen voidaan katsoa syntyneen. Jos toinen osapuoli osaltaan alkaa noudattaa sopimusta sellaisenaan, vaikka ei ole sitä erikseen allekirjoittanut tai kuitannut, sopimukseen voidaan tilanteen näin jatkuttua katsoa syntyneen sellaisena kuin toinen on sen allekirjoittanut.

Sopimus voi syntyä tosiasiallisena toimintana

Sopimus voi syntyä myös ilman varsinaisia kirjallisia tai suullisia ilmoituksia sopimustahdosta niin, että osapuolet ryhtyvät toimeen ja toimivat yksituumaisesti tavalla, josta voidaan päätellä, että käytännössä heidän välillään on sopimus.

Sopimuksen syntymiseen ilman nimenomaisia tahdonilmaisuja on oikeuskirjallisuudessa ja oikeuskäytännössä suhtauduttu kuitenkin varovaisen torjuvasti, jottei kukaan tulisi sidotuksi sopimukseen, jota hän ei ole hyväksynyt tai johon hän ei ole muullakaan tavoin ilmaissut tahtoaan sitoutua.

Sopimuksen syntymiseen ilman nimenomaisia tahdonilmaisuja on oikeuskirjallisuudessa ja oikeuskäytännössä suhtauduttu varovaisen torjuvasti.

Yleisesti on silti hyväksytty, että sopimus voi syntyä myös ilman nimenomaisia tahdonilmaisuja osapuolten tosiasiallisen toiminnan tai käyttäytymisen perusteella (esim. KKO 2006:71, kohta 16; KKO 2010:23, kohta 12 ja KKO 2011:6, kohdat 7 ja 8). Tällöin on kuitenkin edellytyksenä, että osapuolten voidaan esitetyn näytön perusteella todeta saavuttaneen yksimielisyyden sekä sopimukseen sitoutumisesta että sopimuksen sisällöstä. Sopimukseen vetoavalla on todistustaakka sopimuksen syntymisestä ja sen sisällöstä riittävällä tarkkuudella.

Korkeimman oikeuden tapauksessa KKO 2018:37 oli kyse tästä. Kahvia valmistaneen M Oy:n aloitteesta S Oy oli vuoden 2008 keväästä alkaen ryhtynyt valmistamaan ja myymään M Oy:n tuotemerkkeihin ja sen toimittamiin malleihin perustuneita kahvimukeja M Oy:lle ja sen asiakkaille. M Oy oli elokuussa 2011 ilmoittanut, että se lopettaa yhteistyön joulukuun lopussa 2011.

S Oy vaati, että M Oy velvoitetaan maksamaan sille korvausta myymättä jääneistä varastotuotteista. M Oy kiisti kanteen sillä perusteella, ettei osapuolten välillä ollut sopimusta.

Korkein oikeus katsoi, että osapuolten välille oli syntynyt toistaiseksi voimassa oleva sopimus mukien valmistamisesta ja jakelusta. Sen irtisanominen edellytti kohtuullista irtisanomisaikaa. S Oy:lle annettua neljän kuukauden aikaa pidettiin riittävänä, eikä M Oy ollut korvausvelvollinen.

Sopimuksen syntymistä tuossa tapauksessa osoitti todistelu siitä, että

• osapuolten tarkoituksena oli ollut yhteistyön aloittaminen
• yhteistyö oli sittemmin toteutunut
• mukit olivat M Oy:n suunnitelmien ja brändivaatimusten mukaiset ja tämän hyväksymät
• M Oy oli antanut S Oy:lle oikeuden käyttää tavaramerkkiään
• osapuolilla oli ollut mukien yhteistä markkinointia
• M Oy oli ostanut mukeja S Oy:ltä
• M Oy oli neuvotellut valmistajan puolesta mukien myynnistä eräälle asiakkaalle ja pitänyt S Oy:n kanssa yhteyttä mukien tukkumyyntiasioissa.

Yksityiskohtainen sopimuksen sisältö ei selvinnyt – ei myöskään sopimuksen solmimisen ajankohta. Jutun ratkaisemiselle olennaista oli kuitenkin, että yhteistyö oli vastannut yhteistyösuunnitelmia. Se oli myös hyödyttänyt taloudellisesti molempia ja ollut laajempaa kuin pelkkä mukien osto ja myynti olisi ollut.

Tilitoimistojen toimintaan vietynä tapauksen oikeusohje on, että mikäli tilitoimisto käytännössä alkukeskustelujen jälkeen ottaa vastaan kirjanpitoaineistoa ja alkaa tuottaa palvelua ­asiakkaalle ja tilanne jatkuu, toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen saatetaan katsoa syntyneen. Sinänsä hienoa, että tilitoimistolla on uusi asiakas, mutta näin sopien on hyvin epävarmaa, mitä kaikkea palvelua on sovittu tehtäväksi. TAL2018 yleiset ehdot eivät välttämättä ole lainkaan tulleet sopimuksen osaksi. Silloin tilitoimistolla ei ole oikeutta vedota esimerkiksi yleisten sopimusehtojen vastuunrajoituksiin.

Hyvässä sopimushallinnassa tulee huolehtia, että sopimukset laaditaan huolellisesti ja kirjataan selkeästi ja ymmärrettävästi. Kysymysten herätessä käytännön tilanteissa voi ­sitten mennä katsomaan sopimusehdoista, että kuinkas tämä nyt sovittiinkaan, ja toimia sen mukaan.

Sopimushäiriöiden hallinta ja korvausvastuu

Vahingonkorvausvastuu

Sopimusrikkomuksesta, kuten virheellisesti hoidetun asiantuntijapalvelun toimittamisesta sopimuskumppanille, aiheutuva vahinko voi olla suoranaisia lisäkustannuksia esimerkiksi silloin, jos virhettä joudutaan asiantuntijoita käyttäen tutkimaan tai selvittämään tai ostamaan korvaava palvelu kolmannelta osapuolelta.

Vahinkoa voi aiheutua myös niin, että jokin asiak­kaan suunnittelema kauppa jää virheen takia toteutumatta. Tilitoimiston palveluissa virheitä saattaisivat olla esimerkiksi oikeiden lähtötietojen perusteella tehdyt virheelliset laskelmat, kuten virheellinen veroilmoitus, josta seuraa asiakkaalle maksettavaksi veronlisäys tai muu seuraamus. Tai asiantuntija jättää tarkistamatta asiakkaan antamat lähtötiedot suunnitellusta hankkeesta ja laatii sopimuksen virheellisillä pohjatiedoilla, mistä aiheutuu asiakkaalle taloudellista menetystä (esim. tilitoimistotapaus KKO 1999:19).

Jos korvausvastuusta ei ole muuta sovittu, vastuu sopimuskumppanille on asiantuntijapalveluissa sellaista tuottamusvastuuta, jossa vahingonkärsijän tulee osoittaa sopimusrikkomus ja vahingon aiheutuminen. Vastuusta vapautuakseen asiantuntijapalvelua toimittaneen tulee osoittaa toimineensa kaikkea huolellisuutta noudattaen niin, ettei voinut välttyä vahingolta. Huolellisen toiminnan osoittaminen tarkoittaa useimmiten sitä, että vahingon syyksi on kyettävä osoittamaan jokin muu syy kuin palveluntuottajan oma toiminta tai laiminlyönti. Tällöin palveluntuottajan oman toiminnan katsotaan olleen huolellista tai se ei ole ollut vahingon syynä. Sen sijaan palveluntuottajan huolimattomuudeksi voitaisiin katsoa esimerkiksi seuraavat:

• sellaisen tehtävän ottaminen, johon asiantuntemus, henkilöstö tai laiteresurssit eivät riitä
• tarvittavien taustaselvitysten laiminlyönti
• asiakkaan tarpeiden selvittämättä jättäminen
• asiakkaan antamien olennaisten tietojen tarkistamatta ­jättäminen, esimerkiksi onko asiakkaan tieto ostettavaksi aikomansa kiinteistön rasitteista tai kaavan sallimista toiminnoista oikea

Asiantuntijapalvelun tuottaja voi siis vapautua vastuusta, jos hän osoittaa riittävällä tavalla toimineensa huolellisesti eikä voinut vahinkoa välttää.

Muun tyyppisissä sopimuksissa, kuten irtaimen esineen kaupassa, asuntokaupoissa ja kuluttajakaupassa, myyjän vastuu on muotoiltu hieman toisin. Näissä tilanteissa myyjän vastuu virheistä johtuvista suoranaisista vahingoista saattaa olla tiukempaa, mutta välillisten vahinkojen korvausvelvollisuudesta voi olla mahdollista vapautua osoittamalla toimineensa kaikkea huolellisuutta noudattaen.

Sopimussakko – sopijaosapuoli ei noudata sopimusta

Vahingonkärsijän velvollisuutta näyttää toteen vahinkonsa voidaan helpottaa sopimalla sopimussakosta. Jos sopimussakosta ei ole sovittu, sopimusrikkomuksesta vahinkoa kärsinyt joutuu todistelemaan hänelle aiheutuneiden vahinkojen määrän. Sopimussakko taas lankeaa sellaisenaan maksettavaksi kokonaan siihen kytkeytyvän sopimusrikkomuksen tapahduttua. Sopimussakkolausekkeet ovat toimittajan viivästyksen varalta tavallisia urakkasopimuksissa ja sellaisissa toimitussopimuksissa, joissa tilaajalle on erityisen tärkeää, että toimitus tapahtuu ajallaan.

Jos sopimussakosta ei ole sovittu, sopimusrikkomuksesta vahinkoa kärsinyt joutuu todistelemaan hänelle aiheutuneiden vahinkojen määrän.

Sopimussakoista sovitaan usein myös salassa­pitosopimuksissa ja esimerkiksi yritysjärjestelyiden yhteydessä sovittujen määräaikaisten kilpailukieltosopimusten rikkomisen varalta. Kaikissa näissä on tyypillistä, että vahingonkärsijän olisi hyvin vaikeaa osoittaa vahinkoja aiheutuneen.

Sopimussakkolausekkeita tulkitaan kuitenkin suppeasti, joten sopimussakko soveltuu vain siihen nimenomaiseen rikkomukseen, jonka varalta se on sovittu. Tämän vuoksi sopimussakkoehtojen muotoilussa on syytä olla tarkkana, jotta ehdosta ei tule liian kapea eikä toisaalta liian yleinenkään.

Vahingonkorvausvastuuta voidaan sopimusehdoissa rajoittaa

Jos mistään vastuunrajoituksista ei ole sovittu, sopimusta rikkonut osapuoli on velvollinen korvaamaan kaikki rikkomuksesta johtuvat vahingot. Vahinkoa kärsinyt osapuoli on tosin velvollinen minimoimaan vahinkonsa. Lisäksi vastuun ulkopuolelle jäävät sellaiset yllättävät ja etäiset vahingot, joiden syntymistä rikkova osapuoli ei ole voinut ennakoida.

Sopimusehdoilla vahingonkorvausvastuuta on mahdollista rajoittaa esimerkiksi niin, että vastuu edellyttää huolimattomuuden osoittamista tai niin, että vain suoranaiset vahingot korvataan, mutta ei välillisiä vahinkoja. Liike-elämässä on tavallista sopia, että osapuolet eivät korvaa toisilleen aiheutuneita välillisiä vahinkoja, kuten esimerkiksi saamatta jääneitä voittoja. Lisäksi voidaan sopia, että korvausvastuulla on tietty enimmäismäärä, jonka ylittäviä vahinkoja ei korvata.

Liike-elämässä on tavallista sopia, että osapuolet eivät korvaa toisilleen aiheutuneita välillisiä vahinkoja, kuten esimerkiksi saamatta jääneitä voittoja.

Vastuunrajoitukset katsotaan niin sanotuiksi ankariksi ehdoiksi, jotka tulee selvästi tuoda esiin muun muassa vakioehdoissa – niitä ei siis kannata piilottaa. TAL2018-sopimus­lomakkeen etusivulla on tästä syystä korostettu, että yleiset ehdot sisältävät vastuunrajoituksia, ja näin ohjataan lukija kiinnittämään niihin erityistä huomiota.

Vastuunrajoitukset eivät kuitenkaan ole voimassa, jos vahinko on aiheutettu törkeällä huolimattomuudella tai tahallisesti. Tämä sääntö on voimassa yleisenä sopimusoikeudellisena periaatteena, vaikka sitä ei olisi erikseen sopimukseen kirjattu. Vastuunrajoitus poistuu törkeän huolimattomuuden tai tahallisuuden perusteella kuitenkin käytännössä harvoin. Törkeä huolimattomuus on lähellä tahallista toimintaa, esimerkiksi piittaamattomuutta oman toiminnan seurauksista, mitä pääsääntöisesti on hyvin vaikeaa liike-elämän sopimustoiminnassa näyttää toteen.

Vaatimusten esittämiselle on määräaikoja

Jotta oikeus korvauksiin säilyy, sopimushäiriötilanteessa ensiksikin toisen osapuolen sopimusrikkomuksesta tulee huomauttaa eli reklamoida viipymättä. Parhaimmillaan reklamaatio johtaa tilanteen nopeaan korjaantumiseen ja joka tapauksessa aikaansaa sen, ettei korvausvaatimus kaadu siihen, ettei asiasta ole ajoissa reklamoitu. Vahingonkärsijän tulee esittää tämän jälkeen vaatimuksensa yksilöiden taaskaan viivyttelemättä. TAL2018-ehdoissa on erityisiä määräaikoja huomautusten ja vaatimusten tekemiselle.

Määräajat ovat melko tavallisia muissakin sopimuksissa, kuten yritysjärjestelysopimuksissa ja vakuutussopimuksissa. Ei siis kannata luottaa siihen, että pelkästä yleisen vanhentumislain vanhentumisajasta huolehditaan. Tilitoimiston kannattaa osaltaan esimerkiksi huomauttaa asiakkaalle, jos tämä viivästyy aineiston toimituksissa. Jos tilitoimisto itse saa vaatimuksia, kannattaa tarkistaa sopimusehdoista, onko vaatimus niiden valossa tehty ajoissa.

Korvausvastuuseen voi varautua vastuuvakuutuksella

Tekevälle sattuu ja tapahtuu toisinaan myös virheitä, vaikka toiminta olisi hyvin järjestetty ja huolellinen toiminta on ­kaiken lähtökohtana. Korvausvastuun varalle kannattaa ottaa vastuuvakuutus. Usein esimerkiksi julkisissa hankinnoissa edellytetään, että valittavalla toimittajalla on tietyn vähimmäistason mukainen vastuuvakuutus virheiden varalle.

Myös Taloushallintoliiton jäseniltä edellytetään vastuuvakuutuksen ottamista. Vastuuvakuutusten ehdoissa on eroja vakuutusyhtiöiden välillä, ja yhdestäkin yhtiöstä saattaa saada erilaisia vastuuvakuutuksia erilaisilla vakuutusmaksuilla. Vakuutusta otettaessa kannattaa huolellisesti perehtyä vakuutusehtoihin ja selvittää, onko vakuutus oman toiminnan kannalta riittävä. Vastuuvakuutuksesta maksetaan korvaus vahinkoa kärsineelle vakuutuksessa sanotuin edellytyksin.

Korvauksen maksaminen vakuutuksesta edellyttää yleensä ainakin seuraavia:

• vahinkotapauksesta on ilmoitettava vakuutusyhtiölle ehdoissa sanotussa määräajassa
• vakuutusyhtiölle on annettava mahdollisuus tarkastaa vahinko ja arvioida vakuutetun korvausvelvollisuus; vakuutetun ei siis tule sitoutua mihinkään korvauksiin tai sopia korvauksista ennen kuin vakuutusyhtiö on voinut ottaa kantaa korvausvaatimukseen ja mahdolliseen sovintoratkaisuun
• vaadittu korvaus on sellainen, josta vakuutuksenottaja on sopimuskumppaninsa kanssa solmimansa sopimuksen perusteella vastuussa. Vakuutuksesta ei siis yleensä korvata sopimuksessa sanotun vastuun esimerkiksi euromääräisen rajan ylittävää vahinkoa, ellei vakuutusehdoissa ole toisin sovittu.

Lopuksi

Sopimukset kannattaa neuvotella ja kirjata huolellisesti ja varmistaa, että sopimusteksti on ymmärrettävä ja selkeä. Näin vältetään tulkintaerimielisyyksiä ja riitatilanteita. Jos vahinkoja sattuu, kannattaa vahingonkärsijänä huolehtia reklamoinnista ja vaatimusten tekemisestä ajoissa ja pyrkiä minimoimaan vahingot.

Jos sopimusrikkomus sattuu omassa toiminnassa, kannattaa ensi sijassa korjata virhe ja tilanteen niin vaatiessa ilmoittaa vaatimuksista vastuuvakuuttajalle. Kannattaa pyrkiä ratkaisemaan tilanne tarvittaessa asiantuntijan avulla jouhevasti parhain päin.